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Detalles de la gestión de Inventario en farmacias minoristas
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Detalles de la gestión de Inventario en farmacias minoristas

12 min de leer
Irina Shypulia
Irina ShypuliaProject Manager
reposición de farmacia

Las cadenas de farmacias son uno de los líderes minoristas reconocidos en términos de la complejidad de la gestión de inventarios. La industria minorista de farmacia se caracteriza por una importante regulación estatal, una capacidad limitada en estantes y, lo más importante, una amplia y compleja gama de productos.

Hay decenas de miles de productos. Los medicamentos están en el mercado en distintas formas y dosis. Un área muy específica es la venta de medicamentos con receta.

Una parte importante del surtido también es la parafarmacia, la cual incluye producttos de higiene y cuidado del paciente, cosméticos y suplementos alimenticios. Además, las farmacias venden aparatos médicos, equipos y suministros. 

Esta serie de características y limitaciones hace que la gestion de inventario de las farmacias y parafarmacias sea un hueso duro de roer.

Vitamina de crecimiento para la gestion de inventario en farmacias

Cualquier cadena de farmacias o droguerías, a medida que aumenta la facturación y el número de puntos de venta, concluye con la gestion de inventario que:

Se necesita una automatización completa basada en el procesamiento de datos operativos y algoritmos probados. Un ejemplo de este enfoque es el sistema Leafio Inventory Optimization, que optimiza el surtido y permite la disponibilidad de productos a un nivel razonable y suficiente. Este es un servicio en la nube que opera de acuerdo con el modelo SaaS (Software como un servicio) y está disponible a través de un explorador web en teléfonos inteligentes o computadoras con cualquier sistema operativo.

“Antes de la implementación de Leafio Inventory Optimization, nuestra gestión de inventario fue descentralizada. En cada una de los cientos de farmacias, los gerentes crearon pedidos manualmente. Con tal formación de pedidos, los problemas surgieron principalmente debido al factor humano. A veces los gerentes perdieron SKUs importantes, y en ocasiones pidieron la cantidad incorrecta. Por lo tanto, lo principal que queríamos era calcular los pedidos de forma a nivel central, utilizando software, y no por una persona. Y el sistema nos proporcionó esto", dice Oto Gvaramia, programador principal de la cadena de Farmacias Aversi (Georgia).

La combinación de prácticas de atracción y predicción, el uso de datos de la demanda real, varios algoritmos de gestión de inventario para puntos de venta minoristas y centros de distribución, y una eficaz unidad analítica hacen de Leafio Inventory Optimization una herramienta confiable para la gestión minorista farmacéutica.

“Ahora hemos cambiado completamente el enfoque de compras. Esto lo hacen 8 personas en nuestra oficina, no cada farmacia individualmente. Esto simplificó considerablemente el proceso y aceleró el suministro en puntos de venta. Con Leafio, las farmacias piden todo lo que realmente necesitan para vender, no para reservar y crear un excedente, o solo para mantener existencias. Nuestro excedente de productos ha disminuido en varios millones. Esta es una gran práctica para la empresa", Oto Gvaramia no oculta su satisfacción con los resultados de la implementación del sistema automatizado. Según él, el uso de Leafio permite al minorista calcular los volúmenes de pedidos óptimos, mantener la disponibilidad de productos en los puntos de venta, evitando la pérdida de ventas.

Funcionalidad para situaciones complejas y “trampas”

La plataforma en línea Leafio Inventory Optimization es una solución integral minorista que considera los detalles y la experiencia de la farmacia. Así como se prescribe un medicamento recomendado para el tratamiento de una enfermedad, por lo que la funcionalidad correspondiente del sistema de la nube se proporciona para resolver cada uno de los problemas de gestión de inventario de farmacia.

