Especificações da Gestão de Estoque para Vendas no Varejo

Por mais de 15 anos, a equipe da LEAFIO tem sido um parceiro confiável para diferentes indústrias em 17 países ao redor do mundo. Estamos convencidos de que uma abordagem sistemática para a construção de processos em cada nível da cadeia de suprimentos é um componente importante em qualquer negócio. Nesse contexto, é difícil imaginar uma tarefa mais complexa e ambiciosa do que construir um sistema de gestão de estoque equilibrado em uma loja de varejo, como um supermercado. 

Para começar, consideremos quais recursos de gestão de inventário variam de acordo com cada tipo de supermercado.

Minimercados. Este tipo de mercado normalmente é pequeno e está localizado perto de áreas residenciais ou postos de gasolina. Geralmente, são vendidos alimentos básicos e bebidas, além de produtos domésticos. Ao criar e realizar a gestão de inventário para esse tipo de mercado, é necessário levar em consideração o espaço limitado, que normalmente não possui um grande local de armazenamento. Aqui, é extremamente importante configurar um sistema de gestão de inventário em formato "depósitos vazios", onde a precisão nos pedidos e a logística bem organizada permitem manter um nível ideal de estoque na loja, sem excessos. Nesse caso, a seleção correta da variedade é essencial e deve ser limitada a uma área pequena. Gerenciar a margem de lucro por metro de prateleira é crítico para o rendimento da loja. 

Geralmente, os clientes vão até os supermercados, portanto, é importante garantir a disponibilidade dos bens e uma boa variedade. No entanto, há ocasiões onde ocorrem sobras de mercadorias, o que pode congelar os fundos. Além disso, para o varejista, isso também significa o gerenciamento de mercadorias em várias categorias, com suas próprias especificações, como data de validade, frequência de entregas, giro de estoque, sazonalidade, diminuição de estoques, etc. Essa tarefa pode se tornar um grande ato de malabarismo. No entanto, existem diferenças significativas entre a gestão de estoque de produtos frescos, uísque de qualidade e decorações de Natal durante a temporada de festas. 

No caso de hipermercados, devido ao grande número de departamentos, categorias, fornecedores, manutenção de estoque, frequência e variedade de pedidos, a automação e a otimização da gestão de estoque é essencial para a lucratividade. Caso contrário, você terá que contratar mais colaboradores e aumentar a folha de pagamento. Mais ainda, cobrir todas as necessidades dos clientes em um só lugar pode causar um “estoque morto”, que também congelará uma quantidade significativa de fundos. Por isso é tão importante que os hipermercados monitorem seus indicadores e prestem muita atenção às análises. Sistemas modernos de coleta e análise de dados ajudam a destacar e gerenciar efetivamente o “estoque morto” e a variedade desatualizada.

Quais são os desafios específicos que os varejistas enfrentam em cada tipo de supermercado e, mais importante, como isso pode ser abordado com a ajuda da tecnologia e da inteligência artificial?

1. A presença de categorias de produtos frescos e ultra frescos requer uma abordagem especial na gestão de estoque

Produtos frescos (ou in natura) tendem a ter um alto risco de quedas no lucro e perda de mercadorias, por isso, é importante prever a demanda com precisão, sincronizando-a com as estratégias de reabastecimento de mercadorias. Para produtos frescos, o processo de planejamento deve ser detalhado o suficiente para levar em consideração até mesmo as menores variações na demanda, e a cadeia de suprimentos também deve ser flexível o suficiente para se adaptar rapidamente a essas mudanças.

Para os chamados produtos ultra frescos, ou seja, produtos com vida útil curta e que devem ser vendidos no mesmo dia, 100% de disponibilidade na prateleira significa que sempre haverá baixas ou perdas, a menos que a previsão seja constantemente precisa em um determinado dia, para uma loja específica. Por isso, é necessário um controle muito mais detalhado para encontrar o equilíbrio ideal entre o risco de ficar sem estoque e o risco de perdas. Outros alimentos frescos enfrentam um problema semelhante, mas menos urgente.

