Jak LEAFIO AI Rozwiązało Problemy Zdecentralizowanego Zarządzania Zapasami w L Cosmetics

L Cosmetics to renomowana estońska sieć drogerii. Oferuje codzienne artykuły kosmetyczne w przystępnych cenach. Sieć składa się z wielobrandowych i monobrandowych sklepów z produktami do pielęgnacji osobistej, kosmetykami, perfumami oraz wszelkiego rodzaju artykułami gospodarstwa domowego.

W całej Estonii znajduje się 26 sklepów L Cosmetics z asortymentem ponad 10 000 SKU.

Przed wdrożeniem LEAFIO Inventory Optimization zarządzanie zapasami w firmie obejmowało trzy działy: detaliczny, dystrybucji i zakupów. Zamówienia były generowane przez system księgowy i działały w dwóch odmiennych kierunkach:

• dla sklepów detalicznych; 
• oraz hurtowni. 
  

Proces zamówień w sklepach detalicznych był zdecentralizowany, z kierownikami sklepów decydującymi na podstawie minimalnych stanów magazynowych i danych o sprzedaży, przy częściowej kontroli działu zakupów. A dział zakupów hurtowych zarządzał zamówieniami zewnętrznych dostawców oraz dystrybucją w ramach działań marketingowych.

Sieć regularnie napotykała problemy związane z zarządzaniem zapasami:

• Największym problemem, który bezpośrednio wpływał na sprzedaż, były puste półki, co prowadziło do utraconych sprzedaży. Brakowało narzędzia pozwalającego na prawidłowe i terminowe tworzenie zamówień. Było to szczególnie widoczne podczas promocji sprzedaży, kiedy towar nie docierał do sklepu przed startem promocji. 
• Grupy produktów o wysokiej popycie była nadmiernie magazynowana. Kierownicy sklepów detalicznych starali się zamawiać produkty z dużymi zapasami. Dla sieci detalicznej oznaczało to dużą ilość nadmiarowych zapasów. 
• Składanie zamówień zajmowało dużo czasu. Wszystkie operacje były wykonywane ręcznie, co prowadziło do nadmiernego obciążenia pracą. Jednocześnie brakowało zasobów ludzkich do strategicznych obliczeń i oceny głównych wskaźników KPI w zarządzaniu zapasami. Ponadto, analizy również były przeprowadzane ręcznie. To prowadziło do kolejnego problemu – braku czynności związanych z przygotowaniem gruntownej analizy procesów zarządzania zapasami, pozwalających na wykrycie problematycznych obszarów i ich przyczyn. 
  

W końcu, zarząd zrozumiał, że potrzebne jest zaawansowane narzędzie IT, które zautomatyzowałoby procesy zarządzania zapasami i wprowadziło nowe możliwości analityczne. Priorytetem stało się wdrożenie systemu, który umożliwi kompleksową ocenę efektywności zarządzania zapasami w całej sieci.

LEAFIO AI odpowiedział na te potrzeby, oferując automatyzację zamówień i znaczące odciążenie menedżerów. System nie tylko zrewolucjonizował zarządzanie zapasami, ale także zapewnił wsparcie po wdrożeniu. Dzięki działowi Customer Success LEAFIO, użytkownicy otrzymywali ciągłą pomoc przez cały okres subskrypcji, co przyczyniło się do sukcesu całego projektu.

W realizację wdrożenia systemu zaangażowano zespół składający się z 14 specjalistów: kierownika projektu, specjalistę IT oraz ekspertów ds. sprzedaży detalicznej, dystrybucji, marketingu i magazynowania. Projekt był nadzorowany przez Kierownika Projektu LEAFIO.

Firma LEAFIO AI, znana z licznych udanych wdrożeń systemów do zarządzania zapasami w biznesach detalicznych na całym świecie, przeprowadziła kompleksowe wdrożenie swojego oprogramowania dla L Cosmetics, renomowanej sieci drogerii w Estonii. Proces ten obejmował analizę procesów zarządzania zapasami, opracowanie szczegółowego planu wdrożenia, przygotowanie danych do integracji z systemem LEAFIO AI oraz przeprowadzenie szkoleń dla pracowników. Kluczem do sukcesu była ścisła współpraca między dostawcą a klientem na każdym etapie projektu.

