Redução do excesso de estoque e promoções simplificadas por meio da automação do gerenciamento de estoque

L Cosmetics é a única rede de farmácias na Estônia oferecendo produtos para o dia a dia a preços acessíveis. A rede consiste de lojas com vários produtos para cuidados pessoais: cosméticos, perfumes e todos os tipos de artigos domésticos de diferentes marcas.

Existem 26 lojas da L Cosmetics distribuídas pela Estônia com uma variedade de mais de 10 mil SKUs.

Antes da introdução do sistema da LEAFIO, a gestão do estoque da L Cosmetics era feita por três departamentos da empresa: o departamento de vendas, o de distribuição e o de compras. Os pedidos eram feitos através do sistema de contabilidade. O processo inteiro de gestão de estoque costumava a funcionar de duas formas diferentes:

• para as lojas da rede;
• para o atacado.

O processo de geração de pedidos era realizado de forma descentralizada pelos gerentes das lojas de acordo com as quantidades mínimas de produtos e o faturamento, sendo controlado parcialmente pelo departamento de compras.

Os pedidos para os fornecedores externos feitos pelo centro de distribuição, assim como a gestão da distribuição de atividade de marketing, eram feitos principalmente pelo departamento de compras.

A rede de lojas frequentemente encontrava problemas na gestão de estoque:

• O problema mais importante que afetava diretamente as vendas eram as prateleiras vazias, principais responsáveis pela perda de vendas. Faltava uma ferramenta capaz de realizar os pedidos de compra dos produtos corretos e no momento certo. Isso era ainda mais evidente durante o período das promoções, pois os produtos simplesmente nunca chegavam às lojas antes do início do período promocional.
• O grupo dos produtos que mais vendiam estava em excesso no estoque pois os gerentes sempre buscavam realizar pedidos com grandes quantidades desses produtos. No entanto, isso sempre causava um volume excessivo de estoque na rede de lojas.
• Realizar os pedidos tomava muito tempo. Todas as operações eram feitas manualmente, sobrecarregando os colaboradores. Ao mesmo tempo, não existiam recursos humanos o suficiente para calcular e avaliar estrategicamente os principais KPIs da gestão de estoque, já que a análise também era feita manualmente. Isso resultava em outro problema, a falta de recursos analíticos capazes de permitir que fossem detectados os problemas e suas causas.

A gestão percebeu que era necessário um sistema separado para resolver esses problemas através da automação dos processos de gestão de estoque. Além disso, a empresa precisava de novos recursos analíticos para ajudar a avaliar a eficiência da gestão de estoque ao longo da rede inteira de lojas.

A solução de Gestão de Estoque da LEAFIO atendia às necessidades de automação dos pedidos e redução da carga de trabalho dos colaboradores. Os principais fatores da solução da LEAFIO eram o sistema de apoio ao cliente e o sistema de manutenção oferecidos após o término do projeto. Através do sistema de assinatura do programa, o departamento de Sucesso do Cliente oferecia apoio aos clientes.

Uma equipe de 14 especialistas da rede de lojas estava envolvida na implementação do sistema: um gerente de projetos, um especialista de TI, além de especialistas de distribuição, marketing, estocagem e negócios de varejo. O projeto foi realizado sob supervisão do Gerente de Projetos da LEAFIO.

O fornecedor de software tinha uma metodologia comprovada de implementação de projetos, com sua eficácia comprovada por mais de uma dúzia de clientes. De início, são analisados os processos da gestão de estoque e, em seguida, é preparado o plano de implementação do projeto e todos os dados necessários são coletados para a sua transferência ao sistema da LEAFIO. Por fim, é realizado o treinamento dos colaboradores da empresa. É fundamental que seja feito um trabalho em equipe entre a LEAFIO e seus clientes durante todas as etapas do projeto. 

“O processo de interação entre as equipes foi o mais confortável possível. A implementação do sistema e o treinamento foram feitos sem a necessidade de vídeos educativos, tudo ocorreu via telefone.