Características de la demanda y sus fluctuaciones, baja frecuencia de compras de algunas SKUs

No todos los medicamentos tienen una demanda regular. Los medicamentos muy caros o remedios para enfermedades bastante raras tienen una frecuencia de compra baja. Sin embargo, estos medicamentos deben estar disponibles para el pedido y en existencia. Al mismo tiempo, en el caso de un excedente de tales medicamentos, el riesgo de caducidad de su vida útil y las pérdidas financieras relacionadas aumentan.

Basado en esta particularidad de la industria, el software implementa el enfoque de separar productos por frecuencia de ventas. Se definen tres grupos - frecuentemente vendidos, medio vendidos y raramente vendidos, para los cuales se ingresan configuraciones separadas en el Sistema. 

Para cada uno de estos grupos, el promedio de consumo diario se calcula automaticamente, en base al cual, considerando la frecuancia de ventas, se establece el nivel objetivo de inventario (búfer). 

Tratar con productos de baja frecuencia de demanda se simplifica mediante la gestion de categorías. A cada SKU en la farmacia se le asigna una categoría, según el cual el pedido se hace automáticamente, de acuerdo a un cronograma o generando un pedido especial. Dado que la categoría se establece en el contexto del punto de venta, esto le permite administrar los pedidos según las necesidades de las diferentes farmacias, mientras que el producto siempre está en la matriz de surtido y disponible.

Productos analogos y sustitutos 

Al igual que los medicamentos originales, nuevos medicamentos genéricos están apareciendo constantemente, y las marcas farmacéuticas están desarrollando y liberando sus propias versiones de medicamentos populares. En ausencia del producto deseado, al comprador le es mucho más difícil de hacer una nueva elección en una farmacia que en una tienda regular. La correcta sustitución del medicamento, en general, requiere un diálogo responsable entre el cliente, su médico y el farmacéutico, y la disponibilidad de información completa y verificada en la farmacia sobre posibles alternativas al medicamento solicitado. Los gerentes, por su parte, al enviar pedidos, eligen entre líneas completas de medicamentos similares.

Además, para los medicamentos que ya están en el mercado, la dosis, la cantidad en el paquete y el paquete en si, cambian periódicamente, el cambio de marca o los cambios en los documentos de registro están en proceso.

A veces un cliente puede no estar de acuerdo con la selección de un equivalente del medicamento al que está acostumbrado, y hacer un pedido especial. La cadena de farmacias también debe estar lista para trabajar con esto. La atención insuficiente a un indicador como las ventas perdidas en la farmacia está plagada de la pérdida de una parte de los clientes quienes no están de acuerdo con un reemplazo o a esperar un pedido especial, sino que van con un competidor.

El sistema de gestión de inventarios también permite trabajar con una parte tan compleja del surtido como los similares. Un producto para el que la cantidad en el envase ha cambiado o renombrado se considera un nuevo SKU, pero, cuando se ingresa al sistema, se designa como un producto similar. Como resultado, la planeación del búfer para este medicamento se basará en la historia de las ventas de similares anteriores. Usted puede hacer lo mismo para los medicamentos que acaban de llegar a la farmacia, pero en su composición corresponden a los medicamentos previamente vendidos en ella. Por lo tanto, los pedidos, incluso para nuevos productos, se forman en base a los datos de ventas.

Estacionalidad y especificidad regional del surtido

Todo esto es típico de las farmacias minoristas. El otoño-invierno es la temporada alta de medicamentos para el resfriado y la gripe. Por su parte, las droguerías de los centros turísticos de mar y montaña deben tener protector solar y pomadas para quemaduras solares al comienzo de la temporada de Verano. 

El programa tiene la funcionalidad de "Estacionalidad". Los coeficientes de estacionalidad (mensual y semanal) para cada grupo de mercancías se calculan automáticamente, basado en las ventas reales de períodos anteriores, y se consideran en el sistema al realizar pedidos. Si, por ejemplo, de acuerdo con la previsión epidemiológica, se espera un aumento de algunas enfermedades antes o después de los años anteriores, entonces las acciones del programa pueden ajustarse resaltando el período pasado con indicadores similares.

