6 retos para la gestión de inventarios de las tiendas de conveniencia y sus soluciones

Las cadenas de tiendas de conveniencia siguen creciendo en exceso y aumentando la concentración de puntos de venta. Según la Asociación Nacional de Tiendas de Conveniencia (NACS), en 2023 habrá 154.535 tiendas de este tipo sólo en Estados Unidos, que servirán a más de 160 millones de clientes al día.

Las estadísticas de la NACS también muestran que la pandemia del COVID-19 ha tenido un impacto positivo en el mercado de las tiendas de conveniencia: las ventas totales aumentaron un 1,5%, y el tamaño total de la cesta de la compra creció un 18,5%. Esto se atribuye, entre otras cosas, a la decisión de los clientes de evitar las grandes aglomeraciones y el largo proceso de compra en supermercados e hipermercados.

Sin embargo, el rápido crecimiento de la industria está causando complicaciones en la gestión del inventario. La mayoría de los procesos ya no pueden realizarse manualmente debido a la variabilidad de los factores que afectan a la demanda y al crecimiento del número de tiendas, por lo que requieren automatización y sistematización. Para cada uno de los problemas a los que se enfrentan los minoristas y el equipo de gestión de inventarios de dichas cadenas, el software LEAFIO ha proporcionado una solución conveniente.

1. Ausencia o tamaño reducido de los almacenes de inventario

La característica distintiva de las tiendas de conveniencia es su pequeño tamaño y su limitado espacio de almacenamiento. Este factor conduce inevitablemente a pérdidas si se produce una reposición desequilibrada de las existencias.

A menudo, la necesidad de garantizar al 100% la disponibilidad de la mercancía hace que los gerentes aumenten las compras, lo que provoca amortizaciones o rebajas. Por el contrario, si las existencias no se reponen a tiempo y la demanda es mayor de lo esperado, se pierden ventas potenciales debido a las estanterías vacías.

Solución:

En las tiendas de conveniencia, es crucial establecer un sistema de gestión de existencias en el formato de "almacén vacío". Este modelo proporciona la máxima precisión en el pedido de mercancías y la formación de la logística, lo que le permite mantener un nivel óptimo de existencias sin almacenar constantemente saldos.

Las herramientas del software de optimización de inventarios LEAFIO permiten configurar el sistema de la cadena en el modo de "almacén vacío" y garantizar una disponibilidad óptima para cada SKU según las previsiones más exactas.

Anteriormente, la cadena minorista europea BeeMarket gestionaba su inventario manualmente, lo que provocaba un aprovisionamiento desordenado, existencias excesivas o, por el contrario, escasez de mercancías. La implementación de las herramientas de optimización del inventario de LEAFIO mejoró significativamente el rendimiento de la cadena:
7% - crecimiento de las ventas,
8% - aumento de la facturación,
98% - aumento del nivel de servicio SKU,
80% - en la automatización de pedidos.

2. Surtido limitado debido a una superficie de venta reducida

Con un espacio limitado, cada centímetro cuenta. Un uso ineficaz de las estanterías provoca pérdidas de ventas y exceso de existencias. Por eso, los minoristas no deben presentar mercancías que no satisfagan las necesidades de los clientes y sólo ocupen un espacio valioso. Para conseguirlo, optimizar la gama de productos se convierte en algo muy importante.

La solución:

El bloque analítico de optimización de inventario de LEAFIO le permite evaluar de forma transparente la utilización de los estantes y desarrollar una estructura de surtido que aporte el mayor beneficio a su tienda.

Las herramientas de LEAFIO le ayudarán a:

• Analizar la eficiencia del surtido en cuanto a proveedores, categorías, SKU y demanda en cada punto.
• Identificar los impulsores de ventas que necesitan ser enfatizados.
• Identificar y eliminar rápidamente los productos innecesarios del surtido.
• Prever la demanda de nuevos productos para minimizar los riesgos al cambiar el surtido.

3. La necesidad de abrir nuevas tiendas con frecuencia

Las especificidades de las tiendas de conveniencia exigen una expansión constante de la cadena y la apertura de nuevos establecimientos. Sólo con un número suficiente de tiendas es posible lograr una rentabilidad óptima, ya que es parte integrante del crecimiento de esta industria. Pero cada nueva apertura va acompañada de retos complejos para los minoristas y requiere también la implicación de nuevo personal.

Solución:

Para facilitar el trabajo de los gerentes, el sistema ofrece funcionalidades para automatizar la mayoría de los procesos al tiempo que se amplía el negocio. El software de optimización de inventario LEAFIO copia los parámetros necesarios y acompaña la apertura de un punto de venta. La apertura de un nuevo punto de venta no requiere la participación de nuevos gestores de compras, lo que reduce los costes de mano de obra.

La plataforma permite a las cadenas minoristas:

• Estandarizar los procesos de previsión de la demanda, aprovisionamiento y planificación de la reposición, así como la gestión de las ventas, el surtido y el espacio.
• Prever la demanda al inicio de un nuevo punto de venta, teniendo en cuenta los datos de establecimientos similares de la cadena.
• Cree planes de formato que puedan utilizarse en las nuevas tiendas y, si es necesario, realice cambios en unos pocos clics.

4. Pérdidas de ventas y amortizaciones de productos frescos y ultrafrescos

Los productos frescos con una vida útil corta y entregas frecuentes son la categoría de mercancías más difícil de gestionar en la gestión de inventarios. Esto es especialmente cierto en el caso de la categoría de productos ultrafrescos, mercancías que deben venderse en el mismo día. Mantener una disponibilidad del 100% de este tipo de productos en los estantes conduce inevitablemente a excedentes y amortizaciones y, en caso de escasez y alta demanda (que varía significativamente a lo largo del día y de la semana), a pérdidas de ventas.