A tecnologia permite que o varejista automatize diversos processos. E para responder efetivamente a esse desafio, é necessário levar em consideração muitos fatores críticos para esta categoria, considerados pela solução de Otimização de Estoque da LEAFIO ao trabalhar com categorias de produtos frescos. Por exemplo:

• Levar em consideração a vida útil restante de um produto depois de colocado na prateleira evita o vencimento da data de validade, insatisfação do cliente e custos desnecessários.
• Usar a contabilidade de lote para tornar o cálculo do pedido o mais preciso possível. Se houver vários lotes de um produto na loja simultaneamente, o comprador sempre tentará encontrar o produto mais fresco na prateleira.
• Levar em consideração as alterações da demanda por dias da semana. Em algumas lojas e produtos, a diferença na quantidade necessária em dias de semana e fins de semana pode ser bastante drástica. Isso significa que o mesmo estoque não é ideal para todos os dias da semana, especialmente ao lidar com produtos com vida útil curta. Para encontrar o equilíbrio certo entre o risco de perda e o risco de escassez, o estoque deve aumentar e diminuir de acordo com o volume esperado de venda.
• Siga os horários de entrega de mercadorias, por ex., os horários disponíveis para entregas durante o dia, o que torna a previsão ainda mais precisa.
• Calcule o nível ideal de disponibilidade para cada produto. Isso equilibra o inventário e evita baixas excessivas e vendas perdidas. 
• Também é importante levar em consideração todos os fatores básicos: previsão e variação da demanda, tempo de entrega, diferentes tipos de embalagens, restrições de fornecedores, tamanho seguro dos estoques e cálculo necessário.

Ao usar as dicas e inovações acima, o gerenciamento de alimentos frescos pode ser mais fácil para o varejista. As tecnologias podem reduzir significativamente as perdas e garantir a máxima disponibilidade de mercadorias em categorias específicas, como alimentos frescos e ultra frescos. Neste caso, tudo o que o varejista precisa fazer é criar um sistema de logística eficaz. E para isso, é importante dominar simultaneamente as cadeias de suprimentos econômicos, que operam a preços reduzidos, e as cadeias de suprimentos flexíveis, necessárias para produtos frescos.

“Foi importante para nós que, quando se trata de alimentos frescos, o sistema de Otimização de Estoque da LEAFIO usa um algoritmo diferenciado, que permite efetuar compras dentro do prazo, além de minimizar os riscos de perdas. Os níveis de estoque são determinados em cada ponto específico e para cada SKU. O sistema nunca pede a mais ou a menos, sempre monitorando a dinâmica da demanda e formulando claramente o pedido,” diz o gerente da rede de supermercados Bee Market.

2. Uma sazonalidade prolongada aliada a fatores imprevisíveis de variação da demanda

O processo de previsão, bem como o aumento ou diminuição da quantidade de pedidos se baseia no fato de que certas categorias de produtos podem ter diferentes níveis de demanda durante o ano. Por exemplo, para compras de sorvete ou cerveja durante o verão, ou o aumento da demanda por álcool ou doces fortes durante o inverno. Isso significa que o sistema de gestão de inventário deve estar pronto com antecedência, para cumprir a demanda da temporada e evitar baixas nas vendas.

Mais do que isso, não podemos esquecer dos fatores imprevisíveis que afetam a demanda do consumidor. Incluindo, por exemplo,: 

• mudanças repentinas nas condições climáticas durante a estação, 
• grandes eventos esportivos ou culturais,
• abertura de novos locais públicos nas proximidades, 
• novos concorrentes situados ao redor, etc.

O calor anormal, por exemplo, aumentará as vendas de sorvetes e bebidas. Jogos de futebol devem aumentar o consumo de cerveja e lanches, e um novo concorrente poderá forçar você a revisar e considerar a variedade, a quantidade de mercadorias disponíveis ou novas promoções. 

