Specyfika zarządzania zapasami w aptece detalicznej

Sieci aptek należą do uznanych liderów handlu detalicznego pod względem złożoności zarządzania zapasami. Branża detaliczna aptek charakteryzuje się znacznymi regulacjami państwowymi, ograniczoną pojemnością półek, a przede wszystkim szerokim i złożonym asortymentem produktów.

Istnieją dziesiątki tysięcy produktów. Leki są na rynku w różnych formach i dawkach. Bardzo specyficznym obszarem jest sprzedaż leków na receptę.

Znaczną część asortymentu stanowi również paraapteka, która obejmuje produkty do higieny i pielęgnacji pacjenta, kosmetyki oraz suplementy diety. Ponadto apteki sprzedają urządzenia, sprzęt i materiały medyczne.

Taki zestaw cech i ograniczeń sprawia, że zarządzanie zapasami leków i parafarmaceutyków jest trudnym zadaniem.

Klucz do rozwoju dla zarządzania zapasami w drogeriach

Wraz ze wzrostem obrotów i liczby placówek w każdej aptece lub sieci drogerii, konieczne jest efektywne zarządzanie zapasami: 

• Centralizacja zamówień przynosi lepsze warunki od dostawców i optymalizuje logistykę.
• Zwiększona ilość informacji o towarach nie może być przetwarzana ręcznie lub za pomocą prowizorycznych metod, takich jak arkusze kalkulacyjne.
• Decyzje dotyczące wielkości zamówień i poziomu zapasów nie powinny być podejmowane wyłącznie na podstawie prognoz analityków lub subiektywnych ocen kierowników terenowych. Koszt błędów jest zbyt wysoki, aby ślepo polegać na czyjejś intuicji lub wcześniejszych sukcesach.

Potrzebna jest kompleksowa automatyzacja oparta na przetwarzaniu danych operacyjnych i sprawdzonych algorytmach. Przykładem takiego podejścia jest system optymalizacji zapasów LEAFIO, który optymalizuje asortyment i zapewnia dostępność towarów na rozsądnym i wystarczającym poziomie. Jest to usługa w chmurze, która działa według modelu SaaS (Software as a Service) i jest dostępna przez przeglądarkę internetową na smartfonach lub komputerach z dowolnym systemem operacyjnym.

"Przed wdrożeniem Leafio Inventory Optimization nasze zarządzanie zapasami było zdecentralizowane. W każdej z setek aptek kierownicy tworzyli zamówienia ręcznie. Przy takim tworzeniu zamówień problemy wynikały głównie z czynnika ludzkiego. Czasami kierownicy pomijali ważne SKU, a czasami zamawiali niewłaściwe ilości. Dlatego zależało nam przede wszystkim na tym, aby zamówienia były obliczane centralnie, za pomocą oprogramowania, a nie przez człowieka. I system nam to zapewnił" - mówi Oto Gvaramia, główny programista sieci aptek Aversi (Gruzja).

Powiązane: Tworzenie efektywnej struktury organizacyjnej dla zarządzania zapasami

Połączenie praktyk pull i forecasting, wykorzystanie rzeczywistych danych o popycie, różne algorytmy zarządzania zapasami dla punktów sprzedaży detalicznej i centrów dystrybucji oraz potężna jednostka analityczna sprawiają, że Leafio Inventory Optimization jest niezawodnym narzędziem do zarządzania detalicznym handlem farmaceutycznym.

"Teraz całkowicie zmieniliśmy podejście do zamawiania. Robi to 8 osób w naszym biurze, a nie każda apteka osobno. To znacznie uprościło proces i przyspieszyło zaopatrzenie placówek. Dzięki Leafio apteki zamawiają tyle, ile rzeczywiście potrzebują do sprzedaży, a nie po to, aby rezerwować i tworzyć nadwyżki, czy po prostu utrzymywać zapasy. Nasza nadwyżka towarów zmniejszyła się o kilka milionów. To jest ogromny efekt dla biznesu".

Oto Gvaramia jest całkowicie zadowolony z wyników wdrożenia systemu automatycznego. Z jego doświadczenia wynika, że zastosowanie Leafio pozwala detaliście obliczyć optymalną wielkość zamówienia i utrzymać dostępność towarów w punktach sprzedaży, aby uniknąć strat w sprzedaży.

