VOVA to europejski dystrybutor produktów spożywczych i nieżywnościowych dla sektora HoReCa. Firma obsługuje ponad 3500 lokalizacji. Firma VOVA współpracuje z restauracjami, barami, kawiarniami, hotelami oraz sieciami supermarketów i dostarcza towary do zakładów produkcyjnych. Obecnie rozszerza swoją ofertę, wprowadzając dostawy bezpośrednio do konsumentów.
Przed wdrożeniem LEAFIO Inventory Optimization
Wcześniej zarządzanie zapasami w firmie VOVA opierało się na tradycyjnym systemie ERP. Proces podejmowania decyzji wymagał ścisłej współpracy 8 menedżerów ds. kategorii oraz 6 menedżerów ds. zakupów, którzy byli odpowiedzialni za kontakt z dostawcami i składanie zamówień.
Podczas tworzenia zamówień menedżerowie bazowali głównie na rekomendacjach systemu dotyczących ilości towarów. Jednak ostateczna wielkość zamówień była często korygowana na podstawie wewnętrznych analiz, zwłaszcza wskaźników rotacji zapasów. Taki częściowo ręczny i czasochłonny proces był podatny na błędy ludzkie, co powodowało liczne nieefektywności.
Dodatkowym wyzwaniem była specyfika dystrybucji produktów spożywczych w sektorze HoReCa. Brak jednego produktu nie oznaczał jedynie utraty 1-2 SKU, ale mógł zakłócić cały łańcuch dostaw zamówień hurtowych. Z drugiej strony, nadmiar zapasów i wydłużone cykle sprzedaży prowadziły do tego, że produkty zalegały w magazynach, co często kończyło się ich przeterminowaniem.
Obok obsługi rynku hurtowego w sektorze HoReCa, VOVA intensywnie rozwijała swoją działalność na rynku detalicznym, stale poszukując nowych dostawców oraz unikalnych produktów. W miarę rozwoju asortymentu i wzrostu skali działalności stało się oczywiste, że ręczne zarządzanie zapasami przestało być wystarczające. Automatyzacja tego procesu stała się niezbędna.
„Wysokiej jakości i efektywne zarządzanie zapasami to fundament skalowania działalności,” zauważył Serge Boyuka, Dyrektor Handlowy VOVA.
Po dogłębnej analizie wyzwań zidentyfikowano trzy kluczowe cele projektu automatyzacji:
- Przyspieszenie rotacji towarów, aby produkty sprzedawały się szybciej niż wynosi odroczony termin płatności;
- Minimalizacja utraconych okazji sprzedażowych;
- Wzmocnienie kontroli nad poziomem obsługi dostawców.
Te cele odzwierciedlały determinację VOVA do usprawnienia operacji i dostosowania się do wymogów szybko rozwijającego się i konkurencyjnego rynku.
Trzy etapy procesu wdrożenia oprogramowania do optymizacji zapasów LEAFIO AI
| Etap | Opis |
|---|---|
| Etap 1 | Analiza procesów biznesowych klienta oraz wymiana danych między istniejącym systemem ERP a LEAFIO Inventory Optimization. |
| Etap 2 | Podłączenie części asortymentu do systemu LEAFIO AI. Zrewidowano matrycę asortymentową, w tym aktywne SKU, oraz sprawdzono parametry, takie jak prawidłowe wyświetlanie ruchu towarów. Przeprowadzono szkolenie pracowników, w którym uczestniczyli również dyrektor handlowy, specjalista IT oraz menedżerowie. |
| Etap 3 | Konfiguracja modułu analitycznego business intelligence od LEAFIO AI oraz dostosowanie systemu do potrzeb biznesowych VOVA. Po zakończeniu wdrożenia klient został przekazany do działu obsługi klienta w celu monitorowania wskaźników wydajności i dalszego wsparcia. |
Wyniki wdrożenia systemu do optymizacji zapasów
Wdrożenie rozwiązania LEAFIO AI spowodowało fundamentalną zmianę w podejściu do zarządzania zapasami. Dzięki automatyzacji proces ten stał się przejrzysty i uporządkowany, a wygodny system raportowania pozwala monitorować każdy aspekt ruchu towarów.
Integracja LEAFIO Inventory Optimization zoptymalizowała procesy biznesowe firmy:
- Przyspieszono rotację towarów, a straty sprzedaży zostały zminimalizowane.
- Poprawiono jakość obsługi klienta dzięki zwiększonej dostępności produktów.
- Osiągnięto znaczną redukcję kosztów pracy.
- Zwiększono efektywność monitorowania wiarygodności dostawców, co pozytywnie wpłynęło na jakość wzajemnej współpracy.
- Ustalono jasny harmonogram dostaw i warunki współpracy ze wszystkimi dostawcami: od tej pory nie mogą oni opóźniać dostaw, zamieniać towarów na inne pozycje ani dostarczać zamienników bez zgody firmy.
Ustawiono terminowe księgowanie sald i dostaw w systemie ERP, co przyczyniło się do prawidłowego funkcjonowania systemu. Zautomatyzowano raportowanie oraz zbieranie szczegółowych analiz, co umożliwia analizę procesów biznesowych firmy i podejmowanie decyzji zarządczych. Najczęściej zarząd VOVA korzysta z raportów dotyczących utraconych sprzedaży i nadwyżek. Automatyzacja tworzenia zamówień i redukcja liczby błędów ludzkich.
„Dzięki LEAFIO Inventory Optimization znacząco zredukowaliśmy ryzyko nieprawidłowych zamówień. Teraz mogę na bieżąco monitorować pracę menedżerów i łatwo wykrywać nadużycia czy błędy. Dodatkowo, w przypadku rotacji personelu, nowi menedżerowie mogą polegać na systemie, a ja mam pewność, że nasi pracownicy nie popełnią błędów,” podzielił się Dyrektor Handlowy VOVA.
Liczby mówią same za siebie
Zmiany wskaźników KPI zarejestrowane po wdrożeniu LEAFIO Inventory Optimization pokazują:
- 14% redukcję nadwyżek zapasów
- 55% wzrost sprzedaży
- 43,75% wzrost rotacji towarów
- 0,7% redukcję utraconych sprzedaży
- 7% poprawę dostępności produktów
Po wdrożeniu VOVA nadal dynamicznie się rozwija i zwiększa rentowność biznesu. Dzięki LEAFIO Inventory Optimization firma skutecznie zarządza przepływem towarów na wszystkich etapach dystrybucji. Elastyczność systemu pozwoliła dostosować go do potrzeb firmy oraz specyfiki dostaw żywności w sektorze HoReCa, co było niemożliwe przy użyciu częściowo ręcznych metod.
