Transformando o Sistema de Gestão de Estoque da OMA para Aumentar a Eficiência Operacional

A OMA é uma das maiores cadeias atacadistas e varejistas de materiais de construção, ferramentas e produtos para casa e jardim no Leste Europeu. Fundada em 1992, a empresa está em constante expansão e atualmente inclui 38 unidades de vendas representadas por lojas de varejo, bases de atacado e lojas do sistema de franquias sob a marca OMA. A maior loja da OMA ocupa uma área de mais de 10.000 m2. A OMA também produz produtos de marca própria: misturas secas para construção Wunder, materiais de pintura e verniz FüLL, produtos para lazer e jardim SATO, entre outros.

Com a solução da LEAFIO, a empresa obteve resultados fantásticos. As vendas aumentaram em 32%, o excesso de estoque foi reduzido em 10% e o giro de estoque teve uma melhoria de 18%. Vamos mostrar como esses resultados foram alcançados nesse case de sucesso.

A empresa "OMA" vem gerenciando o estoque há 2,5 anos usando o sistema LEAFIO Inventory Optimization. Mas o processo de tomada de decisão, integração do sistema e implementação não foi padronizado e exigiu muito esforço por parte do cliente e do contratante.

No processo de análise dos processos comerciais de gerenciamento de estoque da empresa "OMA", foram destacadas as seguintes dificuldades:

• A presença de um grande sortimento (cerca de 1,5 milhão de mercadorias em depósitos) e uma estrutura organizacional de vários níveis no sistema de compras (especialistas em compras (cerca de 50 pessoas), gerentes de categoria, chefes de departamento e logísticos). 
• Em tal escala, gasta-se muito tempo no monitoramento de cada elemento do sistema: a introdução de dados atuais, ajustes nos pedidos, análise da eficácia dos gerentes e do sistema de gerenciamento de estoque como um todo; 
• A formação de pedidos em cadeia ocorreu no modo semi-manual com a ajuda do sistema de contabilidade de mercadorias Astor pelas regras de mínimo-máximo e contagem de estoque por um mínimo de 60 dias, ou seja, trabalho no sistema Pushing. Essa metodologia estava desatualizada e não se justificava, pois a formação de pedidos não levava em conta parâmetros como embalagens, pedido mínimo do fornecedor, estoques de segurança nas lojas e outros. Esse tipo de gerenciamento forçava os gerentes a ajustar cada pedido, o que aumentava os custos de mão de obra e reduzia a qualidade dos próprios pedidos;
• Falta de análises informativas para identificar áreas problemáticas e trabalhar com elas: a empresa não tinha como medir a perda de vendas e o excedente, nem analisar rapidamente outros KPIs do sistema de gerenciamento de estoque em diferentes seções e períodos;
• O parâmetro Estoque de Segurança (Safety Buffer) - o número de mercadorias para o mostruário que não se destina a vendas e deve estar sempre em estoque - não era suportado. Além disso, os seguintes dados não eram mantidos no estado atual desses dados: multiplicidade de pacotes, vinculação de mercadorias ao fornecedor principal, programações de pedidos e outros;
• Um grande número de fornecedores exigia a capacidade de influenciá-los, usando uma ferramenta para avaliar a contribuição de cada fornecedor, bem como uma análise de sua confiabilidade e outros KPIs no contexto de seus produtos.

Todos os motivos mencionados acima tiveram um impacto negativo na exatidão do pedido e, consequentemente, na eficiência de toda a empresa. Para manter o desempenho da rede, bem como os planos de desenvolvimento estratégico e garantir a eficiência operacional, a liderança da OMA LLC precisava de uma ferramenta de gerenciamento e controle do inventário da rede, que é o principal ativo da empresa.

A gerência da OMA Ltd. adotou uma abordagem muito responsável para escolher uma solução para o gerenciamento de estoque. Eles consideraram vários produtos de software que seriam fáceis e rápidos de implementar, não exigiriam recursos humanos adicionais e cobririam a maioria dos requisitos e funções do gerenciamento de estoque. Antes de tomar a decisão final de iniciar o projeto, foram realizadas várias iterações com a LEAFIO para uma análise detalhada das funções da solução de otimização de estoque da LEAFIO e para identificar todas as armadilhas.

Os fatores importantes na escolha de um sistema de gerenciamento de estoque foram:

Metodologia

Uma variedade de algoritmos permite uma abordagem unificada para o gerenciamento de diferentes mercadorias. Por exemplo, para gerenciar mercadorias com demanda estável, um algoritmo é baseado na Teoria de Restrição de Sistemas, uma abordagem que permite não usar a previsão, mas confiar no princípio de puxar e responder à demanda real. Para trabalhar com mercadorias com alta volatilidade de demanda, os analistas da empresa desenvolveram um novo algoritmo, o CDA (algoritmo orientado pelo consumo). Para gerenciar as mercadorias no depósito central, o algoritmo permite levar em conta a demanda em todas as lojas. Esses mecanismos de gerenciamento dinâmico de mercadorias ajudam a garantir a disponibilidade constante de produtos com estoques mínimos no sistema.

