Jak zwiększyć sprzedaż o 23% dzięki scentralizowanemu zarządzaniu zapasami?

Daily to dynamicznie rozwijająca się regionalna sieć sklepów spożywczych w Gruzji. Na początku projektu sieć liczyła 170 sklepów, oferujących 4500 różnych jednostek magazynowych (SKU). Co ciekawe, po zakończeniu projektu liczba sklepów wzrosła do 194. Na koniec maja 2024 roku sieć liczyła już 227 sklepów. Dodatkowo, firma otworzyła własne centrum dystrybucji. Poza towarami konsumpcyjnymi, Daily oferuje także słodycze i gotowe do spożycia posiłki.

Strategia Daily opiera się na agresywnej ekspansji regionalnej oraz dostosowywaniu oferty do potrzeb konsumentów poprzez wszechstronny asortyment produktów. W celu skutecznego wdrożenia tej wizji, firma zdecydowała się na współpracę z LEAFIO AI, liderem w dziedzinie optymalizacji zapasów.

Przed wdrożeniem oprogramowania do optymalizacji zapasów LEAFIO, zamawianie towarów odbywało się za pomocą tradycyjnego systemu ERP. Zarządzanie asortymentem było odpowiedzialnością menedżerów sklepów oraz oddzielnego działu składającego się z kierownika, dwóch menedżerów i dwóch specjalistów, który podlegał działowi operacyjnemu.

Główne wyzwania w zarządzaniu zapasami, które wymagały kompleksowego rozwiązania, obejmowały: 

• Zdecentralizowane zarządzanie zapasami: Menedżerowie sklepów ręcznie korygowali wszystkie automatycznie generowane zamówienia w systemie ERP na podstawie własnych ocen, co prowadziło do przeciążenia pracowników i zwiększenia liczby błędów ludzkich. Brak kontroli i przejrzystości skutkował nieprzewidzianymi nadwyżkami lub niedoborami towarów. Nieprecyzyjne dane dotyczące zapasów dodatkowo pogłębiały opóźnienia w odbiorze towarów i zarządzaniu zapasami.
• Brak popularnych towarów: Z powodu nieregularnych kontroli zapasów w niektórych sklepach, menedżerowie mogli nieświadomie anulować zamówienia na kluczowe produkty, nie będąc świadomi ich wyczerpania.
• Brak analityki jakościowej: Sieć nie dysponowała regularną analizą kluczowych wskaźników zarządzania zapasami, a brak wygodnego narzędzia do śledzenia i analizy dodatkowo utrudniał ten proces. Wskaźniki te musiały być obliczane ręcznie, co prowadziło do opóźnionego wykrywania problemów, takich jak niedobory produktów czy utracona sprzedaż.
• Nieefektywne zarządzanie zapasami w promocjach: Informacje o planowanych kampaniach promocji sprzedaży nie były na czas przekazywane do systemu ERP. Dodatkowo, wybrany system ERP nie miał wystarczającej funkcjonalności do efektywnego zarządzania promocjami w czasie rzeczywistym. Wolumen zamówień na towary promocyjne był obliczany ręcznie w Excelu, bez możliwości natychmiastowego wglądu w już zaplanowane zamówienia. Powodowało to chaos w procesie, często prowadząc do nadmiaru lub niedoboru towarów promocyjnych oraz opóźnionych dostaw. Problemy te zmusiły firmę do poszukiwania zautomatyzowanego rozwiązania w celu optymalizacji swoich procesów zarządzania.
  

Przed wdrożeniem LEAFIO Inventory Optimization, przedstawiciele Daily wyznaczyli zespołowi kilka kluczowych celów:

1. Uporządkowanie procesów biznesowych. 
2. Centralizacja zarządzania zapasami.
3. Zminimalizowanie wpływu człowieka na zarządzanie zapasami.
   
4. Połączenie danych i procesów w wygodne narzędzie do analizy i kontroli. 
   

Wdrożenie LEAFIO Inventory Optimization przebiegło zgodnie z ustaloną mapą drogową projektu i zostało ukończone w wyznaczonym terminie.

Proaktywny zespół projektowy Daily odegrał kluczową rolę w sukcesie wdrożenia. Kierownik działu zarządzania zapasami skutecznie koordynował projekt z ramienia klienta, a decyzja kierownictwa sieci o zatrudnieniu wewnętrznego specjalisty IT przyczyniła się do precyzyjnej kontroli i efektywnego wdrażania nowych procesów. W skład zespołu weszli także przedstawiciele działu zarządzania zapasami, a specjaliści z działu handlowego i marketingu aktywnie uczestniczyli w rozwiązywaniu napotkanych problemów, co pozwoliło na szybkie i sprawne pokonanie wszelkich trudności.

