Transformacja systemu zarządzania zapasami w OMA w celu poprawy dokładności zamówień i usprawnienia efektywności operacyjnej

OMA jest jedną z największych sieci hurtowni i sklepów detalicznych sprzedających materiały budowlane, specjalistyczne narzędzia oraz produkty do domu i ogrodu w Europie Wschodniej. Firma, założona w 1992 roku, nieustannie się rozwija i obecnie zarządza 38 placówkami sprzedażowymi, w tym sklepami detalicznymi, bazami hurtowymi oraz sklepami franczyzowymi działającymi pod marką OMA.

Największy sklep OMA zajmuje powierzchnię przekraczającą 10 000 m², co pozwala na szeroką ofertę produktów i usług. OMA również produkuje własne produkty pod markami prywatnymi, takimi jak suche mieszanki budowlane Wunder, materiały malarskie i lakiernicze FüLL oraz produkty do rekreacji i ogrodu SATO.

Przez ostatnie trzy lata firma OMA zarządzała swoimi zapasami przy użyciu rozwiązania LEAFIO Inventory Optimization. Proces podejmowania decyzji, integracji systemu oraz wdrożenia był nietypowy i wymagał znacznych nakładów pracy zarówno od klienta, jak i wykonawcy. Dzięki temu OMA mogła usprawnić zarządzanie zapasami, co przyniosło znaczące korzyści operacyjne i finansowe.

Zarządzanie Zapasami w OMA: Wyzwania i Potrzeby przed Rozpoczęciem Projektu

Podczas analizy procesów zarządzania zapasami w firmie OMA, zidentyfikowano następujące trudności:

W magazynach znajdowało się około 1,5 miliona towarów. System zakupu obejmował specjalistów ds. zakupów (~50 osób), menedżerów kategorii, kierowników działów oraz logistyków. Tak szeroka skala wymagała ogromnych nakładów czasu na monitorowanie każdego elementu systemu, w tym wprowadzanie danych, dostosowywanie zamówień i analizę efektywności.

Zamówienia były formowane w trybie półręcznym przy użyciu systemu Astor według zasad min-max, co wiązało się z koniecznością kontrolowania stanów magazynowych na co najmniej 60 dni. Ta przestarzała metoda nie uwzględniała istotnych parametrów, takich jak pakowanie, minimalne zamówienie dostawcy czy zapasy bezpieczeństwa w sklepach, co zwiększało koszty pracy i obniżało jakość zamówień.

Firma nie miała narzędzi do mierzenia utraconej sprzedaży, nadmiaru zapasów ani szybkiej analizy KPI w różnych sekcjach i okresach. Brakowało również wsparcia dla parametrów takich jak zapas bezpieczeństwa, ilość pakowań, przypisanie towarów do głównego dostawcy czy harmonogramy zamówień.

Duża liczba dostawców wymagała narzędzia do oceny ich wkładu, analizy niezawodności oraz innych KPI dotyczących ich produktów.

Wszystkie wymienione problemy negatywnie wpływały na poprawność zamówień i efektywność całej firmy. Aby utrzymać wydajność sieci, zrealizować plany rozwoju strategicznego i zapewnić efektywność operacyjną, zarząd OMA potrzebował narzędzia do zarządzania i kontroli zapasów, które są kluczowym zasobem firmy.

Zarząd OMA Ltd. podszedł bardzo odpowiedzialnie do wyboru rozwiązania do zarządzania zapasami. Rozważano różne systemy, które byłyby łatwe i szybkie w implementacji. Ponadto, bez zaangażowania dodatkowych zasobów ludzkich, spełniałyby większość wymagań związanych z zarządzaniem zapasami. 

Przed podjęciem ostatecznej decyzji o rozpoczęciu projektu, przeprowadzono wiele iteracji z LEAFIO AI, aby dokładnie zapoznać się z funkcjami rozwiązania LEAFIO Inventory Optimization i zidentyfikować wszelkie możliwe pułapki.

Wybór systemu zarządzania zapasami oparty był na następujących istotnych czynnikach:

• Metodologia

Różnorodność algorytmów umożliwia jednolite podejście do zarządzania różnymi rodzajami towarów. Na przykład, do zarządzania towarami o stabilnym popycie stosowany jest algorytm oparty na Teorii Ograniczeń Systemów, który polega na reagowaniu na rzeczywisty popyt, zamiast prognozowania. Dla towarów o dużej zmienności popytu opracowano nowy algorytm CDA (Consumption-Driven Algorithm). Dla zarządzania towarami w magazynach centralnych, algorytm uwzględnia popyt we wszystkich sklepach. Takie mechanizmy dynamicznego zarządzania towarami pomagają zapewnić stałą dostępność produktów przy minimalnych zapasach.

