Specyfika zarządzania zapasami dla handlu detalicznego typu DIY

Pojęcie DIY obejmuje wiele obszarów ludzkiej aktywności, co stanowi o bardzo szerokiej gamie sklepów w tym pionie. W rzeczywistości, w nowoczesnym sensie, pojęcie to obejmuje obecnie przede wszystkim sklepy sprzętowe, które sprzedają towary dla domu i ogrodu, sklepy z artykułami gospodarstwa domowego, sklepy z artykułami hardkorowymi i... W dzisiejszym blogu porozmawiamy o tym, jak detalista DIY może zaspokoić najbardziej wymagające gusta klientów przy jednoczesnym zapewnieniu optymalnych zapasów i jakie nowoczesne rozwiązania programowe mogą w tym pomóc.

Duży asortyment oznacza duże zadania

Zakres sprzedaży detalicznej DIY jest znacznie szerszy niż w przypadku innych supermarketów — średnio 40 000 unikalnych pozycji w jednym miejscu składowania. Jednocześnie jeden z klientów LEAFIO — krajowa sieć hipermarketów budowlanych w Europie Wschodniej — posiada około 1 000 000 SKU. Jest oczywiste, że ręczne zarządzanie zapasami tak dużej liczby towarów jest zadaniem niezwykle trudnym, a czasem wręcz nierealnym. Niestety, wiele placówek handlowych nadal to robi. A to prowokuje nie tylko wysokie koszty pracy, ze względu na dużą liczbę kierowników, ale także zwiększa liczbę błędów ze względu na wysoki czynnik ludzki.

System zarządzania zapasami okazał się najbardziej wrażliwym aspektem łańcucha dostaw. Procesy zarządzania zapasami były ręczne, metodologia zarządzania produktami niespójna, a obliczenia ilości docelowych nie istniały. Analiza KPI była fragmentaryczna i nie dawała pełnego obrazu" — czytamy w podsumowaniu projektu jednego z klientów Leafio, dystrybutora i sprzedawcy materiałów budowlanych.

Przy ręcznym zarządzaniu zapasami dział zaopatrzenia jest jednocześnie skoncentrowany na wielu zadaniach, w szczególności należy zwrócić uwagę na:

• bilanse produktów;
• harmonogramy dostaw od różnych dostawców;
• czynnik sezonowości, który jest niezbędny w handlu detalicznym typu "zrób to sam";
• wielkość opakowania;
• dostępność towarów wielkogabarytowych o specjalnych warunkach transportu i przechowywania;
• Drogie oferty i inne parametry.

Dlatego firmy coraz częściej automatyzują te procesy samodzielnie lub z pomocą zewnętrznych rozwiązań.

Sztuczna inteligencja przychodzi z pomocą

Innowacyjne rozwiązanie dla efektywnego zarządzania zapasami w sektorze DIY są platformy SaaS do automatyzacji i wieloczynnikowej analizy stanów magazynowych z modułem monitorowania pracy zaangażowanych w to menedżerów. Takie jak Leafio Inventory Optimization — system automatycznego zarządzania zapasami, który opiera się na unikalnych algorytmach dla różnych typów towarów (w zależności od struktury popytu, lokalizacji i innych cech, np. Fresh), a także modelach ML (machine learning) do generowania zamówień. Takie rozwiązania zapewniają optymalne zbilansowanie zapasów na każdym poziomie łańcucha dostaw.

Technologie SaaS firmy LEAFIO posiadają funkcjonalność pozwalającą na automatyczne prognozowanie sprzedaży podstawowej, planowanie popytu na promocje, automatyczne formowanie zamówień, terminowe uzupełnianie zapasów oraz utrzymywanie równowagi każdego poziomu łańcucha dostaw w środowisku o niskiej przewidywalności i ciągłych zmianach.

Algorytmy samokorygujące pozwalają zminimalizować wpływ czynnika ludzkiego, gwarantują wysoką dokładność zamówień, zapobiegają utraconej sprzedaży i zmniejszają nadwyżki towarów. W efekcie wzrasta sprzedaż i zmniejszają się odpisy. Odpowiednio uwalniany jest kapitał firmy, co pozytywnie wpływa na funkcjonowanie całego modelu biznesowego i daje możliwości rozwoju.

