Bee Market es una cadena europea de tiendas de abarrotes con 38 sucursales y centros de distribución que ofrecen 7,000 SKU y se especializan en productos alimenticios, incluyendo producción propia.
La empresa enfrentó retos debido a la pandemia del 2020. Para sobrevivir no basta con usar herramientas de marketing y comunicar que su marca es mejor que la de la competencia, sino que debe demostrarse con el nivel de servicio, el surtido y la flexibilidad. Los minoristas están eligiendo una estrategia para hacer frente a los problemas internos. Se pueden desperdiciar muchos recursos en los cuellos de botella de los procesos comerciales internos.
Por eso, Bee Market inicio la implementación del sistema de optimización de inventario, ya que es uno de los procesos más importantes para el minorista.
DESAFÍO: AUMENTAR LAS VENTAS
Antes de la implementación de la Solución de Optimización de Inventarios, la gestión de inventarios solía hacerse manualmente provocando un desorden en las compras:
- Exceso de existencias;
- Estantes vacíos como resultado de la cantidad de pedidos incorrecta;
- Incapacidad para manejar una gran cantidad de parámetros provocó errores debido al factor humano.
La gerencia del Bee Market tenía una clara visión de que la gestión de inventario puede ser más eficiente si se automatiza. Por ello, la empresa decidió buscar una solución que pudiera encargarse de todas estas tareas:
- Reducir el trabajo manual y disminuir los recursos humanos involucrados en eso mediante la automatización de la función de reposición.
- Generar pedidos, basado en la demanda real, temporalidad y promociones.
- Contar con un algoritmo claro para la gestión de productos perecederos, que especifique la vida útil corta y entregas frecuentes.
- Establecer una cooperación permanente con los proveedores, y evitar los excedentes causados por las compras.
Los objetivos de Implementación de la Solución de Optimización de Inventarios Leafio, eran reducir los excesos de existencias, incrementar las ventas y crear un proceso de gestión de inventario que permitirá liberar recursos y escalar. Es más que una simple herramienta, el sistema influye en los factores clave de la rentabilidad del minorista:
- Reduce el exceso de existencias liberando el capital invertido en el inventario;
- Mejora la rotación de inventario;
- Mejora el nivel de servicio que ayuda a eliminar las ventas perdidas.
La automatización y los análisis de alta calidad, son herramientas poderosas en el mercado competitivo.
PROCESO: ETAPAS DE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE INVENTATIOS
Etapas de Implementación de la Solución de Optimización de Inventarios LEAFIO:
- Análisis de los procesos comerciales actuales de la gestión de inventarios;
- Intercambio de datos ERP del cliente con Leafio;
- Sesiones de formación para los empleados;
- Configuración del módulo de análisis;
- Transferencia del cliente al departamento de Éxito del Cliente de Leafio.
El Gerente de Proyecto de LEAFIO estuvo gestionando y apoyando el proceso a lo largo de todas las etapas. No se trata de una simple consultoría, sino una inmersión completa en el proyecto, utilizando una metodología probada y un enfoque personal para cada cliente. Los expertos de Leafio acompañaron personalmente a los usuarios en la creación de los primeros pedidos y analizaron los KPIs mediante informes.
RESULTADO: EFECTO ECONOMICO DE LA IMPLEMENTACIÓN LEAFIO
El minorista ha redefinido por completo su gestión de inventario. La mayor parte del manual se automatizo, por lo que se eliminaron los factores humanos y errores. El proceso de compra actual está centralizo, y como resultado, es más preciso y organizado, y la sede central tiene la posibilidad de ver y controlar la dinámica del inventario en toda la cadena minorista, no en cada tienda por separado. Esto permite tomar las decisiones estratégicas adecuadas.
La cantidad de pedido calculada con exactitud
Los empleados del minorista tuvieron algunas inquietudes sobre la probable falta de pedidos de productos generada por el sistema durante la etapa de implementación, pero después de un tiempo se aseguraron de que el pedido se calculara con precisión. Los niveles de existencias objetivo del sistema se determinan para cada SKU en cada ubicación; nunca ordena la cantidad equivocada, monitoreando constantemente las dinámicas de la demanda. La categoría fresca es administrada por un algoritmo diferente que permite realizar compras a tiempo, así como minimizar el desperdicio.
Análisis de alta calidad y un nuevo enfoque para trabajar con los proveedores
La empresa ha recibido una nueva herramienta de análisis de datos reales para alta dirección, personal operativo, y los gerentes de categorías con más de 20 informes. Por ejemplo, uno de ellos es útil en optimizar la cooperación con los proveedores, ya que permite evaluar las ventas y las compras, la rotación de inventario y los saldos de las existencias de las mercancías seleccionadas y, en general, analizar la confiabilidad del proveedor.
Muchos gerentes creen que es mejor pedir más que menos. Lo cual permite asegurar la disponibilidad, pero puede provocar exceso de existencias que refleje negativamente la rentabilidad del minorista. Propensos a pedir más, ya que elimina las ventas perdidas, sin embargo, afecta negativamente la cadena de rentabilidad del minorista debido al exceso de existencias. El Sistema de Optimización de Inventario Leafio determina un saldo sin comprar más productos si no es rentable para la cadena minorista.
Resultados alcanzados
- Aumento del 7% en las ventas;
- Mejora del 8% en la rotación de inventario;
- El 80% de los pedidos se crean y envían automáticamente;
- +3 nuevas tiendas durante la implementación;
- Aproximadamente 2000 pedidos se generan y envían diariamente.
