Capire il controllo dell'inventario: importanza, metodi e best practice

Un sistema di controllo dell'inventario efficiente aiuta le aziende a rimanere redditizie, a massimizzare i profitti, a sfruttare al meglio l'inventario, a evitare le scorte eccessive e a ridurre gli storni.

Punti chiave

Il controllo dell’inventario garantisce disponibilità e riduce sprechi e mancanze.

• Confrontare inventari fisici con sistemi gestionali. 

• Calcolare il livello di scorta di sicurezza in base a domanda e lead time. 

• Fare inventari ciclici per evitare sorprese. 

• Usare dashboard per analisi rapide. 

• Mantenere processi solidi riduce scarti e rotture di stock.

Il controllo dell'inventario è un aspetto cruciale della gestione aziendale efficace, che comprende i processi e le strategie utilizzate per tracciare, gestire e ottimizzare i livelli delle scorte. Comporta la supervisione dell'intero ciclo di vita dell'inventario, dall'approvvigionamento allo stoccaggio, alla vendita e al rifornimento.

In sostanza, il controllo delle scorte mira a trovare un equilibrio tra la soddisfazione della domanda dei clienti e la minimizzazione dei costi associati all'eccesso o all'insufficienza delle scorte. Implementando pratiche solide di controllo dell'inventario, le aziende possono assicurarsi di avere la giusta quantità di scorte a disposizione, evitare situazioni di stock o di eccesso di scorte, migliorare il flusso di cassa, ridurre i costi di trasporto e migliorare l'efficienza operativa complessiva.

Un controllo efficace delle scorte si basa su diverse metodologie e strumenti, tra cui la previsione della domanda, la gestione delle scorte just-in-time (JIT), i calcoli della quantità d'ordine economica (economic order quantity - EOQ) e l'uso di soluzioni guidate dalla tecnologia. Queste tecniche consentono alle aziende di ottimizzare i livelli di inventario, ridurre gli sprechi, migliorare l'evasione degli ordini e, in ultima analisi, aumentare la soddisfazione dei clienti.

Con le soluzioni avanzate di Leafio AI per il controllo dell'inventario, le aziende hanno accesso a una tecnologia all'avanguardia che ottimizza l'intero processo di gestione dell'inventario. I nostri algoritmi innovativi e le nostre capacità di apprendimento automatico consentono alle aziende di prendere decisioni basate sui dati, di identificare schemi e tendenze, di automatizzare i punti di riordino e di ottenere informazioni utili per un controllo dell'inventario più intelligente.

I principali aspetti funzionali del sistema di controllo dell'inventario includono i seguenti:

• la specificazione delle merci, i loro numeri identificativi e i loro tipi;
• conservazione delle informazioni sui numeri di serie delle merci;
• implementazione e controllo dei codici a barre;
• prioritizzazione dei prodotti ABC;
• processo di rifornimento;
• gestione delle liste di inventario;
• rapporti di magazzino in tempo reale;
• monitoraggio della posizione della merce in tempo reale;
• supervisione dell'inventario;
• operazioni contabili e fiscali associate alla gestione del magazzino;
• sincronizzazione delle scorte di magazzino con le vendite.

Se un'azienda non controlla le proprie scorte, ciò può comportare un backorder o un overstock, entrambi rischiosi per le performance finanziarie e la fedeltà dei clienti. L'overstock è un eccesso di merce invenduta che blocca il capitale operativo e alla fine diventa un magazzino 'morto' che deve essere cancellato o liquidato. Il backorder, a sua volta, porta all'insoddisfazione dei clienti, perché il venditore non è in grado di fornire loro gli articoli desiderati in tempo. Se il controllo dell'inventario è implementato correttamente, un'azienda ha la piena supervisione della gestione delle scorte.

Ottimizzando i processi di controllo dell'inventario, le aziende possono anche snellire i processi della supply chain, riducendo i costi di logistica, stoccaggio e trasporto.

Quindi, le funzioni principali dei sistemi di controllo dell'inventario sono chiare: aiutano i rivenditori a spendere in modo efficace il loro denaro per il rifornimento e il riassortimento del magazzino e ad aumentare il flusso di cassa controllando razionalmente il magazzino al suo interno. Parliamo dei metodi principali che questi sistemi utilizzano:

1) EOQ o Quantità d'ordine economica

Questa formula calcola la quantità di scorte necessarie utilizzando i seguenti indicatori:

• Q - quantità d'ordine economica (unità);
• S - costo d'ordine per acquisto;
• D - domanda in unità;
• H - costo di trasporto per unità.

Per saperne di più su questa formula, clicchi qui.

2) Formula del tempo di riordino

Mentre la formula della quantità d'ordine economica indica la quantità conveniente di scorte necessarie, la formula del tempo di riordino calcola il momento giusto per ordinare la merce. Ecco una formula:

Lead time della domanda + Scorte di sicurezza = Tempo di riordino

Sono necessari due indicatori: un lead time della domanda e una sscorta di sicurezza.

