A leltárellenőrzés megértése: fontosság, módszerek és legjobb gyakorlatok

A hatékony készletellenőrzési rendszer segít a vállalkozásoknak nyereségesnek maradni, segít maximalizálni a nyereséget, a lehető legjobban kihasználni a készletek felhasználását, elkerülni a túlkészleteket és csökkenteni a leírásokat.

A készletellenőrzés a hatékony vállalatirányítás egyik alapvető szempontja, amely magában foglalja a készletszintek nyomon követésére, kezelésére és optimalizálására használt folyamatokat és stratégiákat. Magában foglalja a készlet teljes életciklusának felügyeletét, a beszerzéstől a raktározásig, az értékesítésig és a feltöltésig.

A készletellenőrzés lényege, hogy egyensúlyt teremtsen a vevői igények kielégítése és a felesleges vagy elégtelen készletekkel kapcsolatos költségek minimalizálása között. A megbízható készletellenőrzési gyakorlatok bevezetésével a vállalkozások biztosíthatják, hogy megfelelő mennyiségű készlet álljon rendelkezésre, elkerülhetik a készletkimaradásokat vagy a túlkínálatot, javíthatják a pénzforgalmat, csökkenthetik a szállítási költségeket, és javíthatják az általános működési hatékonyságot.

A hatékony készletellenőrzés különböző módszerekre és eszközökre támaszkodik, beleértve a kereslet előrejelzését, a just-in-time (JIT) készletgazdálkodást, a gazdaságos rendelési mennyiség (economic order quantity - EOQ) számításokat és a technológia által vezérelt megoldások használatát. Ezek a technikák lehetővé teszik a vállalkozások számára a készletszintek optimalizálását, a pazarlás csökkentését, a megrendelések jobb teljesítését és végső soron a vevői elégedettség növelését.

A Leafio AI fejlett leltárellenőrzési megoldásaival a vállalkozások olyan csúcstechnológiához jutnak hozzá, amely a teljes leltárkezelési folyamatot racionalizálja. Innovatív algoritmusaink és gépi tanulási képességeink lehetővé teszik a vállalkozások számára, hogy adatvezérelt döntéseket hozzanak, mintákat és trendeket azonosítsanak, automatizálják az újrarendelési pontokat, és az intelligensebb készletszabályozás érdekében használható betekintést nyerjenek.

A leltárellenőrző rendszer fő funkcionális szempontjai a következők:

• az áruk specifikációja, azonosító száma és típusa;
• az áruk sorozatszámára vonatkozó információk megőrzése;
• vonalkódok alkalmazása és ellenőrzése;
• ABC áruk rangsorolása;
• feltöltési folyamat;
• leltárjegyzékek kezelése;
• valós/valós idejű raktári jelentések;
• valós idejű áruk helyének nyomon követése;
• a készletraktározás felügyelete;
• a raktárkezeléssel kapcsolatos számviteli és adózási műveletek;
• a raktárkészlet és az értékesítés szinkronizálása.

Ha egy vállalkozás nem ellenőrzi a készleteit, akkor ez rendeléshiányt vagy túlkínálatot eredményezhet, ami mindkettő kockázatos a pénzügyi teljesítmény és a vásárlói hűség szempontjából. A túlkínálat az eladatlan áruk feleslege amely befagyasztja a működő tőkét, és végül "halott" készletté válik, amelyet le kell írni vagy fel kell számolni. A rendeléshátralék viszont a vevők elégedetlenségéhez vezet, mert az eladó nem tudja időben szállítani nekik a kívánt termékeket. Ha a készletellenőrzést helyesen hajtják végre, a vállalkozás teljes felügyeletet gyakorol a készletgazdálkodás felett.

A készletellenőrzési folyamatok optimalizálásával a vállalkozások racionalizálhatják az ellátási lánc folyamatait is, csökkentve a logisztikai, tárolási és szállítási költségeket.

