Toimart adota Gestão de Estoque Orientada por Dados para Operações Mais Eficientes

O ToiMart é uma grande cadeia de supermercados com descontos no Cazaquistão, com uma grande variedade de refrigerantes e bebidas alcoólicas, alimentos, produtos de limpeza doméstica, etc., a preços de atacado. A maior parte do sortimento é composta por bebidas - de produtores locais a uma ampla variedade de bebidas alcoólicas de elite de todo o mundo. Começando com uma loja em 2014, a ToiMart se expandiu para 41 pontos de venda em 2022.

Antes de implementar a LEAFIO Inventory Optimization, uma solução de gerenciamento de estoque baseada em IA, os gerentes da ToiMart estavam gerando pedidos em cada ponto de venda manualmente por meio do sistema de contabilidade. Dependendo do formato do ponto de venda, de 1 a 3 funcionários estavam envolvidos na geração de pedidos, o que totalizava cerca de 100 pessoas em toda a cadeia. A abordagem de gerenciamento de estoque no ToiMart era descentralizada e carecia de padrões, indicadores e pontos de controle. Ela se baseava apenas na opinião de especialistas de gerentes individuais, sem uma abordagem sistemática.

No entanto, esse processo complicou o gerenciamento de pedidos devido a conflitos de interesse entre vários departamentos (comercial e operacional) e ao fato de que as decisões sobre os pedidos eram deixadas a critério dos gerentes das lojas. Isso fazia com que os pedidos fossem ajustados com base na lógica do gerente e na compreensão do processo, o que impedia a automação completa e dificultava a obtenção de determinados resultados quantitativos. Além disso, a análise e a avaliação retrospectiva das áreas problemáticas permaneciam opacas, pouco claras e desafiadoras, pois exigiam comunicação com as lojas para identificar os motivos dos ajustes dos pedidos, entre outras coisas.

Não havia uma abordagem sistemática, não apenas no gerenciamento de pedidos, mas também no gerenciamento de categorias. Também não havia interação entre os departamentos de operações e comercial. As lojas eram estocadas sem que fosse dada atenção à profundidade e à amplitude do sortimento. Dessa forma, o gerenciamento de pedidos se resumia a garantir a exibição e o estoque de produtos com alta demanda. Também não contavam com ferramentas para relatórios e controle de vendas.

Portanto, um dos principais objetivos era mudar esse processo de negócios e passar da descentralização para o gerenciamento centralizado na matriz. Inicialmente, o cliente não via a necessidade dessa mudança e relutava em alterar o processo até que pudesse ver a lógica e os efeitos do sistema.

Com a expansão da rede, a ToiMart enfrentou metas que exigiam novas soluções tecnológicas.

Eles se depararam com dois grandes desafios:

1. A necessidade de gerenciar o espaço de varejo, o sortimento e a atividade promocional. Era importante começar a acompanhar e controlar métricas como rotatividade e disponibilidade de produtos nas lojas.
   
2. A necessidade de um sistema de alocação de produtos e de pedidos automáticos. Era necessário automatizar a criação e o envio de pedidos, bem como sistematizar as programações de entrega diretamente para as lojas de varejo e por meio de centros de distribuição.
   

A solução LEAFIO Inventory Optimization foi escolhida para lidar com essas tarefas. O principal motivo da escolha foi a conformidade dos recursos técnicos do sistema com os requisitos especificados, bem como a profunda experiência da equipe em auditoria e configuração de processos.

Para integrar a solução, o cliente formou uma equipe de projeto, que incluía os chefes do departamento comercial, o chefe de análise, o chefe de operações, o diretor de TI, o analista de negócios e o gerente de projetos. Na primeira fase, todo o processo de implementação foi conduzido on-line sob a orientação de um gerente de projetos experiente da LEAFIO, que guiou a equipe passo a passo pelos procedimentos necessários. Como resultado, foi configurada a troca automática de dados entre o sistema de contabilidade do cliente e a solução de otimização de estoque da LEAFIO.

