Cómo aumentar las ventas un 23% mediante la gestión centralizada de existencias

Daily es una cadena regional de tiendas de conveniencia de rápido crecimiento en Georgia. Al inicio del proyecto, la cadena contaba con 170 tiendas que ofrecían 4.500 referencias diferentes, y culminó su expansión con 194 tiendas una vez finalizado el proyecto. A finales de mayo de 2024, había 227 tiendas en funcionamiento.

Además, la empresa abrió su propio centro de distribución. Entre los resultados destacados de la red Daily, también se puede mencionar el aumento de ventas en un 23%, la reducción de inventario en un 17% y la mejora en la rotación de inventario en un 16%. Vamos a explicar paso a paso cómo se logró esto.

Sobre la red, además de bienes de consumo, Daily ofrece confitería y comidas preparadas. La estrategia de Daily gira en torno a la expansión regional y a satisfacer las demandas de los consumidores con una gama de productos universal. Para hacer realidad esta visión, la empresa optó por aprovechar la experiencia de LEAFIO AI en la optimización de existencias.

Antes de implantar la Optimización de Inventario LEAFIO, parte del surtido diario de la cadena estaba conectado a pedidos automáticos a través del sistema ERP. La gestión de existencias implicaba a los jefes de tienda y a un departamento separado compuesto por un jefe, dos gerentes y dos especialistas. El departamento en sí estaba subordinado a la división de operaciones.

Entre los principales retos de la gestión de inventarios que requerían una solución integral figuran los siguientes:

Los responsables de tienda ajustaban manualmente todos los pedidos generados automáticamente en el sistema ERP en función de sus perspectivas, lo que provocaba una sobrecarga de trabajo del personal y un aumento de los errores humanos. La falta de control y transparencia provocaba excedentes o faltas de mercancía imprevistos. La inexactitud de los datos de inventario agravaba aún más los retrasos en la recepción de mercancías y la gestión del inventario.

Debido a la irregularidad de los controles de existencias en algunas tiendas, los encargados podían anular sin darse cuenta pedidos de artículos esenciales sin saber de la reducción de existencias.

La cadena carecía de un análisis periódico de los indicadores críticos de gestión de existencias, lo que se veía agravado por la ausencia de una herramienta de seguimiento y análisis adecuada. Estos indicadores tenían que calcularse manualmente, lo que hacía que se detectaran tarde problemas como la escasez de productos o la pérdida de ventas.

La información sobre las actividades promocionales planificadas no se recibía a tiempo en el ERP. Además, el sistema no tenía la funcionalidad suficiente para una gestión eficaz. El volumen de pedidos de mercancía para promociones se calculaba manualmente en Excel, sin posibilidad de visualizar inmediatamente los pedidos ya planificados.

Esto hacía que el proceso fuera caótico y a menudo provocaba un exceso o una falta de existencias de productos promocionales y retrasos en las entregas. Estos problemas obligaron a la empresa a buscar una solución automatizada para optimizar sus procesos de gestión.

Antes de implantar la Optimización de Inventarios LEAFIO, los representantes de Daily establecieron varios objetivos para el equipo:

1. Estructurar los procesos comerciales;
   
2. Centralizar la gestión de existencias;
   
3. Minimizar el impacto humano de la gestión de existencias;
   
4. Combinar datos y procesos en una cómoda herramienta de análisis y control.
   

La implantación de la optimización de inventarios LEAFIO se llevó a cabo siguiendo la hoja de ruta estándar del proyecto y se completó a tiempo.

El proactivo equipo de proyecto de Daily contribuyó al éxito de la implantación. El jefe del departamento de gestión de existencias dirigió el proyecto desde el lado del cliente.

Además, la dirección de la cadena decidió contratar a un informático interno, lo que ayudó a controlar e implantar mejor los procesos. El equipo también incluía representantes del departamento de gestión de existencias. Es importante comentar que especialistas de los departamentos comercial y de marketing participaron en la resolución de algunos problemas.

1. Integración. Durante esta etapa, la interacción entre los equipos de LEAFIO y Daily tuvo lugar diariamente a través de videoconferencias, llamadas telefónicas y correos electrónicos. Aquí se estudiaron las condiciones y procesos de negocio y se llevó a cabo la integración con el ERP del cliente.
   