A készletellenőrző rendszerek elsődleges funkciói tehát egyértelműek, segítenek a kiskereskedőknek abban, hogy hatékonyan költsék a raktárfeltöltésre és a készletfeltöltésre szánt pénzüket, és a raktár belső, ésszerű irányításával növeljék a pénzforgalmat. Beszéljünk arról, hogy ezek a rendszerek milyen főbb módszereket alkalmaznak:

1) EOQ vagy gazdasági rendelési mennyiség

Ez a képlet a következő mutatók segítségével számítja ki a szükséges készlet mennyiségét:

• Q - gazdasági rendelési mennyiség (egység);
• S - beszerzésenkénti rendelési költség;
• D - kereslet egységekben;
• H - szállítási költség egységenként.

Bővebben erről a képletről itt olvashat.

2) Újrarendelési idő képlet

Míg a gazdasági rendelési mennyiség képlet a szükséges készlet költséghatékony mennyiségére mutat rá, addig a rendelési idő képlet az áruk rendelésének megfelelő időpontját számítja ki. Íme egy képlet:

Átfutási idő igény + biztonsági készlet = Újrarendelési idő

Két mutatóra van szükség - egy átfutási idejű keresletre és egy biztonsági készletre.

Az átfutási idő az a napok száma, amelyek alatt a készletrendelés az Ön raktárába érkezik, miután Ön leadta a megrendelést a szállítójának. A kínai piacokkal foglalkozó és a készleteiket Kínából szállító vállalkozások számára ez a mutató kulcsfontosságú. Ha rutinszerű, rendszeres megrendelésekről beszélünk, képzelje el, mennyire fontossá válik bármilyen logisztikai meghibásodás, sztrájk, keresletnövekedés vagy szezonális szállítás esetén.

Az átfutási idejű kereslet kiszámításához szorozzon meg két számot: egy adott tétel átfutási idejét és az adott tétel átlagos átlagos napi fogyasztását.

A biztonsági készlet az Ön raktárában rendelkezésre álló árupuffer. Kiszámításához szorozza meg egy tétel legmagasabb (maximális) napi fogyasztását és az adott tétel legmagasabb átfutási idejét (napokban). Ezután szorozza meg a cikk átlagos napi fogyasztását és az átlagos átfutási időt (napokban). Végül vonja ki az utóbbit az első számból. Voilá, ez a különbség a biztonsági készlet száma tételekben/egységekben.

Fontos, hogy a hatékony készletgazdálkodáshoz e két módszer, az EOQ és a rendelési idő kombinációjára van szükség.

A készletgazdálkodási rendszerek egyik előnye, hogy ezeket a számításokat automatikusan elvégzik, és Önnek csak annyit kell tennie, hogy bekapcsolja az automatikus értesítéseket - a rendszer automatikusan frissíti Önt az újrarendelés idejéről és mennyiségéről!

A megfelelő KPI-k alapvető fontosságúak a hatékony készletgazdálkodáshoz, mivel ezek a mutatók meghatározzák a jövőbeli teljesítményt és nyereséget. A legtöbb KPI-t a készletekkel, mint a kiskereskedelmi üzlet elsődleges eszközével és az értékesítéssel, mint a kiskereskedelem végső eredményével kapcsolják össze.

Azt is érdemes megérteni, hogy sok KPI "felhígítja" mindenki hozzájárulását, és túl kevés nem ad teljes képet. Érdemes tehát meghatározni a KPI-k minőségét és mennyiségét is az egyes irányított üzleti területeken.

Tipikus mutatók:

1. KÉSZLETKÖLTSÉGEK. Általános képet ad a vállalat készletbefektetéséről a pillanatnyi és az idő múlásával. E mutató pillanatnyi és dinamikus nyomon követése mellett a készletszerkezet értékelése megmutatja, hogy a vállalat mennyit ér a biztosítási készlet, a leltár, a többlet és az értékesítésre szánt tényleges készlet tekintetében. 

