Porozumění kontrole zásob: význam, metody a osvědčené postupy

Efektivní systém řízení zásob pomáhá podnikům zůstat ziskovými, pomáhá maximalizovat zisky, maximálně využít zásoby, zabránit nadměrným zásobám a snížit odpisy.

Řízení zásob je klíčovým aspektem efektivního řízení podniku a zahrnuje procesy a strategie používané ke sledování, řízení a optimalizaci stavu zásob. Zahrnuje dohled nad celým životním cyklem zásob, od nákupu přes skladování až po prodej a doplňování.

Podstatou řízení zásob je dosažení rovnováhy mezi uspokojením poptávky zákazníků a minimalizací nákladů spojených s nadbytečnými nebo nedostatečnými zásobami. Zavedením důkladných postupů řízení zásob mohou podniky zajistit, že budou mít na skladě správné množství zásob, vyhnout se výpadkům nebo nadměrným zásobám, zlepšit peněžní toky, snížit náklady na vedení zásob a zvýšit celkovou provozní efektivitu.

Efektivní řízení zásob se opírá o různé metodiky a nástroje, včetně předvídání poptávky, řízení zásob just-in-time (JIT), výpočtu ekonomického objednacího množství (EOQ - economic order quantity) a využití technologických řešení. Tyto techniky umožňují podnikům optimalizovat úroveň zásob, snížit plýtvání, zlepšit plnění objednávek a v konečném důsledku zvýšit spokojenost zákazníků.

S pokročilými řešeními pro řízení zásob od společnosti Leafio AI získávají podniky přístup ke špičkové technologii, která zefektivňuje celý proces řízení zásob. Naše inovativní algoritmy a schopnosti strojového učení umožňují podnikům přijímat rozhodnutí založená na datech, identifikovat vzorce a trendy, automatizovat body doobjednávky a získávat užitečné poznatky pro inteligentnější řízení zásob.

Mezi hlavní funkční aspekty systému kontroly zásob patří:

• specifikace zboží, jeho identifikačních čísel a typů;
• uchovávání informací o sériových číslech zboží;
• implementace a kontrola čárových kódů;
• stanovení priorit zboží ABC;
• proces doplňování zboží;
• vedení inventárních seznamů;
• reporty ze skladu v reálném čase;
• sledování polohy zboží v reálném čase;
• dohled nad skladováním zásob;
• účetní a daňové operace spojené s řízením skladu;
• synchronizace skladových zásob s prodejem.

Pokud podnik nekontroluje své zásoby, může dojít k nevyřízenému objednávání nebo nadměrným zásobám, což je rizikové pro finanční výkonnost i loajalitu zákazníků. Nadměrné zásoby představují přebytek neprodaného zboží, který zmrazuje provozní kapitál a nakonec se stává "mrtvou" zásobou, která by měla být odepsána nebo zlikvidována. Backorder zase vede k nespokojenosti zákazníků, protože jim prodejce nemůže včas dodat požadované zboží. Pokud je řízení zásob zavedeno správně, podnik přebírá plný dohled nad řízením svých zásob.

Optimalizací procesů řízení zásob mohou podniky také zefektivnit procesy dodavatelského řetězce, a snížit náklady na logistiku, skladování a přepravu.

Základní funkce systémů řízení zásob jsou tedy jasné, pomáhají maloobchodníkům efektivně vynakládat finanční prostředky na doplňování a obnovu zásob a zvyšovat cash flow racionálním řízením vnitřního skladu. Promluvme si o hlavních metodách, které tyto systémy používají:

1) EOQ or Economic Order Quantity (neboli ekonomické objednací množství)

Tento vzorec vypočítá množství zásob, které potřebujete, pomocí následujících ukazatelů:

• Q - ekonomické objednací množství (jednotky);
• S - objednací náklady na nákup;
• D - poptávka v jednotkách;
• H - přepravní náklady na jednotku.

Více informací o tomto vzorci najdete zde.

2) Vzorec pro stanovení doby doobjednání

Zatímco vzorec pro ekonomické objednací množství ukazuje na nákladově efektivní množství potřebných zásob, vzorec pro čas doobjednání vypočítává správný čas pro objednání zboží. Zde je vzorec:

Požadavek na dodací lhůtu + bezpečnostní zásoby = doba doobjednání

Potřebujete dva ukazatele - poptávku s předstihem a bezpečnostní zásoby.

Dodací lhůta je počet dní potřebných k dodání skladové objednávky do vašeho skladu poté, co jste zadali objednávku svému dodavateli. Pro podniky obchodující s čínskými trhy a expedující své zásoby z Číny je tento ukazatel klíčový. Pokud hovoříme o běžných pravidelných objednávkách, představte si, jak důležitým se stává při jakýchkoli logistických poruchách, stávkách, nárůstu poptávky nebo sezónních dodávkách.