Analítica

Além das visualizações operacionais das áreas problemáticas do gerenciamento de estoques diretamente no painel do sistema, a solução LEAFIO Inventory Optimization tem um bloco flexível de análises que permite acompanhar a dinâmica dos principais indicadores da empresa: vendas perdidas, excedentes, volume de negócios. O cliente estava muito interessado na análise dos fornecedores sobre os indicadores mencionados acima, bem como na capacidade de avaliar a confiabilidade do fornecedor, que é influenciada pela pontualidade e integridade do atendimento dos pedidos.

Transparência, clareza e suporte

A implementação do projeto é dividida em etapas sucessivas de acordo com o plano aprovado com um cronograma definido para sua implementação. No decorrer do projeto, a equipe da LEAFIO realiza um treinamento detalhado dos usuários, tanto no sistema quanto na metodologia de gerenciamento. O suporte ocorre em todos os estágios do projeto e após sua conclusão, com o fornecimento de consultoria técnica e metodológica de forma contínua.

Relação preço/desempenho

O sistema é baseado no modelo SaaS (Software as a Service, software como serviço), portanto, não há necessidade de investir em hardware adicional (servidor), adquirir software ou autoprogramação, bem como em uma configuração de sistema demorada. O pagamento é feito na forma de pagamentos mensais de aluguel mediante o uso do sistema.

Antes de lançar o projeto, o cliente identificou os seguintes objetivos principais:

• Automatizar o processo de formação de pedidos e gerenciar o nível de estoque, reduzindo a influência do fator humano.
• Calcular e minimizar os pits de mercadorias (vendas perdidas), bem como analisar e reduzir o excesso de estoque.
  

O projeto de implementação do sistema de gerenciamento de estoque consistiu em três fases:

Fase 1.

Configuração da integração entre o sistema de contabilidade do cliente 1C Astor e o sistema de gerenciamento de estoque LEAFIO Inventory Optimization.

Etapa 2.

Lançamento piloto do LEAFIO Inventory Optimization e treinamento dos usuários.

Etapa 3.

Dimensionamento - conectando todo o sortimento alvo ao LEAFIO Inventory Optimization.

Em cada estágio da implementação, foi realizado um treinamento de usuários. Ocorreram treinamentos em seminários sobre a metodologia de gerenciamento de inventário TOC, aprendendo a trabalhar com o programa, seus algoritmos e configurações. Também houve o aprendizado de como trabalhar com o sistema de relatórios, além de comitês de projeto sobre os resultados do trabalho realizado após cada estágio.

A principal tarefa da primeira fase é estabelecer uma troca automática diária de dados entre o sistema ERP do cliente e a solução de otimização de estoque LEAFIO.

Esse estágio é o mais importante e demorado para ambos os lados do projeto, pois o sucesso do projeto depende diretamente da correção dos processos comerciais da empresa e da correção dos dados recebidos.

No início do projeto, foi realizada uma auditoria detalhada dos processos de negócios atuais, e o sistema de gerenciamento de estoques como está, bem como os requisitos do cliente para o sistema de pedidos automáticos, foram estudados.

No processo de estudo das especificidades do cliente, foi revelado que alguns processos de negócios precisavam ser reconfigurados. Uma das tarefas mais importantes no início foi mudar a OMA de um sistema Pushing para um sistema Pulling. O sistema Pull era a base do gerenciamento de estoque da empresa e envolvia o armazenamento de estoque no SP (pontos de armazenamento) e no CD (centro de distribuição) por um mínimo de 60 dias de vendas. Para convencer o cliente a mudar para o Pulling, foi feita uma simulação (Fig. 1) que mostra o potencial de redução do estoque em um fator de 3. O Pulling implica a entrega de mercadorias aos SPs com base na demanda real de mercadorias em um determinado depósito e no lead time.

Durante a primeira etapa, descobrimos que muitos dados precisavam ser atualizados.