1. Integracja: Na tym etapie interakcja między zespołami LEAFIO i Daily odbywała się codziennie za pośrednictwem wideokonferencji, rozmów telefonicznych i wiadomości e-mail. Przeanalizowano warunki i procesy biznesowe oraz przeprowadzono integrację z systemem ERP klienta.
2. Szkolenie i uruchomienie pilotażowe: Drugi etap wdrożenia obejmował szkolenie offline zaangażowanych specjalistów bezpośrednio w Gruzji. W tym samym czasie uruchomiono pierwsze zamówienia w kategorii pilotażowej - wyroby tytoniowe. Podłączyliśmy dostawców dla całej sieci jednocześnie. 
3. Skalowanie: Na tym etapie zespoły zwiększyły skalę projektu, zintegrowały istniejące centra dystrybucji, zbudowały proces planowania promocji oraz nauczyły się efektywnie korzystać z jednostki analitycznej.
   

Podczas wdrażania zespoły wdrożeniowe osiągnęły następujące wyniki:

• Integracja dostawców: Menedżerowie Daily usprawnili integrację dostawców z LEAFIO Inventory Optimization, automatyzując większość procedur, co zredukowało błędy ludzkie i zoptymalizowało proces zakupu.
• Uporządkowanie asortymentu: Wdrożenie umożliwiło precyzyjne określenie wymaganej ilości towarów dla każdego sklepu.
  
• Automatyzacja zarządzania: Sieć skutecznie zautomatyzowała zarządzanie podzbiorem towarów, co zwiększyło efektywność i przyspieszyło dostawy.
• Automatyczne obliczenia: System automatyzuje wszystkie obliczenia i zamówienia. Specjaliści korzystają z analityki wyników do optymalizacji działań.
  
• Centralizacja informacji: Ustanowiono scentralizowane przechowywanie i wymianę kluczowych informacji za pomocą ERP, co zapewnia płynność komunikacji i dostępność danych w całej sieci.
• Kompleksowe narzędzie: Użytkownicy mają dostęp do narzędzia, które automatyzuje generowanie zamówień i oferuje przyjazny panel kontrolny z wglądem w harmonogramy produktów, szczegóły zamówień oraz efektywność zarządzania zapasami.
  

„Precyzyjna wiedza w czasie rzeczywistym na temat stanów magazynowych jest kluczowa dla prawidłowego działania systemu kalkulacji zamówień, a tym samym dla osiągnięcia sukcesu. Aby uzyskać aktualne stany, wprowadziliśmy także wewnętrzne zmiany w procesach operacyjnych,” mówi George Turdzeladze, Dyrektor Generalny w Daily. 

Wdrożenie LEAFIO Inventory Optimization znacząco poprawiło zarządzanie towarami i pomogło sieci Daily zoptymalizować procesy biznesowe, co przyczyniło się do bardziej efektywnej i konkurencyjnej działalności.

Podczas realizacji projektu sieć Daily dokonała ekspansji – liczba placówek wzrosła z 170 do 227 sklepów.

Po wdrożeniu LEAFIO Inventory Optimization:

• Sprzedaż wzrosła o 23%. 
• Wskaźnik rotacji zapasów poprawił się o 16%: z 30 do 24 dni.
  
• Średnia dostępność wzrosła o 8%. 
  
• 99,5% zamówień jest generowanych i wysyłanych automatycznie przez system, bez potrzeby interwencji menedżerskiej. 
  

Wyniki te ukazują znaczną poprawę dostępności towarów we wszystkich kategoriach, co potwierdza analiza ABC. Równocześnie, odkąd asortyment został połączony z zamówieniami, nadmiar zapasów zmniejszył się o 17%. Osiągnięcia te są efektem scentralizowanego i zautomatyzowanego systemu zarządzania zapasami.

Dodatkowo, wewnętrzne dostosowania organizacyjne w firmie miały kluczowe znaczenie dla tych usprawnień. Mimo wahań w dostawach wpływających na dostępność towarów, procent korekt zamówień pozostaje minimalny.

„Wdrożenie systemu LEAFIO Inventory Optimization ukazuje ogromny potencjał w zakresie zwiększania efektywności biznesowej. Zaobserwowaliśmy znaczne poprawy w zarządzaniu zapasami, wzroście sprzedaży i dostępności produktów. Wyniki te potwierdzają sukces projektu i podkreślają jego kluczową rolę w dalszym rozwoju sieci Daily,” mówi George Turdzeladze, Dyrektor Generalny w Daily. 

Pozytywne wyniki osiągane przez naszych klientów stanowią dla nas inspirację do nieustannego rozwoju. W LEAFIO AI dążymy do optymalizacji zarządzania zapasami na każdym etapie procesu. Skontaktuj się z naszym zespołem już dziś, aby dowiedzieć się, jak możemy pomóc Twojej firmie osiągnąć jeszcze wyższy poziom efektywności.