Pro výpočet poptávky po dodací lhůtě vynásobte dvě čísla: dodací lhůtu pro konkrétní položku a průměrnou denní spotřebu této položky.

Bezpečnostní zásoby jsou polštářem, zásobou zboží, které máte ve skladu k dispozici. Vypočítáte ji tak, že vynásobíte nejvyšší (maximální) denní spotřebu položky a nejvyšší dobu dodání této položky (ve dnech). Poté vynásobte průměrnou denní spotřebu položky a průměrnou dobu dodání (ve dnech). Nakonec od prvního čísla odečtěte druhé. Voila, tento rozdíl je váš počet bezpečnostních zásob v položkách/jednotkách.

Důležité je, že efektivní řízení zásob vyžaduje kombinaci těchto dvou metod, tedy jak EOQ, tak doby doobjednání.

Jednou z výhod systémů pro řízení zásob je, že tyto výpočty provádějí automaticky a jediné, co musíte udělat, je zapnout automatická upozornění - systém vás bude automaticky informovat o době doobjednání a množství!

Správné klíčové ukazatele výkonnosti jsou základem efektivního řízení zásob, protože tyto ukazatele určují budoucí výkonnost a zisk. Většina klíčových ukazatelů výkonnosti je spojena se zásobami jako primárním aktivem maloobchodu a s tržbami jako konečným výsledkem v maloobchodě.

Je třeba si také uvědomit, že mnoho klíčových ukazatelů výkonnosti "rozmělňuje" přínos každého z nás a příliš málo jich neposkytuje celkový obraz. Proto se vyplatí stanovit kvalitu i množství klíčových ukazatelů výkonnosti v každé oblasti podnikání, kterou řídíte.

Typickými ukazateli jsou:

1. NÁKLADY NA ZÁSOBY. Poskytuje obecnou představu o investicích společnosti do zásob v daném okamžiku a v čase. Kromě sledování tohoto ukazatele v okamžiku a v dynamice ukazuje hodnocení struktury zásob, jakou hodnotu mají pro podnik pojistné zásoby, zásoby, přebytky a skutečné zásoby určené k prodeji.

Níže jsou uvedeny příklady struktury zásob dvou maloobchodních prodejců potravin (šedá oblast - pojistné a skladové zásoby, zelená oblast - prodejní zásoby a fialová oblast - nadbytečné zásoby):

2. PRODEJ. Tržby v nákupních cenách (pořizovací náklady) a prodejních cenách. V podstatě všichni v maloobchodní společnosti pracují pro prodej. Pokud jde o řízení kategorií, prodej se analyzuje podle kategorií z hlediska prodejen, dodavatelů a dalších analytických údajů.

3. OVERSTOCKS. Ukazuje % a hodnotu zásob, které vznikly v důsledku zvýšených objednávek nebo výrazného poklesu spotřebitelské poptávky. Kromě samotného přebytku je vhodné posoudit i to, jak dlouho se tento přebytek v prodejně nebo ve skladu nachází.

4. ZTRACENÉ PRODEJE. Uveďte % a hodnotu potenciálních statistických prodejů, které se neuskutečnily z důvodu vyprodání zásob. Není snadné získat přesné % zmeškaných prodejů vzhledem ke specifikům samotného ukazatele. To však neznamená, že bychom při analýze účinnosti řízení zásob měli od zohlednění tohoto ukazatele vůbec upustit.

Systém  LEAFIO Inventory Optimization disponuje speciálním reportem o statistikách a příčinách zmeškaných prodejů, který zobrazuje změny v dynamice ukazatele jako samostatné kategorie produktů a skupin.

5. ÚROVEŇ SLUŽBY. Je to % dostupnosti zboží ze sortimentní matice na regálech prodejny. Je podobná ušlému prodeji, ale měří se spíše v jednotkách než v penězích.

6. OBRAT ZÁSOB. Poměr zásob k tržbám ukazuje, na kolik dní tržeb bude stačit běžný zůstatek.

Shrneme-li to, výše uvedené klíčové ukazatele výkonnosti mají potenciál zvýšit maloobchodní zisky a poskytnout jasnou představu o provozní výkonnosti v době, kdy se okolnosti neustále mění.

