Stok, herhangi bir perakende işinin temel varlığıdır. Verimli stok yönetimi ve kontrolü, işinizin karlı olmasını sağlar, karı en üst düzeye çıkarmaya, stok kullanımından en iyi şekilde yararlanmaya, fazla stoktan kaçınmaya ve zararı azaltmaya yardımcı olur.
Stok kontrolü nedir?
Stok kontrolü bazen stok yönetimi ile aynı anlama gelebilir zira hem stok yönetimi hem de stok kontrolü, finansal olarak işin sürdürülebilir olmasını ve müşteri talebini karşılamaya yardımcı olduğu için, stok kontrolü bazen stok yönetimi ile eşanlamlı olabilir.
Ürünlerin depolanması, yenilenmesi, sınıflandırılması, depolanması, cirosu ve takibini denetleyen karmaşık bir operasyon zinciridir. Stok kontrolü çok fonksiyonlu ve çok boyutlu bir süreçtir.
Stok kontrolünün unsurları ve işlevleri
Stok kontrol sisteminin ana işlevsel yönleri şunları içerir:
- malların özellikleri, kimlik numaraları ve türleri;
- malların seri numaraları hakkında bilgi tutmak;
- barkod uygulaması ve kontrolü;
- ABC mallarına öncelik verilmesi;
- yenileme süreci;
- stok listelerini yönetmek;
- gerçek hayatta gerçek zamanlı depo raporları;
- gerçek zamanlı mal konumu takibi;
- stok depolama gözetimi;
- depo yönetimi ile ilgili muhasebe ve vergi işlemleri;
- depo stoğunun satışlarla senkronize edilmesi.
Stok kontrol sisteminin önemi
İşletmeler stoklarını kontrol etmezlerse, hem finansal performans hem de müşteri sadakati açısından riskli olan siparişlerin backordera düşmesine veya stok fazlasına neden olabilir. Fazla stok, işletme sermayesini kullanır ve sonunda zarar yazılması veya tasfiye edilmesi gereken ölü stok haline gelen satılmamış mal fazlalığına neden olur. Backorder, satıcı olarak gerekli ürünleri zamanında tedarik edemediğiniz için müşteri memnuniyetsizliğine yol açar. Stok kontrolü gerektiği gibi uygulanırsa, işletme stokları üzerinde tam bir gözetim olur ve rasyonel kullanımından fayda sağlanır.
İşletmeler, stok kontrol süreçlerini optimize ederek tedarik zinciri süreçlerini düzenli bir hale getirebilir, lojistik, depolama ve nakliye maliyetlerini azaltabilirler.
Stok kontrol yöntemleri
Bu nedenlerle, stok kontrol sistemlerinin temel işlevleri açıktır, perakendecilerin paralarını depodaki ürünlerin yenilerken ve yeniden stoklarken etkin bir şekilde harcamalarına ve depoyu dahili olarak rasyonel bir şekilde kontrol ederek nakit akışını optimize etmelerine yardımcı olurlar. Bu sistemlerin kullandığı başlıca yöntemlerden bahsedelim:
1) EOQ veya Ekonomik sipariş miktarı
Bu formül, aşağıdaki göstergeleri kullanarak ihtiyacınız olan stok miktarını hesaplar:
- Q - ekonomik sipariş miktarı (birim);
- S - satın alma başına sipariş maliyeti;
- D - birim olarak talep;
- H - birim başına taşıma maliyeti.
Bu formül hakkında daha fazla bilgiyi buradan okuyabilirsiniz.
2) Tekrar sipariş zaman formülü
Ekonomik sipariş miktarı formülü, ihtiyaç duyulan uygun maliyetli stok miktarını gösterirken, Yeniden sipariş verme zamanı formülü, malları sipariş etmek için doğru zamanı hesaplar. İşte formül:
İki göstergeye ihtiyacınız var – teslim süresi talebi ve güvenli stok.
Teslim süresi, tedarikçinize sipariş verdikten sonra ilgili siparişinin deponuza teslim edilmesi için gereken gün sayısıdır. Çin pazarıyla çalışan ve stoklarını Çin'den sevk eden işletmeler için bu gösterge çok önemlidir. Düzenli siparişlerden bahsediyoruz, lojistik arıza, grevler, talep dalgalanmaları veya mevsimlik teslimatlar sırasında bu konunun ne kadar önemli hale geldiğini hayal edin.
Tedarik süresi talebini hesaplamak için iki sayıyı çarpın: belirli bir ürün için tedarik süresi ve bu ürünün ortalama günlük tüketimi
Güvenli stok, deponuzda bulunan bir çeşit tampon, mal tamponudur. Bunu hesaplamak için, bir ürünün en yüksek (maksimum) günlük tüketimini ve bu ürün için en yüksek tedarik süresini (gün olarak) çarpın. Ardından, ürünün ortalama günlük tüketimini ve ortalama teslim süresini (gün olarak) çarpın. Son olarak, ikincisini ilk sayıdan çıkarın. Ve işte bu fark sizin güvenlik stoğu sayınızdır - ürün/birim olarak.
Örnek:
Amerika Birleşik Devletleri'nde cep telefonu kılıfları ve aksesuarları satıyorsunuz. Tedarikçiniz Çin'de çalışıyor. Mallarını Çin'den ABD'ye gelmesi genellikle 30 gün sürer (bu, ortalama teslim sürenizdir). Bazen, Noel tatillerinde, talep artışlarında, grevlerde veya herhangi bir şekilde mallarınızı göndermek 50 gün sürer (yani, bu sizin en yüksek teslim sürenizdir).
