WOG es una de las principales gasolineras del Este de Europa con 499 establecimientos. La cadena atiende cerca de 250,000 clientes diario. Las gasolineras atraen a consumidores no solo con combustibles de alta calidad, sino también como un lugar para que los conductores se relajen, coman algo con un delicioso café, y compren artículos de viaje necesarios. WOG ha sido líder del mercado por los últimos 20 años gracias a sus procesos comerciales bien organizados, que la empresa optimiza constantemente.
DESAFIO: Reducción del trabajo manual de creación de Planogramas
El diseño de planograma era una tarea que requería de mucho tiempo, especialmente durante la rotación del surtido. La comunicación con las gasolineras era muy escasa. El gerente de cada establecimiento manejaba el proceso de comercialización según su propio criterio. Las notificaciones sobre los cambios en el planograma, así como los informes sobre su implementación se hicieron manualmente y, a veces, no se hicieron, lo que resultó en enormes retrasos.
La optimización del Planograma era la primera y más importante tarea para los gerentes.
Se ofrecieron dos soluciones:
- Contratar a más personas, lo que aumenta significativamente los costos laborales.
- Lanzar un sistema que automatice el proceso de creación de planogramas y controle su ejecución.
Se optó por una solución informática de alta calidad. El objetivo principal era encontrar un proveedor capaz de completar las principales tareas de comercialización:
- simplificar la creación de planogramas;
- centralizar la administración de comercialización, no contratar personal adicional;
- obtener el control sobre la disposición de las mercancías;
- implementar el análisis de rendimiento de comercialización en toda la cadena.
“Todas las tareas que tenía la empresa fueron hechas por la nueva solución de Optimización de planogramas LEAFIO. El equipo WOG valoró mucho el diseño de planogramas, el bloque de análisis con la generación de informes, así como la aplicación móvil donde los gerentes establecen tareas para controlar los diseños.
La ventaja principal es un sistema basado en la nube en constante desarrollo. La solución se ajustaba a las demandas de precio y calidad y satisfacía las necesidades de administración de comercialización.
Es mucho más que un simple moldeado de planogramas. Es una herramienta completa que ha proporcionado un nuevo enfoque para la administración de comercialización en una cadena de tiendas de WOG”, Olga Gorbatenko, Gerente de Proyecto en WOG.
PROCESO: La Implementación del Sistema de Administración de Comercialización no es tan importante
El sistema piloto se introdujo en 22 tiendas en varias etapas. Primero, el equipo estableció el intercambio automático de datos entre el ERP y Leafio. Después, se verificó el surtido. Los especialistas que participaron en el proyecto elaboraron planillas para los equipos de ventas al por menor, elaboraron todos los planogramas de las categorías y crearon formatos personalizados. Los planos de planta se cargaron automáticamente en el Leafio.
Las tiendas se conectaron a las notificaciones por correo electrónico, así como al chatbot para monitorear las tareas actuales. Las notificaciones de correo electrónico y chatbot fueron reemplazadas por una aplicación móvil lanzada por el equipo Leafio que resultó en planogramas actualizados para 22 gasolineras junto con la retroalimentación establecida. La oficina central podía controlar la distribución de la tienda y el cumplimiento de las tareas.
Dentro de los tres meses de cooperación, tanto el equipo del proveedor como el de la cadena minorista habían lanzado el sistema de administración de comercialización en las 22 tiendas. El sistema se amplió a otras ubicaciones.
RESULTADO: Un Nuevo Enfoque de Diseño en WOG
“Se ha iniciado el proceso de interacción completa. Las tiendas son automáticamente informadas de los cambios en el planograma. La oficina central recibe información sobre los resultados de las tareas realizadas. Accedimos a una herramienta para controlar el cumplimiento de las tareas en las tiendas.” Olga Gorbatenko, Gerente de Proyecto en WOG.
INTERACCION: Nuevo Nivel
La aplicación móvil es muy valorada por el personal y la gerencia. La configuración flexible de los permisos de usuarios, por ejemplo, hacer los planogramas visibles para determinados gerentes que ayudan a concentrarse en la tares. La dirección supervisa el plan de trabajo en toda la cadena y controla el cumplimiento. No se pierde tiempo, el sistema está basado en la nube, y la información se actualiza en tiempo real.
Las tiendas son informadas automáticamente de los cambios en el planograma, y la oficina central recibe información sobre los cambios realizados al momento. Actualmente, tanto la dirección de la casa matriz como los empleados están satisfechos con los resultados de la solución.
Los gerentes están expandiendo los planogramas creados a varias tiendas utilizando formatos. Cualquier cambio en los planogramas se realizan rápidamente gracias al eficiente análisis de comercialización proporcionado por el sistema Leafio.
En pocas palabras, los resultados son los siguientes:
- los datos se almacenan en un solo sistema;
- los datos se intercambian diariamente con la información actualizada sobre saldos, ventas y surtido;
- acceso a las gasolineras y análisis de planogramas;
- una reducción del triple de tiempo en la creación de los planogramas;
- ningún trabajo manual dio como resultado la reducción de costos laborales, pero sí evitó, costos de contratación adicionales;
- acceso para controlar el cumplimiento de las tareas.
Cabe destacar la optimización del surtidocon el acceso a la herramienta de comercialización. Los informes permiten un seguimiento de los productos mejor y peor vendidos, así como el análisis de la rotación de productos en tiendas.
Leafio es un servicio de administración de diseño de tiendas basado en la nube. Es una solución informática perfecta que funciona en cualquier dispositivo con acceso a Internet. El equipo del WOG utiliza la aplicación móvil LEAFIO en los terminales PDA’s y el mismo dispositivo se utiliza para recibir las mercancías. El sistema permite construir cualquier forma del plan de piso, llenarlo con todo el equipo necesario, y la disposición de los productos y controla el cumplimiento de las tareas en las tiendas.
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