Každý podnik je jedinečný, má své individuální potřeby, klíčové ukazatele výkonnosti, cíle a strategie. Techniky a metody řízení zásob se liší, přičemž všechny jsou přijatelné. Použití jednotlivých metod závisí na velikosti podniku, jeho modelu, zásadách a finančních cílech. Ve své strategii, můžete kombinovat různé metody, mějte však na paměti, že příliš časté přepínání mezi metodami řízení zásob může mít nepříznivý dopad na finanční výkaznictví, účetnictví a analytiku, protože různé metody používají různé přístupy a principy.

Related:  Optimalizace řízení zásob v dodavatelském řetězci s více pobočkami

Tento průvodce vás seznámí se základy zavedení systému řízení zásob ve vaší společnosti. Začněte tedy:

Pokud jde o zásoby, je ukazatel obratu jedním z nejběžnějších, nejdůležitějších a nejužitečnějších ukazatelů, který ukazuje, kolikrát se zásoby prodají za rok/čtvrtletí atd. Chcete-li stanovit ideální cíle obratu zásob, musíte vzít v úvahu referenční hodnoty v celém odvětví nebo sektoru a vypočítat ziskové marže pro celé zásoby a zejména pro každou SKU.

Existuje několik dalších ukazatelů, které je třeba vzít v úvahu a sledovat, jako jsou náklady na skladové zásoby, prodej zásob za den, poměr mezi zásobami a konverzí prodeje atd.

Efektivní skladové hospodářství, včetně pohybu, přesunu a skladování zboží, je jedním z nejdůležitějších prvků řízení zásob. Záleží na zdravém rozumu - pokud je ve skladu nepořádek nebo jsou výrobky umístěny chaoticky, těžko zajistíte stabilní tok prodeje, dodávek a pohybu zásob. Zvažte cyklus počítání jako způsob, jak provádět inventuru zásob a sledovat množství zboží.

Pokud je obtížné produkty najít a identifikovat, budete potřebovat více pracovních sil a více času na realizaci objednávek a logistiku. Pokud se produkty vyhledávají a pohyb "dovnitř a ven" se kontroluje ručně, zvyšuje se možnost lidské chyby. Chcete-li zůstat nákladově efektivní a snížit dopady způsobené lidskou chybou, vytvořte uživatelsky přívětivý a snadno kategorizovatelný systém pro veškeré zboží a produkty. Metoda ABC klasifikace a analýzy zásob na základě rentability zboží a hodnoty prodeje je jednou z nejefektivnějších možností, kterou je třeba zvážit.

Někteří majitelé mikropodniků nebo malých podniků provádějí své kontrolní procesy pomocí tabulky v Excelu, která má 2-3 funkce, a ručně vyplňují všechny údaje ze skladu. Ruční řízení zásob vyžaduje investice do lidského kapitálu, protože člověk je zodpovědný za fixaci i těch nejmenších pohybů zboží, sledování názvů, druhů, umístění, čísel zboží atd.

Naopak automatizované systémy řízení zásob mohou během několika sekund provést následující funkce, čímž ušetří čas i náklady. Nové technologie dokáží automaticky zabránit nadměrným zásobám a zpětným objednávkám, sledovat poptávku spotřebitelů a podle toho přizpůsobit stav zásob, předvídat další skladovou objednávku na základě analýzy prodeje a pohybu zboží, spravovat skladové systémy a systémy čárových kódů a dokonce analyzovat budoucí trendy prodeje.

Na základě dlouholetých zkušeností našich zákazníků z různých oblastí maloobchodu jsme analyzovali všechny slabé stránky obchodu a vytvořili nejefektivnější systém řízení zásob - Leafio Inventory Optimization Solution.

Toto cloudové řešení vám pomůže rychle a přesně identifikovat oblasti, které vyžadují zvláštní pozornost. To pomůže zefektivnit objednávání a dodávky v co nejkratším čase, což povede k úspěšné realizaci následné strategie rozvoje společnosti.

Kromě toho můžete se systémem Leafio Inventory minimalizovat faktor lidské chyby při generování objednávek, a to výhradně na základě přesných údajů z komplexních algoritmických výpočtů, které identifikují skutečnou potřebu jednotlivých SKU v každém místě skladování.

Přečtěte si také, jakých výsledků dosáhl náš klient Agrohub díky implementaci řešení Leafio Inventory Optimization Solution.

Vždy pamatujte na to, abyste ve svých provozech používali řádně integrovaný systém řízení zásob. Předpovídání poptávky, evidence skladových dat a včasné doplňování je únavná práce, která vyžaduje přesné plánování. Integrovaný systém řízení zásob je navržen tak, aby vám pomohl. Nejenže udrží stabilní tok peněz, správu zásob, efektivní systém čteček čárových kódů a spokojené zákazníky, ale také udrží vztahy s dodavateli a synchronizuje všechny skladové procesy.