Transformacja Zarządzania Zapasami w ToiMart dzięki LEAFIO Inventory Optimization

ToiMart to duża sieć supermarketów dyskontowych w Kazachstanie. Firma rozpoczęła działalność w 2014 roku, otwierając pierwszy sklep, a do 2022 roku rozwinęła się do 41 placówek.

ToiMart specjalizuje się w sprzedaży szerokiego asortymentu produktów w cenach hurtowych. W ofercie znajduje się duży wybór napojów, zarówno bezalkoholowych, jak i alkoholowych, które stanowią większość asortymentu. Klienci mogą znaleźć zarówno produkty lokalnych producentów, jak i elitarnie alkohole z całego świata. Ponadto, sieć oferuje również żywność oraz środki czyszczące do domu.

Przed wdrożeniem LEAFIO Inventory Optimization, opartego na sztucznej inteligencji rozwiązania do zarządzania zapasami, menedżerowie ToiMart generowali zamówienia ręcznie w każdym sklepie za pośrednictwem systemu księgowego. W zależności od formatu sklepu, od 1 do 3 pracowników było zaangażowanych w ten proces, co łącznie obejmowało około 100 osób w całej sieci.

Zarządzanie zapasami w ToiMart było zdecentralizowane i brakowało mu standardów, wskaźników oraz punktów kontrolnych. Proces opierał się wyłącznie na opinii ekspertów poszczególnych menedżerów, bez ustrukturyzowanego podejścia. 

Konflikty interesów między działami (handlowym i operacyjnym) oraz decyzje pozostawione w gestii kierowników sklepów utrudniały zarządzanie zamówieniami. Zamówienia były dostosowywane według logiki i zrozumienia menedżera, co uniemożliwiało pełną automatyzację i osiąganie określonych wyników ilościowych. Analiza i ocena problematycznych obszarów były nieprzejrzyste i trudne, wymagały komunikacji z sklepami w celu identyfikacji przyczyn dostosowywania zamówień.

Przed wdrożeniem systemu LEAFIO Inventory Optimization, ToiMart borykał się z chaotycznym zarządzaniem zapasami i brakiem współpracy między działami. Proces zamówień był zdecentralizowany, a decyzje podejmowane były na podstawie subiektywnych ocen menedżerów, co prowadziło do braku standaryzacji i problemów z efektywnością. 

Ponadto, sklepy były zaopatrywane głównie według aktualnego popytu, bez uwzględnienia głębokości i szerokości asortymentu. Dodatkowo brakowało narzędzi do raportowania i analizy, co utrudniało identyfikację problematycznych obszarów. 

Jednym z głównych celów było przejście od zdecentralizowanego modelu zarządzania zapasami do centralnego zarządzania w głównym biurze. Początkowo ToiMart nie dostrzegał pilnej potrzeby tej zmiany i był oporny na modyfikacje. Dopiero gdy zobaczył konkretne korzyści i wymierne efekty, jakie mogły przynieść nowe rozwiązania, zdecydował się na wprowadzenie systemu centralnego zarządzania ya po]rednictwem LEAFIO AI. 

W miarę rozwoju ToiMart napotkał nowe wyzwania, które wymagały zaawansowanych rozwiązań technologicznych:

• Kluczowe stało się zarządzanie przestrzenią handlową, asortymentem i działaniami promocyjnymi. Konieczne było ścisłe monitorowanie i kontrolowanie wskaźników, takich jak rotacja i dostępność produktów w sklepach, aby optymalizować operacje.
• Automatyzacja procesów tworzenia zamówień i wysyłki, a także systematyzacja harmonogramów dostaw do sklepów detalicznych i centrów dystrybucji, była niezbędna do poprawy efektywności i usprawnienia operacji.

W miarę jak ToiMart rozrastał się i stawał się liderem w branży detalicznej Kazachstanu, napotykał na rosnące wyzwania wymagające zaawansowanych rozwiązań technologicznych. Kluczowym problemem stało się efektywne zarządzanie przestrzenią handlową, asortymentem oraz aktywnościami promocyjnymi. By optymalizować operacje, konieczne było wprowadzenie precyzyjnego monitorowania wskaźników, takich jak rotacja towarów i dostępność produktów w sklepach.

Aby sprostać tym wyzwaniom, ToiMart zdecydował się na wdrożenie systemu LEAFIO Inventory Optimization. Decyzja o wyborze tej technologii była podyktowana idealnym dopasowaniem jej zaawansowanych możliwości do specyficznych potrzeb firmy oraz doświadczeniem zespołu LEAFIO w zakresie audytu i optymalizacji procesów.

