Información específica de gestión de inventario para minoristas de HUM (DIY)

El concepto de HUM abarca muchas áreas de la actividad humana, lo que representa una gama muy amplia de tiendas en esta vertical. De hecho, en el sentido moderno, este concepto ahora cubre principalmente ferreterías que venden productos para el hogar y el jardín, tiendas de mejoras para el hogar, tiendas de especialidad y manualidades. En el blog de hoy, hablaremos como un minorista de HUM puede satisfacer los gustos más exigentes de los clientes mientras que asegura un inventario óptimo y cómo soluciones de solftware modernas pueden ayudar con esto.

Un gran surtudo significa grandes tareas 

La variedad de minoristas de HUM es mucho más amplia que la de otros supermercados, un promedio de 40,000 artículos únicos en un lugar de almacenamiento. Por ejemplo, uno de los clientes de Leafio, una cadena nacional de hipermercados de la construcción en Europa del Este, tiene cerca de 1,000,000 de SKU. Está claro que gestionar manualmente el inventario de una cantidad tan grande de productos es una tarea extremadamente difícil y a veces irreal. Desafortunadamente, muchos puntos de venta minoristas aún hacen esto. Y ello provoca no solo altos costos laborales, por la gran cantidad de responsables, sino que también aumenta el número de errores debido al alto factor humano. 

«El sistema de gestión de inventario resultó ser el aspecto más vulnerable de la cadena de suministro. Los procesos de gestión de inventario eran manuales, su metodología era inconsistente, y los cálculos de las cantidades meta eran inexistentes. El anásisis de KPI fue fragmentado y no dio una imagen completa», - dice el resumen de proyecto de uno de los clientes de Leafio, un distribuidor y minorista de materiales para construcción. 

Al adminsitrar las existencias manualmete, el departamento de compras se enfoca simultáneamente en muchas tareas, en particular, se deben considerer las siguientes: 

• Saldos de productos 
• Programa de entregas de varios proveedores 
• El factor de temporalidad, que es esencial en el comercio minorista de HUM 
• Volumen de embalaje 
• Disponibilidad de productos de gran tamaño con condiciones especiales de transporte y almacenamiento 
• Ofertas caras y otros parámetros.

Por lo tanto, las empresas automatizan cada vez más estos procesos de manera independientemente o con ayuda de soluciones externas. 

La inteligencia artificial viene al rescate 

Una solución innovadora para la getión eficaz del inventario en el sector HUM, son las plataformas SaaS para la automatización y análisis multifactorial del inventario con un módulo para la supervisión del trabajo de los gerentes involucrados en esto, tal como Leafio Inventory Optimization, un sistema de gestión de inventario automatizado, el cual se basa en algoritmos únicos para diferentes tipos de productos (según la estructura de la demanda, ubicación, y otras características, por ejemplo, frescos), así como modelos ML (Machine Learning - aprendizaje automático) para la generación de pedidos. Este tipo de soluciones garantizan un equilibrio de inventario óptimo en cada nivel de la cadena de suministro. 

Las tecnologías SaaS de LEAFIO tienen la funcionalidad de pronosticar automáticamente las ventas básicas, planear la demanda para promociones, hacer pedidos automáticamente, reponer de manera oportuna, y mantener el equilibrio de cada nivel de la cadena de suministro en un entorno de baja previsibilidad y cambio constante. 

Los algoritmos de autoajuste le permiten minimizar el impacto del factor humano, garantizar la alta precisión de los pedidos, prevenir pérdidas de ventas y reducir el excedente de mercancías. Como resultado, las ventas aumentan y las cancelaciones disminuyen. Por consiguiente, el capital de la empresa se libera, lo que afecta positivamente el funionamiento de todo el modelo de negocio y brinda oportunidades de desarrollo.

