Detalles de la gestión de inventario para ventas minoristas de comestibles

Por más de 15 años, el equipo Leafio ha sido un socio confiable para minoristas en varias cadenas de minoristas de 17 países alrededor del mundo. Estamos convencidos de que un enfoque sistemático para construir procesos en cada nivel de la cadena de suministro es un componente importante para cualquier negocio. En este contexto, es difícil imaginar una tarea más compleja y ambiciosa que la de construir un sistema de gestión de inventario equilibrado en un tipo de tienda minorista como un supermercado.

Entonces, para empezar, consideremos qué características en la gestión de inventario son inherentes a los diferentes tipos de supermercados.

Tienda de Conveniencia - Un supermercado cerca de casa implica tiendas con una superficie pequeña, que están ubicadas en zonas residenciales cercanas. El surtido de este tipo de tiendas está representado por alimentos y bebidas básicos, así como por artículos de primera necesidad para el hogar. Durante la creación y la gestión de las existencias de este tipo de supermercado, es necesario tener en cuenta su área limitada, en el que a menudo carecen o es pequeño el tamaño del almacén. En este caso, es muy importante establecer un sistema de gestión de inventario en el formato de "almacén vacío" cuando la precisión de los pedidos y una logística bien organizada le permite mantener un nivel óptimo de inventario en la tienda sin mantener restos de existencias. En este caso, también aumenta la importancia de la correcta selección del surtido. Eso es limitado aquí y para el área pequeña, la gestión del margen por metro de estantes se vuelve fundamental para la rentabilidad de dicho punto de venta. 

Un supermercado es el tipo de tienda más común y frecuentemente para un cliente en estos días, por lo que es importante garantizar tanto la disponibilidad de los productos necesarios como su surtido. Otro aspecto de la disponibilidad de bienes para el cliente es la aparición de excedentes, en los que se congelan grandes fondos. Además, para el minorista, esto también significa la gestión simultánea de existencias de mercancías en varias categorías que tienen sus propias especificaciones, por ejemplo, fechas de caducidad, frecuencia de entregas, rotación, temporalidad, mermas, etc. Es como hacer malabares con varios objetos al mismo tiempo, diseccionando en un monociclo. No hace falta decir que existen diferencias significativas en la gestión de las existencias de productos lácteos frescos, whisky caro de alta gama y adornos navideños durante la temporada de Año Nuevo.

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En el caso de hipermercados, debido al gran número de departamentos, categorías, proveedores, SKUs individuales, frecuencia y variedad de pedidos, la automatización y optimización de gestión de inventario es una condición sin la cual no habrá rentabilidad. De lo contrario, tendrá que “inflar” la planilla a un tamaño gigantesco, y la nómina que esto implica. Además, la tarea de cubrir todas las necesidades del cliente en un solo lugar lleva a la aparición de los denominados existencias antiguas de stock o “piedras”, los cuales también pueden congelar una parte significativa de los activos. Por eso es vital que los hipermercados supervisen los indicadores y no ignoren los análisis. Los sistemas modernos de recopilación y análisis de datos ayudan a destacar y gestionar eficazmente las “existencias muertas” y el surtido anticuado.

¿Cuáles son los retos específicos a los que se enfrentan los minoristas en el sector de los supermercados y, sobre todo, cómo pueden abordarse con la ayuda de la tecnología y la inteligencia artificial?

1. Presencia de categorías de frescos y ultrafrescos, que requieren un enfoque especial en la gestión de las existencias. 

Los productos frescos tienden a tener un alto riesgo de rebajas y cancelaciones, por lo que es muy importante pronosticar con precisión la demanda y sincronizarla con el reabastecimiento. Para los productos frescos, el proceso de planificación debe ser lo suficientemente detallado para tener en cuenta incluso los cambios más pequeños en la demanda y la cadena de suministro debe ser lo suficientemente flexible para adaptarse rápidamente a estos cambios también.

Para los llamados productos ultra, es decir, productos con una vida útil corta que deben venderse el mismo día, la disponibilidad en el estante del 100% significa que siempre habrá cancelaciones o descuentos, a menos que el pronóstico sea constantemente perfecto en un determinado día, para una tienda en particular. Esto significa que se necesita un control muy detallado para encontrar el equilibrio óptimo entre el riesgo de quedarse sin existencias y el riesgo de amortizaciones. Otros alimentos frescos enfrentan un problema similar, solo que un poco menos pronunciado.

