AVERSI

Aversi es un importante minorista farmacéutico gregoriano con 299 tiendas en todo el país. La empresa está dedicada a proporcionar a los clientes acceso a medicamentos de alta calidad, económicos y un alto nivel de servicio. 

Aversi sigue desarrollando y lanzando nuevos puntos de venta. Para ello, la empresa investiga constantemente los procesos comerciales internos con el fin de mejorar el servicio a sus clientes. Una de las áreas clave es la de optimización en la gestión de inventario. Después de todo, es extremadamente importante para las farmacias tener siempre los artículos adecuados de toda la gama de productos y la cantidad correcta. 

DESAFÍO: Enfrentar pérdidas financieras en la configuración de gestión descentralizada de inventarios. 

Antes de la puesta en marcha del sistema en cada farmacia, las compras se realizaban de manera independiente. En cada lugar, los gerentes hacían sus pedidos manualmente, formaban una matriz de pedido, y calculaban las cantidades de los pedidos. En este complejo y esencial proceso, los gerentes de compras confiaban en su experiencia y visión.

Pero el factor humano era el más grande cuello de botella en esa configuración:

• a veces los gerentes perdieron posiciones importantes y no pidieron la cantidad requerida;
• hubo casos en que los gerentes querían acumular una cierta cantidad de bienes "por si acaso" con el fin de jugar seguro y reducir el riesgo de estantes vacíos.

Los problemas se hicieron más evidentes cuando la empresa empezó a escalar y a ampliar su surtido. Entonces la empresa inició un proyecto de centralización de gestión de inventario con la ayuda de un nuevo sistema de software. Era necesario minimizar la participación humana en el proceso para que las decisiones subjuntivas de los gerentes no pudieran afectar la rentabilidad en toda la tienda.

El nuevo sistema tenía que calcular automáticamente las cantidades de pedido óptimas, recudir los excesos de existencias y la perdida en productos caducos. 

Aversi se dio cuenta de que necesitaban un programa de gestión de inventario que automatizara los mismos y ayudar a construir un proceso comercial centralizado. La primera opción fue desarrollar una solución interna. Sin embargo, la gerencia rápidamente se dio cuenta de que invertir recursos en el desarrollo de productos es más caro que pagar una suscripción a la nube.

 Se consideraron y compararon rigurosamente hasta 5 proveedores diferentes. En última instancia, la Solución de Optimización de Inventario LEAFIO se eligió por las siguientes razones:

• el producto está basado en la nube, lo que hace la operación más fácil y conveniente;
• el sistema se actualiza periódicamente y la empresa tiene acceso a nuevas características valiosas; 
• los algoritmos son configurables, flexibles y eficaces. 

PROCESO: Etapas de implementación

Cada farmacia fue gradualmente incorporada por el equipo de implementación al sistema, y con el tiempo la gestión de inventario se automatizó y centralizó.

Aversi ha destinado 6 personas al proyecto: un gerente de proyecto, un jefe de departamento, encargados de compras, y el departamento de informática.

"Trabajamos bien con el equipo de proveedores a pesar de las diferentes ubicaciones y países. Tuvimos reuniones periódicas y un plan de acción claro. Nos acercamos constantemente a la meta y nos dimos cuenta que era de que era crucial para el negocio," dijo el gerente de proyecto de Aversi.

RESULTADO: El sistema ha redefinido la gestión de inventario

El proyecto ha revelado puntos débiles en el proceso empresarial de Aversi. Cuando se completó el análisis inicial de datos excedentes, habíamos recibido el alcance del trabajo a ejecutar.

Grandes pedidos solían generar un excedente que congelaba el capital y hacía que la empresa tuviera problemas financieros. Ahora, el enfoque para hacer pedidos ha cambiado completamente. Esto lo hacen 8 personas en la oficina central en toda la cadena, lo que ha simplificado y acelerado considerablemente el proceso. Las tiendas ahora hacen pedidos automatizados con cantidades óptimas para cubrir la demanda. Esto permite que el capital trabaje de forma más eficiente. 

Métricas de Rendimiento en la Solución de Optimización de Inventario LEAFIO 

La gerencia de Aversi utiliza activamente los informes del sistema. Están disponibles visualmente en forma de gráficos y tablas. Con la ayuda de las analíticas, los gerentes supervisan los indicadores de toda la cadena:

• Rotación de inventarios;
• Ventas perdidas (la empresa no tenía estas cifras); 
• Exceso de existencias.

El exceso de existencias ha disminuido en varios millones, lo que es un logro significativo para la empresa. 

El sistema también ayudo a optimizar el enfoque del manejo de promoción. La empresa adoptó una norma interna de cómo planear promociones. Antes de eso, todo dependía de los gerentes: cuando pedirían productos para la promoción, en qué cantidad, y así sucesivamente. Por eso, el lanzamiento de la promoción comercial solía llegar tarde. Ahora el evento se anuncia con dos semanas de antelación, y antes de que comience, los gerentes establecen un aumento previsto en el índice de ventas de la herramienta.

El negocio ha dispuesto de una gran cantidad de tiempo para mejorar la experiencia del cliente frente a los cálculos de rutina de los pedidos. 

"Nos encanta lo que hacemos y siempre buscamos mejorar nuestro servicio. Ofrecemos grandes productos y excelentes servicios para la satisfacción de nuestros clientes. Y siempre tratamos de incorporar nuevas tecnologías en nuestra empresa." Esa fue la conclusión principal del gerente de la empresa Aversi para todos los minoristas.