El sistema aceptará la sugerencia y hará cálculos basados en los datos del período especificado por él. Además, la funcionalidad le permite considerar los períodos designados de vacaciones y fines de semana largos cuando los proveedores no pueden trabajar.

Divisibilidad de la cantidad de medicamento en un paquete

La cantidad de medicamento en un paquete se puede dividir y vender en partes. Un ejemplo común es que una caja de pastillas contiene varios blísteres, cada uno de los cuales se puede vender por separado en una farmacia, lo que es una posible fuente de confusión.

El sistema proporciona la funcionalidad de “Unidades de proveedor”. Es posible especificar para un determinado SKU la unidad de medida tanto para una farmacia (por ejemplo, artículos para los que se realizan ventas) como para un proveedor (por ejemplo, paquetes en los que llegan los productos). También es posible establecer la conversión de cantidad de pedido de unidades de farmacia a unidades de proveedor.

Vida útil limitada

La vida útil limitada está estrictamente controlada y aumenta el riesgo de pérdidas por excedentes y productos no líquidos. Para las farmacias, este indicador debe tomarse en cuenta no solo al administrar el inventario existente, sino también al realizar pedidos. Después de todo, es importante evaluar la vida útil restante en el momento en que los productos llegan a la farmacia. Además, en farmacia, no hay oportunidades para concertar ventas tradicionales para los supermercados, de productos con fecha de caducidad próxima.

La fecha de caducidad de productos está controlada automáticamente por el sistema de gestion de inventarios electróncio, a lo cual los usuarios pueden reaccionar de manera oportuna ante un aumento del riesgo correspondiente.

Condiciones individuales de almacenamiento de medicamentos

Existe la necesidad de un control estricto sobre cómo se almacena cada SKU. Puede ser necesario mantener la temperatura (cámaras frigoríficas), proteger de la luz solar (áreas oscuras), etc.

En Leafio Inventory Optimization, puede capturar y controlar las condiciones de almacenamiento para cada SKU.

Fluctuaciones individuales de la demanda y pedidos específicos

Esto se refiere a cualquier aumento de la demanda que no se espera se repita en el futuro. De hecho, es importante que el programa no perciba ningún evento único (licitación, programa específico de duración limitada, emergencias, etc.) como un signo de la creciente demanda a largo plazo y no aumenta las existencias correspondientes.

En este caso, se aplica la función "Reabastecimiento único", aumentando solo un pedido específico, sin afectar los volúmenes de los posteriores, así como el nivel de los búferes

Promociones

Las actividades de mercadotecnia en la industria farmacéutica no pueden llevarse a cabo de acuerdo con las plantillas adoptadas para las ventas de FMCG. Se utiliza la promoción de medicamentos de venta libre y productos relacionados, pero requiere de una preparación cuidadosa, ya que incluso tales productos se compran espontáneamente rara vez por los visitantes de las farmacias, sin el asesoramiento de un experto. 

El sistema calcula de forma autónoma la cantidad de un envío de mercancías necesarias para la preparación y llevar a cabo una campaña. También existe la opción de trabajar con nuevas promociones o productos de los que no hay datos de períodos anteriores. Es suficiente con que el personal configure manualmente un búfer aumentado, y luego el sistema continuará con la gestión automática de inventario.

Vamos a ilustrar el trabajo con campañas promocionales utilizando Leafio Inventory Optimization en palabras de nuestro colega georgiano: "La implementación del sistema automatizado hizo posible planear las promociones de manera óptima. Incluso hemos adoptado un estándar interno adecuado. Anteriormente, todo dependía de los gerentes, cuándo y cuánto pedirían los productos. Como resultado, las campañas a menudo llegaban tarde. Y ahora, al planear una promoción, nuestros especialistas simplemente aplican coeficientes con un esperado aumento en las ventas de los artículos de consumo correspondientes."

