L Cosmetics

L Cosmetics es la única cadena de farmacias minoristas en Estonia que vende productos cotidianos a precios accesibles. La red consta de tiendas multimarca y monomarca con productos de cuidado personal, cosméticos, perfumes y todo tipo de artículos para el hogar.

Hay 26 tiendas de L Cosmetics en toda Estonia con una variedad de más de 10.000 SKUs.

DESAFÍO: GESTIÓN DE INVENTARIOS DESCENTRALIZADA E INEFICIENTE

Antes de la introducción del Sistema de Inventarios Leafio, la gestión del inventario era llevada a cabo por tres departamentos de la empresa: venta al por menor, distribución y compras. Los pedidos se generaban a través del sistema de contabilidad. Toda la gestión del inventario solía funcionar en dos direcciones diferentes:

• Para tiendas al por menor;
• Al por mayor.

La generación de pedidos para las tiendas minoristas estaba descentralizada por los gerentes de la tienda, basada en los saldos mínimos y las ventas, controlados parcialmente por el departamento de compras.

Los pedidos de proveedores externos desde el almacén central, así como la gestión de la distribución de la actividad de mercadotecnia, fueron realizados por el departamento de compras a granel.

La cadena minorista se encontró regularmente con problemas de gestión de inventario:

• El problema más significativo que afectó directamente a las ventas fueron los estantes vacíos, lo que llevó a la pérdida de ventas. Faltaba un instrumento que permitiera la formación correcta y oportuna de los pedidos. Esto fue especialmente evidente durante el lanzamiento de las promociones cuando los productos simplemente no aparecen físicamente en la tienda al comienzo de la promoción.
• El grupo de productos de alta venta estaba abarrotado debido al hecho de que los gerentes de la tienda minorista trataron de ordenar un producto con un stock significativo. En una red minorista, esto era una gran cantidad de exceso de existencias.
• Realizar pedidos llevaba mucho tiempo. Todas las operaciones se llevaban a cabo manualmente, lo que generaba una carga de trabajo. Al mismo tiempo, simplemente no había suficientes recursos humanos para los cálculos estratégicos y la evaluación de los principales indicadores clave de rendimiento en la gestión de inventarios, ya que el análisis también se realizaba manualmente. Esto resultó en otro problema - la falta de habilidades de análisis que le permitiría detectar áreas problemáticas y sus causas.

La administración se dio cuenta de la necesidad de un sistema separado para resolver estas cuestiones mediante procesos institucionales de gestión automatizada de existencias. Además, la empresa necesitaba nuevos reportes para ayudar a analizar la eficiencia de la gestión de inventarios en toda la cadena minorista.

La gestión de inventarios Leafio cubrió la necesidad de automatizar los pedidos y redujo la carga de trabajo de los gerentes. El factor clave de Leafio fue el apoyo al cliente y el mantenimiento de la implementación después del proyecto. El Departamento de Satisfacción al Cliente apoya a los usuarios durante toda la suscripción.

PROCESO: EL TRABAJO EN EQUIPO ES LA CLAVE DEL ÉXITO

Un equipo de 14 especialistas de la cadena minorista participó en la implementación del sistema: un gerente de proyecto, un especialista en TI y especialistas en ventas al por menor, distribución, mercadotecnia y almacén. El proyecto fue supervisado por el Gerente de Proyecto de Leafio.

El proveedor tenía una metodología probada en la ejecución de proyectos, y la eficiencia fue confirmada por más de una docena de clientes. En primer lugar, se analizan los procesos de gestión del inventario, se elabora el plan de ejecución del proyecto, se preparan todos los datos necesarios para el intercambio del Sistema Leafio y se lleva a cabo la capacitación del usuario. El trabajo en equipo entre el proveedor y el cliente es importante en todas las etapas del proyecto.

