Comprendre le contrôle des stocks : importance, méthodes et meilleures pratiques

Un système de contrôle des stocks efficace aide les entreprises à rester rentables, à maximiser leurs bénéfices, à tirer le meilleur parti de l'utilisation des stocks, à éviter les surstocks et à réduire les radiations.

Principaux points à retenir

Le contrôle des stocks assure la disponibilité produit et prévient les pertes.

• Suivre les écarts entre inventaires physiques et systèmes.

• Définir un stock de sécurité adapté à la demande et aux délais fournisseur. 

• Mettre en place des cycles d’inventaires tournants pour éviter les surprises. 

• Utiliser des dashboards pour identifier les anomalies rapidement. 

• Contrôler les stocks évite les surstocks ou ruptures coûteuses.

Le contrôle des stocks est un aspect crucial de la gestion efficace d'une entreprise. Il englobe les processus et les stratégies utilisés pour suivre, gérer et optimiser les niveaux de stocks. Il s'agit de superviser l'ensemble du cycle de vie des stocks, de l'approvisionnement au stockage, en passant par les ventes et le réapprovisionnement.

Le contrôle des stocks vise essentiellement à trouver un équilibre entre la satisfaction de la demande des clients et la réduction des coûts liés à un stock excédentaire ou insuffisant. En mettant en œuvre de solides pratiques de contrôle des stocks, les entreprises peuvent s'assurer qu'elles disposent de la bonne quantité de stocks, éviter les ruptures de stock ou les situations de surstockage, améliorer les flux de trésorerie, réduire les coûts de possession et renforcer l'efficacité opérationnelle globale.

Un contrôle efficace des stocks repose sur diverses méthodologies et outils, notamment la prévision de la demande, la gestion des stocks en flux tendu (just-in-time - JIT), le calcul de la quantité de commande économique (economic order quantity - EOQ) et l'utilisation de solutions technologiques. Ces techniques permettent aux entreprises d'optimiser les niveaux de stocks, de réduire les pertes, d'améliorer l'exécution des commandes et, en fin de compte, d'accroître la satisfaction des clients.

Avec les solutions avancées de contrôle des stocks de Leafio AI, les entreprises ont accès à une technologie de pointe qui rationalise l'ensemble du processus de gestion des stocks. Nos algorithmes innovants et nos capacités d'apprentissage automatique permettent aux entreprises de prendre des décisions fondées sur des données, d'identifier des modèles et des tendances, d'automatiser les points de commande et d'obtenir des informations exploitables pour un contrôle des stocks plus intelligent.

Les principaux aspects fonctionnels du système de contrôle des stocks sont les suivants :

• spécification des biens, de leur numéro d'identification et de leur type ;
• la conservation des informations sur les numéros de série des marchandises ;
• mise en œuvre et contrôle des codes-barres ;
• hiérarchisation des marchandises ABC ;
• le processus de réapprovisionnement ;
• gestion des listes d'inventaire ;
• les rapports sur la vie réelle/le temps réel de l'entrepôt ;
• suivi de la localisation des marchandises en temps réel ;
• surveillance de l'entreposage des stocks ;
• les opérations comptables et fiscales liées à la gestion de l'entrepôt ;
• synchronisation du stock de l'entrepôt avec les ventes.

Si une entreprise ne contrôle pas ses stocks, il peut en résulter des commandes en souffrance ou des surstocks, qui sont tous deux risqués pour les performances financières et la fidélité des clients. Le surstock est un excès de marchandises invendues qui gèle le capital d'exploitation et finit par devenir un stock "mort" qu'il convient de passer par pertes et profits ou de liquider. Les ruptures de stock, quant à elles, entraînent l'insatisfaction des clients, car le vendeur n'est pas en mesure de leur fournir à temps les articles qu'ils désirent. Si le contrôle des stocks est mis en œuvre correctement, l'entreprise exerce un contrôle total sur la gestion de ses stocks.

En optimisant les processus de contrôle des stocks, les entreprises peuvent également rationaliser les processus de la chaîne d'approvisionnement et réduire les coûts de logistique, de stockage et de transport.

Les principales fonctions des systèmes de contrôle des stocks sont donc claires : ils aident les détaillants à dépenser efficacement leur argent pour le réapprovisionnement de l'entrepôt et la reconstitution des stocks, et à augmenter le flux de trésorerie en contrôlant rationnellement l'entrepôt en interne. Parlons maintenant des principales méthodes utilisées par ces systèmes :

1) EOQ ou Economic Order Quantity (quantité de commande économique)

Cette formule calcule la quantité de stock dont vous avez besoin à l'aide des indicateurs suivants :

• Q - quantité économique commandée (unités) ;
• S - coût de commande par achat ;
• D - demande en unités ;
• H - coût de possession par unité.

Pour en savoir plus sur cette formule, cliquez ici.