Em especial, as matrizes de sortimento, a vinculação do fornecedor principal, a atualização dos parâmetros MOQ (pedido mínimo do fornecedor) e USQ (quantum do pedido) e a formalização das programações de pedidos. Considerando a escala da empresa, esse processo precisava ser automatizado e controlado, o que conseguimos fazer por meio de esforços conjuntos. Por exemplo, o cliente mantinha Tipos de Mercadorias no sistema de contabilidade, com base nos quais determinávamos automaticamente as matrizes. Para resolver o problema de MOQ e USQ, criamos um algoritmo que dependia do modo de entrega, do ponto de armazenamento e do fornecedor. Para o controle operacional desse processo, foi criado um cronograma on-line, com prazos e responsáveis para preencher as informações que faltavam.

Essa é a quantidade de produto que não é para venda, mas para exposição, e que deve estar sempre disponível. Dada a quantidade de sortimento (cerca de 1,5 milhão de produtos em SP), para iniciar o projeto, foi feita uma solução temporária usando a funcionalidade da Solução de Gerenciamento de Estoque LEAFIO - o cálculo e a manutenção do estoque em dias de vendas, para diferentes categorias e para diferentes períodos.

Vale a pena observar que, durante a implementação de projetos de grande escala como esse, não se pode prescindir de uma metodologia clara e eficaz de gerenciamento de projetos. Nesse projeto, usamos a metodologia Agile e Scrum. No início de cada iteração, sempre fazemos o planejamento, ou seja, destacamos a lista de tarefas do backlog geral do projeto e, no final, fazemos uma retrospectiva e analisamos o trabalho realizado.

Os standups, como as reuniões diárias de equipe de 15 minutos e a ferramenta Trello, ajudaram todos os participantes a manter o controle e a entender, a qualquer momento, em que estágio o projeto se encontra, quais tarefas devem ser realizadas, em que prazo e o que já foi feito.

Quando todo o trabalho preparatório foi concluído, os especialistas do cliente foram treinados na metodologia de gerenciamento de estoque e no trabalho no sistema.

Quero mencionar aqui a equipe do cliente e sua contribuição para o sucesso do projeto. Apesar da quantidade de trabalho, iniciamos com sucesso e dentro do prazo a segunda fase - Pilotagem.

O objetivo da segunda fase é um estudo detalhado dos algoritmos do sistema e a formação dos primeiros pedidos para os fornecedores.

Dada a difícil estrutura organizacional em termos de gerenciamento de estoque, foi decidido criar e treinar uma "equipe piloto", que incluía 6 gerentes de categoria, 2 administradores (analistas de negócios que estavam envolvidos desde a primeira fase) e o gerente de projeto do lado do cliente. Graças a isso, foi possível entender detalhadamente todos os blocos e configurações do sistema. É importante observar o trabalho dos administradores, que criaram uma poderosa base de conhecimento com tutoriais pessoais em vídeo sobre cada bloco do sistema.

Durante o lançamento do piloto, cerca de 20% dos fornecedores estavam conectados, por meio de fornecimento direto à SP.

Durante essa fase, foram calculados os Stock Buffers iniciais - níveis de estoque alvo em cada local de armazenamento. Após o cálculo inicial (que se baseia em estatísticas de vendas), o sistema continua a monitorar as mercadorias e ajusta os buffers de acordo com o consumo real das mercadorias. Assim, o algoritmo Dynamic Buffer Management funciona

Devido às peculiaridades do projeto, além da funcionalidade padrão do sistema LEAFIO Inventory Optimization Solution, outras configurações foram usadas. Por exemplo, as configurações para Famílias de Mercadorias Substitutas (Fig. 4) permitem que o cliente faça substituições por itens alternativos. Nesse caso, o sistema permite levar em conta o histórico de mercadorias alternativas e seus parâmetros, bem como executar o algoritmo para a saída dos resíduos do item antigo.

Outra peculiaridade do projeto foram as exigências dos fornecedores sobre a quantidade, o peso e o volume mínimos dos pedidos, bem como as limitações estritas do orçamento para alguns pedidos. Para resolver esses problemas, o bloco de funções "Optimization" (Otimização) ajudou, onde você pode definir o valor mínimo e máximo do pedido por fornecedor. Aqui você também pode configurar a divisão de pedidos por transporte.

Consequentemente, todos os requisitos do fornecedor são levados em conta automaticamente, sem perda de tempo extra para ajustar cada pedido.

No terceiro estágio, todo o sortimento-alvo foi conectado ao sistema de gerenciamento de estoque LEAFIO Inventory Optimization Solution por meio de entregas diretas para a SP, após o que todas as lojas franqueadas foram conectadas, depois as entregas por meio do CD e o último estágio foram os pedidos do CD para os fornecedores externos.

Em um sortimento ativo, o sistema gera e envia automaticamente pedidos aos fornecedores diariamente, dependendo das programações de pedidos acordadas. O envio automático de pedidos (sem verificação pelos gerentes) é de 60% e, dadas as especificidades do negócio, é um resultado muito bom.