2. Formación y lanzamiento piloto. La segunda fase de la implantación consistió en la formación offline de los especialistas implicados directamente en Georgia. Durante el mismo periodo, se lanzaron los primeros pedidos de la categoría piloto: productos del tabaco. Conectamos a los proveedores de toda la red a la vez.
   
3. Ampliación. En esta fase, los equipos ampliaron el proyecto y conectaron los centros de distribución existentes, crearon un proceso para planificar las promociones y se familiarizaron y aprendieron a trabajar con la unidad analítica de la forma más eficaz posible.
   

Durante la aplicación, los equipos de ejecución lograron los siguientes resultados:

1. Los responsables de Daily facilitaron la integración de los proveedores con LEAFIO Inventory Optimization, simplificando la mayoría de los procedimientos mediante la automatización. Esto optimizó el proceso de compra, reduciendo el impacto del error humano.
   
2. La implementación aseguró la organización del surtido y determinó con precisión la cantidad necesaria de mercancía para cada tienda.
   
3. La cadena ha automatizado y optimizado con éxito la gestión de la mercancía de subclasificación, lo que se ha traducido en una mayor eficacia y una aceleración de la velocidad de entrega.
   
4. El sistema automatiza todos los cálculos e inicia los pedidos sin problemas. Los especialistas de la cadena se benefician de un análisis detallado de los resultados, que les permite mejorar los esfuerzos futuros.
   
5. El almacenamiento centralizado y el intercambio de información esencial se han establecido a través del ERP, lo que garantiza una comunicación fluida y la accesibilidad a los datos en toda la cadena.
   
6. Los usuarios tienen ahora acceso a una herramienta completa que no sólo automatiza la generación de pedidos, sino que también cuenta con un panel de control fácil de usar que ofrece información detallada. Esto les permite analizar los calendarios de los productos, profundizar en los detalles de los pedidos, evaluar la eficacia de la gestión de existencias y acceder a información esencial sobre los productos, todo ello en un sistema unificado.

"La pertinencia de los saldos actualizados es uno de los factores del correcto funcionamiento del sistema de cálculo de pedidos y, por tanto, la clave del éxito. Para obtener saldos actualizados, también hicimos cambios internos en los procesos operativos de la empresa." - George Turdzeladze, Director General de Daily.

La implementación de LEAFIO Inventory ha mejorado significativamente la gestión de mercancías y ha ayudado a Daily Chain a optimizar sus procesos de negocio para lograr operaciones más eficientes y competitivas.

Durante la ejecución del proyecto, la cadena Daily pasó de 170 a 227 tiendas.

Después de la implementación de LEAFIO Inventory Optimization, la red obtuvo los siguientes resultados:

1. Las ventas aumentaron un 23%.
   
2. El índice de rotación de existencias mejoró un 16%: de 30 a 24 días.
   
3. La disponibilidad media aumentó un 8%.
   
4. El 99,5% de los pedidos son generados y enviados por el sistema automáticamente, sin necesidad de intervención de los gestores.
   

Los resultados tangibles revelan un notable aumento de la disponibilidad de mercancías en todas las categorías, como indica el análisis ABC. Al mismo tiempo, desde que se conectó el surtido a los pedidos, el exceso de existencias ha disminuido un 17%. Estos logros se deben al sistema centralizado y automatizado de gestión de existencias.

Además, los ajustes organizativos internos de la empresa fueron clave para esta mejora. A pesar de las fluctuaciones en el suministro que afectan a la disponibilidad de mercancías, el porcentaje de ajustes de pedidos se ha mantenido siempre en un nivel mínimo.

La implantación del sistema de optimización de existencias LEAFIO demuestra un inmenso potencial para aumentar la eficiencia empresarial. Hemos observado mejoras sustanciales en la gestión de las existencias, el crecimiento de las ventas y la disponibilidad de los productos. Estos resultados confirman el éxito del proyecto y ponen de relieve su papel clave en el desarrollo continuo de Daily.

Los resultados positivos obtenidos por nuestros clientes sirven de inspiración para nuestro progreso continuo. En LEAFIO AI, nuestra misión es revolucionar la gestión de inventarios en todas sus dimensiones. Póngase en contacto con nuestro equipo hoy mismo para descubrir cómo podemos capacitar a su empresa para lograr una eficiencia aún mayor.