2) Formule de calcul du délai de réapprovisionnement

Alors que la formule de la quantité de commande économique indique la quantité rentable de stock nécessaire, la formule du délai de réapprovisionnement calcule le bon moment pour commander les marchandises. Voici une formule :

Demande de délai + stock de sécurité = délai de réapprovisionnement

Vous avez besoin de deux indicateurs - un délai de demande et un stock de sécurité.

Le délai de livraison est le nombre de jours nécessaires pour que la commande de stock soit livrée à votre entrepôt après que vous ayez passé une commande à votre fournisseur. Pour les entreprises qui traitent avec les marchés chinois et qui expédient leurs stocks depuis la Chine, cet indicateur est crucial. S'il s'agit de commandes régulières, imaginez l'importance qu'il revêt en cas de pannes logistiques, de grèves, d'augmentation de la demande ou de livraisons saisonnières.

Pour calculer la demande de délai d'approvisionnement, multipliez deux nombres : le délai d'approvisionnement d'un article particulier et la consommation journalière moyenne de cet article.

Le stock de sécurité est un coussin, un tampon de marchandises disponibles dans votre entrepôt. Pour le calculer, multipliez la consommation journalière la plus élevée (maximale) d'un article et le délai d'approvisionnement le plus élevé pour cet article (en jours). Multipliez ensuite la consommation quotidienne moyenne d'un article et le délai d'approvisionnement moyen (en jours). Enfin, soustrayez ce dernier chiffre du premier. Cette différence correspond à votre stock de sécurité en articles/unités.

Il est important de noter qu'un contrôle efficace des stocks nécessite une combinaison de ces deux méthodes, à savoir le EOQ et le délai de réapprovisionnement.

L'un des avantages des systèmes de contrôle des stocks est qu'ils effectuent ces calculs automatiquement et qu'il vous suffit d'activer les notifications automatiques - le système vous informera automatiquement du délai de réapprovisionnement et de la quantité !

Des indicateurs clés de performance appropriés sont essentiels à une gestion efficace des stocks, car ils déterminent les performances et les bénéfices futurs. La plupart des ICP sont associés aux stocks en tant qu'actif principal du commerce de détail et aux ventes en tant que résultat final du commerce de détail.

Il convient également de comprendre que de nombreux ICP "diluent" la contribution de chacun et qu'un nombre insuffisant d'ICP ne permet pas d'obtenir une vue d'ensemble. Il est donc utile de déterminer à la fois la qualité et la quantité des ICP dans chaque domaine d'activité que vous gérez.

Les indicateurs typiques sont les suivants :

1. LE COÛT DES STOCKS. Il donne une idée générale de l'investissement de l'entreprise dans les stocks à l'instant présent et dans le temps. Outre le suivi de cet indicateur dans l'instant et dans la dynamique, l'évaluation de la structure des stocks montre ce que vaut l'entreprise en termes de stock d'assurance, d'inventaire, d'excédent et de stock réel pour les ventes.

Vous trouverez ci-dessous des exemples de la structure des stocks de deux détaillants en alimentation (une zone grise - stocks d'assurance et en rayon, une zone verte - stocks de vente, et une zone violette - stocks excédentaires) :

2. VENTES. Les ventes comprennent les prix d'achat (coût des ventes) et les prix de vente. En fait, tout le monde dans l'entreprise de vente au détail travaille pour les ventes. En ce qui concerne la gestion par catégorie, les ventes sont analysées par catégorie en termes de points de vente, de fournisseurs et d'autres données analytiques.

3. OVERSTOCKS. Indique le pourcentage et la valeur des stocks qui ont été constitués à la suite d'une augmentation des commandes ou d'une baisse importante de la demande des consommateurs. Outre l'excédent lui-même, il convient également d'évaluer depuis combien de temps cet excédent se trouve dans le magasin ou l'entrepôt.

4. VENTES PERDUES. Indiquez le pourcentage et la valeur des ventes statistiques potentielles qui n'ont pas eu lieu en raison de ruptures de stock. Il n'est pas facile d'obtenir un pourcentage précis de ventes manquées en raison des spécificités de l'indicateur lui-même. Cela ne signifie pas pour autant qu'il faille renoncer à prendre en compte cet indicateur lors de l'analyse de l'efficacité de la gestion des stocks.

Le système d'optimisation des stocks LEAFIO dispose d'un rapport spécial sur les statistiques et les causes des ventes manquées, qui montre les changements dans la dynamique de l'indicateur en tant que catégorie distincte de produits et de groupes.

5. NIVEAU DE SERVICE. Il s'agit d'un pourcentage de la disponibilité des produits de la matrice d'assortiment dans les rayons du magasin. Il est similaire aux ventes manquées, mais il est mesuré en unités plutôt qu'en argent.

6. LA ROTATION DES STOCKS. Le rapport entre les stocks et les ventes indique combien de jours de vente le solde actuel sera suffisant.

En résumé, les indicateurs clés de performance susmentionnés peuvent contribuer à accroître les bénéfices du commerce de détail et à clarifier les performances opérationnelles à une époque où les circonstances changent constamment.