„Współpraca między zespołami przebiegała niezwykle sprawnie i komfortowo. Całe wdrożenie oraz szkolenie odbywały się telefonicznie, bez potrzeby spotkań wideo. Pełne zaufanie klienta do naszej wiedzy i doświadczenia pozwoliło nam osiągnąć doskonałe wyniki i zakończyć projekt zgodnie z harmonogramem.” — Yana Bondar, Kierownik Projektu LEAFIO AI 

Trzy główne wskaźniki sukcesu wdrożenia systemu: 

1. Przejście od zdecentralizowanego procesu generowania zamówień do scentralizowanego. 
2. Zmiana podejścia do dostaw. Eliminacja wstecznych zamówień sprawiła, że proces stał się całkowicie przejrzysty.
   
3. Skupienie się na rezultatach i zaufanie do rozwiązania. 
   

W trakcie projektu zastosowano sprawdzoną metodologię wdrażania, której skuteczność została potwierdzona przez wiele udanych realizacji w różnych sieciach detalicznych. Po starannym zaplanowaniu zadań, przystąpiono do realizacji poszczególnych etapów: 

1. Audyt Procesów Biznesowych: Dokładna analiza istniejących procesów zarządzania zapasami. 
2. Integracja Systemów: Wdrożenie wymiany danych między ERP a systemem LEAFIO Inventory Optimization.
3. Szkolenie Użytkowników: Przeszkolenie pracowników w zakresie korzystania z nowego systemu.
   
4. Pilotaż i Skalowanie: Przeprowadzenie testów oraz stopniowe rozszerzanie funkcji automatyzacji zamówień.
5. Analiza i Optymalizacja: Badanie modułu analitycznego i optymalizacja procesów.
   
6. Podsumowanie i Cele: Ocena wyników wdrożenia oraz osiągnięcie wyznaczonych celów. 
   

Każdy z tych kroków był kluczowy dla sukcesu projektu. Efektywna komunikacja i ścisła współpraca między zespołami przyczyniły się do płynnej realizacji i osiągnięcia zamierzonych rezultatów. 

„Mamy pełne zaufanie do systemu, dlatego nie chcieliśmy narzucać mu naszych procesów. Chcieliśmy zobaczyć, co LEAFIO Inventory Optimization ma do zaoferowania,” – powiedział przedstawiciel sieci detalicznej L Cosmetics. 

W zarządzaniu projektami nie ma przypadkowych rezultatów. Wszystkie osiągnięcia są wynikiem dobrze zdefiniowanych celów i zaangażowanego wysiłku w ich osiągnięcie. 

Na początku wdrożenia, za zgodą umowy projektowej, wyznaczono następujące cele:

• Optymalizacja procesów zarządzania zapasami (włączenie automatycznego zamawiania, uwolnienie czasu kupców na pracę z asortymentem);
  
• Redukcja zapasów;
• Poprawa rotacji zapasów.

W chwili zakończenia wdrożenia osiągnięto zarówno wymierne, jak i jakościowe rezultaty. Procesy zamówień zostały zoptymalizowane: zamówienia są teraz generowane automatycznie zgodnie z harmonogramem, a 50% harmonogramów zamówień jest automatycznie wysyłanych do dostawców. Dzięki temu poprawiła się wydajność pracy działu, ponieważ eliminacja ręcznych obliczeń zredukowała błędy, a automatyzacja zapobiegła nieprawidłowym zamówieniom. 

Dzięki systemowi LEAFIO AI, L Cosmetics mogła również poprawić warunki pracy swoich pracowników. Menedżerowie ds. zakupów spędzają teraz mniej czasu na rutynowych zadaniach operacyjnych, co pozwala im skupić się na strategicznym rozwoju firmy. 

Oto rezultaty wdrożenia: 

• 100% asortymentu sklepów i 25% asortymentu centralnego magazynu zostało podłączonych do systemu.
• Wskaźnik rotacji zapasów zmniejszył się o 25%.
• Średni poziom nadmiernych zapasów obniżył się o 6%. 

Te osiągnięcia zostały zrealizowane w ciągu zaledwie 3 miesięcy. Warto dodać, że przeciętny czas zwrotu z inwestycji w projekty LEAFIO AI wynosi około 6 miesięcy, w zależności od rozmiaru organizacji. 

L Cosmetics planuje dalszy rozwój w obszarze analityki, angażując menedżera ds. sukcesu klienta LEAFIO do przygotowania ponad 40 różnych raportów. Nowe analizy pomogą w ocenie efektywności zarządzania zapasami w całej sieci detalicznej oraz w identyfikowaniu potencjalnych wąskich gardeł. Poprawa procesu będzie kontynuowana!