«Estamos extremadamente satisfechos con LEAFIO Inventory Optimization, no solo porque el producto cumple con nuestros requerimientos esenciales de solución de problemas de optimización de inventario junto con la metodología de eliminación de errores y alta funcionalidad de la Plataforma, sino también por el alto conocimiento del equipo de expertos de LEAFIO sobre todos los procesos de gestión de inventario en nuestra empresa, que hemos probado tanto durante la implementación y capacitación como con la asistencia posterior a la implementación. También agradecemos la facilidad de comunicación con el soporte técnico del proveedor, el asesoramiento y la asistencia professional y complete,” – señala el jefe del departamento general de costrucción de la cadena de supermercados de la construcción. 

La interfase de usuario de la solución es intuitiva, toda la información necesaria y datos se pueden ver en los tableros de control, que están diseñados para ayudar a los gerentes en la toma de decisiones operativas, concentrando su atención en “problemas SKU”, "piedras" o novedades. El panel principal de trabajo del gerente está dividido en varias partes. El primero de ellos es la parte operativa centrada en las tareas cotidianas, el acceso rápido a las ventanas más utilizadas y el seguimiento diario de los principales indicadores que influyen en las decisiones: excedentes y pérdidas de ventas. Los indicadors se muestran en la dinámica de los últimos 14 días, comparando días específicos de la semana. 

La segunda parte es estratégica y consta de varias páginas. La primera de ellas es para evaluar indicadores clave de desempeño: ventas, inventario, rotación y disponibilidad, todos los indicadores en dinámica y con filtros adicionales. En la segunda página, puede estimar cómo se utiliza realmente el sistema, qué porcentaje de pedidos se envían, etc. Y en la última página, la cereza del pastel, son los conocimientos, donde el sistema, dependiendo de los indicadores, proporciona recomendaciones para analizar la situación. 

Ahí, las empresas pueden prestar atención al nivel general de entrega insuficiente y a los principales proveedores por este indicador, ver el porcentaje y la cantidad de existencias muertas, estimar cuántos productos tienen saldos dudosos (sin ventas) y cómo esto afecta la facturación. Por supuesto, el tablero da una evaluación bastante general de la situación, pero para un estudio detallado, puede profundizar en el modulo BI, el cual tiene alrededor de 40 informes diferentes. 

Muchas operaciones típicas de los SKUs, que no requieren atención especial en este momento particular, están completamente automatizadas. Por ejemplo, el módulo de pedido automático en Leafio Inventory Optimization ejecuta completamente el proceso de pedido de productos en todos los niveles de la cadena de suministro sin intervención manual. Y esto es solo una pequeña parte de las capacidades de la plataforma. Así que, sigamos adelante.

Grandes posibilidades de una amplia gama 

Para entender la estructura del surtido, puede usar el análisis ABCD en el bloque de análisis. Se puede generar por beneficio bruto o margen, por SKU o ubicación del SKU, definir un grupo de productos de acuerdo con toda la red, o por categorías por separado, todo dependiendo de las necesidades. Es muy importante analizar no solo las categorías de la cadena minorista sino también el contexto de las tiendas. Esto ayuda en la toma de decisiones sobre matrices del surtido. 

Además de la categoría de demanda (A, B, C, D), la evaluación de la variabilidad de la demanda del producto (análisis XYZ) es igualmente importante. Esto ayudará a identificar de forma rápida y casi inequívoca entre los SKU los primeros candidatos para eliminarse del surtido – categoría D (producto muerto) y Z (con alta volatilidad de la demanda). Después de todo, cuanto más fluctúe la demanda de un producto, mayores serán sus existencias. Y este es un placer caro, especialmente si los productos no se venden en absoluto.

Un módulo para la rotación del surtido está integrado en la funcionalidad del sistema. Asegura la eliminación automática de productos de la gama y la incorporación de nuevos (para productos nuevos, el historial de productos similares es levantada, lo cual permite pronosticar la demanda de un nuevo SKU). El sistema tiene un procedimiento especial OUT para la eliminación conveniente de productos “innecesarios” del surtido. Este procedimiento primero bloquea el pedido de dicho producto de proveedores externos y distribuye óptimamente sus saldos a través de la red minorista (tomando en cuenta el canal de Internet), y después de que caduquen, transfiere automáticamete el SKU al estado inactivo.