"Jesteśmy niezwykle zadowoleni z LEAFIO Inventory Optimization, nie tylko dlatego, że produkt spełnia nasze krytyczne wymagania dotyczące rozwiązywania problemów związanych z optymalizacją zapasów wraz z metodologią debugowania i wysoką funkcjonalnością platformy, ale także ze względu na wysoką świadomość zespołu ekspertów LEAFIO na temat wszystkich procesów zarządzania zapasami w naszej firmie, co sprawdziliśmy zarówno podczas wdrożenia i szkolenia, jak i przy wsparciu powdrożeniowym. Doceniamy również łatwość komunikacji ze wsparciem technicznym dostawcy oraz dogłębne i profesjonalne doradztwo i pomoc" — zauważa kierownik działu ogólnobudowlanego sieci supermarketów budowlanych.

Interfejs użytkownika rozwiązania jest intuicyjny, wszystkie niezbędne informacje i dane można zobaczyć na dashboardach, które są zaprojektowane tak, aby pomóc menedżerowi w podejmowaniu decyzji operacyjnych, skupiając jego uwagę na "problemowych SKU", "kamieniach" lub nowościach. Główny pulpit roboczy menedżera podzielony jest na kilka części. Pierwszą z nich jest część operacyjna z naciskiem na codzienne zadania, szybki dostęp do najczęściej używanych okien oraz codzienny monitoring głównych wskaźników wpływających na decyzje: nadwyżek i utraconej sprzedaży. Wskaźniki wyświetlane są w dynamice za ostatnie 14 dni, porównując konkretne dni tygodnia.

Druga część jest strategiczna i składa się z kilku stron. Pierwsza z nich służy do oceny kluczowych wskaźników efektywności: sprzedaży, zapasów, obrotu i dostępności, wszystkie wskaźniki w dynamice i z dodatkowymi filtrami. Na drugiej stronie można oszacować, jak efektywnie system jest wykorzystywany, ile produktów jest automatycznie zarządzanych przez system, jaki % zamówień jest wysyłanych itp. I ostatnia strona, lukier na torcie, to insighty, gdzie system, w zależności od wskaźników firmy, dostarcza rekomendacji do analizy sytuacji.

Tam firmy mogą zwrócić uwagę na ogólny poziom under-delivery i czołowych dostawców według tego wskaźnika, zobaczyć procent i ilość martwych zapasów, oszacować ile towarów ma wątpliwe salda (bez sprzedaży) i jak to wpływa na obroty. Oczywiście dashboard daje dość ogólną ocenę sytuacji, ale dla szczegółowego badania można zanurkować w module BI, który ma około 40 różnych raportów.

Wiele typowych operacji dla SKU, które w tym konkretnym momencie nie wymagają szczególnej uwagi, jest całkowicie zautomatyzowanych. Na przykład moduł autozamówień w Leafio Inventory Optimization całkowicie realizuje proces zamawiania towarów na wszystkich poziomach łańcucha dostaw bez ręcznej interwencji. A to tylko niewielka część możliwości platformy. Idźmy więc dalej.

Duże możliwości szerokiego zakresu

Aby zrozumieć strukturę asortymentu, można skorzystać z analizy ABCD w bloku analitycznym. Można ją zbudować według zysku brutto lub marży, według SKU lub SKU-lokalizacji, zdefiniować grupę produktów według całej sieci lub osobno według kategorii, wszystko w zależności od potrzeb. Bardzo ważne jest, aby analizować nie tylko kategorie w sieci handlowej, ale także w kontekście sklepów. Pomaga to w podejmowaniu decyzji dotyczących matryc asortymentowych.

Oprócz kategorii popytu (A, B, C, D) równie ważna jest ocena zmienności popytu na produkt (XYZ-analiza). Pozwoli to szybko i niemal bezbłędnie wskazać wśród SKU pierwszych kandydatów do usunięcia z asortymentu — kategoria D (martwy produkt) i Z (o dużej zmienności popytu). W końcu im większe wahania popytu na dany produkt, tym większe jego zapasy trzeba utrzymywać. A to kosztowna przyjemność, zwłaszcza jeśli towar nie jest w ogóle sprzedawany. 

W funkcjonalności systemu zaimplementowany jest moduł rotacji asortymentu. Zapewnia on automatyczne usuwanie produktów z asortymentu i dodawanie nowych (dla nowych produktów podciągana jest historia podobnych produktów, co pozwala prognozować zapotrzebowanie na nowy SKU). System posiada specjalną procedurę OUT umożliwiającą wygodne usuwanie "zbędnych" produktów z asortymentu. Procedura ta najpierw blokuje zamówienie takiego produktu u dostawców zewnętrznych i optymalnie rozkłada jego salda w całej sieci handlowej (z uwzględnieniem kanału internetowego), a po ich wygaśnięciu — automatycznie przenosi SKU do statusu nieaktywnego.