La tecnología permite al minorista automatizar muchos procesos. Y para una respuesta adecuada y eficaz a este desafío, es necesario tener en cuenta muchos factores que son críticos para esta categoría, los cuales son considerados por Leafio Inventory Optimization cuando se trabaja en la categoría fresca, por ejemplo:

• Tener en cuenta la vida útil restante de un producto después de su colocación en el estante de la tienda permite evitar la caducidad, la insatisfacción del cliente y los costos de cancelación innecesarios.
• Utilice la contabilidad por lotes para que el cálculo del pedido sea lo más preciso posible. Si hay varios lotes de un producto en la tienda simultáneamente, el comprador siempre se esfuerza por encontrar el producto más fresco en el estante.
• Tenga en cuenta las fluctuaciones de la demanda por días de la semana. Para algunas tiendas y productos, la diferencia en la cantidad de producto que se necesita en días hábiles y fines de semana puede ser bastante dramática. Esto significa que el mismo stock no es adecuado para todos los días de la semana cuando se trata de productos con una vida útil corta. Para lograr un equilibrio adecuado entre el riesgo de pérdida y el riesgo de escasez, las existencias deben subir y bajar en función de los volúmenes de venta previstos.
• Leer el intervalo de entrega de mercancías, es decir, el rango de tiempos de entrega durante el día para que el pronóstico sea aún más preciso.
• Calcular el nivel óptimo de disponibilidad para cada producto. Esto, a su vez, permite equilibrar el inventario y evita tanto las cancelaciones excesivas como las pérdidas de ventas.
• También es importante tener en cuenta todos los factores básicos: previsión y variedad de la demanda, tiempo de entrega, multiplicidad de envases, restricciones de proveedores, tamaño de las existencias aseguradas y el cálculo necesario.

Así, utilizando los consejos anteriores e innovando, la gestión de la categoría de frescos deja de ser un fastidio para el minorista. Las tecnologías pueden reducir significativamente las pérdidas por cancelaciones y, al mismo tiempo, garantizar la máxima disponibilidad de productos en una categoría tan específica como la de frescos y ultrafrescos. En este caso, lo único que le queda al minorista es construir un sistema logístico eficaz. Para ello, es importante dominar simultáneamente las cadenas de suministro rentables que operan a precios reducidos y las cadenas de suministro flexibles necesarias para los productos del campo.

"Para nosotros era importante que, en el caso de la categoría de frescos, el sistema Leafio Inventory Optimization utilizara un algoritmo independiente que le permitiera realizar las compras a tiempo, así como minimizar los riesgos de cancelación. Los niveles de stock objetivo se determinan en cada punto de almacenamiento, para cada SKU, el sistema nunca pide más o menos, y siempre supervisa la dinámica de la demanda y conforma claramente el pedido", dice la dirección de la cadena de supermercados "BeeMarket.

2. Temporalidad pronunciada junto con factores impredecibles de fluctuaciones de la demanda

El proceso de previsión y aumento o disminución oportunos del pedido se basa en el hecho de que ciertas categorías de productos y SKU individuales pueden tener diferentes demandas del comprador durante el año. Por ejemplo, esta afirmación es cierta, tanto para las compras de helado o cerveza en la temporada de verano, como para la mayor demanda de alcohol fuerte o dulces en vísperas de las vacaciones de invierno. Esto significa que el sistema de gestión de inventario debe estar listo con anticipación para no perder la temporada ni perder dinero, y después de la temporada salir sin ventas ni cancelaciones.

Junto con esto, no debemos olvidar los factores impredecibles que afectan la demanda del consumidor. Estos, por ejemplo, incluyen: 

• cambios repentinos en las condiciones climáticas durante la temporada;
• grandes eventos deportivos o culturales;
• apertura de nuevas instalaciones públicas cercanas;
• apertura de nuevas tiendas de la competencia cercanas, etc.

Así, un calor anormal, por ejemplo, aumentará las ventas de helados y bebidas, los partidos de fútbol afectarán al consumo de cerveza y botanas, y un nuevo competidor puede obligar a revisar el surtido, la cantidad de productos necesarios o la disponibilidad de ofertas promocionales. 