“El equipo de Leafio tiene un profundo conocimiento de todos los procesos de gestión de inventario, una metodología clara, un software de calidad, y una consultoría y un soporte técnico muy competentes tanto durante como después de la implementación. No dude en usar Leafio. Todo saldrá bien. Cada uno de sus empleados trabajará de forma más eficiente, manteniéndose en su zona de confort. Me gustaría animar a los futuros clientes a que confíen en que el equipo de Leafio les ayudará con la optimización de inventario y el proceso de automatización como ya lo han hecho con nosotros”, - comenta el jefe del departamento de construcción de la cadena de mercado de HUM sobre el proyecto implementado. 

Variaciones en la demand en el segment de HUM

La demanda de productos del segmento de HUM tiene una marcada temporalidad (en el Verano, aumenta la demanda de productos de jardinería, cortadoras de césped, etc; en el invierno, los juguetes para árboles de Navidad, otros productos navideños, equipo para quitar la nieve, etc.). También hay fluctuaciones en la demanda dentro de la semana, las ventas son más altas los fines de semana. 

En LEAFIO Inventory Optimization, se implementa la función de proyección de la demana. El sistema incluye un módulo de proyección de demanda pensado para la proyección de ventas a corto, mediano y largo plazo. Al administrar existencias de productos con demanda inestable, los analistas calculan la temporalidad por categorías de dichos productos y de los alternativos bajo varios escenarios (función Planeación estacional multiescenario - Multi Scenario Seasonality Planning) en plazos de meses o semanas (dependiendo de la categoría), así como diariamente. 

Para las fluctuaciones intrasemanales, se utiliza CDW (Centro de Distribución Centralizado), el coeficiente de los días de la semana, los cuales se calculan automáticamente por el sistema y permite el seguimiento y proyección de fluctuaciones de la demanda (ventas) de ciertos productos dependiendo del día de la semana. Esto es especialmente cierto para los producos con líneas de suministro cortas y cadenas con espacio limitado en almacenes o estantes en tiendas. 

En el segment HUM, hay dos grupos más de artículos del producto cuyo inventario y gestión de pedidos está asociada con dificultades debido a problemas con la proyección de demanda y cálculo de coeficientes. Hay productos con baja rotación y productos nuevos sin un historial de ventas. Con el conocimeinto en aspecotos específicos del trabajo con dichos grupos de productos, en LEAFIO hemos desarrollado fórmulas y algoritmos para cada uno. Los primeros productos crean y tienen una demanada “irregular”, se venden rara vez, pero en grandes cantidades (a veces en paquetes de 60 piezas). Para ellos, en el sistema, hay un cálculo especial del promedio de ventas específicamente para productos con rotación lenta, donde se toma en cuanta la desviación cuadrática media. 

Para nuevos productos, temenos varias estrategias, hasta que el sistema acumule estadísticas para el analizar el trabajo con dichos productos (pedidos, saldos, y datos de productos similares): cálculo promedio para el grupo por el punto medio y/o pedido de productos en la capacidad mÍnima de embalaje. Además, actualmente estamos trabajando en el problema de la agrupación de productos, el cual debe eliminar el problema de seleccionar productos análogos y automatizar este proceso utilizando modelos ML. 

Diferentes formatos para diferentes tiendas 

Además de los desafíos asociados con las especificaciones de demanda en el segment, una carga adicional en la gestión de inventario y surtido en los estantes para los minoristas, es la necesidad de mantener la representación de los productos del mismo tipo, pero de diferentes fabricantes y categoriías de precios. 

Así mismo, es necesario determinar qué productos deben estar en existencia de forma permanente, cuáles deben estar disponibles para pedir, cuáles deben estar en el almacén de la tienda y cuáles deben estar solo en el centro de distribución. 

Estos problemas son espacialmente significativos si la cadena minorista combina tiendas de diferentes tamaños y formatos (desde un hipermercado hasta una pequeña tienda de conveniencia, como es frecuentemente llamada). LEAFIO Inventory Optimization tiene un módulo funcional “Anaqueles” que le permite pedir productos de acuerdo con el tamaño de los estantes de cada punto de venta específico y no más. Utilizando la inteligencia artificial, el sistema analiza datos de periódos anteriores sobre fluctuaciones en la demanda y las ventas, y moldea y pronostica el nivel óptimo de inventario.