Funkcjonalność dla złożonych sytuacji i "pułapek"

Platforma online Leafio Inventory Optimization to kompleksowe rozwiązanie dla handlu detalicznego, które uwzględnia specyfikę i doświadczenie apteki. Tak jak zalecany lek jest przepisywany w celu leczenia choroby, tak odpowiednia funkcjonalność systemu w chmurze rozwiązuje problemy zarządzania zapasami w aptece.

Charakterystyka popytu i jego wahania, niska częstotliwość zakupów niektórych SKU

Nie na wszystkie leki jest regularny popyt. Bardzo drogie leki lub środki na dość rzadkie choroby mają niską częstotliwość zakupu. Jednak takie leki powinny być dostępne na zamówienie i w magazynie. Jednocześnie, w przypadku nadwyżki takich leków, wzrasta ryzyko upływu ich terminu ważności i związanych z tym strat finansowych.

W oparciu o tę specyfikę branży, oprogramowanie realizuje podejście polegające na rozdzieleniu towarów według częstotliwości sprzedaży. Zdefiniowane są trzy grupy: towary sprzedawane często, umiarkowanie i rzadko, dla których wprowadza się do systemu oddzielne ustawienia. 

Dla każdej z tych grup automatycznie obliczane jest średnie dzienne zużycie. Uwzględniając częstotliwość sprzedaży, ustawia się docelowy poziom zapasów (bufor).

Zarządzanie statusami upraszcza postępowanie z produktami o niskiej częstotliwości zapotrzebowania. Każdemu SKU w aptece przypisany jest status, zgodnie z którym zamówienie jest realizowane albo automatycznie, zgodnie z harmonogramem, albo poprzez stworzenie specjalnego zamówienia. Ponieważ status jest ustalany w kontekście placówki, pozwala to na zarządzanie zamówieniami w zależności od potrzeb różnych aptek, podczas gdy produkt jest zawsze w matrycy asortymentowej i dostępny.

Analogi i produkty zastępcze

Obok leków oryginalnych na rynku stale pojawiają się nowe generyki, a marki farmaceutyczne opracowują i wypuszczają na rynek własne wersje popularnych leków. W przypadku braku pożądanego produktu, kupującemu jest znacznie trudniej dokonać nowego wyboru w aptece niż w zwykłym sklepie. Prawidłowe zastąpienie leku wymaga z reguły odpowiedzialnego dialogu między pacjentem, jego lekarzem i farmaceutą oraz dostępności w aptece wyczerpujących, sprawdzonych informacji o możliwych alternatywach dla zamówionego leku. Z kolei kierownicy, składając zamówienia, muszą dokonywać wyboru spośród całych linii podobnych leków.

Ponadto, w przypadku leków już obecnych na rynku, okresowo zmienia się dawkowanie, ilość w opakowaniu i samo opakowanie, trwa rebranding lub zmiany w dokumentach rejestracyjnych.

Czasami pacjenci mogą nie zgadzać się z wyborem analogu leku, do którego są przyzwyczajeni i składają specjalne zamówienie. Sieć aptek powinna być gotowa, aby to przewidzieć. Niedostateczna uwaga poświęcona takiemu wskaźnikowi może spowodować utratę sprzedaży, a klienci mogą przejść do konkurencji.

Praca z takimi złożonymi analogami jako częścią asortymentu jest również uwzględniana przez system zarządzania zapasami. Jeżeli ilość opakowania produktu uległa zmianie lub zmieniono jego markę, jest on traktowany jako nowy SKU, ale po wprowadzeniu do systemu jest oznaczany jako produkt podobny. W związku z tym planowanie buforów dla tego leku będzie oparte na historii sprzedaży poprzednich analogów. To samo można zrobić dla leków, które dopiero co pojawiły się w aptece, ale ich skład odpowiada lekom wcześniej w niej sprzedawanym. Tak więc zamówienia, nawet na nowe pozycje towarowe, są tworzone na podstawie danych o sprzedaży.

Sezonowość i regionalna specyfika asortymentu

Wszystko to jest typowe dla handlu detalicznego w aptekach. Jesień-zima to szczytowy sezon na leki na przeziębienie i grypę. Z kolei w drogeriach w cieplejszym klimacie już na początku sezonu letniego powinny być dostępne maści z filtrem i na oparzenia słoneczne.

Aby uwzględnić zmiany pór roku, program posiada funkcję sezonowości. Współczynniki sezonowości (miesięczne i tygodniowe) dla każdej grupy towarów są obliczane automatycznie na podstawie rzeczywistej sprzedaży z poprzednich okresów i są uwzględniane przez system przy składaniu zamówień. Jeżeli, na przykład, zgodnie z prognozą epidemiologiczną, spodziewany jest wzrost zachorowań na niektóre choroby wcześniej lub później niż w poprzednich latach, to można dostosować działania programu, zaznaczając miniony okres z podobnymi wskaźnikami.