La estacionalidad, junto con la incertidumbre, sugiere que es imposible dejar completamente todo al sistema. Lo ideal es que el reabastecimiento de la tienda esté automatizado y que la planeación del reabastecimiento esté bajo el control de un equipo de expertos. Así, sus especialistas podrán equilibrar las compras simplemente ajustando los parámetros del sistema.

"En nuestro caso, el auto-ordenamiento de los productos que se optimiza para la dinámica de la demanda actual dio un cambio notable en los indicadores:

• El nivel promedio de existencias disminuyó un 12%, mientras que el volumen de facturación aumentó un 18%; 

• El exceso de existencias disminuyó un 39%; 

• El nivel de ventas perdidas disminuyó un 37%", - señala Teimuraz Giorgobiani, Director Comercial de AgroHub, que también utiliza Leafio Inventory Optimization”

3. Ventas frecuentes debido a las fechas de caducidad o repronóstico de ventas promocionales donde la demanda no ha cumplido con las expectativas

En general, la planeación de la promoción y la gestión de ventas a menudo se convierten en un problema para un minorista. Además del hecho de que es necesario asignar un área separada para la promoción, cuando el espacio comercial ya vale su peso en oro, también es importante establecer la recopilación y el análisis de datos sobre el progreso de la promoción en tiempo real. 

Un enfoque sistemático y automatizado para la gestión de inventarios, teniendo en cuenta todos los factores posibles, le permite realizar pedidos lo más precisos posible. Esto, a su vez, minimiza la necesidad de ventas. Por ejemplo, en Leafio Inventory Optimization, es posible excluir las ventas atípicas del cálculo para no sobrestimar los pedidos posteriores. Y si todavía hay una necesidad de lanzar una actividad promocional, entonces el módulo del sistema para la promoción de ventas se encargará de todas las "preocupaciones" para la planificación, recopilando y analizando datos, así como prediciendo el curso de la promoción.

“Muchos directivos tienen la creencia de que es mejor pedir más que menos. Esto elimina el problema de la pérdida de ventas, pero genera un exceso de inventario, - dice uno de los responsables de "BeeMarket". Leafio Inventory Optimization ve las ventas del inventario con mayor claridad, no reacciona a los picos únicos y advierte que el inventario no debe exceder nuestra necesidad”.

4. El desperdicio de mercancías y la necesidad de trabajar con productos con diferente fecha de caducidad para minimizarlo 

A pesar del hecho de que todos los contratos con los proveedores suelen indicar los plazos mínimos de entrega y venta de mercancías, esta información no siempre se toma en cuenta a la hora de almacenar. Especialmente si estos plazos pueden variar de una entrega a otra para diferentes productos de la misma categoría. Por eso proponemos el modelo que le permite incluir en los cálculos variables como la fecha de caducidad, el porcentaje aceptable de deterioro y las pérdidas de ventas. Esto, a su vez, minimiza los costos calculando el nivel óptimo de existencias aseguradas y eligiendo un valor que proporcione el menor costo global.

5. Merma de mercancías como consecuencia de robo, daño, fraude o errores de proveedores, robo o errores de los empleados de la tienda

La merma es la pérdida de inventario debido a los factores anteriores. No hace falta decir que este fenómeno negativo en la industria minorista tiene costos significativos para el minorista y es poco probable que se erradique por completo, dadas las características específicas de la empresa y el factor humano. Según una encuesta realizada por la asociación de la industria alimentaria FMI, en promedio un supermercado pierde hasta un 3% de las ventas debido a la merma. La mayoría de las pérdidas se deben a informes erróneos sobre el inventario en el momento de la recepción, informes erróneos sobre la venta o colocación indebida. La buena noticia es que, con la ayuda de sistemas modernos para la gestión de inventarios y la optimización de planogramas, es posible reducir significativamente el impacto de estos factores negativos en el negocio.

“Debido a la centralización, el número de errores humanos y pedidos incorrectos se ha reducido significativamente, ya que las tiendas no siempre tienen personal altamente calificado y una tasa más alta de rotación del personal.