Difeentes clientes – diferentes enfoques 

Los clientes de las tiendas de HUM se pueden dividir convencionalmente en dos grandes grupos, cuyo comportamiento es significativamente diferente. Los profesionales, constructores y especialistas dedicados a reparaciones, conforman el núcleo de compradores en cualquier tienda de HUM. Los productos que son de su interés son herramientas eléctricas y materiales para construcción para todas las etapas de reparación. La peculiaridad de este grupo es también que no tienen mucha experiencia en compras en línea. El Segundo gran grupo, los propietarios e inquilinos de departamentos y casas, son los principales compradores de artículos para el hogar. Este nivel de audiencia es mucho más joven, compran más en línea, a menudo desde dispositivos móviles. 

Generalmente, el surtido en línea es mucho más amplio, por lo tanto, require de esfuerzos adicionales en la gestión de SKU y disponibilidad de productos. Si sus ventas son onmicanal, analice la demanda, administre el inventario y realice pedidos para cada canal por separado. La funcionalidad de la Plataforma LEAFIO ofrece a los gerentes dicha oportunidad. 

Cabe señalar que el esquema de “elija en Internet, compre en una tienda física” a menudo funciona en HUM. Los compradores quieren revisar muchos productos en persona y analizar su textura, material y calidad. Los constructores profesionales a menudo eligen ciertos materiales junto con los clientes en un escaparate en línea y luego compran los productos y los entregan en el sitio ellos mismos. Además, los clientes a menudo quieren comprar de una vez todo en la tienda, y la falta de esta oportunidad crea un alto riesgo de perdida de ventas y pérdidas financieras para el punto de venta.

Relacionado: ¿Qué es el exceso de inventario y qué lo causa?

Hay otra característica de los pedidos que es típica para el segmento de HUM. De vez en cuando, surge un gran número de pedidos para un cliente específico, quien, por ejemplo, hace una gran compra para la construcción y puesta en servicio de una vivienda. Como resultado, observamos ventas “inusualmente grandes” en puntos de venta minoristas individuales, lo cual puede afectar el promedio de ventas de ciertos productos, si no se excluyen del cálculo de ADU (ventas promedio). En LEAFIO Inventory Optimization, hay una funcionalidad para ventas al por mayor. Ayuda no solo a distinguir pedidos similares, sin distorcionar las estadísticas de demanda, sino que también a reservar saldos de productos para ellos. 

La omnicanalidad, los diferentes tamaños de las tiendas, las características de la demanda, así como el alto costo y la baja rotación de ciertos productos muy a menudo conducen a un desequilibrio del inventario en la cadena minorista. 

Al mismo tiempo, un determinado producto puede tener excedentes en un punto de venta y escasear o no tener nada en otra tienda. Para no igualar esta disparidad con nuevos pedidos a proveedores, es posible y necesario mover mercancías. Esto le ahorrara tiempo y dinero. La funcionalidad de la plataforma ayudará rápida y casi automáticamente a identificar este tipo de desequilibrio y crear un documento para mover mercancías. 

Cada cliente vale su peso en oro

El mercado de HUM es altamete competitivo y sensible a los precios. La mayoría de los compradores buscarán donde sea más barato, sin favorecer a ninguna tienda en particular. Por lo tanto, los minoristas deben hacer su máximo esfuerzo para retener a los clientes. 

Promociones y programas de fidelidad para tienda física y en línea, la personalización de productos, y recomercialización de “carritos abandonados” en línea, estas herramientas le ayudarán no solo a obtener lo mejor de cada comprador, sino a recuperar a un cliente casi perdido en camino hacia un competidor. Para hacer esto, LEAFIO Inventory Optimization tiene un módulo para promociones, una unidad funcional que lo ayudará a prepararse para una promoción planeada de manera oportuna, recibir automáticamente una proyección calculada, adaptar el inventario a las ventas promocionales reales y a analizar su efectividad. 