Il lead time è il numero di giorni necessari affinché l'ordine di magazzino venga consegnato al suo magazzino dopo che lei ha inviato un ordine al suo fornitore. Per le aziende che hanno a che fare con i mercati cinesi e che spediscono le loro scorte dalla Cina, questo indicatore è fondamentale. Se parliamo di ordini regolari di routine, immaginiamo quanto diventi importante in caso di guasti logistici, scioperi, picchi di domanda o consegne stagionali.

Per calcolare la domanda di lead time, moltiplica due numeri: il lead time per un particolare articolo e il consumo medio giornaliero di questo articolo.

La scorta di sicurezza è un cuscinetto, una riserva di merce disponibile nel suo magazzino. Per calcolarlo, moltiplichi il consumo giornaliero più alto (massimo) di un articolo e il lead time più alto per questo articolo (in giorni). Poi moltiplica il consumo medio giornaliero di un articolo e il tempo di consegna medio (in giorni). Infine, sottragga quest'ultimo dal primo numero. Voilà, questa differenza è il suo numero di scorte di sicurezza in articoli/unità.

È importante notare che un controllo efficiente delle scorte richiede una combinazione di questi due metodi, sia dell'EOQ che del Tempo di Riordino.

Uno dei vantaggi dei sistemi di controllo dell'inventario è che eseguono questi calcoli automaticamente e tutto ciò che deve fare è attivare le notifiche automatiche - il sistema la aggiornerà automaticamente sui tempi e sulle quantità di riordino!

I KPI corretti sono fondamentali per una gestione efficiente del magazzino, in quanto questi indicatori guidano le prestazioni e i profitti futuri. La maggior parte dei KPI è abbinata alle scorte come asset primario dell'attività di vendita al dettaglio e alle vendite come risultato finale della vendita al dettaglio.

Vale anche la pena di capire che molti KPI "diluiscono" il contributo di tutti, e che un numero troppo basso di KPI non fornisce il quadro completo. Quindi vale la pena di determinare sia la qualità che la quantità di KPI in ogni area aziendale che gestisce.

Gli indicatori tipici sono:

1. COSTI DI INVENTARIO. Fornisce un'idea generale dell'investimento dell'azienda nell'inventario al momento e nel tempo. Oltre a tracciare questo indicatore nel momento e nella dinamica, la valutazione della struttura dell'inventario dimostra quanto vale l'azienda in termini di stock assicurativo, inventario, eccedenza e stock effettivo per le vendite. 

Di seguito sono riportati alcuni esempi della struttura dell'inventario di due rivenditori di generi alimentari (un'area grigia - l'assicurazione e l'inventario a scaffale, un'area verde - l'inventario di vendita e un'area viola - l'inventario in eccesso):

2. VENDITE. Le vendite in prezzi di acquisto (costo delle vendite) e prezzi di vendita. In sostanza, tutti nell'azienda di vendita al dettaglio lavorano per le vendite. Per quanto riguarda la gestione delle categorie, le vendite vengono analizzate per categoria in termini di punti vendita, fornitori e altre analisi. 

3. SOVRAPPREZZI. Mostra la percentuale e il valore delle scorte che si sono formate a seguito di un aumento degli ordini o di un calo significativo della domanda dei consumatori. Oltre all'eccedenza in sé, vale anche la pena di valutare per quanto tempo questa eccedenza è rimasta nel negozio o nel magazzino.

4. VENDITE MANCATE. Mostra la % e il valore delle vendite statistiche potenziali che non si sono verificate a causa dell'esaurimento delle scorte. Non è facile ottenere una percentuale accurata di vendite mancate a causa delle specificità dell'indicatore stesso. Ma questo non significa che, quando si analizza l'efficacia della gestione delle scorte, si debba rinunciare a prendere in considerazione questo indicatore.

Il sistema LEAFIO Inventory Optimization dispone di un rapporto speciale sulle statistiche e sulle cause delle mancate vendite, che mostra i cambiamenti nella dinamica dell'indicatore come categoria separata di prodotti e gruppi.

5. LIVELLO DI SERVIZIO. Si tratta di una % della disponibilità di prodotti della matrice di assortimento sugli scaffali del negozio. È simile alle vendite mancate, ma misurate in unità anziché in denaro.

6. ROTAZIONE DELLE SCORTE. Il rapporto tra le scorte e le vendite indica quanti giorni di vendite saranno sufficienti per il saldo corrente.

Per riassumere, i KPI di cui sopra hanno il potenziale di far crescere i profitti del retail e di fornire chiarezza sulle prestazioni operative in un momento in cui le circostanze cambiano continuamente.

