Aversi to duży gruziński detalista farmaceutyczny z 299 aptekami w całym kraju. Celem firmy jest zapewnienie klientom dostępu do wysokiej jakości leków po przystępnych cenach oraz świadczenie usług na wysokim poziomie.
Aversi kontynuuje rozwój i uruchamia nowe apteki. Dlatego firma stale bada wewnętrzne procesy biznesowe w celu poprawy obsługi swoich klientów. Jednym z kluczowych obszarów optymalizacji jest zarządzanie zapasami. Niezwykle ważne jest, aby apteki zawsze dysponowały właściwymi pozycjami z całego asortymentu w odpowiedniej ilości.
WYZWANIE:
Określić straty finansowe w zdecentralizowanej systemie zarządzania zapasami
Przed uruchomieniem systemu w każdej aptece zakupy były dokonywane niezależnie. W każdej lokalizacji menedżerowie ręcznie składali zamówienia, tworzyli matrycę asortymentową i obliczali ilości zamówień. W tym złożonym i niezbędnym procesie menedżerowie ds. zakupów polegali na swoim doświadczeniu i wizji.
Ale czynnik ludzki był największym wąskim gardłem w takim schemacie pracy:
- niekiedy menedżerowie pomijali ważne pozycje i nie zamawiali w potrzebnej ilości;
- zdarzały się przypadki, gdy menedżerowie chcieli zgromadzić pewną ilość towarów „na wszelki wypadek”, aby grać bezpiecznie i zmniejszyć ryzyko pustych półek.
Problemy zostały bardziej widoczne, gdy firma zaczęła poszerzać swój asortyment. Następnie firma zainicjowała projekt centralizacji zarządzania zapasami za pomocą nowego systemu oprogramowania. Konieczne było zminimalizowanie zaangażowania człowieka w proces, aby subiektywne decyzje menedżerów nie miały wpływu na rentowność całej sieci.
Nowy system musiał automatycznie obliczać optymalne ilości zamówień, ograniczać nadwyżki magazynowe i zmniejszać ilość odpadów.
Firma Aversi zdała sobie sprawę, że potrzebuje programu do zarządzania zapasami, aby zautomatyzować zarządzanie zapasami i pomóc w stworzeniu zcentralizowanego procesu biznesowego. Pierwszą opcją było opracowanie własnego rozwiązania. Jednak zarząd szybko zrozumiał, że inwestowanie w rozwój produktu jest droższe od opłaty subskrypcji w chmurze.
Uwzględniono i rygorystycznie porównano do 5 różnych dostawców. Ostatecznie rozwiązanie LEAFIO Inventory Optimization Solution zostało wybrane z następujących powodów:
- produkt działa w chmurze, co sprawia, że obsługa jest łatwa i wygodna;
- system jest regularnie aktualizowany, a firma uzyskuje dostęp do cennych nowych funkcji;
- algorytmy są konfigurowalne, elastyczne i skuteczne.
PROCES:
Kroki wdrożenia
Każda apteka została stopniowo wdrożona poprzez zespół wdrożeniowy do systemu, dalej zarządzanie zapasami zostało zautomatyzowane i zcentralizowane.
Aversi przydzieliło do projektu 6 osób: jednego kierownika projektu, kierownika działu, kierowników zakupów i dział IT.
„Pracowaliśmy dobrze z zespołem dostawcy pomimo znalezenia się w różnych krajach. Regularnie spotykaliśmy się i mieliśmy jasny plan działania. Stale zbliżaliśmy się do celu, zdając sobie sprawę, że ma to kluczowe znaczenie dla firmy” – powiedział kierownik projektu Aversi.
WYNIK:
System na nowo stworzył zarządzanie zapasami
Projekt ujawnił słabe punkty w procesie biznesowym Aversi. Po zakończeniu wstępnej analizy danych nadwyżkowych otrzymaliśmy zakres prac do wykonania.
Duże zamówienia generowały nadwyżkę, która zamrażała kapitał i sprawiała, że biznes miał problemy finansowe. Teraz całkowicie zmieniło się podejście do składania zamówień. Robi to 8 osób w centrali w całym łańcuchu, co znacznie uprościło i przyspieszyło proces. Sklepy składają teraz zautomatyzowane zamówienia w ilościach optymalnych do pokrycia zapotrzebowania. Dzięki temu kapitał może pracować wydajniej.
Wskaźniki wydajności w LEAFIO Inventory Optimization Solution
Kierownictwo firmy Aversi aktywnie korzysta z raportów systemowych. Są dostępne wizualnie w postaci wykresów i tabel. Za pomocą analityki menedżerowie monitorują wskaźniki w całym łańcuchu:
- obrót;
- utracona sprzedaż (spółka nie posiadała tych danych);
- nadwyżki magazynowe.
Nadwyżki zmniejszyły się o kilka milionów, co jest ważnym osiągnięciem dla biznesu.
System pomógł również zoptymalizować podejście do zarządzania promocjami. Firma przyjęła wewnętrzny standard planowania promocji. Wcześniej wszystko zależało od menedżerów: kiedy zamówią towar promocyjny, w jakiej ilości i tak dalej. Dlatego też start promocji handlowej był często opóźniany. Teraz wydarzenie ogłaszane jest z dwutygodniowym wyprzedzeniem, a przed jego rozpoczęciem menedżerowie ustalają w systemie oczekiwany wzrost sprzedaży.
Firma przeznaczyła ogromną ilość czasu na poprawę obsługi klienta w porównaniu do rutynowych obliczeń zamówień.
Kochamy to, co robimy i zawsze czekamy na poprawę naszych usług. Oferujemy wspaniałe produkty i doskonałe usługi dla zadowolenia naszych klientów. I zawsze staramy się wprowadzać nowe technologie do naszej firmy.
To był główny wniosek kierownika firmy Aversi dla wszystkich detalistów.