Az alábbiakban két élelmiszer-kiskereskedő készletszerkezetére mutatunk példákat (szürke terület - biztosítási és polcon lévő készlet, zöld terület - értékesítési készlet, és lila terület - felesleges készlet):

2. ELADÁSOK. Értékesítés beszerzési áron (önköltség) és eladási áron. A kiskereskedelmi vállalatnál lényegében mindenki az értékesítésért dolgozik. A kategóriamenedzsment tekintetében az eladásokat kategóriánként elemzik az üzletek, a beszállítók és egyéb analitikák tekintetében. 

3. OVERSTOCKS. A megnövekedett megrendelések vagy a fogyasztói kereslet jelentős visszaesése következtében képződött készletek százalékos arányát és értékét mutatja. Magán a többlet mellett azt is érdemes felmérni, hogy ez a többlet mennyi ideje van a boltban vagy a raktárban.

4. ELVESZETT ELADÁSOK. Mutassa meg a készlethiány miatt elmaradt potenciális statisztikai értékesítések százalékos arányát és értékét. Magának a mutatónak a sajátosságai miatt nem könnyű pontos %-ot kapni az elmaradt értékesítésekről. Ez azonban nem jelenti azt, hogy a készletgazdálkodás hatékonyságának elemzésekor egyáltalán ne vegyük figyelembe ezt a mutatót.

LEAFIO készletoptimalizálás rendszer külön jelentéssel rendelkezik az elmaradt értékesítések statisztikáiról és okairól, amely a mutató dinamikájának változását külön termékkategóriánként és csoportonként mutatja be.

5. SZOLGÁLTATÁSI SZINT. A választékmátrixból származó áruk elérhetőségének %-a az üzlet polcain. Hasonló a kimaradt eladásokhoz, de nem pénzben, hanem egységben mérve.

6. LELTÁRFORGALOM. A készletek és az értékesítés aránya megmutatja, hogy hány napra elegendő az aktuális egyenleg.

Összefoglalva, a fenti KPI-k alkalmasak arra, hogy növeljék a kiskereskedelmi nyereséget, és egyértelművé tegyék a működési teljesítményt egy olyan időszakban, amikor a körülmények folyamatosan változnak.

Minden vállalkozás egyedi, egyedi igényekkel, KPI-kkel, célokkal és stratégiákkal. A készletellenőrzési technikák és módszerek eltérőek, miközben mindegyik elfogadható. Az egyes módszerek alkalmazása az Ön vállalkozásának méretétől, modelljétől, irányelveitől és pénzügyi célkitűzéseitől függ. Stratégiájában, kombinálhatja a különböző módszereket, azonban szem előtt tartva, hogy a készletellenőrzési módszerek közötti túl gyakori váltás káros hatással lehet a pénzügyi beszámolásra, a könyvelésre és az analitikára, mivel a különböző módszerek különböző megközelítéseket és elveket alkalmaznak.

Related:  A készletgazdálkodás optimalizálása egy több egységből álló ellátási láncban

Íme az útmutató, amely a leltárellenőrzési rendszer bevezetésének alapjait mutatja be a vállalatnál. Tehát, hogy elkezdhessük:

A készlet tekintetében a forgalom mérőszám az egyik legelterjedtebb, legkritikusabb és leghasznosabb mutató, amely megmutatja, hogy hányszor adják el a készletet évente/negyedévenként/stb. Az ideális készletforgási célok meghatározásához figyelembe kell vennie az iparág vagy ágazat viszonyítási pontjait, és ki kell számolnia a teljes készletre és különösen az egyes SKU-kra vonatkozó haszonkulcsokat.

Számos más mérőszámot is figyelembe kell venni és nyomon kell követni, mint például a készletgazdálkodási költség, a készlet napi értékesítése, a készlet és az értékesítési konverzió aránya stb.