“"Zespół Leafio posiada głębokie zrozumienie wszystkich procesów zarządzania zapasami, jasną metodologię, wysokiej jakości oprogramowanie oraz bardzo kompetentne wsparcie konsultacyjne i techniczne zarówno w trakcie, jak i po wdrożeniu. Nie bójcie się korzystać z Leafio. Wszystko się uda. Każdy z Waszych pracowników będzie pracował wydajniej, pozostając w swojej strefie komfortu. Chciałbym zachęcić przyszłych klientów, aby byli pewni, że zespół Leafio pomoże Wam w optymalizacji zapasów i automatyzacji procesów, tak jak już to dla nas zrobił"— komentuje wdrożony projekt kierownik działu budowlanego sieci DIY-market.

Wahania popytu w segmencie DIY

Popyt na produkty segmentu DIY wykazuje wyraźną sezonowość (latem wzrasta popyt na produkty ogrodnicze, kosiarki itp., zimą — zabawki choinkowe, inne produkty świąteczne, sprzęt do odśnieżania itp.) Występują również wewnątrztygodniowe wahania popytu — sprzedaż jest wyższa w weekendy.

W systemie LEAFIO Inventory Optimization realizowana jest funkcja prognozowania popytu. System zawiera moduł prognozowania popytu przeznaczony do krótko-, średnio- i długoterminowego prognozowania sprzedaży. W przypadku zarządzania zapasami towarów o niestabilnym popycie analitycy obliczają sezonowość według kategorii takich i alternatywnych towarów w kilku scenariuszach (funkcja Multi Scenario Seasonality Planning) w ujęciu miesięcznym lub tygodniowym (w zależności od charakterystyki kategorii), a także dziennym.

Dla wahań wewnątrztygodniowych stosuje się CDW — współczynnik dni tygodnia, które są automatycznie obliczane przez system i pozwalają na śledzenie i prognozowanie wahań popytu (sprzedaży) określonych towarów w zależności od dnia tygodnia. Dotyczy to zwłaszcza produktów o krótkich liniach dostaw oraz sieci handlowych o ograniczonej powierzchni w magazynach lub na półkach sklepowych.

W segmencie DIY istnieją jeszcze dwie grupy pozycji produktowych, których zarządzanie zapasami i zamówieniami wiąże się z trudnościami wynikającymi z problemów z prognozowaniem popytu i kalkulacją współczynnika. Są to produkty o niskiej rotacji oraz produkty nowe, bez historii sprzedaży. Posiadając wiedzę na temat specyficznych aspektów pracy z takimi grupami produktów, w LEAFIO opracowaliśmy formuły i algorytmy dla każdej z nich. Pierwsze produkty tworzą i mają "nierównomierny" popyt — są rzadko sprzedawane, ale w dużych ilościach (czasem w opakowaniach po 50 sztuk). Dla nich w systemie istnieje specjalne wyliczenie średniej sprzedaży specjalnie dla towarów, które obracają się powoli, gdzie uwzględniane jest również odchylenie średniokwadratowe.

Dla nowych produktów mamy kilka strategii, do czasu, aż system zgromadzi statystyki analizujące pracę z takimi towarami (zamówienia, salda, dane o podobnych towarach): wyliczanie średniej dla grupy przez medianę i/lub zamawianie towarów w minimalnym opakowaniu. Również obecnie pracujemy nad problemem grupowania produktów, co powinno wyeliminować problem wyboru analogów produktów i zautomatyzować ten proces z wykorzystaniem modeli ML.

Różne formaty dla różnych sklepów

Oprócz wyzwań związanych ze specyfiką popytu w tym segmencie, dodatkowym obciążeniem w zarządzaniu zapasami i asortymentem na półkach dla detalistów jest konieczność utrzymania reprezentacji produktów tego samego typu, ale pochodzących od różnych producentów i z różnych kategorii cenowych.

Ponadto konieczne jest ustalenie, które towary powinny znajdować się na stałe w magazynie, które powinny być dostępne na zamówienie, które powinny znajdować się w magazynie sklepu, a które tylko w centrum dystrybucyjnym. 

Problemy te są szczególnie istotne, jeśli sieć handlowa łączy w sobie sklepy o różnej wielkości i formacie (od hipermarketu po mały, jak to się często określa, wygodny sklep koło domu). LEAFIO Inventory Optimization posiada moduł funkcjonalny "Półki", który pozwala zamawiać towary zgodnie z wielkością półek poszczególnych placówek handlowych i nie więcej. Wykorzystując sztuczną inteligencję, system analizuje dane z minionych okresów o wahaniach popytu i sprzedaży oraz modeluje i prognozuje optymalny poziom zapasów.