Além disso, durante o projeto, foi implementado e usado ativamente o sistema de relatórios para monitorar o status dos estoques. Foi no terceiro estágio, após o conjunto de estatísticas de dados no sistema, que houve um treinamento detalhado sobre o funcionamento dos relatórios e várias reuniões sobre a dinâmica dos principais indicadores do sistema de estoque (excedente, vendas perdidas, volume de negócios).

Já depois de dois meses de trabalho no sistema, notamos os primeiros resultados - uma redução significativa no excedente dos grupos-piloto.

O relatório "Last week/week before" oferece ao cliente a possibilidade de comparar a dinâmica desses indicadores no contexto de armazéns e grupos, além de se aprofundar em SKUs específicos. Com esse relatório, os gerentes identificam rapidamente os produtos com dinâmica deteriorada (o indicador é destacado em vermelho) e podem tomar medidas corretivas.

Vale ressaltar que a geração de relatórios no sistema LEAFIO Inventory Optimization Solution construiu o método Drill-Down, que permite primeiro avaliar o quadro como um todo, para entender as tendências e os problemas, e depois já se aprofundar para um estudo mais detalhado e substantivo dos problemas. No sistema LEAFIO Inventory Optimization Solution, há cerca de 40 relatórios. As principais unidades de relatório são: análise ABCD, fornecedores, análise por SKU, indicadores de rede, causas de vendas perdidas e mercadorias com saldos problemáticos.

Conforme declarado no pré-requisito, o cliente não tinha a capacidade de medir as vendas perdidas e o excedente, de modo que o relatório Weekly Inventory Dynamics (Figura 7) passou a ser usado com frequência. O relatório é usado para rastrear a dinâmica do estoque e todos os principais indicadores - rotatividade, excedente, vendas perdidas, vendas e nível médio de estoque - para a empresa como um todo ou usando amostras (depósito, gerente, fornecedor, grupo etc.).

A análise LFL (like-for-like) é muito importante. O relatório permite acompanhar as alterações nos indicadores do estado dos estoques por um longo período em diferentes seções de tempo, bem como exibir a dinâmica de dois períodos semelhantes selecionados. Você pode analisar os motivos das alterações em detalhes nos relatórios Analysis by SKU.

É muito interessante o fato de que, para o CD, é possível selecionar o tipo de cálculo de rotatividade levando em conta o consumo de mercadorias nas lojas - então, ao calcular o consumo total, além do consumo de mercadorias no próprio CD, o consumo de mercadorias nas lojas para as quais o fornecedor é o CD também é levado em conta.

A OMA LLC tem mais de 1.000 fornecedores, portanto, a capacidade de avaliar a confiabilidade e a contribuição de cada um deles para a estrutura do estoque é fundamental. O bloco de relatórios sobre fornecedores consolida todos os dados importantes que dizem respeito a um determinado fornecedor.

Esse relatório do cliente é usado para determinar a confiabilidade do fornecedor, o que é valioso ao negociar termos de contrato com contrapartes. Além disso, graças à análise de fornecedores, é possível analisar o sortimento com base em vendas, comparação de compras com vendas, vendas perdidas com excedentes, saldos e rotatividade em dinâmica por meses ou semanas.

Na OMA LLC, um sistema de gerenciamento de estoque LEAFIO Inventory Optimization foi implementado e agora controla 95% de todo o sortimento. Com a implementação desse projeto, o cliente conseguiu:

• Conectar 95% de todo o sortimento à solução de otimização de estoque LEAFIO, o que, por sua vez, permitiu:
  - Reduzir o tempo de processamento de pedidos;
  - Eliminar o fator humano como causa de erros;
• Transferir para o reabastecimento automático (sem envolvimento humano) 100% dos pedidos das lojas do esquema - o CD, por sua vez, 60% do sortimento total.
  
• Tornar o processo de pedido transparente, com a capacidade de identificar posições problemáticas e a análise subsequente de cada SKU pedido.
  
• Obter um sistema de análise para medir o desempenho da empresa como um todo e dos gerentes individualmente, o que permite rastrear e influenciar rapidamente fenômenos indesejáveis, como vendas perdidas e excedentes. 
• Otimizar os níveis de estoque: em 12 semanas após o lançamento do sistema em grupos-piloto, os estoques foram reduzidos em 15% e as vendas excedentes diminuíram em 10% (em grupos-piloto), enquanto as vendas aumentaram; os excedentes e as vendas perdidas diminuíram. 
• As vendas aumentaram 32% (com base no SP da própria empresa).
•  Obter vantagem sobre os fornecedores, com um bloco separado de análises, especialmente as pontuações de confiabilidade do fornecedor.