O cliente confiou completamente na experiência da nossa empresa, alcançando assim resultados positivos e completando rapidamente o projeto”, Yana BODNAR, Gerente de Projetos da LEAFIO.

Os três principais indicadores de sucesso da implementação do sistema foram:

• A transição de um processo descentralizado de geração de pedidos para um centralizado.
• A alteração da abordagem do processo de entregas. Não mais existia a possibilidade de haver uma datação retroativa dos contratos, tornando o processo completamente transparente.
• O foco no resultado e a confiança na solução.

O sistema ajudou a alterar a abordagem inicial da gestão de estoque, levando a resultados positivos.

Durante o projeto, utilizou-se uma metodologia de implementação cuja eficácia já foi comprovada por mais de uma dúzia de clientes. Após o planejamento das tarefas, nós iniciamos o projeto. As seguintes etapas foram concluídas: revisão dos processos da gestão de estoque, implementação da transferência de dados entre os sistema de ERP e o sistema da LEAFIO, treinamento dos colaboradoers da L Cosmetics, controle e expansão dos processos de ligação dos produtos ao sistema de automação da realização de pedidos, estudos do módulo analítico, resumo da implementação e cumprimento dos objetivos definidos.

Durante o trabalho, ambas as equipes perceberam que o mais importante era conseguir alcançar um resultado capaz de levar ao aumento do indicador de desempenho da gestão de estoque. A equipe estabeleceu um canal de comunicação e cooperação de alta qualidade, responsável pelo avanço do processo de implementação da solução e do cumprimento das metas. 

“Nós temos total confiança no sistema da LEAFIO, então nós não queríamos impor sobre ele os nossos próprios processos. Queremos saber o que a Gestão de Estoque da LEAFIO tem a oferecer” - disse um representante da rede de lojas L Cosmetics.

Não existem resultados alcançados por acaso na administração do projeto. Todas as conquistas são o produto de objetivos claros e bem definidos, e a dedicação necessária para alcançá-los.

Com a aprovação do projeto, foram definidos os seguintes objetivos do processo de implementação:

• otimização dos processos de gestão de estoque (integração do sistema de realização automática de pedidos, permitindo que os compradores pudessem dedicar mais tempo ao trabalho com o sortimento de produtos);
• redução dos estoques;
• aumento do giro de estoque.

No momento da conclusão da implementação, foram alcançados tantos os resultados qualitativos quanto quantitativos. Em relação à otimização dos processos de realização de pedidos: agora eles são gerados automaticamente e de acordo com um cronograma, 50% dos pedidos agendados são enviados automaticamente direto para os fornecedores, aumentando o desempenho do trabalho do departamento e reduzindo os erros nos cálculos que eram feitos manualmente.

O foco da L Cosmetics está em oferecer boas condições de trabalho para seus colaboradores, algo que o sistema da LEAFIO foi capaz de oferecer com facilidade. Agora, os gerentes de compra gastam menos tempo em tarefas operacionais de rotina e podem participar mais dos planos de desenvolvimento estratégico da empresa.

Os dados a seguir revelam os resultados da implementação:

• 100% do sortimento da loja e 25% do centro de distribuição estão conectados no sistema.
• redução do tempo de giro do estoque em 25%.
• redução de 6% da média de produtos em excesso.

Esses resultados foram alcançados em 3 meses. É importante destacar que, dependendo do tamanho da organização, o tempo médio de retorno sobre o investimento para os projetos da LEAFIO é de 6 meses.

A L Cosmetics está planejando investir ainda mais na unidade analítica do sistema, envolvendo o gerente de Sucesso do Cliente da LEAFIO num processo de geração de mais de 20 relatórios diferentes. Isso ajudará a analisar a eficiência da gestão de estoque e identificar problemas pela rede de lojas. Como sempre, continuaremos a oferecer nosso apoio ao cliente mesmo após o término do projeto.