A sazonalidade e a imprevisibilidade torna impossível levar em conta toda a variabilidade no sistema. Mas é essencial que o reabastecimento da loja seja automatizado e que o planejamento de reabastecimento esteja sob o controle de uma equipe experiente. Assim, os especialistas poderão equilibrar as compras apenas ajustando os parâmetros do sistema.

"No nosso caso, o pedido automático de mercadorias, otimizado para a dinâmica atual da demanda, causou uma mudança notável nos indicadores:

• o nível médio de produtos em estoque diminuiu em 12%, enquanto que o giro de estoque aumentou em 18%; 
• o excesso de estoque diminuiu em 39%; 
• as vendas perdidas diminuíram em 37%" – Teimuraz Giorgobiani, Diretor Comercial da AgroHub, que utiliza a solução de Otimização de Estoque da LEAFIO

3. Vendas frequentes devido a datas de vencimento ou promoções permitem corrigir onde a demanda não atendeu às expectativas

No geral, o planejamento de promoções e o gerenciamento de vendas são um problema para um varejista. Além do fato de ser necessário alocar uma área separada para a promoção, quando o espaço em si já possui seu próprio valor, também é importante definir a coleta e análise de dados sobre o progresso da promoção em tempo real. 

Uma abordagem sistemática e automatizada para a gestão de estoque, levando em consideração todos os fatores possíveis, permite que você faça pedidos mais precisos. Isso, por sua vez, minimiza a necessidade de vendas. Por exemplo, na solução de Otimização de Estoque da LEAFIO, é possível excluir as vendas atípicas do cálculo para não exagerar em pedidos subsequentes. E se ainda houver a necessidade de uma atividade promocional, o módulo de sistema para promoções cuidará de todas as “preocupações” ao planejar, coletar e analisar dados, além de prever o andamento da promoção.

“Muitos gerentes acreditam que é melhor pedir mais do que menos. Isso elimina o problema das vendas perdidas, mas gera excesso de estoque,” - diz um dos líderes do Bee Market. - "A solução de Otimização de Estoque da LEAFIO prevê as vendas mais claramente, não reage a picos esporádicos e adverte que o inventário não deve exceder o necessário.”

4. O desperdício de mercadorias e a necessidade de trabalhar com mercadorias com diferentes datas de validade

Apesar de todos os contratos com fornecedores indicarem as entregas mínimas permitidas e a venda de mercadorias, essas informações nem sempre são levadas em consideração ao criar um estoque, especialmente se esses termos puderem variar de entrega para entrega e em diferentes produtos da mesma categoria. Por isso, propomos um modelo que permite incluir algumas variáveis em seus cálculos, como data de validade, porcentagem aceitável de deterioração e vendas perdidas. Isso minimizará os custos, calculando o nível ideal e seguro para o estoque e escolhendo o menor custo geral.

5. Diminuição da quantidade de mercadorias como resultado de roubos, danos, fraudes ou erros de fornecedores ou colaboradores da loja 

A perda de estoque acontece devido aos fatores mencionados acima. E nem precisamos dizer que esse fenômeno negativo no setor de varejo tem custos significativos para o varejista e é improvável que seja completamente erradicado, dadas as especificidades dos negócios e o fator humano. De acordo com uma pesquisa realizada pela Associação da Indústria de Alimentos, em média, um supermercado perde até 3% das vendas devido ao encolhimento. A maioria das perdas é causada por erros em faturas, relatórios de vendas ou desperdícios. A boa notícia é que, com a ajuda de sistemas modernos para a gestão de inventário e otimização de planogramas, é possível reduzir significativamente o impacto desses fatores negativos em uma empresa. 

“Devido à centralização, o número de erros humanos e pedidos incorretos foi reduzido significativamente, pois as lojas nem sempre têm pessoal devidamente qualificado e a taxa de rotação de colaboradores é mais alta.

