VOVA

A VOVA é uma distribuidora europeia de produtos alimentícios e não alimentícios para o segmento HoReCa. A empresa atende a mais de 3.500 locais. A VOVA trabalha com restaurantes, bares, cafeterias, hotéis, redes de supermercados e fornece produtos para instalações de produção. No momento, a empresa está expandindo seus serviços e oferecendo entrega porta a porta aos consumidores finais.

Anteriormente, o gerenciamento de estoque da empresa era realizado por meio de um sistema ERP. O processo de tomada de decisão exigia que 8 gerentes de categoria e 6 gerentes de compras trabalhassem com os fornecedores e criassem pedidos.

Ao fazer os pedidos, os gerentes eram orientados pela quantidade de mercadorias oferecidas pelo software. O volume de pedidos era ajustado com base em relatórios internos, ou seja, principalmente a taxa de rotatividade de estoque. Esse método semi-manual e complicado não conseguiu evitar erros humanos, que eram compreensivelmente comuns.

Devido às peculiaridades da distribuição de alimentos em HoReCa, se apenas um produto estiver fora de estoque, a empresa perde não apenas 1 ou 2 SKUs, mas pedidos inteiros no atacado. Por outro lado, o acúmulo de excedentes e as vendas prolongadas fazem com que as mercadorias tenham de permanecer no depósito por mais tempo e, muitas vezes, acabem estragando.

Além dos pedidos de atacado para a HoReCa, a VOVA se promove ativamente no mercado de varejo e está sempre em busca de novos fornecedores de produtos exclusivos. Como resultado da expansão de sua linha de produtos e canais de vendas, a empresa enfrentou a necessidade de automatizar o processo de gerenciamento de estoque.

"O gerenciamento de estoque eficiente e de alta qualidade é crucial para o dimensionamento", disse Serge Boyuka, diretor comercial da VOVA.

Depois de analisar todas as áreas problemáticas, foram identificados três objetivos principais do projeto:

• acelerar o giro de mercadorias até um nível em que os produtos sejam vendidos mais rapidamente do que o período de pagamento diferido;
• minimizar a perda de vendas;
• controlar o nível de serviço do fornecedor.
  

Etapa 1

Pesquisa dos processos de negócios do cliente; troca de dados entre o sistema ERP existente e o LEAFIO Inventory Optimization.

Etapa 2

Conexão de parte do sortimento com o sistema LEAFIO. Havia a necessidade de revisar a matriz de sortimento, incluindo SKUs ativos. No processo, alguns parâmetros também foram verificados, incluindo a exibição correta e oportuna do movimento de mercadorias (incluindo saldos e baixas).

Treinamento de funcionários. Cada especialista praticou todos os aspectos do trabalho com a solução LEAFIO (definição de parâmetros, trabalho com indicadores, criação e envio de pedidos etc.). O diretor comercial da empresa, o especialista em TI e os gerentes que criavam pedidos de compra também participaram do treinamento.

Etapa 3

Configuração do LEAFIO Inventory BI analytics e adaptação geral do sistema às necessidades comerciais da VOVA.

Devido à comunicação bem coordenada entre as equipes, cada etapa da implementação foi rápida, transparente, eficiente e o mais confortável possível para os funcionários. Uma vez concluída a implementação, o cliente foi entregue à equipe de Sucesso do Cliente, que ajudará a monitorar os indicadores de desempenho, buscará possíveis melhorias adicionais e ajudará nas atualizações do sistema e em outras questões urgentes de gerenciamento de estoque.

A implementação da solução LEAFIO resultou em uma mudança fundamental na abordagem de gerenciamento de estoque. Graças à automação, o processo se tornou transparente e estruturado, e um sistema de relatórios conveniente tornou possível acompanhar todos os aspectos da movimentação de mercadorias.

Ao integrar a Otimização de Inventário LEAFIO, os processos comerciais da empresa foram otimizados:

• O giro de mercadorias foi acelerado e as vendas perdidas foram minimizadas. 
• A qualidade do atendimento ao cliente foi aprimorada com o aumento da disponibilidade de produtos.
• Foram obtidas reduções significativas nos custos de mão de obra.
• A confiabilidade dos fornecedores agora pode ser rastreada de forma eficaz, o que teve um impacto positivo na qualidade das interações mútuas.
  

Um cronograma de entrega claro e termos de cooperação foram estabelecidos com todos os fornecedores: a partir de agora, eles não poderão atrasar as mercadorias, substituí-las por outros itens ou, por exemplo, trazer mercadorias análogas sem a aprovação da empresa.

• Estabelecer a contabilidade oportuna de saldos e entregas no sistema ERP, o que contribui para a operação adequada do sistema.
• Relatórios automáticos e coleta de análises detalhadas para analisar os processos comerciais da empresa e tomar decisões gerenciais. Na maioria das vezes, a gerência da VOVA usa relatórios sobre vendas perdidas e excedentes.
• Automação da criação de pedidos e redução do número de erros humanos.
  

"Graças ao LEAFIO Inventory Optimization, reduzimos significativamente o risco de pedidos incorretos. Posso monitorar o trabalho dos gerentes e detectar facilmente qualquer uso indevido ou erros. Além disso, em caso de rotação de pessoal, os novos gerentes podem contar com o sistema, e posso ter certeza de que nossos funcionários não cometerão erros", compartilhou o Diretor Comercial da VOVA

As alterações de KPI registradas após a implementação do programa de otimização de estoque LEAFIO:

• 14% de redução de estoques excessivos
• 55% de aumento nas vendas
• 43,75 % de aumento no faturamento
• 0,7% de redução nas vendas perdidas
• 7 % de melhoria na disponibilidade de produtos
  

Após a implementação, a VOVA continua a escalar e a aumentar a lucratividade do negócio. Com o LEAFIO Inventory Optimization, a empresa agora gerencia com eficácia a movimentação de mercadorias em todos os estágios de distribuição. A flexibilidade do sistema permitiu que ele fosse adaptado às necessidades comerciais da empresa e às especificidades da entrega de alimentos em HoReCa, o que era impossível usando apenas métodos semi-manuais.