A hatékony raktárkezelés, beleértve az áruk mozgását, átadását és tárolását, a készletgazdálkodás egyik legfontosabb eleme. Minden a józan észről szól - ha a raktár rendetlen, vagy a termékek kaotikusan vannak elhelyezve, aligha tudja biztosítani az értékesítés, a szállítások és a készletmozgás egyenletes áramlását. Vegye fontolóra a ciklusszámlálást mint a készletszámlálások elvégzésének és az árumennyiségek szemmel tartásának módját.

Ha a termékeket nehéz megtalálni és azonosítani, akkor több munkaerőre és több időre lesz szüksége a megrendelések teljesítéséhez és a logisztikához. Ha a termékek keresése és a "ki- és bemeneti" mozgás kézi vezérléssel történik, megnő az emberi hiba lehetősége. Ahhoz, hogy költséghatékony maradjon, és csökkentse az emberi hiba okozta hatásokat, hozzon létre egy felhasználóbarát és könnyen kategorizálható rendszert az összes árujára és termékére. Az áruk jövedelmezőségén és az eladási értéken alapuló ABC módszer a készletek osztályozására és elemzésére az egyik leghatékonyabb lehetőség, amelyet érdemes megfontolni.

Néhány mikro- vagy kisvállalkozás tulajdonosa 2-3 funkcióval rendelkező Excel-táblázat segítségével végzi ellenőrzési folyamatait, és kézzel tölti ki az összes raktári adatot. A kézi leltárellenőrzés humán tőkébe való befektetést igényel, mivel egy személy felelős a legkisebb árumozgások rögzítéséért is, az áruk nevének, típusának, helyének, számának stb. nyomon követéséért.

Ezzel szemben az automatizált leltárellenőrző rendszerek másodpercek alatt képesek elvégezni a következő funkciókat, időt és költségeket megtakarítva. Az új technológiák automatikusan megakadályozhatják a túlkészleteket és a hátralékos rendeléseket, nyomon követhetik a fogyasztói keresletet és ennek megfelelően igazíthatják a készletszinteket, az eladások és az árumozgás elemzésével megjósolhatják a következő raktári rendelést, kezelhetik a raktár- és vonalkódrendszereket, sőt, még a jövőbeli értékesítési trendeket is elemezhetik.

A különböző kiskereskedelmi területekről származó ügyfeleink sokéves tapasztalatai alapján elemeztük az üzlet minden gyenge pontját, és létrehoztuk a leghatékonyabb készletgazdálkodási rendszert - Leafio Inventory Optimization Solution.

Ez a felhőalapú megoldás segít gyorsan és pontosan azonosítani a különleges figyelmet igénylő területeket. Ez segít racionalizálni a megrendelést és a lehető legrövidebb időn belüli szállítást, ami a vállalat későbbi fejlesztési stratégiájának sikeres végrehajtásához vezet.

Emellett a Leafio Inventory rendszerrel minimálisra csökkentheti az emberi hiba tényezőjét a megrendelések generálásakor, kizárólag az összetett algoritmikus számításokból származó pontos adatok alapján, hogy azonosítsa az egyes SKU-k valós szükségletét minden egyes raktározási ponton.

Olvassa el azt is, milyen eredményeket ért el ügyfelünk, az Agrohub a Leafio készletoptimalizálási megoldásának bevezetésével.

Mindig emlékezzen arra, hogy megfelelően integrált leltárellenőrző rendszert használjon a működésében. A kereslet előrejelzése, a raktári adatok nyilvántartása és az időben történő feltöltés fárasztó munka, amely pontos tervezést igényel. Egy integrált készletgazdálkodási rendszert arra terveztek, hogy segítsen Önnek. Nemcsak a pénzforgalmat tartja stabilan, a készletet kezeli, a vonalkódolvasó rendszert hatékonyan és a vásárlókat elégedetten, hanem a beszállítókkal való kapcsolatokat is fenntartja, és az összes raktári folyamatot szinkronizálja.