DESAFIOS:
A Aversi é uma grande rede de farmácias da Geórgia com 299 lojas distribuídas pelo país. A empresa se orgulha em poder manter um alto nível de serviço enquanto oferece aos seus clientes o acesso a remédios acessíveis e de alta qualidade.
A Aversi continua desenvolvendo e lançando novos pontos de venda. Para isso, a empresa deve constantemente investigar novos processos comerciais para melhorar o serviço prestado aos seus clientes. Uma das principais áreas de otimização é a gestão de estoque. Afinal de contas, é extremamente importante que as farmácias sempre tenham disponíveis os medicamentos corretos na quantidade certa.
Sofrendo prejuízos financeiros com a antiga gestão descentralizada de estoque
Antes da implementação do sistema da LEAFIO em cada uma de suas farmácias, as compras eram feitas independentemente. Todo o processo de realização do pedido de compra, desde o plano de sortimento até o cálculo das quantidades dos produtos a serem comprados, eram feitos manualmente pelo gerente de cada farmácia de acordo com sua experiência individual e sem o uso de quaisquer ferramentas de dados.
E este era o fator que mais limitava a rede de farmácias:
- às vezes, os gerentes esqueciam de conferir todas as gôndolas e então deixavam de pedir a quantidade necessária dos produtos;
- em alguns casos, os gerentes optavam por acumular uma certa quantidade de produtos “só por segurança” para tentar reduzir o risco das prateleiras ficarem vazias.
Os problemas ficaram mais evidentes conforme a empresa começou a crescer e expandir o seu sortimento de produtos. Foi então que a Aversi decidiu iniciar um projeto para centralizar a gestão de estoque com a ajuda de um novo sistema de software. O objetivo principal era minimizar o envolvimento humano neste processo e acabar com as decisões subjetivas dos gerentes que afetavam a lucratividade da rede inteira de farmácias.
O novo sistema teve que calcular automaticamente a quantidade ideal de pedidos e reduzir o desperdício e excesso de estoque.
A Aversi percebeu que eles precisavam de um programa de gestão de estoque para automatizar este processo e torná-lo mais centralizado. Em um primeiro momento, eles decidiram desenvolver sua própria solução para isso. No entanto, a equipe de gestão da empresa logo percebeu que é muito mais caro criar o seu próprio programa do que contratar um serviço com base na nuvem como o da LEAFIO.
Ao todo, foram considerados 5 fornecedores de soluções tecnológicas diferentes, até que a Solução de Otimização de Estoque da LEAFIO foi a escolhida pelos seguintes motivos:
- nosso produto é baseado na nuvem, o que facilita bastante a sua utilização e implementação;
- nosso sistema é atualizado frequentemente e a empresa sempre tem acesso aos novos recursos da solução;
- nossos algoritmos são flexíveis, altamente configuráveis e efetivos.
O PROCESSO:
As etapas de implementação
Cada farmácia recebeu instruções da nossa equipe de implementação sobre como utilizar o sistema e, com o passar do tempo, a gestão do estoque foi automatizada e centralizada.
Ao todo, 6 colaboradores da Aversi participaram da implementação do projeto: um gerente de projetos, um chefe de departamentos, alguns gerentes de compras e um funcionário do departamento de TI.
"Nós fizemos um bom trabalho em conjunto com a equipe da LEAFIO mesmo estando em países diferentes. Nós nos reunimos com regularidade e tínhamos um plano de ação claro. A cada encontro virtual nós percebíamos o quão crucial era a implementação deste sistema para o nosso negócio e com cada encontro chegávamos cada vez mais próximos do nosso objetivo," disse o gerente de projetos da Aversi.
RESULTADOS:
O sistema redefiniu a gestão de estoque
O projeto revelou algumas falhas no processo comercial da Aversi. Depois de concluída a análise inicial dos dados, nós conseguimos ter uma ideia da dimensão do trabalho a ser feito.
Inicialmente, os pedidos de grandes quantidades de produtos que eram feitos para evitar que as prateleiras ficassem vazias acabou gerando um excesso de estoque que congelou o capital da empresa e a fez passar por dificuldades financeiras. Agora, o processo de realização dos pedidos mudou completamente. Realizado por 8 pessoas na sede oficial e acontecendo na rede inteira, o processo ficou muito mais simplificado e acelerado. As farmácias agora estão realizando pedidos automatizados, com as quantidades ideais para atender a demanda, tornando mais eficiente a utilização do capital da empresa.
Indicadores de desempenho na Solução de Otimização de Estoque da LEAFIO
A gestão da Aversi está sempre utilizando os relatórios de sistema disponíveis na forma de gráficos e tabelas. Com a ajuda dos dados analíticos, os gestores estão acompanhando os indicadores de desempenho (KPIs) pela rede inteira, tais quais:
- giro de estoque;
- vendas perdidas (a empresa não possuía estes dados);
- estoques em excesso.
O estoque excessivo diminuiu em milhões, o que é um grande marco para a empresa.
O sistema também ajudou a otimizar a estratégia de gestão de promoções. A empresa adotou um padrão interno de como planejá-las. Antes disso, tudo dependia dos gerentes, que eram responsáveis por escolher a data de realização dos pedidos de compra e a quantidade de produtos. Portanto, o lançamento das promoções comerciais geralmente se atrasava. Agora, o evento é anunciado com duas semanas de antecedência e, antes dele começar, os gerentes definem na própria ferramenta um aumento esperado na taxa de faturamento.
A Aversi sempre se preocupou em melhorar constantemente o seu serviço de atendimento ao cliente e seus sistemas de gestão de pedidos.
Nós amamos o que fazemos e estamos sempre procurando melhorar o nosso serviço. Nós nos esforçamos para sempre oferecer somente os melhores produtos e serviços para a satisfação dos nossos clientes. Para isso, estamos sempre experimentando novas tecnologias para implementá-las em nossa empresa.
Foi o que disse o gerente geral da Aversi após nosso trabalho conjunto.