System przyjmie wzorzec i dokona obliczeń na podstawie danych z określonego przez siebie okresu. Ponadto, funkcjonalność pozwala uwzględnić wyznaczone okresy świąt i długich weekendów, kiedy dostawcy mogą nie pracować.

Podzielność ilości leków w jednym opakowaniu

Ilość leku w jednym opakowaniu można podzielić i sprzedać w częściach. Częstym przykładem jest sytuacja, gdy pudełko tabletek zawiera kilka blistrów, z których każdy może być sprzedawany przez aptekę oddzielnie, co jest potencjalnym źródłem pomyłek.

W systemie przewidziana jest funkcjonalność "Jednostki dostawcy". Można określić dla danego SKU jednostkę miary zarówno dla apteki (np. pozycje, dla których prowadzona jest sprzedaż), jak i dla dostawcy (np. opakowania, w których przychodzą produkty). Można również ustawić przeliczanie ilości zamówienia z jednostek aptecznych na jednostki dostawcy.

Ograniczony termin przydatności do spożycia

Ograniczony termin przydatności do spożycia jest ściśle kontrolowany i zwiększa ryzyko strat z tytułu nadwyżek i produktów niepłynnych. Dla aptek wskaźnik ten powinien być brany pod uwagę nie tylko przy zarządzaniu istniejącymi zapasami, ale również przy składaniu zamówień. W końcu ważne jest, aby ocenić pozostały termin przydatności do spożycia w momencie, gdy towar dociera do apteki. Ponadto, w aptekach nie ma możliwości organizowania sprzedaży, tradycyjnej dla supermarketów, towarów o zbliżającej się dacie ważności.

Terminy ważności towarów są automatycznie kontrolowane przez elektroniczny system zarządzania zapasami, którego użytkownicy są w stanie w porę zareagować na wzrost odpowiedniego ryzyka.

Powiązane: Zarządzanie Powierzchnią Półki w Aptece. 5 Reguł Zwiększenia Sprzedaży

Indywidualne warunki przechowywania leków

Konieczna jest ścisła kontrola nad sposobem przechowywania każdego SKU. Może być wymagane utrzymanie temperatury (chłodnie), ochrona przed światłem słonecznym (ciemne pomieszczenia) itp.

W Leafio Inventory Optimization można uchwycić i kontrolować warunki przechowywania dla każdego SKU.

Jednorazowe wahania popytu lub zamówienia docelowe

Chodzi tu o wszelkie skoki popytu, które nie powinny się powtórzyć w przyszłości. Istotne jest, aby program nie postrzegał żadnych wyjątkowych zdarzeń (programy celowe o dużej wrażliwości czasowej, sytuacje nadzwyczajne itp.) jako oznaki długotrwałego wzrostu popytu i nie zwiększał odpowiednich zapasów.

W takim przypadku stosuje się funkcję "jednorazowego uzupełnienia", zwiększając tylko jedno konkretne zamówienie, bez wpływu na wielkość kolejnych, jak również na poziom buforów.

Promocje

Działania marketingowe w branży farmaceutycznej nie mogą być prowadzone według szablonów przyjętych dla sprzedaży FMCG. Stosuje się promocję leków bez recepty i produktów pokrewnych, ale wymaga ona starannego przygotowania, ponieważ takie towary rzadko są kupowane przez odwiedzających aptekę spontanicznie, bez fachowej porady.

System automatycznie oblicza ilość partii towarów niezbędnych do przygotowania i przeprowadzenia kampanii. Istnieje również możliwość pracy z nowymi promocjami lub produktami, dla których nie ma danych z poprzednich okresów. Personel może jeszcze ręcznie ustawić zwiększony bufor, a wtedy system będzie kontynuował automatyczne zarządzanie zapasami.

Zilustrujmy pracę z kampaniami promocyjnymi za pomocą Leafio Inventory Optimization słowami naszego gruzińskiego kolegi: 

Wdrożenie automatycznego systemu pozwoliło na jakościowe planowanie promocji. Przyjęliśmy nawet odpowiedni standard wewnętrzny. Wcześniej wszystko zależało od menedżerów, kiedy i ile zamówią towarów. W związku z tym kampanie często były spóźnione. A teraz, planując promocję, nasi specjaliści po prostu stosują współczynniki z oczekiwanym wzrostem sprzedaży odpowiednich pozycji towarowych

Jakie są aktywne składniki tego leku?