Zespół projektowy ToiMart, w skład którego weszli kluczowi liderzy działów handlowego, analityki, operacji, IT oraz menedżerowie projektów, przystąpił do realizacji planu. Pierwsza faza wdrożenia odbyła się w trybie online pod czujnym okiem doświadczonego menedżera projektu LEAFIO AI. Dzięki jego prowadzeniu udało się skutecznie zintegrować system księgowy klienta z rozwiązaniem LEAFIO Inventory Optimization, co pozwoliło na automatyzację wymiany danych.

Zespoły LEAFIO AI i ToiMart intensywnie pracowały nad udoskonaleniem wewnętrznych procesów związanych z zarządzaniem asortymentem i zamówieniami. Kluczowym elementem była integracja systemu księgowego z innymi programami oraz skonfigurowanie automatycznej wymiany danych w odpowiednim formacie. Po zakończeniu pierwszego etapu, zespół LEAFIO AI przeszkolił około 100 użytkowników z całej sieci ToiMart. Intensywne szkolenia, trwające tydzień, umożliwiły pracownikom szybkie przyswojenie nowych narzędzi i procedur, co przyspieszyło proces adaptacji i efektywności działania.

Efekty wprowadzenia systemu LEAFIO były natychmiastowo zauważalne. Dzięki centralizacji zarządzania zapasami, ToiMart zyskał nowe możliwości optymalizacji operacji, co znacząco wpłynęło na poprawę efektywności całej sieci. ToiMart jest teraz gotowy na dalszy rozwój i wyzwania, korzystając z nowoczesnych rozwiązań, które umacniają jego pozycję na rynku detalicznym.

"Musieliśmy całkowicie przebudować procesy zarządzania asortymentem, cyklem życia produktów oraz harmonogramem dostaw. Był to najtrudniejszy etap, ponieważ musieliśmy przyzwyczaić się do nowych narzędzi i przeszkolić pracowników od podstaw. W efekcie firma stworzyła nowy dział zarządzania przepływem produktów, odpowiedzialny za automatyzację zamówień i współpracę ze wszystkimi działami zaangażowanymi w obsługę towarów. Przyniosło to widoczne i wymierne rezultaty" - podsumowała Helen Kom, Kierownik Projektu wdrożenia LEAFIO AI.

Po wdrożeniu systemu LEAFIO Inventory Optimization zarządzanie zapasami w ToiMart stało się w pełni scentralizowane. Zespół ToiMart, korzystając z rekomendacji zespołu LEAFIO AI, wybrał specjalistę do zarządzania zamówieniami. Dzięki temu udało się nawiązać efektywną komunikację z działem handlowym, wdrożyć zalecenia dotyczące asortymentu, stworzyć centrum kompetencyjne dla systemu LEAFIO AI oraz oprzeć się na logicznych rekomendacjach systemu, co przyniosło wymierne rezultaty.

Nowe rozwiązanie AI zapewniło dane i rekomendacje umożliwiające lepsze decyzje i skuteczniejszą kontrolę zapasów we wszystkich sklepach. Scentralizowane zarządzanie zapasami pozwoliło na usprawnienie operacji, optymalizację poziomów zapasów i zwiększenie efektywności całego łańcucha dostaw, a także uwolniło czas menedżerów sklepów, pozwalając im skupić się na kluczowych zadaniach.

W wyniku wdrożenia systemu LEAFIO Inventory Optimization sieć ToiMart osiągnęła znaczące sukcesy:

• Podniesienie standardów zarządzania zapasami: Zamiast 2-3 menedżerów na każdym sklepie (ponad 100 pracowników w całej sieci), zarządzanie zamówieniami powierzono jednej wysoko wykwalifikowanej osobie obsługującej system.
• Redukcja kosztów pracy i czasu przygotowania zamówień dla dostawców.
• Automatyzacja procesu składania zamówień za pomocą EDI i e-maila.
• Kontrola wskaźników rotacji zapasów i innych kluczowych wskaźników w sieci.
• Redukcja poziomu zapasów.
• Przejrzystość procesu zarządzania zapasami, co umożliwiło zarządowi firmy monitorowanie KPI za pomocą intuicyjnego pulpitu LEAFIO Inventory Management.

W zakresie metryk, w pierwszych miesiącach wdrożenia systemu:

• Znaczna część dostawców przeszła na automatyczne składanie zamówień.
• Personel został przekierowany do innych strategicznych i priorytetowych zadań.
• Dostępność produktów wzrosła o 35%.
• Okres rotacji zapasów skrócił się o 35%.

Sieć detaliczna ToiMart wciąż osiąga coraz lepsze wyniki dzięki integracji systemu LEAFIO Inventory Optimization. Zespół Customer Success Management firmy LEAFIO nieustannie wspiera i towarzyszy klientowi w procesie cyfrowej transformacji.