Transformando el Sistema de Gestión de Inventarios de OMA para Aumentar la Eficiencia Operativa

OMA es una de las principales cadenas mayoristas y minoristas de materiales de construcción, herramientas y productos para el hogar y jardín en Europa Oriental. Fundada en 1992, la empresa está en constante expansión y actualmente cuenta con 38 puntos de venta que incluyen tiendas minoristas, bases de mayoristas y tiendas del sistema de franquicias bajo la marca OMA. La tienda más grande de OMA ocupa un área de más de 10,000 m2. OMA también produce productos de marca propia como mezclas secas para construcción Wunder, materiales de pintura y barniz FüLL, productos para recreación y jardinería SATO, entre otros.

Con la solución de LEAFIO, la empresa logró resultados fantásticos. Las ventas aumentaron un 32%, se redujo el exceso de inventario en un 10% y hubo una mejora del 18% en la rotación de inventario. Vamos a mostrar cómo se alcanzaron estos resultados en este caso de éxito.

La empresa "OMA" ha estado gestionando el inventario durante 2,5 años utilizando el sistema LEAFIO Inventory Optimization. Pero el proceso de toma de decisiones, integración del sistema e implementación no era estándar y requería mucho esfuerzo por parte del cliente y del contratista.

En el proceso de examen de los procesos de negocio de gestión de inventario de la empresa "OMA", se pusieron de relieve las siguientes dificultades:

• La presencia de un gran surtido (alrededor de 1,5 millones de mercancías en almacenes) y una estructura organizativa a varios niveles en el sistema de compras (especialistas en compras (~50 personas), gestores de categorías, jefes de departamentos y logistas);
•  A tal escala, se dedica una enorme cantidad de tiempo a supervisar cada elemento del sistema: la introducción de datos actuales, los ajustes de los pedidos, el análisis de la eficacia de los gestores y del sistema de gestión de inventarios en su conjunto;
• La formación de pedidos en cadena se producía en modo semimanual con ayuda del sistema de contabilidad de mercancías Astor según las reglas de min-max y el recuento de existencias durante un mínimo de 60 días, es decir, el trabajo en el sistema Pushing. Esta metodología estaba anticuada y no se justificaba, mientras que la formación de pedidos no tenía en cuenta parámetros como los paquetes, el pedido mín. del proveedor, las existencias de seguridad en los almacenes y otros. Esta gestión obligaba a los gestores a ajustar cada pedido, lo que aumentaba los costes de mano de obra y reducía la calidad de los propios pedidos;
  
• Falta de analítica informativa para identificar áreas problemáticas y trabajar con ellas: la empresa no tenía forma de medir las ventas perdidas y los excedentes, ni de analizar rápidamente otros KPI del sistema de gestión de inventarios en diferentes secciones y periodos;
  
• El parámetro Stock de seguridad (Safety Buffer) -el número de mercancías para la exposición que no están destinadas a la venta y siempre deben estar en stock- no era compatible. Además, no se mantenían los siguientes datos en el estado actual de los mismos: multiplicidad de paquetes, vinculación de mercancías al proveedor principal, calendarios de pedidos, y otros;
  
• Un gran número de proveedores requería la capacidad de influir en ellos, utilizando una herramienta para evaluar la contribución de cada proveedor, así como un análisis de su fiabilidad y otros KPI en el contexto de sus productos.
  

Todas las razones mencionadas repercutían negativamente en la corrección del pedido y, por consiguiente, en la eficacia de toda la empresa. Para mantener el rendimiento de la red, así como los planes de desarrollo estratégico y garantizar la eficacia operativa, la dirección de OMA LLC necesitaba una herramienta de gestión y control del inventario de la red, que es el principal activo de la empresa.

La dirección de OMA Ltd. adoptó un enfoque muy responsable a la hora de elegir una solución para la gestión de inventarios. Consideraron varios productos de software que serían fáciles y rápidos de implementar, no requerirían recursos humanos adicionales, y cubrirían la mayoría de los requisitos y funciones en la gestión de inventarios. Antes de tomar la decisión final de iniciar el proyecto, llevaron a cabo muchas iteraciones con LEAFIO para una revisión detallada de las funciones de la solución de Optimización de Inventario LEAFIO e identificar todos los escollos.

Los factores importantes en la elección de un sistema de gestión de inventario fueron:

Metodología

Una variedad de algoritmos permite un enfoque unificado para la gestión de diferentes mercancías. Por ejemplo, para gestionar mercancías con demanda estable, un algoritmo se basa en la Teoría de Restricción de Sistemas, un enfoque que permite no utilizar previsiones, sino basarse en el principio de tirar y responder a la demanda real. Para trabajar con mercancías con alta volatilidad de la demanda, los analistas de la empresa han desarrollado un nuevo algoritmo, el CDA (algoritmo basado en el consumo). Para gestionar las mercancías en el almacén central, el algoritmo permite tener en cuenta la demanda en todas las tiendas. Estos mecanismos de gestión dinámica de mercancías ayudan a garantizar una disponibilidad constante de productos con unas existencias mínimas en el sistema.