Chaque entreprise est unique, avec ses besoins, ses indicateurs clés de performance, ses objectifs et ses stratégies. Les techniques et méthodes de contrôle des stocks varient, mais toutes sont acceptables. L'utilisation de chaque méthode dépend de la taille de votre entreprise, de son modèle, de ses politiques et de ses objectifs financiers. Vous pouvez combiner différentes méthodes dans votre stratégie, tout en gardant à l'esprit que passer trop souvent d'une méthode de contrôle des stocks à une autre peut avoir un impact négatif sur les rapports financiers, la comptabilité et l'analyse, étant donné que les différentes méthodes utilisent des approches et des principes différents.

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Voici le guide qui vous explique les bases de la mise en place d'un système de contrôle des stocks dans votre entreprise. Pour commencer :

En ce qui concerne les stocks, la mesure de la rotation est l'un des indicateurs les plus courants, les plus critiques et les plus utiles, qui indique le nombre de fois où les stocks sont vendus par an/trimestre/etc. Pour fixer des objectifs idéaux en matière de rotation des stocks vous devez prendre en compte les références de votre industrie ou de votre secteur et calculer les marges bénéficiaires pour l'ensemble des stocks et pour chaque UGS en particulier.

Il existe plusieurs autres paramètres à prendre en compte et à surveiller, tels que le coût de détention des stocks, les ventes de stocks par jour, le ratio de conversion des stocks en ventes, etc.

La gestion efficace d'un entrepôt, y compris le mouvement, le transfert et le stockage des marchandises, est l'un des éléments les plus importants du contrôle des stocks. C'est une question de bon sens : si votre entrepôt est en désordre ou si les produits sont placés de manière chaotique, vous ne pouvez guère assurer un flux régulier de ventes, de livraisons et de mouvements de stocks. Envisagez le comptage cyclique un moyen d'effectuer des inventaires et de garder un œil sur les quantités de marchandises.

Si les produits sont difficiles à trouver et à identifier, vous aurez besoin de plus de personnel et de plus de temps pour l'exécution des commandes et la logistique. Si les produits sont recherchés et que les mouvements d'entrée et de sortie sont contrôlés manuellement, le risque d'erreur humaine augmente. Pour rester rentable et réduire les effets de l'erreur humaine, créez un système convivial et facile à classer pour tous vos biens et produits. La méthode ABC de classification et d'analyse des stocks basée sur la rentabilité des marchandises et la valeur des ventes est l'une des options les plus efficaces à envisager.

Certains propriétaires de micro-entreprises ou de petites entreprises gèrent leurs processus de contrôle à l'aide d'une feuille de calcul Excel dotée de 2 ou 3 fonctions et remplissent manuellement toutes les données de l'entrepôt. Le contrôle manuel des stocks nécessite un investissement en capital humain, puisqu'une personne est chargée d'enregistrer les moindres mouvements de marchandises, de suivre les noms, les types, les emplacements et les numéros des marchandises, etc.

Au contraire, les systèmes automatisés de contrôle des stocks peuvent exécuter les fonctions suivantes en quelques secondes, ce qui permet d'économiser du temps et de l'argent. Les nouvelles technologies permettent d'éviter automatiquement les surstocks et les commandes en souffrance, de suivre la demande des consommateurs et d'adapter les niveaux de stock en conséquence, de prévoir la prochaine commande de l'entrepôt en analysant les ventes et les mouvements de marchandises, de gérer l'entrepôt et les systèmes de codes-barres, et même d'analyser les tendances des ventes à l'avenir.

En nous basant sur les nombreuses années d'expérience de nos clients issus de différents secteurs de la vente au détail, nous avons analysé toutes les faiblesses de l'entreprise et créé le système de gestion des stocks le plus efficace - Leafio Inventory Optimization Solution.

Cette solution basée sur l'informatique en nuage vous aidera à identifier rapidement et précisément les domaines qui requièrent une attention particulière. Vous pourrez ainsi rationaliser les commandes et les livraisons dans les plus brefs délais, ce qui permettra de mettre en œuvre avec succès la stratégie de développement ultérieur de l'entreprise.

En outre, avec le système d'inventaire Leafio, vous pouvez minimiser le facteur d'erreur humaine lors de la génération des commandes, en vous basant uniquement sur des données précises provenant de calculs algorithmiques complexes pour identifier le besoin réel d'une UGS individuelle à chaque point de stockage.

Lisez également les effets que notre client Agrohub a obtenus en mettant en œuvre la solution d'optimisation des stocks Leafio.

N'oubliez jamais d'utiliser un système de contrôle des stocks correctement intégré dans vos opérations. Prévoir la demande, enregistrer les données de l'entrepôt et le réapprovisionner à temps est un travail fastidieux qui nécessite une planification précise. Un système intégré de gestion des stocks est conçu pour vous aider. Il vous permettra non seulement d'assurer la stabilité de votre trésorerie, la gestion de votre stock, l'efficacité de votre système de lecture de codes-barres et la satisfaction de vos clients, mais aussi d'entretenir des relations avec vos fournisseurs et de synchroniser tous les processus de l'entrepôt.