Los mayores costes de amortización, la dependencia de la demanda de la aparición de productos frescos (especialmente si no están envasados) y las grandes fluctuaciones semanales de la demanda: todos estos factores imponen grandes exigencias a los responsables de compras. Hay que tener en cuenta incluso los pequeños cambios en el comportamiento de los consumidores, y la cadena de suministro debe ser lo más flexible posible para sincronizarla rápidamente con la demanda.

Además, a la hora de crear un sistema de gestión de inventarios, debe tener en cuenta los periodos mínimos de entrega y venta aceptables para los productos frescos. Por regla general, se especifican en todos los contratos con los proveedores. Debe tener especial cuidado con este factor si los plazos de entrega pueden variar de una entrega a otra y difieren según los productos de una misma categoría.

Solución:

La optimización de inventarios de LEAFIO dispone de un bloque funcional para la gestión del suministro de productos frescos. Le permite equilibrar las entregas, evitando el exceso de existencias o los estantes vacíos.

Al formar un sistema de gestión de inventario en las categorías de frescos y ultrafrescos, el programa tiene en cuenta lo siguiente:

• Las restricciones del proveedor, el tipo de envase del producto y las existencias de seguridad.
• La vida útil restante del producto después de llegar a la estantería para evitar la caducidad y la insatisfacción del cliente.
• Las fluctuaciones de la demanda durante la semana. Para encontrar el equilibrio adecuado entre el riesgo de pérdida y el riesgo de escasez, el inventario debe ajustarse siguiendo los volúmenes de venta previstos.
• Las franjas horarias de entrega (el intervalo de horas de entrega durante el día), que le permiten hacer la previsión más precisa.

La optimización del inventario de LEAFIO realiza un cálculo preciso de los pedidos gracias al análogo simplificado implementado de la contabilidad por lotes LIFO. El sistema también establece automáticamente un nivel aceptable de disponibilidad para minimizar las amortizaciones de productos.

Según los resultados de los proyectos LEAFIO, en las categorías de productos frescos se produce, por término medio, una reducción del 10% del exceso de inventario, una mejora del 10% de la disponibilidad de los productos y una reducción del 15% de las amortizaciones.

Así, el software ayuda a optimizar el inventario equilibrando la disponibilidad y la ausencia de amortizaciones en categorías específicas como frescos y ultra frescos.

5. Rebajas constantes debidas a una caducidad limitada o a una mala previsión de ventas promocionales.

La planificación y la gestión de las ventas plantean muchos retos a los minoristas. En primer lugar, la selección de ubicaciones separadas para los productos promocionales en un espacio de tienda limitado. En segundo lugar, la recopilación y el análisis de datos sobre el proceso de ventas en tiempo real.

Las rebajas forzosas debidas a la necesidad de vender mercancías requieren tiempo para su planificación y ejecución, así como recursos adicionales. Por eso merece la pena analizar las razones por las que los productos permanecen en los estantes, minimizar el número de promociones no planificadas y librarse de una serie de problemas.

Solución:

Un enfoque sistemático y automatizado de la gestión del inventario le permite realizar pedidos con la máxima precisión, lo que contribuye a una rotación óptima de los productos y reduce la necesidad de rebajas. Una de las características de la plataforma de optimización de inventarios LEAFIO que aumenta la exactitud de los pedidos es la exclusión de las ventas atípicas del cálculo para que no afecten a la exactitud de la reposición futura.

Si aún así necesita realizar campañas promocionales, el módulo Inteligencia de promociones le ayudará a prepararse para la venta a tiempo: cree una previsión en modo automático y adapte el inventario a las ventas promocionales reales.

6. Fuertes fluctuaciones de la demanda durante la semana

La característica distintiva de las tiendas de conveniencia reside en la variedad de factores que afectan a las fluctuaciones de la demanda. La actividad de los consumidores cambia constantemente a lo largo de la semana.

La naturaleza de estas fluctuaciones depende de muchos factores, entre ellos:

• Ubicación de la tienda.
• Cambios en las condiciones meteorológicas.
• Estacionalidad.
• Apertura de nuevos establecimientos públicos, tiendas de la competencia, etc.

Si realiza los cálculos manualmente o prevé los cambios en la demanda de forma insuficientemente sistemática, con el tiempo aparecerán errores críticos que darán lugar a amortizaciones y pérdidas de ventas.

Solución:

La optimización del inventario de LEAFIO utiliza un índice de variabilidad de la demanda para calcular automáticamente los indicadores de demanda para cada día de la semana. Esto le permite realizar los pedidos más precisos, especialmente para los grupos de productos que se entregan todos los días o varias veces por semana.

La plataforma dispone de soluciones ya preparadas basadas en inteligencia artificial que permiten:

• Tener en cuenta las existencias actuales de mercancías, el tamaño de los envases del proveedor y las mercancías actualmente en tránsito.
• Excluir las fluctuaciones atípicas de la demanda que no son sistemáticas y pueden ser innecesarias en los cálculos para el siguiente pedido.
• Cree un stock de seguridad óptimo de mercancías.

Aumente los beneficios de su negocio automatizando la gestión del inventario

La optimización de inventarios de LEAFIO le permitirá ahorrar tiempo de forma significativa a los gerentes al hacer que la mayoría de los procesos de gestión de inventarios sean automáticos. El análisis preciso y la previsión basada en la inteligencia artificial garantizan una reducción de las ventas perdidas y la formación de excedentes. El sistema tiene en cuenta las especificidades de las tiendas de conveniencia, permitiéndole optimizar la estructura de un surtido limitado y trabajar según el modelo de "almacén vacío".

Mejore el rendimiento de su red y aumente la rentabilidad de su negocio utilizando soluciones tecnológicas modernas.