Análisis

Además de las visualizaciones operativas de las áreas problemáticas de la gestión de inventario directamente en el tablero del sistema, la solución LEAFIO Inventory Optimization tiene un bloque flexible de analítica que permite seguir la dinámica de los indicadores clave de la empresa: ventas perdidas, excedentes, facturación. El cliente estaba muy interesado en la analítica por proveedores de los indicadores mencionados, así como en la capacidad de evaluar la fiabilidad del proveedor, que se ve influida por la puntualidad y la integridad del cumplimiento de los pedidos.

Transparencia, claridad y apoyo

La ejecución del proyecto se divide en fases sucesivas según el plan aprobado con un calendario establecido para su realización. En el transcurso del proyecto, el equipo de LEAFIO lleva a cabo una formación detallada de los usuarios, tanto dentro del sistema, como sobre la metodología de gestión. El apoyo se lleva a cabo en todas las etapas del proyecto y después de su finalización con la prestación de asesoramiento técnico y metodológico de forma continua.

Relación calidad/precio

El sistema se basa en el modelo SaaS (Software as a Service), por lo que no es necesario invertir en hardware adicional (servidor), adquirir software o autoprogramarse, ni tampoco realizar una configuración del sistema que lleve mucho tiempo. El pago se realiza en forma de cuotas mensuales de arrendamiento en función del uso del sistema.

Antes de poner en marcha el proyecto, el cliente identificó los siguientes objetivos principales:

• Automatización del proceso de formación de pedidos y gestión del nivel de inventario, reduciendo la influencia del factor humano.
• Cálculo y minimización de los pozos de mercancía (ventas perdidas), así como análisis y reducción del exceso de inventario.
• Reducción de la rotación a través de la cadena.
• Control sobre los principales indicadores del sistema de gestión de inventario.

El proyecto de implantación del sistema de gestión de inventarios constó de tres fases:

Fase 1.

Establecimiento de la integración entre el sistema de contabilidad del cliente 1C Astor y el sistema de gestión de inventario LEAFIO Inventory Optimization.

Etapa 2.

Lanzamiento piloto de LEAFIO Inventory Optimization y capacitación de los usuarios.

Etapa 3.

Escalamiento - conexión de todo el surtido objetivo a LEAFIO Inventory Optimization.

En cada etapa de la implementación se llevó a cabo la capacitación de los usuarios:

• Seminario de formación sobre la metodología de gestión de inventario TOC.
• Aprender a trabajar con el programa, sus algoritmos y configuraciones. 
• Aprendizaje de cómo trabajar con el sistema de informes.

También ocurrió comités de proyecto sobre los resultados del trabajo realizado después de cada etapa.

A continuación, considerar en detalle cada etapa, las tareas que se realizaron durante el proyecto, y los efectos.

La tarea principal de la primera fase - es establecer un intercambio automático diario de datos entre el sistema ERP del cliente y LEAFIO Solución de Optimización de Inventario.

Esta etapa es la más importante y la que consume más tiempo para ambas partes del proyecto, ya que el éxito del proyecto depende directamente de la corrección de los procesos de negocio de la empresa y de la corrección de los datos entrantes.

Al principio del proyecto, se realizó una auditoría detallada de los procesos empresariales actuales y se estudió el sistema de gestión de inventario tal y como es, así como los requisitos del cliente para el sistema automático de pedidos.

En el proceso de estudio de las especificidades del cliente, se puso de manifiesto que era necesario reconfigurar algunos procesos empresariales. Una de las tareas más importantes al principio fue hacer que OMA pasara de un sistema Pushing a un sistema Pulling. El sistema Pull era la base de la gestión de inventarios de la empresa e implicaba almacenar el inventario en los SP (puntos de almacenamiento) y DC (centro de distribución) durante un mínimo de 60 días de ventas. Para convencer al cliente de que se pasara al Pulling, se realizó una simulación (Fig. 1) que muestra el potencial de reducir el inventario en un factor de 3. El Pulling implica la entrega de mercancías a los SP orientada a la demanda real de mercancías en un almacén concreto y al plazo de entrega.

Durante la primera etapa, descubrimos que era necesario actualizar muchos datos.