Günde ortalama 5 adet cep telefonu kılıfı satıyorsunuz (bu sizin ortalama günlük tüketiminizdir) ve Kara Cuma veya tatil dönemlerinde gözlemlediğiniz en yüksek satış seviyesi günde 10 adet cep telefonu kılıfıdır (bu sizin en yüksek günlük tüketiminizdir). Dolayısıyla, güvenli stok formülünüz şöyle görünür:
10x50 - 5x30 = 500-150 = 350 (birim)
Daha da önemlisi, verimli stok kontrolü, hem EOQ hem de Yeniden Sipariş süresi olmak üzere bu iki yöntemin bir kombinasyonunu gerektirir.
Stok kontrol sistemlerinin faydalarından biri, bu hesaplamaları otomatik olarak yapmaları ve tek yapmanız gereken şeyin otomatik bildirimleri açmak olmasıdır - sistem sizi yeniden sipariş zamanı ve miktarı konusunda otomatik olarak bilgilendirecektir!
İşletmeniz için stok kontrol yazılımının uygulanması
Her işletme, bireysel ihtiyaçları, KPI'ları, hedefleri ve stratejileri ile benzersizdir. Envanter kontrol teknikleri ve yöntemleri çeşitlilik göstermekle birlikte hepsi kabul edilebilir niteliktedir. Her yöntemin kullanımı işletmenizin büyüklüğüne, modeline, politikalarına ve finansal hedeflerine bağlıdır. Farklı yöntemleri stratejinizde birleştirebilirsiniz, ancak stok kontrol yöntemleri arasında çok sık geçiş yapmanın finansal raporlama, muhasebe ve analitik üzerinde zararlı bir etkisi olabileceğini unutmayın, çünkü farklı yöntemler farklı yaklaşımlar ve ilkeler kullanır.
İşte size şirketinizde stok kontrol sistemi uygulamanın temellerini anlatan bir kılavuz. Başlarken:
1. Hedeflerinizi ve amaçlarınızı belirleyin
Stok açısından, ciro metriği, stoğun yıl/çeyrek/vb. başına kaç kez satıldığını gösteren en yaygın, kritik ve kullanışlı göstergelerden biridir. İdeal stok devir hedefli belirlemek için endüstrinizdeki veya sektörünüzdeki karşılaştırmaları dikkate almanız, tüm stokları ve özellikle her SKU için kar marjlarını hesaplamanız gerekir.
Stok taşıma maliyeti, günlük envanter satışı, envanterin satış dönüşümüne oranı vb. gibi dikkate alınması ve izlenmesi gereken birçok ölçüt vardır.
2. Deponuzu düzenleyin
Ürün hareketi, transfer ve depolama dahil olmak üzere verimli depo yönetimi, stok kontrolünün en önemli unsurlarından biridir. Her şey sağduyuyla ilgili - deponuz dağınıksa veya ürünler düzensiz yerleştirilmişse, istikrarlı bir satış, teslimat ve stok hareketi akışı sağlayamazsınız. Stok sayımlarını gerçekleştirmenin ve ürün miktarlarına göz kulak olmanın bir yolu olarak dönemsel sayımları göz önünde bulundurun.
3. Ürün etiketleme ve sınıflandırmaya zaman ve çaba harcayın
Ürünlerin bulunması ve tanımlanması zorsa, sipariş karşılama ve lojistik için daha fazla insan gücüne ve daha fazla zamana ihtiyacınız olacaktır. Ürünler aranıyorsa ve “içeri-dışarı” hareketi elle kontrol ediliyorsa, insan hatası olasılığı artar. Uygun maliyetli olmak ve insan kaynaklı hataların neden olduğu etkileri azaltmak için tüm mal ve ürünleriniz için kullanıcı dostu ve kolay kategorize edilmiş bir sistem oluşturun. ABC yöntemi, mal karlılığına ve satış değerine dayalı stok sınıflandırması ve analizi, dikkate alınması gereken en verimli seçeneklerden biridir.
4. Yeni envanter yönetimi teknolojisine göz atın
Bazı mikro veya küçük işletme sahipleri, kontrol süreçlerini 2-3 işleve sahip bir Excel tablosu kullanarak yürütüyor ve tüm depo verilerini elle dolduruyor. Manüel stok kontrolü, insan sermayesine yatırım yapılmasını gerektirir, çünkü sorumlu bir kişi ürün adlarını, türlerini, konumlarını, numaralarını vb. takip ederek en küçük mal hareketlerini bile düzeltecektir.
Bunların aksine, otomatik stok kontrol sistemleri aşağıdaki işlevleri saniyeler içinde gerçekleştirerek zamandan ve maliyetten tasarruf sağlar. Yeni teknolojiler, stok fazlasını ve eksik siparişleri otomatik olarak önleyebilir, tüketici talebini takip edebilir ve stok seviyelerini buna göre düzenleyebilir, satış ve mal hareketlerini analiz ederek bir sonraki depo siparişini tahmin edebilir, depo ve barkod sistemlerini yönetebilir ve hatta gelecekteki satış eğilimlerini analiz edebilir.
Sonuç
Operasyonlarınızda her zaman uygun şekilde entegre edilmiş bir stok kontrol sistemi kullanmayı unutmayın. Talebi tahmin etmek, depo verilerinin kayıtlarını tutmak ve zamanında yenilemek, hassas planlama gerektiren yorucu bir iştir. Entegre stok yönetim sistemi size bir yardım eli sunar. Nakit akışınızı sabit, stok yönetiminizi, barkod tarayıcı sisteminizi verimli ve müşterilerinizi mutlu etmekle kalmaz, aynı zamanda tedarikçilerle ilişkileri sürdürür ve tüm depo süreçlerini senkronize eder.
