VIADA Baltija, uno de los principales operadores de estaciones de servicio de los países bálticos, ha implementado la plataforma LEAFIO AI Retail para optimizar la gestión de inventarios y los procesos de comercialización en su red de 93 estaciones de servicio en Letonia, que gestionan más de 1.650 SKU activos.
La necesidad de centralizar y optimizar la gestión de inventarios y los procesos de comercialización llevó a la dirección de Viada Baltija a buscar una solución tecnológica integral.
La plataforma LEAFIO AI Retail integra LEAFIO Inventory Optimization y LEAFIO Shelf Efficiency en un ecosistema unificado, lo que permite un intercambio de datos fluido y una toma de decisiones consolidada para la gestión de inventario y exhibición.
La decisión de elegir LEAFIO AI Retail Platform estuvo influenciada, entre otros factores, por una recomendación de otra empresa de la región que ya ha colaborado exitosamente con LEAFIO AI.
Desafíos operativos antes de la implementación
VIADA Baltija se enfrentaba a algunas ineficiencias debido a la gestión descentralizada de pedidos, en la que los gerentes de cada estación se encargaban de la reposición. Esto generaba errores, exceso de existencias, cancelaciones y pérdida de ventas. La ausencia de planogramas estandarizados provocaba una colocación inconsistente de los productos y un uso subóptimo del espacio de venta minorista.
Además, no contar con funciones o herramientas dedicadas a la gestión del inventario y los planogramas obstaculizaba la capacidad de la empresa para supervisar los indicadores clave de rendimiento, analizar el rendimiento del inventario o garantizar el cumplimiento de los planogramas. Los procesos de comercialización no digitalizados ralentizaban aún más las operaciones, introducían errores y limitaban el desarrollo.
Los objetivos del proyecto
Considerando los desafíos que enfrentaba la empresa, el equipo de implementación se centró inmediatamente en varias tareas clave:
- Establish an automated ordering system across the chain.
- Improve inventory management efficiency and KPIs.
- Ensure transparency and standardization in ordering methodologies.
- Enhance the visual merchandising process.
- Streamline planogram creation, execution, and compliance control.
- Reduce the time required for planogram creation and execution.
- Enable data-driven decision-making for both merchandising and inventory management.
Las etapas de implementación de la plataforma
Etapa #1 Preparación y configuración
El proyecto comenzó con el acuerdo sobre el estatuto del proyecto, seguido de la instalación del sistema LEAFIO mediante una implementación basada en la nube. Se estableció un intercambio automático de datos para permitir una integración perfecta y se transfirieron datos históricos para crear una base sólida para la funcionalidad de la plataforma.
Etapa #2 Entrenamiento y pilotos
Se realizaron capacitaciones sobre las herramientas de Eficiencia de Estantería y Optimización de Inventario, dotando al equipo de las habilidades necesarias. Se probaron pedidos piloto para evaluar la efectividad del sistema y se creó un plano detallado de planta con equipos y planogramas para estandarizar las operaciones.
Etapa n.° 3: escalamiento
En la fase final, se brindó capacitación avanzada sobre algoritmos FRESH y funcionalidades de generación de informes. Luego, las soluciones se implementaron por completo en toda la red de VIADA de acuerdo con el cronograma de implementación predefinido, lo que garantizó la coherencia y la alineación con los objetivos operativos.
Resultados generales del proyecto
Todas las soluciones de la plataforma LEAFIO interactúan sin problemas en el sistema Viada, y el margen de seguridad para el software de optimización de inventario (un parámetro crítico) se ha transferido directamente desde Shelf Efficiency. Esto significa que la información se aplica automáticamente a la gestión de inventario una vez configurada a nivel de estantería.
- Estaciones que utilizan pedidos automáticos: 93 (100 %).
- Se implementaron cronogramas de despacho automático de pedidos en todas las estaciones.
- Informes analíticos integrados.
- Se crearon planogramas para 93 estaciones.
- Se digitalizaron 3673 planogramas activos (agrupados en 183 plantillas de formato).
- Se colocaron 95 886 SKU en planogramas.
- El 79 % de los SKU activos están integrados en planogramas.
- Los planogramas ahora guían la gestión del surtido y las definiciones de reservas de seguridad.
Durante la adaptación de la solución, el análisis jugó un papel clave en la optimización de los procesos al ajustar los revestimientos en función del desempeño de ventas, reemplazar artículos de baja rotación por productos de alta demanda y priorizar las mejores ubicaciones en los estantes para los SKU de mayor rendimiento para maximizar la eficiencia y el potencial de ventas.
Esta implementación integral de la plataforma LEAFIO AI Retail ha transformado los procesos de inventario y comercialización, impulsando importantes mejoras operativas y financieras para VIADA Baltija.
Planes de colaboración y mejora continua
Para optimizar aún más los procesos de negocio y mejorar la eficiencia, se han delineado los siguientes pasos:
- Supervisión centralizada de pedidos: los pedidos se gestionarán completamente desde la oficina central, lo que eliminará la necesidad de intervención a nivel de estación. Se ha desarrollado un plan de transición gradual para garantizar un cambio sin problemas.
- Integración del minibar: una vez que se establezcan los saldos y las cancelaciones precisas, el inventario del minibar se conectará al sistema de pedidos automáticos.
- Responsabilidades de la estación: las estaciones mantendrán los saldos de inventario actualizados, implementarán procesos de inventario y garantizarán la ejecución oportuna de los documentos de llegada, las cancelaciones y las tareas relacionadas.
- Función del comercial: se introducirá un puesto de comercial dedicado para supervisar los procesos de planograma, garantizar la implementación adecuada y aliviar a los gerentes de ventas para que se concentren en mejorar la calidad de los pedidos.
Una vez completada la implementación de la plataforma, los especialistas de Viada Baltija continuarán colaborando con el equipo de Éxito del Cliente de LEAFIO, brindando apoyo continuo para garantizar una utilización óptima del sistema.
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Manténgase atento a las actualizaciones, ya que esperamos compartir nuevos resultados de la implementación de la plataforma LEAFIO. Si su red enfrenta desafíos similares a los de Viada Baltija, reserve una consulta hoy mismo: estamos aquí para ayudarlo a alcanzar un nuevo nivel de eficiencia operativa.