En concreto, matrices de surtido, vinculación del proveedor principal, actualización de los parámetros MOQ (pedido mínimo a proveedor) y USQ (quantum de pedido), y formalización de los calendarios de pedidos. Teniendo en cuenta la envergadura de la empresa, este proceso debía automatizarse y controlarse, lo que conseguimos mediante esfuerzos conjuntos. Por ejemplo, el cliente mantenía Tipos de Mercancías en el sistema contable, a partir de los cuales determinábamos automáticamente las matrices. Para resolver el problema de las MOQ y USQ, creamos un algoritmo que dependía del modo de entrega, el punto de almacenamiento y el proveedor. Para el control operativo de este proceso, se creó un calendario en línea, con plazos y responsables para completar la información que faltaba.

Se trata de la cantidad de producto no destinado a la venta, sino a la exposición, que debe estar siempre disponible. Dada la cantidad de surtido (alrededor de 1,5 millones de productos en SP) Para iniciar el proyecto, se hizo una solución temporal utilizando la funcionalidad de la Solución de Gestión de Inventario LEAFIO - el cálculo y mantenimiento de inventario en días de ventas, para diferentes categorías para diferentes períodos.

Vale la pena señalar que durante la ejecución de este tipo de proyectos a gran escala, no se puede prescindir de una metodología clara y eficaz de gestión de proyectos. En este proyecto, hemos utilizado la metodología Agile y Scrum. Al principio de cada iteración, siempre hacemos la planificación, es decir, destacamos la lista de tareas del backlog general del proyecto, y al final, hacemos una retrospectiva y revisamos el trabajo realizado.

Los standups, al igual que las reuniones de equipo diarias de 15 minutos y la herramienta Trello, ayudaron a todos los participantes a mantener el pulso y comprender en todo momento en qué fase se encuentra el proyecto, qué tareas deben realizarse y en qué plazo, qué se ha hecho ya.

Una vez finalizado todo el trabajo preparatorio, se formó a los especialistas del cliente en la metodología de gestión de inventarios y trabajo en el sistema.

Aquí quiero mencionar al equipo del cliente y su contribución al éxito del proyecto. A pesar de la cantidad de trabajo, iniciamos con éxito y a tiempo la segunda fase: el pilotaje.

El objetivo de la segunda fase es un estudio detallado de los algoritmos del sistema y la formación de los primeros pedidos para los proveedores.

Dada la difícil estructura organizativa en términos de gestión de inventario, se decidió crear y formar un "equipo piloto", que incluía 6 gestores de categoría, 2 administradores (analistas de negocio que participaron desde la primera fase) y el gestor del proyecto por parte del cliente. Gracias a ello, fue posible comprender en detalle todos los bloques y ajustes del sistema. Cabe destacar la labor de los administradores, que crearon una potente base de conocimientos con videotutoriales personales sobre cada bloque del sistema.

Durante el lanzamiento piloto, se conectaron ~20% de los vendedores, mediante suministro directo a SP.

Durante esta fase, se calcularon los Stock Buffers iniciales -niveles de inventario objetivo en cada almacén-. Tras el cálculo inicial (que se basa en las estadísticas de ventas), el sistema sigue supervisando las mercancías y ajusta él mismo los buffers en función del consumo real de mercancías. De este modo, el algoritmo de gestión dinámica de buffers funciona

Debido a las peculiaridades del proyecto, además de la funcionalidad estándar del sistema Solución de Optimización de Inventario LEAFIO, se utilizaron otros ajustes. Por ejemplo, la configuración de Familias de Bienes Sustitutivos (Fig. 4) permite al cliente hacer sustituciones por artículos alternativos. En este caso, el sistema permite tener en cuenta el historial de bienes alternativos y sus parámetros, así como ejecutar el algoritmo para la salida de los residuos del artículo antiguo.

Otra peculiaridad del proyecto eran tanto los requisitos de los proveedores sobre la cantidad, el peso y el volumen mínimos de los pedidos, como las estrictas limitaciones del presupuesto para algunos pedidos. Para resolver estos problemas, ayudó el bloque de funciones "Optimización", donde se puede establecer el valor mínimo y máximo del pedido por proveedor. Aquí también se puede configurar la división de los pedidos por transporte.

De este modo, todos los requisitos de los proveedores se tienen en cuenta automáticamente, sin perder tiempo adicional ajustando cada pedido.

En la tercera etapa, todo el surtido objetivo se conectó al sistema de gestión de inventario LEAFIO Inventory Optimization Solution mediante entregas directas a SP, después se conectaron todas las tiendas franquiciadas, luego las entregas a través de DC, y la última etapa fueron los pedidos de DC a proveedores externos.

En un surtido activo, el sistema genera y envía automáticamente los pedidos a los proveedores a diario, en función de los calendarios de pedidos acordados. El envío automático de pedidos (sin comprobación por parte de los gestores) es del 60%, y dadas las particularidades de la empresa, es un resultado muy bueno.

