VOVA

VOVA es un distribuidor europeo de productos alimentarios y no alimentarios para el segmento HoReCa. La empresa presta servicio a más de 3500 establecimientos. VOVA trabaja con restaurantes, bares, cafeterías, hoteles, cadenas de supermercados y suministra productos a instalaciones de producción. Actualmente, están ampliando su servicio y ofreciendo entregas puerta a puerta a los consumidores finales.

Anteriormente, la gestión del inventario de la empresa se realizaba mediante un sistema ERP. El proceso de toma de decisiones requería 8 gestores de categorías y 6 gestores de compras para trabajar con los proveedores y crear pedidos.

A la hora de realizar los pedidos, los gestores se guiaban por la cantidad de productos que ofrecía el software. El volumen de pedidos se ajustaba en función de informes internos, es decir, principalmente del índice de rotación de existencias. Un método tan semimanual y complicado no evitaba los errores humanos, que eran comprensiblemente frecuentes.

Debido a las peculiaridades de la distribución alimentaria en HoReCa, si se agota un solo producto, la empresa pierde no sólo 1-2 SKU, sino pedidos al por mayor enteros. Por otra parte, la acumulación de excedentes y la prolongación de las ventas hacen que los productos tengan que permanecer más tiempo en el almacén y, a menudo, acaban estropeándose.

Además de los pedidos al por mayor de HoReCa, VOVA se promociona activamente en el mercado minorista y busca constantemente nuevos proveedores de productos únicos. Como consecuencia de la ampliación de su gama de productos y sus canales de venta, la empresa se enfrentó a la necesidad de automatizar el proceso de gestión de inventarios.

"Una gestión de inventarios eficiente y de alta calidad es crucial para escalar", afirma Serge Boyuka, Director Comercial de VOVA.

Tras analizar todas las áreas problemáticas, se identificaron 3 objetivos clave del proyecto:

• acelerar la rotación de mercancías hasta un nivel en el que los productos se vendan más rápido que el periodo de pago aplazado;
• minimizar las ventas perdidas;
• controlar el nivel de servicio de los proveedores.

Etapa 1

Investigación de los procesos de negocio del cliente; intercambio de datos entre el sistema ERP existente y LEAFIO Inventory Optimization.

Etapa 2

Conexión de parte del surtido al sistema LEAFIO. Había una necesidad de revisar la matriz de surtido, incluyendo SKUs activos. En el proceso, también se verificaron algunos parámetros, incluyendo la visualización correcta y oportuna del movimiento de mercancías (incluyendo saldos y amortizaciones).

Formación de los empleados. Cada especialista practicó todos los aspectos del trabajo con la solución LEAFIO (configuración de parámetros, trabajo con indicadores, creación y envío de pedidos, etc.) El director comercial de la empresa, el especialista en TI y los gerentes que crearon las órdenes de compra también participaron en la formación.

Etapa 3

Puesta en marcha de la analítica BI de LEAFIO Inventory y adaptación general del sistema a las necesidades de negocio de VOVA.

Debido a la comunicación bien coordinada entre los equipos, cada etapa de implementación fue rápida, transparente y, eficiente, y lo más cómoda posible para los empleados. Una vez finalizada la implantación, el cliente pasó a manos de Customer Success, que se encargará de supervisar los indicadores de rendimiento, buscar posibles mejoras adicionales y ayudar con las actualizaciones del sistema y otras cuestiones urgentes relacionadas con la gestión de inventarios.

La implementación de la solución LEAFIO resultó en un cambio fundamental en el enfoque de la gestión de inventario. Gracias a la automatización, el proceso se ha vuelto transparente y estructurado, y un sistema de informes conveniente ha hecho posible mantener un ojo en todos los aspectos del movimiento de mercancías.

Mediante la integración de LEAFIO Inventory Optimization, los procesos de negocio de la empresa se han optimizado:

• La rotación de mercancías se ha acelerado, y las ventas perdidas se redujeron al mínimo. 
• La calidad del servicio al cliente se ha mejorado mediante el aumento de la disponibilidad del producto.
• Se han logrado reducciones significativas en los costos de mano de obra.
• La fiabilidad de los proveedores ahora se puede rastrear de manera efectiva, lo que ha impactado positivamente en la calidad de las interacciones mutuas.

Se han establecido un calendario de entregas y unas condiciones de cooperación claras con todos los proveedores: a partir de ahora, no pueden retrasar las mercancías, sustituirlas por otros artículos o, por ejemplo, introducir mercancías análogas sin la aprobación de la empresa.

• Establecimiento de una contabilidad puntual de saldos y entregas en el sistema ERP, lo que contribuye al buen funcionamiento del sistema.
• Elaboración automática de informes y recopilación de análisis en profundidad para analizar los procesos de negocio de la empresa y tomar decisiones de gestión. La mayoría de las veces, la dirección de VOVA utiliza informes sobre ventas perdidas y excedentes.
• Automatización de la creación de pedidos y reducción del número de errores humanos.

"Gracias a LEAFIO Inventory Optimization, hemos reducido significativamente el riesgo de pedidos incorrectos. Puedo supervisar el trabajo de los gerentes y detectar fácilmente cualquier mal uso o error. Además, en caso de rotación de personal, los nuevos gerentes pueden confiar en el sistema, y puedo estar seguro de que nuestros empleados no cometerán un error", compartió el Director Comercial de VOVA

Los cambios en los KPI registrados tras la implementación de LEAFIO Inventory Optimization muestran:

• 14 % de reducción del exceso de existencias
• 55 % de aumento de las ventas
• 43,75 % de aumento de la facturación
• 0,7 % de reducción de las ventas perdidas
• 7 % de mejora de la disponibilidad de los productos

Después de la implementación, VOVA continúa escalando y aumentando la rentabilidad del negocio. Con LEAFIO Inventory Optimization, la empresa ahora gestiona eficazmente el movimiento de mercancías en todas las etapas de distribución. La flexibilidad del sistema permitió adaptarlo a las necesidades de negocio de la empresa y a las especificidades de la entrega de alimentos en HoReCa, lo que había sido imposible utilizando sólo métodos semi-manuales.