Różni klienci — różne podejście

Klientów marketów budowlanych można warunkowo podzielić na dwie duże grupy, których zachowania znacząco się różnią. Profesjonaliści - budowlańcy, oraz specjaliści zajmujący się remontami — stanowią trzon kupujących w każdym sklepie dla majsterkowiczów. Produkty, które ich interesują to elektronarzędzia i materiały budowlane do wszystkich etapów remontu. Specyfiką tej grupy jest również to, że nie mają oni zbyt dużego doświadczenia w zakupach internetowych. Druga duża grupa — zwykli właściciele i najemcy mieszkań i domów — to główni nabywcy artykułów gospodarstwa domowego. Ta warstwa odbiorców jest znacznie młodsza, kupują więcej online, często z urządzeń mobilnych.

Zazwyczaj asortyment online jest znacznie szerszy, odpowiednio, wymaga to dodatkowych wysiłków w zarządzaniu SKU i dostępnością produktów. Jeśli Wasza sprzedaż jest omnichannelowa, analizuj popyt, zarządzaj zapasami i składaj zamówienia dla każdego kanału osobno. Funkcjonalność platformy LEAFIO daje menedżerom taką możliwość.

Warto zauważyć, że schemat "wybierz w Internecie, kup w sklepie offline" często sprawdza się w DIY. Kupujący chcą osobiście obejrzeć wiele produktów i zbadać ich fakturę, materiał, jakość. Profesjonalni budowlańcy często wybierają określone materiały razem z klientami w oknie sklepu internetowego, a następnie sami kupują towar i dostarczają go na miejsce. Ponadto klienci często chcą kupić wszystko naraz w jednym sklepie, a brak takiej możliwości stwarza duże ryzyko utraty sprzedaży i strat finansowych dla placówki.

Powiązane:
Jak sklepy monopolowe mogą efektywnie zarządzać zapasami?

Jest jeszcze jedna cecha zamówień, która jest typowa dla segmentu DIY. Od czasu do czasu pojawia się duża liczba zamówień dla konkretnego klienta, który np. dokonuje dużych zakupów na budowę i oddanie do użytku rezydencji. W efekcie obserwujemy "nienormalnie dużą" sprzedaż w poszczególnych punktach handlowych, co może wpłynąć na średnią sprzedaż określonych produktów, jeśli nie zostaną one wyłączone z kalkulacji ADU (średnia sprzedaż). W LEAFIO Inventory Optimization istnieje funkcjonalność dla sprzedaży hurtowej. Pomaga ona nie tylko wyróżnić podobne zamówienia, przez co nie zniekształca statystyk popytu, ale także zarezerwować dla nich salda produktowe.

Omnichannel, różne wielkości sklepów, charakterystyka popytu, a także wysoki koszt i niska rotacja niektórych towarów dość często prowadzą do braku równowagi zapasów w sieci handlowej.

Jednocześnie może się zdarzyć, że w jednym punkcie sprzedaży określony produkt występuje w nadmiarze, a w innym sklepie w niedoborze lub wcale. Aby nie wyrównywać tej dysproporcji nowymi zamówieniami do dostawców, można i trzeba przemieszczać towary. Pozwoli to zaoszczędzić czas i pieniądze. Funkcjonalność platformy szybko i niemal automatycznie pomoże zidentyfikować taką nierównowagę i stworzyć dokument przesunięcia towaru.

Każdy klient jest wart swojej wagi w złocie

Rynek DIY jest bardzo konkurencyjny i wrażliwy na cenę. Większość kupujących będzie szukać tam, gdzie jest taniej, nie faworyzując żadnego konkretnego sklepu. Dlatego sprzedawcy powinni dołożyć maksymalnych starań, aby zatrzymać klientów.

Promocje i programy lojalnościowe dla offline i online, personalizacja produktów i remarketing "porzuconych koszyków" dla online — te narzędzia pomogą nie tylko uzyskać jak najwięcej od każdego kupującego, ale także złapać prawie straconego klienta w drodze do konkurencji. W tym celu LEAFIO Inventory Optimization posiada moduł promocyjny — jednostkę funkcjonalną, która pomoże w odpowiednim czasie przygotować się do planowanej promocji, automatycznie otrzyma wyliczoną prognozę, dostosuje stany magazynowe do realnej sprzedaży promocyjnej oraz przeanalizuje ich skuteczność.