Los gerentes recibieron un módulo analítico de Leafio Inventory Optimization muy potente, que les permite encontrar la razón por la cual hay exceso o falta de existencias, identificar proveedores problemáticos y encontrar pedidos retrasados en pocos minutos. Esto dio lugar a estas cifras:

• 10% más de ventas;

• 15% de mejora en la facturación;

• 11% menos existencias;

• 98% SKU nivel de servicio”

Novus, la cadena de supermercados

Solución basada en IA para crear un sistema eficiente de gestión de inventario

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6. El multicanal como desafío y prueba de Eficiencia Operativa

El rápido desarrollo de las ventas multicanal y de la venta en línea ha hecho que la eficiencia operativa sea especialmente complicada para los minoristas de comestibles. Hay que encontrar un equilibrio constante entre el costo del envío de productos de bajo valor, que a menudo requieren un control de la caducidad y la temperatura, y satisfacer la creciente demanda de los consumidores de pedidos en línea. Pero al mismo tiempo, como muchos luchan por rentabilizar las compras en línea, pocos minoristas de comestibles pueden permitirse el lujo de no entrar en línea en absoluto. Al mismo tiempo, como ha demostrado la experiencia, los compradores aprecian los productos baratos bajo sus propias marcas y un surtido bien escogido, incluso a costa de una rica oferta. Y aquí, por cierto, le serán útiles las herramientas de análisis ABC, que le permitirán tomar los acentos correctos a la hora de elegir y llenar el surtido.

7. Productos similares y suministro de productos similares 

En ausencia de un producto en particular en el estante, el comprador es fácilmente capaz de cambiar a otro producto que es similar en precio y propiedad. Esto es especialmente útil en el caso de los productos perecederos, que rara vez están saturados. Pero aquí surge una pregunta importante ante el minorista: ¿cómo elegir un análogo y no provocar la canibalización de la demanda? Nuestra respuesta es simple: utilizando la misma herramienta de análisis ABC y algoritmos "inteligentes" del sistema de gestión de inventarios que pueden predecir la demanda y formar el tamaño óptimo de pedido para cada producto sustituto. Y nuevamente aseguramos la máxima disponibilidad de productos para el comprador con mínimos excedentes y, como resultado, costos para el vendedor.

Al migrar a pedidos centralizados con Leafio Inventory Optimization, el excedente de inventario disminuyó y la disponibilidad de productos aumentó en un 25 %. Comprendimos que con la ayuda de este sistema tendríamos un stock constante de productos suficiente para satisfacer las necesidades de ventas”, dice Andrey Orlov, director de la cadena de tiendas "Lotok".

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8. Competencia minorista con la industria de la restauración: productos culinarios y preparados, cafeterías y restaurantes en el supermercado 

El creciente empleo de los residentes urbanos en las últimas décadas, así como las restricciones de cuarentena de los últimos años, han influido notablemente en el hecho de que el costo del suministro de comida preparada y comida para llevar se haya hecho un hueco en el bolsillo de los consumidores. A su vez, esto ha impulsado a los minoristas a adquirir sus propias cocinas, en las que se prepara una amplia gama de platillos al paso, que pueden competir fácilmente con las cafeterías e incluso los restaurantes. Sin embargo, si se ejecutan mal, estas iniciativas también abren nuevas oportunidades para malgastar el dinero en costosos desperdicios de comida. La dificultad radica en el hecho de que el plato final siempre se compone de varios ingredientes con diferentes fechas de caducidad, preparación y venta. Esto complica enormemente la previsión de la demanda. Sólo hay una solución: elaborar previsiones precisas de la demanda de los productos finales a partir de la demanda de ingredientes individuales. Hay que realizar cálculos de reposición para cada ingrediente, teniendo en cuenta el tiempo de su preparación y las existencias disponibles. Si recordamos los malabares sobre un monociclo, en este caso tienen lugar sobre una cuerda con un aro de fuego delante.

Esto ya no es un problema si tiene un sistema de optimización de adquisiciones que hace todo este trabajo por usted. Solo tiene que calcular la ganancia por la venta de productos terminados.

En este artículo, hemos cubierto solo la parte principal de las muchas características y desafíos que enfrentan los minoristas cuando hacen negocios en la vertical de los supermercados. Al mismo tiempo, es obvio que, como muchos otros desafíos, se pueden superar fácilmente con la ayuda de tecnologías modernas en el campo de la gestión de inventario. Esto también lo confirma la experiencia de más de 160 empresas de todo el mundo que ya han implementado con éxito los productos Leafio Inventory Optimization.