Cuáles son los ingredientes activos en este medicamento? 

Uno de los elementos clave de Leafio Inventory Optimization es el cálculo, monitoreo y cambio de búferes para cada SKU. El búfer es la cantidad total disponible de productos, incluyendo saldos de existencias, pedidos aceptados por el proveedor para la ejecución, así como lotes en el proceso de entrega.

El programa realiza el cálculo inicial de los búferes basado en los datos sobre los períodos medios de ventas y reposición, importados del sistema contable. Al realizar los primeros pedidos, el gerente supervisa el nivel de los buffers y realiza los ajustes necesarios. Después de uno o dos ciclos de reposición, el programa se ajustará a sí mismo, y las operaciones de supervisión de la disponibilidad de productos y el cálculo del tamaño del pedido suficiente para reponer el búfer se realizarán automáticamente. Los recalculamientos de búfer se producen para cada SKU en cada punto de venta, dependiendo de la demanda real.

La integración con otro software de usuario es una característica importante de un sistema de control de inventario automatizado. Leafio Inventory Optimization no solo es compatible con cualquier software de contabilidad o ERP, sino que le permite importar datos de ellos, verificar su corrección y corregir fallas.

Las soluciones automatizadas como Leafio Inventory Optimization permiten a las cadenas de farmacias conocer la tendencia de mercadotecnia moderna: omnicanal. Esto significa un modelo único para la organización de flujos de productos para todas las ventas, tanto a través de puntos de venta minorista como en línea. Con este enfoque, los diferentes canales de ventas y comunicación no solo se utilizan simultáneamente, sino también se integran y funcionan sincronizadamente. Para este propósito, la funcionalidad del programa prevé que las unidades de venta en línea también se incluyan en el sistema de gestión de inventario general. Esto elimina los problemas de posible duplicidad de pedidos y la acumulación de excedentes

Leafio Inventory Optimization es un producto fácil de usar. Toda la información principal del sistema se muestra en los paneles de control. Allí puede seguir constantemente el movimiento de las SKU más populares, generando el 80% de la facturación de la empresa, así como productos nuevos y promocionales. Los datos sobre los principales KPI se actualizan diariamente: ventas, excedentes, pérdidas de ventas y facturación. El sistema crea automáticamente tareas para el gerente, priorizándolas y haciendo un seguimiento de su progreso.

Además de las funciones de gestión operativa, los informes significativos y las herramientas analíticas del software de gestión de inventario son esenciales para todos los minoristas.

Movimiento por categoría de producto, índices de facturación y pérdida de ventas, niveles de existencias, tanto en precios de compra como en días, siempre a la mano.

El representante de "Aversi" destaca esta propiedad del software: "Los informes son muy útiles. Son claros e informativos. Monitoreamos indicadores a través de toda la cadena farmacéutica. Anteriormente, por ejemplo, calcular las tasas de facturación y las ventas perdidas requería mucho tiempo, pero ahora todo está disponible en un solo clic”.

Conclusiones… serán hechas por el cliente

A diferencia de la utilidad, la relación de una marca con su público objetivo no se puede medir, pero su valor no llega a ser menor. Los esfuerzos del personal, liberado de la necesidad de llenar manualmente los pedidos a los proveedores, y el surtido calculado automáticamente de acuerdo con la demanda real, excluyendo el molesto fuera de inventario, ayudan a crear una experiencia positiva para el cliente asociado con la farmacia. Después de todo, la investigación muestra que el 71% de los consumidores hacen nuevas compras basadas en un análisis de las anteriores, y el 91% tienen más probabilidades de comprar una segunda vez si su experiencia del cliente fue positiva. Y este es otro argumento para empezar a gestionar el inventario en las farmacias con Leafio Inventory Optimization. 


Irina Shypulia
Irina ShypuliaProject Manager

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