Jednocześnie moduł ten, podobnie jak inne moduły, stale się samodoskonali za pomocą uczenia maszynowego, biorąc pod uwagę wszystkie główne czynniki: sprzedaż towarów z rabatem, sezonowość, rodzaje promocji i technik, reklamy itp.

A co z dostawcami?

Przegląd kluczowych cech i wyzwań związanych z zarządzaniem zapasami w handlu detalicznym typu "zrób to sam" nie byłby kompletny bez omówienia łańcuchów dostaw i interakcji z dostawcami w ogóle.

Pierwszą charakterystyczną różnicą jest przewaga dostawców importowanych o bardzo długich ramionach dostaw. Dlatego główną rolę w obniżaniu kosztów logistycznych odgrywają skonsolidowane zamówienia uwzględniające potrzeby wszystkich sklepów oraz wpływ planowanych promocji i sezonowości. Algorytm DFO wbudowany w LEAFIO Inventory Optimization tworzy zamówienia, biorąc pod uwagę aktualny popyt i poziom zapasów w sklepach, a także specyfikę dostaw towarów. W efekcie tworzona jest bardzo dokładna prognoza dla zarządzania zapasami w regionalnych i centralnych magazynach oraz centrach dystrybucyjnych. Wszystkie obliczenia wykonywane są automatycznie przez system bez udziału człowieka.

Drugim problemem łańcuchów dostaw DIY jest to, że sprzedawcy często muszą dostosowywać się do dostawców i zamawiać u nich to, co mają w zapasie. Duże sieci stosują różne metody, aby go rozwiązać. Wśród nich jest nawet tworzenie własnych marek i bezpośrednia współpraca z producentami, własny import itp. Jest to jednak temat na osobny blog. Dziś warto podkreślić, że aby uniknąć sytuacji, w których dyktują Ci warunki, konieczne jest stworzenie kompetentnego systemu dystrybucji towarów do sklepów i stworzenie docelowego zapasu.

Długie linie zaopatrzenia i duża ilość zamówień w przypadku uchybień w terminach dostaw lub innych problemów logistycznych może prowadzić do negatywnych konsekwencji nie tylko w kontekście wyników sprzedaży Waszych sklepów, ale także do odpływu stałych klientów i odpowiednio strat wizerunkowych. Dlatego współpracuj z dostawcami. A moduł raportu niezawodności dostawców LEAFIO Inventory Optimization da Ci argumenty w negocjacjach z partnerami. Pomoże ocenić każdego dostawcę, jego wkład i jego niezawodność według dwóch czynników: terminowości i zgodności otrzymanych z zamówionymi. Raport ten jest często wykorzystywany przez naszych klientów.

Business Intelligence to wasz atut i podstawa rozwoju

Współcześni sprzedawcy detaliczni muszą przechowywać i analizować dane o transakcjach i interakcjach z konsumentami zarówno online, jak i offline. Archiwum danych jest podstawą dla nowoczesnych platform do automatyzacji zarządzania zapasami. A im jest ono większe i bardziej szczegółowe, tym dokładniejszych analiz i prognoz dokona sztuczna inteligencja w produkcie software'owym. 

Platforma LEAFIO Inventory Optimization posiada moduł BI, w którym można wygenerować ponad 40 różnych raportów analitycznych. Wszystkie one pomagają menedżerom różnych oddziałów w podejmowaniu właściwych decyzji taktycznych i strategicznych.

Rezultatem jest nowy, zupełnie inny poziom efektywności menedżerów i relacji z dostawcami, znaczna optymalizacja okresu rotacji zapasów, zmniejszenie sald magazynowych (a tym samym uwolnienie kapitału obrotowego), zmniejszenie udziału utraconej sprzedaży. A na koniec — wzrost lojalności klientów wobec Waszej firmy, czyli Wasze przewagi i zwycięstwa nad konkurencją.

"W trakcie realizacji projektu zarząd naszej firmy zauważył ogromną praktyczną korzyść z dostępności raportów analitycznych, które nie tylko sygnalizują nadwyżki i niedobory w magazynach i zapewniają szybki przepływ towarów, ale także wspierają optymalną sprzedaż i pojemność sklepów o różnej wielkości i formacie" — komentuje top manager sieci supermarketów budowlanych.

Zbieraj więc dane, a my w LEAFIO wspólnie przekształcimy je w Wasze atuty w konkursie!