Al mismo tiempo, este módulo, como otros módulos, se mejora constantemente con la ayuda del aprendizaje automático – machine learning , tomando en cuenta todos los factores principales: ventas de productos con descuentos, temporada, tipos de promociones y técnicas, publicidad, etc. 

¿Qué pasa con los proveedores?

Un análisis de las características y desafíos clave en la gestión de inventario del comercio minorista no estaría completo sin atender las cadenas de suministro y las interacciones con los proveedores en general.

La primera diferencia característica es el predominio de proveedores de importación con logísticas de entrega muy amplios. Por lo tanto, el papel principal en la reducción de costos de logística lo juegan los pedidos consolidados que consideran las necesidades de todas las tiendas y la influencia de las promociones planeadas y la temporada. El algoritmo DFO integrado en LEAFIO Inventory Optimization crea pedidos, considerando la demanda actual y el nivel de inventario en las tiendas, así como los detalles del suministro de mercancías. Como resultado, se realiza un pronóstico muy preciso para la gestión de inventario en los almacenes y centros de distribución regionals y centrales. Todos los cálculos se realizan automáticamente por el sistema sin intervención humana. 

Un segundo problema con las cadenas de suministro de HUM que los minoristas a menudo tienen que adaptarse a los proveedores y pedirles lo que tienen en existencia. Las grandes redes usan varios métodos para resolverlo. Entre ellos se encuentran incluso la creación de marcas propias y cooperación directa con los fabricantes, importaciones propias, etc. Sin embargo, este es un tema de un blog aparte. Hoy, vale la pena enfatizar que para evitar situaciones en las que las condiciones lo dirijan, es necesario establecer un sistema competente de distribución de productos a las tiendas y crear un inventario objetivo.

Largas líneas de suministro y el alto volumen de pedidos en caso de fallas en el tiempo de entrga u otros problemas de logística pueden tener consecuencias negativas no solo en el contexto de las cifras de ventas en sus tiendas, sino también en la salida de clientes habituales, y, por lo tanto, pérdidas de imagen. Por lo tanto, trabaje con proveedores. Y el módulo de informe de confiabilidad del proveedor de LEAFIO Inventory Optimization le dará argumentos en las negociaciones con los socios. Ayudará a evaluar a cada proveedor, su contribución, y confiabilidad de acuerdo a dos factores: la puntualidad y el cumplimiento de lo recibido con lo pedido. Este informe es utilizado frecuentemente por nuestros clientes. 

La inteligencia empresarial es su carta de triunfo y la base del desarrollo

Los minoristas de hoy necesitan almacenar y analizar datos sobre transacciones e interacciones con los consumidores tanto en línea como fuera de línea. El archivo de datos es la base de las plataformas modernas para la automatización de la gestión de inventario. Y cuanto más grande y detallado sea, más precisos serán los análisis y proyecciones que realizará la inteligencia artificial del producto de software. 

La plataforma LEAFIO Inventory Optimization tiene un módulo IB donde se pueden genrar más de 40 informes analíticos diferentes. Todos ellos ayudan a los gerentes de las distintas sucursales a tomar decisiones tácticas y estratégicas adecuadas. 

El resultado es un nuevo nivel de eficiencia completamete diferente de los gerentes y de las relaciones con los proveedores, una optimización significative del periodo de rotación de inventario, una reducción de los saldos de almacén (y, por lo tanto, la liberación del capital de trabajo) y una reducción de la participación en las ventas perdidas. Y al final, aumente la lealtad de los clientes hacia su negocio, es decir, sus ventajas y victorias sobre los competidores. 

"Durante la implementación del proyecto, la gerencia de nuestra empresa notó un gran beneficio práctico de la disponibilidad de informes analíticos, los cuales no solo señalan excedentes y faltantes en los almacenes y aseguran el movimiento rápido de mercancías, sino también respaldan las ventas óptimas y la capacida de las tiendas de varios tamaños y formatos,” comenta el máximo responsible de la cadena de supermercados de la construcción. 

Entonces, recopile los datos y juntos en LEAFIO los convertiremos en sus cartas de triunfo en la competencia!