Para que a solução operasse da forma mais eficiente possível, durante a primeira fase as equipes da LEAFIO e da ToiMart trabalharam para melhorar os processos internos relacionados ao gerenciamento de sortimento e de pedidos. Isso também incluiu a integração entre o sistema de contabilidade e outros programas - foi configurada a troca automática de dados no formato necessário. Após a primeira etapa, a equipe da LEAFIO treinou cerca de 100 usuários do sistema de toda a cadeia. Durante uma semana, os funcionários responsáveis praticaram seu trabalho diário com a solução, o que lhes permitiu uma imersão rápida e fácil nos novos processos de interação.

Tivemos que reconstruir os processos de gerenciamento de sortimento na administração, no ciclo de vida do produto e no gerenciamento do cronograma de suprimentos. Essa foi a parte mais difícil, pois tivemos que nos acostumar com as novas ferramentas e treinar os funcionários do zero. Como resultado, a empresa formou um novo departamento de gerenciamento de fluxo de produtos, responsável pela automação de pedidos e pela interação com todos os departamentos envolvidos no manuseio de mercadorias. Isso produziu resultados visíveis e mensuráveis.

Depois de implementar a Otimização de Estoque da LEAFIO, o processo de gerenciamento de estoque no ToiMart tornou-se totalmente centralizado. A equipe do ToiMart, após receber recomendações da equipe da LEAFIO sobre a seleção de pessoal para o gerenciamento de pedidos, iniciou a busca. O processo de seleção de candidatos permitiu que eles encontrassem um especialista que assumiu a função de gerenciamento de pedidos, o que lhes permitiu estabelecer comunicação com o departamento comercial, seguir estritamente as recomendações da linha de produtos, ter um centro de competência para trabalhar com o sistema LEAFIO, afastar-se dos ajustes de pedidos, confiar na lógica do sistema e obter resultados quantitativos e qualitativos de gerenciamento de estoque.

Além disso, essa mudança liberou o tempo de trabalho dos gerentes de loja para que se concentrassem em suas tarefas imediatas. Essas mudanças permitiram uma abordagem mais sistemática e padronizada para o gerenciamento de pedidos, gerenciamento de categorias e otimização de sortimento.

A nova solução baseada em IA forneceu insights e recomendações orientados por dados, permitindo uma melhor tomada de decisões e um melhor controle de estoque em todos os pontos de venda. Com o gerenciamento centralizado do estoque, a ToiMart conseguiu simplificar as operações, otimizar os níveis de estoque e aumentar a eficiência geral da cadeia de suprimentos.

Como resultado da implementação da Otimização de Estoque LEAFIO, a cadeia ToiMart foi bem-sucedida:

• Atingir um novo nível de gerenciamento de estoque: em vez de 2 a 3 gerentes em cada ponto de venda (mais de 100 funcionários em toda a cadeia), o gerenciamento de pedidos foi delegado a uma única pessoa altamente qualificada que trabalha com a solução;
• Redução dos custos de mão de obra e do tempo necessário para preparar os pedidos para os fornecedores;
• Automatização do processo de envio de pedidos via EDI e e-mail;
• Controle da taxa de rotatividade e de outros indicadores-chave da cadeia;
• Redução dos níveis de estoque;
• Tornar o processo de gerenciamento de estoque transparente, o que permitiu que a gerência da empresa acompanhasse os KPIs em um painel LEAFIO conveniente e visual.
  

Quanto às métricas, nos primeiros meses de implementação, a solução de otimização de estoque permitiu:

• A maior parte dos fornecedores passou a fazer pedidos automáticos;
• A equipe foi redistribuída para outras atribuições estratégicas e de alta prioridade;
• A disponibilidade de produtos aumentou em 35%;
• O período de rotatividade foi reduzido em 35%.