Además, durante el proyecto se implantó y utilizó activamente el sistema de informes para controlar el estado de las existencias. Fue en la tercera etapa, después de que el conjunto de estadísticas de datos en el sistema, que la formación detallada sobre la presentación de informes de trabajo y varias reuniones sobre la dinámica de los principales indicadores del sistema de existencias (excedentes, las ventas perdidas, volumen de negocios).

Ya después de 2 meses de trabajo en el sistema, nos dimos cuenta de los primeros resultados - una reducción significativa en el superávit de los grupos piloto.

El informe "Última semana/semana anterior" ofrece al cliente la posibilidad de comparar la dinámica de estos indicadores en el contexto de los almacenes y grupos, y profundizar en SKU específicas. Con este informe, los responsables identifican rápidamente los productos cuya dinámica se deteriora (el indicador aparece resaltado en rojo) y pueden adoptar medidas correctoras.

Vale la pena señalar que la presentación de informes en el sistema LEAFIO Solución de Optimización de Inventario construido método Drill-Down, que le permite evaluar primero la imagen en su conjunto, para comprender las tendencias y los problemas, y luego ya profundizar para un estudio más detallado y sustantivo de los problemas. En el sistema LEAFIO Solución de Optimización de Inventarios, hay alrededor de 40 informes. Las principales unidades de información: son el análisis ABCD, Proveedores, Análisis por SKU, los indicadores de la red, las causas de las ventas perdidas, y Mercancías con saldos problemáticos.

Como se indicó en el prerrequisito, el cliente no tenía la capacidad de medir las ventas perdidas y los excedentes, por lo que la Dinámica del Inventario Semanal (Figura 7) se convirtió en un informe de uso frecuente. El informe se utiliza para seguir la dinámica del inventario y todos los indicadores principales: rotación, excedente, ventas perdidas, ventas y nivel medio de inventario, para la empresa en su conjunto o utilizando muestras (almacén, gestor, proveedor, grupo, etc.).

El análisis LFL (like-for-like) es muy importante. El informe permite realizar un seguimiento de los cambios en los indicadores del estado de las existencias durante un largo periodo en diferentes secciones temporales, así como visualizar la dinámica para dos periodos similares seleccionados. Puede analizar en detalle las razones de los cambios en los informes Análisis por SKU.

Es muy interesante que para el DC es posible seleccionar el tipo de cálculo de la facturación teniendo en cuenta el consumo de mercancías en las tiendas - entonces al calcular el consumo total, además del consumo de mercancías en el propio DC, también se tiene en cuenta el consumo de mercancías en las tiendas para las que el proveedor es el DC.

OMA LLC tiene más de 1.000 proveedores, por lo que la capacidad de evaluar la fiabilidad y la contribución de cada uno de ellos a la estructura del inventario es fundamental. El bloque de informes sobre proveedores consolida todos los datos importantes, que conciernen a un proveedor en particular.

Este informe del cliente se utiliza para determinar la fiabilidad del proveedor, lo que resulta valioso a la hora de negociar las condiciones contractuales con las contrapartes. Además, gracias a la analítica de proveedores, es posible analizar el surtido en función de las ventas, la comparación de las compras con las ventas, las ventas no realizadas con excedentes, los saldos y la rotación en dinámica por meses o

En OMA LLC, se ha implementado un sistema de gestión de existencias LEAFIO Inventory Optimization que ahora controla el 95% de todo el surtido. A través de la implementación de este proyecto, el cliente fue capaz de:

• Conectar el 95% de todo el surtido a la Solución de Optimización de Inventario LEAFIO, lo que a su vez permitió:
  - Reducir el tiempo de procesamiento de pedidos;
  - Eliminar el factor humano como causa de errores;
• Transferir al auto-reaprovisionamiento (sin intervención humana) el 100% de los pedidos de las tiendas del esquema - DC, a su vez, el 60% del surtido total.
  
• Hacer transparente el proceso de pedido, con la posibilidad de identificar posiciones problemáticas y el posterior análisis de cada SKU pedida.
  
• Obtener un sistema de análisis para medir el rendimiento de la empresa en su conjunto y de los gerentes individualmente, lo que permite rastrear rápidamente e influir en fenómenos tan indeseables como las ventas perdidas y los excedentes.
• Optimizar los niveles de inventario: en 12 semanas después de lanzar el sistema en grupos piloto, los inventarios se redujeron en un 15% y las ventas excedentes disminuyeron en un 10% (en grupos piloto), mientras que las ventas aumentaron; los excedentes y las ventas perdidas disminuyeron.
• Mejorar la rotación en un 18% (6 días). Las ventas han subido un 32% (en base al propio SP de la empresa).
• Ganar apalancamiento sobre los proveedores, con un bloque separado de analítica, especialmente las puntuaciones de fiabilidad de los proveedores.