Jednym z kluczowych elementów optymalizacji zapasów w Leafio jest obliczanie, monitorowanie i zmiana buforów dla każdego SKU. Bufor to cała dostępna ilość towaru, obejmująca salda magazynowe, zamówienia przyjęte przez dostawcę do realizacji, jak również partie w procesie dostawy.

Program wykonuje wstępne obliczenia buforów na podstawie danych o średniej sprzedaży i okresach uzupełniania zapasów zaimportowanych z systemu księgowego. Podczas tworzenia pierwszych zamówień kierownik monitoruje poziom buforów i dokonuje niezbędnych korekt. Po jednym lub dwóch cyklach uzupełniania zapasów program sam się dostosuje, a operacje monitorowania dostępności towarów i obliczania wielkości zamówienia wystarczającej do uzupełnienia bufora będą wykonywane automatycznie. Obliczenia bufora następują dla każdego SKU w każdym punkcie sprzedaży, w zależności od rzeczywistego zapotrzebowania.

Integracja z innymi programami użytkownika jest ważną cechą zautomatyzowanego systemu kontroli zapasów. Leafio Inventory Optimization jest nie tylko kompatybilny z każdym oprogramowaniem księgowym lub ERP, ale również pozwala na importowanie z nich danych, sprawdzanie ich dokładności i korygowanie błędów.

Zautomatyzowane rozwiązania, takie jak Leafio Inventory Optimization, pozwalają sieciom aptecznym sprostać współczesnemu trendowi marketingu omnichannel. Oznacza to jeden model organizacji przepływu produktów dla całej sprzedaży - zarówno poprzez punkty sprzedaży detalicznej, jak i online. Przy takim podejściu różne kanały sprzedaży i komunikacji są nie tylko jednocześnie wykorzystywane, ale zintegrowane i działają synchronicznie. W tym celu funkcjonalność programu przewiduje, że jednostki sprzedaży online są również włączone do ogólnego systemu zarządzania zapasami. Eliminuje to problemy związane z ewentualnym dublowaniem się zamówień i gromadzeniem nadwyżek.

Leafio Inventory Optimization jest produktem przyjaznym dla użytkownika. Wszystkie główne informacje systemu są wyświetlane na tablicach rozdzielczych. Można tam stale śledzić ruch najbardziej popularnych SKU, generujących 80% obrotów firmy, a także produktów nowych i promocyjnych. Dane dotyczące głównych wskaźników KPI są aktualizowane codziennie: sprzedaż, nadwyżka, sprzedaż utracona i obrót. System automatycznie tworzy zadania dla menedżera, nadając im priorytety i śledząc ich postęp.

Oprócz funkcji zarządzania operacyjnego, istotne raporty i narzędzia analityczne oprogramowania do zarządzania zapasami są niezbędne dla każdego detalisty.

Ruch według kategorii produktów, wskaźniki obrotu i utraconej sprzedaży, poziomy zapasów, zarówno w cenach zakupu, jak i w dniach, są zawsze pod ręką.

Przedstawiciel Aversi podkreśla tę cechę oprogramowania:

Raporty są bardzo pomocne. Są przejrzyste i zawierają informacje. Monitorujemy wskaźniki w całym łańcuchu farmaceutycznym. Wcześniej, na przykład, obliczanie wskaźników obrotu i utraconej sprzedaży wymagało dużo czasu, ale teraz wszystko jest dostępne za jednym kliknięciem.

Wnioski... wyciągnie klient

W przeciwieństwie do zysku, relacji marki z klientem nie da się zmierzyć, ale jest ona mimo wszystko cenna. Wysiłek personelu, uwolnionego od konieczności ręcznego wypełniania zamówień do dostawców, oraz asortyment obliczany automatycznie według rzeczywistego popytu, z pominięciem dokuczliwych braków magazynowych, pomagają stworzyć pozytywne doświadczenie klienta związane z apteką. 

Badania pokazują, że 71% konsumentów dokonuje nowych zakupów na podstawie swoich doświadczeń z poprzednimi, a 91% jest bardziej skłonnych dokonać zakupu po raz drugi, jeśli ich doświadczenia z klientem były pozytywne. Dlatego tak ważne jest, aby zacząć zarządzać zapasami w aptekach za pomocą LEAFIO Inventory Optimization.