Os gerentes receberam um excelente módulo analítico da nossa solução de Otimização de Estoque da LEAFIO, que possibilita encontrar o motivo pelo qual há excesso ou falta de estoque, identificar fornecedores problemáticos e encontrar pedidos atrasados em poucos minutos. Isso resultou em:

• 10% Mais vendas;
• 15% Aumento do ROI;
• 11% Menos estoque;
• 98% no nível de otimização do serviço”

– Rede de supermercados Novus

6. O Omnichannel como desafio e teste de eficiência operacional

O rápido desenvolvimento do omnichannel e das vendas online tornaram a eficiência operacional especialmente desafiadora para os varejistas de alimentos. Deve-se atingir um equilíbrio constante entre o custo do envio de produtos de baixo valor, que geralmente exigem o controle da data de validade e temperatura, e a crescente demanda do consumidor por pedidos online. Enquanto muitos lutam para tornar as vendas online mais lucrativas, poucos varejistas do setor alimentício podem se dar ao luxo de não oferecer um serviço online. Em nossa experiência, muitos varejistas preferem oferecer uma ampla variedade de mercadorias baratas e sob demanda, usando a marca da loja com seus clientes. Aqui, a ferramenta de Análise ABC se torna muito útil, possibilitando que você faça as escolhas certas ao organizar seu estoque.

7. Fornecimento de produtos semelhantes

Na ausência de um determinado produto na prateleira, o comprador pode facilmente escolher outro produto, com preço e qualidade semelhantes. Isso é especialmente útil no caso de produtos perecíveis, que raramente são estocados. Mas com isso, surge uma pergunta importante para o varejista: como escolher um produto semelhante e não provocar a canibalização do produto? Nossa resposta é simples: a mesma ferramenta de Análise ABC e os algoritmos "inteligentes" do sistema de gestão de inventário podem ser usados para prever a demanda e formular o tamanho ideal do pedido para cada produto substituto. E novamente, garantimos a máxima disponibilidade de mercadorias para o comprador, com excedentes mínimos e, como resultado, menor custo para o vendedor.

“Ao migrar para a centralização de pedidos com a solução de Otimização de Estoque da LEAFIO, o excesso de estoque diminuiu e a disponibilidade do produto aumentou em 25%. Nós percebemos que, com a ajuda deste sistema, sempre teríamos um estoque de produtos suficiente para atender às necessidades de vendas,” diz Andrey Orlov, diretor da cadeia de lojas Lotok.

8. Competição do varejo com a indústria de refeições – culinária e produtos prontos, cafés e restaurantes em supermercados

O crescente número de trabalhadores urbanos nas últimas décadas, além das restrições de quarentena devido à pandemia nos últimos anos, afetou significativamente o custo da entrega de refeições e alimentos prontos e causou um golpe nas carteiras dos consumidores. Isso, por sua vez, levou os varejistas a adquirirem suas próprias cozinhas, onde uma grande variedade de alimentos é preparada no local, competindo facilmente com cafés e restaurantes. No entanto, se mal executado, isso pode custar caro e causar desperdício significativos de alimentos. A dificuldade está no fato de que os pratos possuem vários ingredientes, com diferentes datas de validade. Isso complica muito a previsão da demanda. 

Solução alimentada por IA para a construção de um sistema eficiente de gerenciamento de inventário

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Com isso, há apenas uma solução: construir previsões de demanda precisas para os produtos finais, mas usando como base a demanda por ingredientes individuais. Os cálculos de reabastecimento devem ser realizados para cada ingrediente, levando em conta o tempo de armazenamento e preparação. E este é outro grande ato de malabarismo. Mas isso é perfeitamente gerenciável se você tiver um sistema de otimização de compras que faça tudo isso por você. Você só precisa calcular o lucro com a venda dos produtos prontos.

Neste artigo, abordamos apenas os principais recursos e desafios que os varejistas enfrentam ao fazer negócios em seus supermercados. Mas esses desafios podem ser facilmente superados com a ajuda de tecnologias modernas de gestão de estoque. Mais de 160 empresas em todo o mundo já implementaram com sucesso o sistema de Otimização de Estoque da LEAFIO.