L Cosmetics to jedyna sieć drogerii w Estonii, która codziennie sprzedaje towary po przystępnych cenach. Sieć składa się z multibrandowych i monobrandowych sklepów z artykułami higieny osobistej, kosmetykami, perfumami i wszelkiego rodzaju artykułami gospodarstwa domowego.
W całej Estonii jest 26 sklepów L Cosmetics z asortymentem ponad 10 000 SKU.
WYZWANIE: NIEEFEKTYWNE ZDECENTRALIZOWANE ZARZĄDZANIE ZAPASAMI
Przed wprowadzeniem systemu Leafio Inventory zarządzanie zapasami odbywało się za pośrednictwem trzech działów firmy: sprzedaży detalicznej, dystrybucji i zakupów. Zamówienia zostały wygenerowane przez system księgowy. Całe zarządzanie zapasami działało w dwóch różnych kierunkach:
- dla sklepów detalicznych;
- dla sprzedaży hurtowej.
Tworzenie zamówień dla sklepów detalicznych zostało zdecentralizowane przez kierowników sklepów w oparciu o salda minimalne i sprzedaż, częściowo kontrolowane przez dział zakupów.
Zamówienia dostawców zewnętrznych z magazynu centralnego oraz zarządzanie dystrybucją marketingową dokonywały się przez dział zakupów hurtowych.
Sieć detaliczna regularnie napotykała problemy w zarządzaniu zapasami:
- Największym problemem, który bezpośrednio wpływał na sprzedaż, były puste półki, co prowadziło do utraty sprzedaży. Brakowało narzędzia, które pozwoliłoby na prawidłowe tworzenie zamówień w odpowiednie terminy. Było to szczególnie widoczne podczas promocji, kiedy towary po prostu nie pojawiały się fizycznie w sklepie na początku promocji.
- Grupa produktów o wysokiej sprzedaży była przepełniona ze względu na fakt, że kierownicy sklepów detalicznych starali się zamówić produkt na zapas. W sieci detalicznej był to duży nadmiar zapasów.
- Składanie zamówień zajmowało dużo czasu. Wszystkie operacje były wykonywane ręcznie, co powodowało obciążenie pracą. Jednocześnie po prostu brakowało zasobów ludzkich do obliczeń strategicznych i oceny głównych KPI w zarządzaniu zapasami, ponieważ analiza była również dokonywana ręcznie. Zaowocowało to kolejnym problemem – brakiem funkcji analitycznych, które pozwoliłyby na wykrycie problematycznych obszarów i ich przyczyn.
Kierownictwo uświadomiło sobie potrzebę oddzielnego systemu do rozwiązywania tych problemów poprzez zautomatyzowanie procesów biznesowych w sprawie zarządzania zapasami. Ponadto firma potrzebowała nowych narzędzi analitycznych, które pomogą analizować efektywność zarządzania zapasami w całej sieci detalicznej.
Leafio Inventory Management pokryło potrzebę automatyzacji zamówień i odciążyło menedżerów. Kluczowym czynnikiem dla Leafio była obsługa klienta i utrzymanie porealizacyjne. Dział Obsługi Klienta wspiera użytkowników przez cały okres trwania subskrypcji.
PROCES: PRACA ZESPOŁOWA JEST KLUCZEM DO SUKCESU
We wdrożeniu systemu uczęstniczył zespół z 14 specjalistów z sieci detalicznej: kierownik projektu, informatyk oraz specjaliści ds. handlu detalicznego, dystrybucji, marketingu i magazynowania. Projekt nadzorował Kierownik Projektu Leafio.
Dostawca posiadał sprawdzoną metodologię w realizacji projektów, a skuteczność potwierdziło kilkunastu klientów. W pierwszej kolejności analizowane są procesy zarządzania zapasami, przygotowywany jest plan realizacji projektu, przygotowywane są wszystkie niezbędne dane do wymiany w systemie Leafio oraz przeprowadzane są szkolenia użytkowników. Ustanowienie pracy zespołowej między dostawcą a klientem jest ważne na wszystkich etapach projektu.
„Proces interakcji w zespole był tak komfortowy, jak to tylko możliwe. Nigdy nie graliśmy na żywo, wdrożenie i szkolenie odbyły się bez wideo poprzez znalezienie wzajemnego zrozumienia w trybie telefonicznym.