• Analityka

Oprócz operacyjnych wizualizacji problematycznych obszarów zarządzania zapasami na panelu sterowania systemu, rozwiązanie LEAFIO Inventory Optimization posiada zaawansowany moduł analityczny oparty na uczeniu maszynowym. Pozwala on śledzić dynamikę kluczowych wskaźników firmy, takich jak utracona sprzedaż, nadmiar zapasów i rotacja. Klient był szczególnie zainteresowany analizą dostawców pod kątem tych wskaźników oraz możliwością oceny niezawodności dostawcy, która wpływa na terminowość i kompletność realizacji zamówień.

• Przejrzystość, klarowność i wsparcie

Wdrożenie oprogramowania zostało podzielone na kolejne etapy zgodnie z zatwierdzonym planem i harmonogramem. W trakcie projektu zespół LEAFIO AI zorganizował cykl szczegółowych szkoleń w zakresie obsługi systemu i metodologii zarządzania dla kadry menedżerskiej OMA. Ponadto, LEAFIO AI zapewniło solidne wsparcie na każdym etapie wdrożenia nowego systemu. Po zakończeniu wdrożenia, LEAFIO AI nadał zapełnia bieżące doradztwo techniczne i merytoryczne.

• Stosunek jakości do ceny

System LEAFIO oparty jest na modelu SaaS (Software as a Service), co eliminuje potrzebę inwestowania w dodatkowy sprzęt (serwery), zakupu oprogramowania czy samodzielnego programowania oraz długotrwałej konfiguracji systemu. Płatności są realizowane w formie miesięcznego abonamentu za korzystanie z systemu.

Przed rozpoczęciem projektu klient określił następujące główne cele:

• Automatyzacja procesu tworzenia zamówień i zarządzania poziomem zapasów, co miało na celu zmniejszenie wpływu czynnika ludzkiego.
• Obliczenie i minimalizacja strat w postaci utraconej sprzedaży oraz analiza i redukcja nadmiarowych zapasów.
• Zmniejszenie rotacji zapasów w łańcuchu dostaw.
• Kontrola głównych wskaźników systemu zarządzania zapasami.

Projekt wdrożenia systemu zarządzania zapasami składał się z trzech etapów:

Etap 1:

Konfiguracja integracji między systemem księgowym klienta 1C Astor a systemem zarządzania zapasami LEAFIO Inventory Optimization.

Etap 2:

Pilotażowe uruchomienie systemu LEAFIO Inventory Optimization i szkolenie użytkowników.

Etap 3:

Rozszerzenie - podłączenie całego docelowego asortymentu do LEAFIO Inventory Optimization.

W każdym etapie wdrożenia przeprowadzono szkolenia dla użytkowników:

• Szkolenie seminaryjne dotyczące metodologii zarządzania zapasami TOC.
• Nauka obsługi programu, jego algorytmów i ustawień.
• Nauka obsługi systemu raportowania.
• Komisje projektowe oceniające wyniki prac po każdym etapie.

Etap 1: Integracja Systemów

Głównym zadaniem pierwszej fazy było skonfigurowanie automatycznej, codziennej wymiany danych między systemem ERP klienta a systemem zarządzania zapasami LEAFIO Inventory Optimization.

Ten etap był kluczowy i czasochłonny dla obu stron projektu, ponieważ sukces projektu zależał bezpośrednio od poprawności procesów biznesowych firmy i dokładności przesyłanych danych.

Na początku projektu przeprowadzono szczegółowy audyt aktualnych procesów biznesowych oraz systemu zarządzania zapasami, a także wymagań klienta dotyczących systemu automatycznego zamawiania.

W trakcie analizy specyfiki klienta odkryto potrzebę dostosowania niektórych procesów biznesowych. Jednym z najważniejszych zadań na starcie było przejście OMA z systemu Pushing na system Pulling. System Pulling stanowił podstawę zarządzania zapasami w firmie i polegał na przechowywaniu zapasów w punktach magazynowych (SP) i centrum dystrybucji (DC) na minimum 60 dni sprzedaży. Aby przekonać klienta do przejścia na system Pulling, przeprowadzono symulację (patrz Rys. 1), która wykazała potencjał do trzykrotnego zmniejszenia zapasów. System Pulling zakłada dostarczanie towarów do SPs zgodnie z rzeczywistym popytem na towary w danym magazynie oraz czasem realizacji zamówień.

Etap 2: Pilotaż

Celem drugiego etapu było dokładne zapoznanie się z algorytmami systemu i stworzenie pierwszych zamówień dla dostawców. Stworzono „zespół pilotażowy” składający się z 6 menedżerów kategorii, 2 administratorów i kierownika projektu z strony klienta. Administratorzy stworzyli bazę wiedzy z osobistymi filmami instruktażowymi na temat każdego bloku systemu.