“El proceso de interacción del equipo fue lo más cómodo posible. Nunca nos desempeñamos en vivo, la implementación y la capacitación se llevaron a cabo sin video al encontrar un entendimiento mutuo en el modo telefónico. El cliente confió plenamente en la experiencia de nuestra empresa, lo que llevó a resultados positivos y a la finalización oportuna del proyecto", Yana BODNAR, Gerente de Proyectos de Leafio.

Tres indicadores principales del éxito de la implantación del sistema:

• Transición de un proceso descentralizado de generación de pedidos a uno centralizado.
• Cambiar el enfoque de entrega. La eliminación retroactiva hizo el proceso absolutamente transparente.
• Centrarse en el resultado y confiar en la solución.

El sistema ayudó fundamentalmente a cambiar el enfoque de gestión de inventarios, lo que dio resultados positivos.

Durante el proyecto, se utilizó una metodología de implementación probada, cuya eficacia fue confirmada por más de una docena de clientes. Después de planificar las tareas, comenzamos a lanzarlo. Se completaron las siguientes etapas: auditoría de los procesos de negocio en la gestión de inventarios, implementación del intercambio de datos entre el ERP y el sistema Leafio, capacitación de usuarios, experimentación y escalado en términos de conexión de productos a auto-orden, estudio del módulo analítico, resumiendo la implementación y el logro de los objetivos establecidos.

En el curso del trabajo, ambas partes entendieron que lo principal es el resultado, que en última instancia conducirá a un KPI más alto en la gestión de existencias. El equipo ha establecido una comunicación y una cooperación de alta calidad, que desempeñó un papel importante en el avance del proceso de implementación y logro de los objetivos. 

“Tenemos plena confianza en el sistema, por lo que no queríamos imponerle nuestros procesos. Vamos a ver lo que la Gestión de Inventarios Leafio tiene para ofrecer,” un representante de la cadena minorista L Cosmetics.

RESULTADO: LA AUTOMATIZACIÓN MEJORA LA GESTIÓN DEL INVENTARIO EN LAS VENTAS AL POR MENOR

No hay resultados aleatorios en la gestión de proyecto. Todos los logros son el producto de objetivos bien definidos y un esfuerzo dedicado a alcanzarlos.

Los siguientes objetivos se fijaron al inicio de la ejecución con la aprobación del Plan del proyecto:

• optimización de los procesos de gestión de inventarios (conexión de pedidos automáticos, liberación del tiempo de los compradores para trabajar con el surtido);
• reducción de existencias;
• mejora de la facturación.

En el momento de la finalización de la ejecución, se lograron resultados tanto cualitativos como cuantitativos. Proceso de pedidos optimizados: los pedidos se generan automáticamente en un horario, el 50% de los horarios de pedidos se envían automáticamente, los pedidos se envían directamente a los proveedores, lo que resulta en el rendimiento del trabajo del departamento, ya que los cálculos manuales causan errores y la automatización ayuda a evitar pedidos incorrectos.

L Cosmetics se centra en las buenas condiciones laborales para los empleados, donde el sistema Leafio también demostró ser útil. Ahora los gerentes de compras pasan menos tiempo en tareas operativas rutinarias estando más involucrados en el desarrollo estratégico de la empresa.

Las siguientes cifras revelan los resultados de la aplicación:

• El 100% del surtido de la tienda y el 25% del surtido del almacén central están conectados al sistema.
• La tasa de rotación fue reducida en un 25%.
• Reducción media del superávit del 6%.

Estos resultados se lograron a lo largo de 3 meses. Cabe señalar que, dependiendo del tamaño de la organización, el tiempo promedio de amortización de los proyectos Leafio es de 6 meses.

L Cosmetics tiene previsto realizar un mayor esfuerzo en la unidad de sistemas analíticos, con la participación del Gerente de Satisfacción al Clientes de Leafio para proporcionar más de 20 informes diferentes. Esto ayudará a analizar la eficiencia de la gestión de inventario a lo largo de la cadena minorista e identificar cuellos de botella. ¡Se continuará con la mejora!