Klient w pełni zaufał fachowej wiedzy naszej firmy, co doprowadziło do pozytywnych skutków i realizacji projektu na czas” – Yana BODNAR, Kierownik Projektu Leafio.
Trzy główne czynniki sukcesu wdrożenia systemu:
- Przejście ze zdecentralizowanego procesu tworzenia zamówień do scentralizowanego.
- Zmiana podejścia do realizacji. Eliminacja antydatowania sprawiła, że proces był całkowicie przejrzysty.
- Koncentracja na wyniku i zaufanie do rozwiązania.
System pomógł fundamentalnie zmienić podejście do zarządzania zapasami, prowadząc do pozytywnych wyników.
Podczas projektu zastosowano sprawdzoną metodę wdrożeniową, której skuteczność potwierdziło kilkunastu klientów. Po zaplanowaniu zadań zaczęliśmy uruchamiać rozwiązanie. Projekt składał się z następujących etatów: audyt procesów biznesowych w gospodarce magazynowej, wdrożenie wymiany danych pomiędzy systemem ERP a Leafio, szkolenie użytkowników, pilotaż i skalowanie pod kątem podłączenia towaru do auto-zamówienia, badanie modułu analitycznego, podsumowanie wdrożenia i osiąganie wyznaczonych celów.
Podczas pracy obie strony zrozumiały, że najważniejszy jest wynik, który ostatecznie doprowadzi do podwyższenia KPI w zarządzaniu zapasami. Zespół nawiązał wysokiej jakości komunikację i współpracę, które odegrały ważną rolę w postępie procesu wdrożenia i osiągnięciu celów.
„Mamy pełne zaufanie do systemu, więc nie chcieliśmy narzucać mu naszych procesów. Zobaczmy, co ma do zaoferowania Leafio Inventory Management ”- przedstawiciel sieci detalicznej L Cosmetics.
WYNIK: AUTOMATYZACJA POPRAWIŁA ZARZĄDZANIE ZAPASAMI W HANDLU
W zarządzaniu projektami nie ma przypadkowych wyników. Wszystkie osiągnięcia są wynikiem dobrze zdefiniowanych celów i zaangażowania w ich osiągnięcie.
Na początku realizacji wg Karty projektu postawiono takie cele:
- optymalizacja procesów zarządzania zapasami (podłączenie auto-zamówienia, uwolnienie czasu kupujących na pracę z asortymentem);
- redukcja zapasów;
- poprawa obrotów.
Po zakończeniu wdrożenia osiągnięto wyniki zarówno jakościowe, jak i ilościowe. Zoptymalizowane procesy zamówień: zamówienia są tworzone automatycznie zgodnie z harmonogramem, 50% harmonogramów zamówień jest wysyłanych automatycznie, zamówienia są wysyłane bezpośrednio do dostawców, co powoduje wydajniejszą pracę działu, ponieważ ręczne obliczenia powodują błędy, a automatyzacja pomaga uniknąć błędnych zamówień.
L Cosmetics stawia na dobre warunki pracy dla pracowników, gdzie system Leafio również okazał się przydatny. Teraz menedżerowie ds. zakupów spędzają mniej czasu na rutynowych zadaniach operacyjnych, bardziej angażując się w strategiczny rozwój firmy.
Poniższe rysunki przedstawiają wyniki wdrożenia:
- Do systemu podłączono jest 100% asortymentu sklepu i 25% asortymentu magazynu centralnego.
- Wskaźnik obrotu został zmniejszony o 25%.
- Średnie zmniejszenie nadwyżki o 6%.
Te wyniki osiągnięto w ciągu 3 miesięcy. Należy zauważyć, że w zależności od wielkości organizacji średni czas zwrotu z projektów Leafio wynosi 6 miesięcy.
L Cosmetics planuje włożyć większy wysiłek w jednostkę systemu analitycznego, angażując menedżera Leafio Customer Success do dostarczenia ponad 20 różnych raportów. Pomoże to dokonać analizę efektywności zarządzania zapasami w całej sieci i zidentyfikować wąskie gardła. Proces ulepszania będzie kontynuowany!
INSPIROWANE PRZEZ NATURĘ. PRZYSPIESZONE PRZEZ AI