Podczas pilotażu, około 20% dostawców zostało podłączonych bezpośrednio do punktów magazynowych. Obliczono początkowe zapasy bezpieczeństwa, które system monitoruje i dostosowuje zgodnie z rzeczywistym zużyciem towarów.

Dostosowano również dodatkowe funkcjonalności systemu, takie jak zarządzanie rodzinami towarów zamiennych i optymalizacja zamówień według wymagań dostawców.

Etap 3: Pełne Wdrożenie

W trzecim etapie podłączono cały docelowy asortyment do systemu LEAFIO Inventory Optimization, w tym wszystkie sklepy franczyzowe i dostawy przez centra dystrybucji. System automatycznie generuje i wysyła zamówienia do dostawców codziennie, z poziomem automatyzacji na poziomie 60%.

W ramach etapu trzeciego zaimplementowano i aktywnie używano systemu raportowania. Po dwóch miesiącach pracy zauważono znaczną redukcję nadmiarowych zapasów. Raporty takie jak „Dynamika zapasów” umożliwiają szybką identyfikację produktów o pogarszającej się dynamice, co pozwala na podjęcie działań korygujących.

System LEAFIO oferuje zaawansowane raportowanie BI z metodą Drill-Down, pozwalającą na analizę danych na różnych poziomach szczegółowości. Raporty obejmują m.in. analizę ABCD, analizy według dostawców, SKUs oraz przyczyny utraconej sprzedaży.

Podsumowując, wdrożenie systemu LEAFIO przyniosło znaczące korzyści dla OMA, zwiększając efektywność zarządzania zapasami, optymalizując procesy zamówień i poprawiając kontrolę nad kluczowymi wskaźnikami.

Jest bardzo interesujące, że w przypadku DC możliwe jest wybranie typu kalkulacji obrotu, uwzględniającego zużycie towarów w sklepach - wtedy przy obliczaniu całkowitego zużycia, oprócz zużycia towarów w samym DC, uwzględniane jest także zużycie towarów w sklepach, dla których dostawcą jest DC.

Firma OMA LLC ma ponad 1000 dostawców, więc możliwość oceny rzetelności i wkładu każdego z nich w strukturę zapasów jest kluczowa. Blok raportowania dostawców konsoliduje wszystkie istotne dane dotyczące konkretnego dostawcy.

Raport ten jest używany do określenia rzetelności dostawcy, co jest cenne podczas negocjacji warunków umowy z kontrahentami. Dodatkowo, dzięki analizie dostawców, możliwe jest analizowanie asortymentu na podstawie sprzedaży, porównanie zakupów ze sprzedażą, przegapionych sprzedaży z nadwyżkami, sald oraz rotacji zapasów w dynamice miesięcznej lub tygodniowej.

Wdrożenie systemu LEAFIO Inventory Optimization objęło 95% całego asortymentu OMA LLC. System zarządza teraz prawie całym asortymentem, co przyniosło znaczące korzyści:

Dzięki automatyzacji procesu zamówień, czas potrzebny na przetwarzanie zamówień został znacznie skrócony.

System eliminował błędy wynikające z czynników ludzkich, co poprawiło dokładność zamówień.

100% zamówień w schemacie sklepy - DC jest realizowane automatycznie, co stanowi 60% całego asortymentu.

Proces zamówień stał się transparentny, umożliwiając identyfikację problematycznych pozycji oraz analizę każdego zamówionego SKU.

System analityczny umożliwia ocenę wyników firmy jako całości oraz poszczególnych menedżerów, co pozwala szybko reagować na niekorzystne zjawiska takie jak utracona sprzedaż i nadmiar zapasów.

W ciągu 12 tygodni od uruchomienia systemu w grupach pilotażowych, poziom zapasów został zredukowany o 15%, a nadmiar zapasów zmniejszył się o 10%, przy jednoczesnym wzroście sprzedaży.

Wyniki i Efekty

• Poprawa Rotacji Zapasu: Od momentu wdrożenia systemu (marzec 2019 - marzec 2021) rotacja zapasu poprawiła się o 18% (o 6 dni).
• Wzrost Sprzedaży: Sprzedaż wzrosła o 32% na podstawie danych z własnych punktów sprzedaży firmy.
• Kontrola nad Dostawcami: Dzięki oddzielnemu modułowi analitycznemu, szczególnie ważnym wskaźnikom oceny wiarygodności dostawców, OMA zyskała lepszą kontrolę nad swoimi dostawcami.

Wdrożenie systemu LEAFIO przyniosło OMA LLC istotne korzyści operacyjne i finansowe, poprawiając efektywność zarządzania zapasami, redukując nadmiar zapasów i poprawiając wyniki sprzedaży.