Toimart adopta Gestión de Inventario Orientada por Datos para Operaciones Más Eficientes

ToiMart es una gran cadena de supermercados de descuento de Kazajstán con una amplia selección de refrescos y bebidas alcohólicas, alimentos, productos de limpieza, etc. a precios de mayorista. La mayor parte del surtido son bebidas: desde productores locales hasta una amplia gama de bebidas alcohólicas de élite de todo el mundo. ToiMart, que empezó con una tienda en 2014, se ha expandido hasta 41 establecimientos en 2022.

Antes de implementar LEAFIO Inventory Optimization, una solución de gestión de inventario basada en IA, los gerentes de ToiMart generaban pedidos en cada punto de venta manualmente a través del sistema de contabilidad. Dependiendo del formato del punto de venta, de 1 a 3 empleados estaban involucrados en la generación de pedidos, lo que sumaba alrededor de 100 personas en toda la cadena. El sistema de gestión de inventarios de ToiMart era descentralizado y carecía de normas, indicadores y puntos de control. Se basaba únicamente en la opinión experta de los gestores individuales, sin que existiera un enfoque sistemático.

Sin embargo, este proceso complicaba la gestión de los pedidos debido a los conflictos de intereses entre los distintos departamentos (comercial y operativo) y al hecho de que las decisiones sobre los pedidos se dejaban a la discreción de los directores de tienda. Esto hacía que los pedidos se ajustaran en función de la lógica y la comprensión del proceso por parte del gestor, lo que impedía una automatización completa y dificultaba la consecución de determinados resultados cuantitativos. Además, el análisis y la evaluación retrospectiva de las áreas problemáticas seguían siendo opacos, poco claros y suponían un reto, ya que requerían la comunicación con las tiendas para identificar las razones de los ajustes de los pedidos, entre otras cosas.

No había un enfoque sistemático, no sólo en la gestión de pedidos, sino también en la gestión por categorías. No había interacción entre los departamentos de operaciones y comercial. Los almacenes se abastecían sin prestar atención a la profundidad y amplitud del surtido. En consecuencia, la gestión de pedidos se reducía a garantizar la exposición y el almacenamiento de los productos más demandados. Tampoco existían herramientas de información y control de las ventas.

Por lo tanto, uno de los objetivos clave era cambiar este proceso empresarial y pasar de la descentralización a la gestión centralizada en la sede central. Al principio, el cliente no veía la necesidad de este cambio y se mostraba reacio a modificar el proceso hasta que pudiera ver la lógica y los efectos del sistema.

A medida que la cadena se expandía, ToiMart se enfrentaba a objetivos que requerían nuevas soluciones tecnológicas.

Se encontraron con dos grandes retos:

1. La necesidad de gestionar el espacio comercial, el surtido y la actividad promocional. Era importante empezar a seguir y controlar parámetros como la rotación y la disponibilidad de productos en las tiendas.
2. La necesidad de un sistema de asignación de productos y autopedidos. Era necesario automatizar la creación y el envío de pedidos, así como sistematizar los plazos de entrega directamente a las tiendas minoristas y a través de los centros de distribución.
   

La solución LEAFIO Inventory Optimization fue la elegida para abordar estas tareas. La razón clave de la elección fue la conformidad de las capacidades técnicas del sistema con los requisitos especificados, así como la profunda experiencia del equipo en auditoría y establecimiento de procesos.

Para integrar la solución, el cliente formó un equipo de proyecto, que incluía a los responsables del Departamento Comercial, el Responsable de Análisis, el Responsable de Operaciones, el Director de TI, el Analista de Negocio y el Director de Proyecto. En la primera fase, todo el proceso de implementación se llevó a cabo en línea bajo la dirección de un experimentado gestor de proyectos de LEAFIO, que guió al equipo paso a paso a través de los procedimientos necesarios. Como resultado, se estableció el intercambio automático de datos entre el sistema de contabilidad del cliente y la solución de Optimización de Inventario de LEAFIO.

Para que la solución funcionara de la forma más eficiente posible, durante la primera fase los equipos de LEAFIO y ToiMart trabajaron en la mejora de los procesos internos relacionados con la gestión de surtidos y pedidos. Esto también incluyó la integración entre el sistema de contabilidad y otros programas: se configuró el intercambio automático de datos en el formato requerido. Tras la primera fase, el equipo de LEAFIO formó a unos 100 usuarios del sistema de toda la cadena. Durante una semana, los empleados responsables practicaron su trabajo diario con la solución, lo que les permitió sumergirse rápida y fácilmente en los nuevos procesos de interacción.

Tuvimos que reconstruir los procesos de gestión del surtido en administración, ciclo de vida del producto y gestión del calendario de suministros. Esta fue la parte más difícil porque tuvimos que acostumbrarnos a las nuevas herramientas y formar a los empleados desde cero. Como resultado, la empresa creó un nuevo departamento de gestión del flujo de productos que se encarga de automatizar los pedidos e interactuar con todos los departamentos implicados en la manipulación de la mercancía. Esto produjo resultados visibles y mensurables.

Después de implementar la Optimización de Inventario de LEAFIO, el proceso de gestión de inventario en ToiMart se centralizó por completo. El equipo de ToiMart, después de recibir recomendaciones del equipo de LEAFIO sobre la selección de personal para la gestión de pedidos, comenzó la búsqueda. El proceso de selección de candidatos les permitió encontrar un especialista que asumió la función de gestión de pedidos, lo que les permitió establecer la comunicación con el departamento comercial, adherirse estrictamente a las recomendaciones de gama de productos, tener un centro de competencia para trabajar con el sistema LEAFIO, alejarse de los ajustes de pedidos, confiar en la lógica del sistema, y lograr resultados cuantitativos y cualitativos de gestión de inventario.

Además, este cambio liberó tiempo de trabajo a los responsables de tienda para que pudieran centrarse en sus tareas inmediatas. Estos cambios permitieron un enfoque más sistemático y estandarizado de la gestión de pedidos, la gestión de categorías y la optimización del surtido.

La nueva solución basada en IA proporcionó información y recomendaciones basadas en datos, lo que permitió tomar mejores decisiones y mejorar el control del inventario en todos los puntos de venta. Gracias a la gestión centralizada del inventario, ToiMart pudo agilizar las operaciones, optimizar los niveles de inventario y mejorar la eficiencia general de su cadena de suministro.

Como resultado de la implementación de la Optimización de Inventario LEAFIO, la cadena ToiMart tuvo éxito en:

• Alcanzar un nuevo nivel de gestión de inventarios: en lugar de 2-3 gestores en cada punto de venta (más de 100 empleados en toda la cadena), la gestión de pedidos se delegó en una sola persona altamente cualificada que trabaja con la solución;
• Reducción de los costes de mano de obra y del tiempo necesario para preparar los pedidos a los proveedores;
• Automatización del proceso de envío de pedidos mediante EDI y correo electrónico;
• Controlar el índice de rotación y otros indicadores clave de la cadena;
• Reducción de los niveles de existencias;
• Hacer transparente el proceso de gestión del inventario, lo que permitió a la dirección de la empresa realizar un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento en un panel de LEAFIO cómodo y visual.
  

En cuanto a las métricas, en los primeros meses de implantación, la solución de optimización de inventarios permitió:

• Una parte importante de los proveedores pasó al autopedido;
• El personal se reasignó a otras tareas estratégicas y prioritarias;
• La disponibilidad de los productos aumentó un 35%;
• El periodo de rotación se redujo un 35%.