Ogni azienda è unica, con esigenze, KPI, obiettivi e strategie individuali. Le tecniche e i metodi di controllo dell'inventario variano, anche se tutti sono accettabili. L'utilizzo di ciascun metodo dipende dalle dimensioni, dal modello, dalle politiche e dagli obiettivi finanziari della sua azienda. Può combinare diversi metodi nella sua strategia, tenendo però presente che passare troppo spesso da un metodo di controllo dell'inventario all'altro può avere un impatto negativo sul reporting finanziario, sulla contabilità e sull'analisi, in quanto i diversi metodi utilizzano approcci e principi diversi.

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Ecco una guida che le illustra le basi dell'implementazione di un sistema di controllo dell'inventario nella sua azienda. Quindi, per iniziare:

In termini di inventario, la metrica del fatturato è uno degli indicatori più comuni, critici e utili che mostra il numero di volte in cui l'inventario viene venduto per anno/trimestre/ecc. Per stabilire gli obiettivi ideali di rotazione dell'inventario deve prendere in considerazione i benchmark del suo settore o industria e calcolare i margini di profitto per l'intero inventario e per ogni SKU in particolare.

Ci sono molte altre metriche da considerare e monitorare, come il costo di gestione dell'inventario, le vendite dell'inventario al giorno, il rapporto tra inventario e conversione delle vendite, ecc.

Una gestione efficiente del magazzino, che comprende il movimento, il trasferimento e lo stoccaggio delle merci, è uno degli elementi più importanti del controllo dell'inventario. È una questione di buon senso: se il suo magazzino è disordinato o i prodotti sono collocati in modo caotico, difficilmente potrà garantire un flusso costante di vendite, consegne e movimenti di inventario. Consideri il conteggio dei cicli come un modo per eseguire il conteggio delle scorte e tenere sotto controllo le quantità di merce.

Se i prodotti sono difficili da trovare e identificare, avrà bisogno di più manodopera e di più tempo per l'evasione degli ordini e la logistica. Se i prodotti vengono cercati e il movimento "in entrata e in uscita" viene controllato manualmente, aumenta la possibilità di errore umano. Per rimanere efficiente dal punto di vista dei costi e ridurre gli effetti causati dall'errore umano, crei un sistema facile da usare e da classificare per tutti i suoi beni e prodotti. Il metodo ABC di classificazione e analisi dell'inventario, basato sulla redditività delle merci e sul valore delle vendite, è una delle opzioni più efficienti da considerare.

Alcuni proprietari di micro o o piccole imprese gestiscono i processi di controllo utilizzando un foglio Excel con 2-3 funzioni e compilando manualmente tutti i dati del magazzino. Il controllo manuale dell'inventario richiede un investimento in capitale umano, in quanto una persona è responsabile di sistemare anche i più piccoli movimenti di merce, tenendo traccia dei nomi dei prodotti, dei tipi, delle posizioni, dei numeri, ecc.

Al contrario, i sistemi automatizzati di controllo dell'inventario possono svolgere le seguenti funzioni in pochi secondi, risparmiando tempo e costi. Le nuove tecnologie possono prevenire automaticamente l'eccesso di scorte e gli arretrati, tracciare la domanda dei consumatori e allineare i livelli di inventario di conseguenza, prevedere il prossimo ordine di magazzino analizzando le vendite e il movimento delle merci, gestire i sistemi di magazzino e i codici a barre e persino analizzare le tendenze di vendita future.

Sulla base dell'esperienza pluriennale dei nostri clienti di diversi settori della vendita al dettaglio, abbiamo analizzato tutti i punti deboli dell'attività e creato il sistema di gestione dell'inventario più efficace - Leafio Inventory Optimization Solution.

Questa soluzione basata sul cloud la aiuterà a identificare le aree che richiedono un'attenzione particolare in modo rapido e preciso. Questo aiuterà a snellire gli ordini e le consegne nel più breve tempo possibile, il che porterà al successo dell'implementazione della successiva strategia di sviluppo dell'azienda.

Inoltre, con il sistema Leafio Inventory, è possibile ridurre al minimo il fattore di errore umano nella generazione degli ordini, basandosi esclusivamente su dati accurati provenienti da complessi calcoli algoritmici per identificare il reale fabbisogno di una singola SKU in ogni punto di stoccaggio.

Legga anche quali effetti ha ottenuto il nostro cliente Agrohub implementando la soluzione Leafio Inventory Optimization.

Si ricordi sempre di utilizzare un sistema di controllo dell'inventario correttamente integrato nelle sue attività. Prevedere la domanda, registrare i dati del magazzino e rifornirlo in tempo è un lavoro faticoso che richiede una pianificazione precisa. Un sistema integrato di gestione delle scorte è progettato per aiutarla. Non solo manterrà il flusso di cassa costante, le scorte gestite, il sistema di scanner di codici a barre efficiente e i clienti felici, ma manterrà anche i rapporti con i fornitori e sincronizzerà tutti i processi di magazzino.