A WOG é uma das principais redes de postos de gasolina e lojas de conveniência no Leste Europeu, possuindo ao todo 499 estabelecimentos. A rede atende cerca de 250 mil clientes diariamente. Postos de gasolina como os da WOG servem não apenas como um lugar para os clientes abastecerem seus veículos, mas também para descansar ou comprar algumas coisas necessárias para a viagem. Pelos últimos 20 anos, a WOG se manteve como a líder dos postos de combustível devido aos seus processos comerciais bem organizados que estão em constante estado de otimização.
DESAFIOS: Redução do trabalho manual e automação do processo de criação de planogramas
Construir planogramas era uma tarefa que demandava muito tempo, especialmente durante os períodos em que era necessário mudar a variedade de produtos oferecidos. A falta de comunicação com os postos de gasolina era um grande problema. O gerente de cada posto cuidava do processo de gestão de mercadorias de acordo com seus próprios critérios e sem utilizar, de fato, os dados relevantes. As notificações sobre as alterações do planograma, assim como os relatórios sobre sua implementação eram feitos manualmente (ou às vezes nem feitos), resultando em grandes atrasos.
A otimização dos planogramas foi a primeira e mais importante tarefa para os gestores.
Foram oferecidas duas soluções:
- Contratar mais pessoas, aumentando significativamente os custos de mão-de-obra.
- Implementar um sistema capaz de automatizar o processo de criação e execução dos planogramas.
A escolha foi feita a favor de uma solução tecnológica de alta qualidade. O principal objetivo era encontrar um fornecedor capaz de concluir as principais tarefas do processo de gestão de mercadorias:
- simplificar a criação dos planogramas;
- centralizar a gestão de mercadorias sem precisar contratar novos colaboradores;
- assumir o controle do layout dos produtos nas lojas;
- implementar análises de desempenho das estratégias de gestão de mercadorias aplicadas pela rede da WOG.
“A solução de Otimização de Planogramas da LEAFIO se encarregou de todas as tarefas da empresa. A equipe da WOG gostou bastante não apenas do design do planograma, mas também dos blocos analíticos com geração de relatórios e do aplicativo móvel onde os gerentes criam tarefas para controlar os layouts.
A principal vantagem é um sistema baseado na nuvem e que está em constante desenvolvimento. A solução da LEAFIO atendeu às demandas de qualidade e custos e cumpriu todas as necessidades da gestão de mercadorias.
Ela é muito mais do que apenas uma ferramenta de criação de planogramas. É uma solução completa e abrangente que nos deu uma nova maneira de abordar a gestão de mercadorias em uma rede de lojas como a WOG.” Olga Garbatenko, gerente de projetos na WOG.
O PROCESSO: Implementar um Sistema de Gestão de Mercadorias Não É Tão Difícil
O sistema inicial foi introduzido em 22 lojas ao longo de várias etapas. Primeiro, a equipe configurou a transferência automática de dados entre os sistemas de ERP e a LEAFIO. Em seguida, verificaram o sortimento dos produtos. Os especialistas envolvidos no projeto desenvolveram modelos de organização dos equipamentos das lojas, criaram planogramas para todas as categorias de produtos e também preparam modelos personalizáveis. A planta baixa das lojas foi exportada automaticamente para a solução da LEAFIO.
Até então, as lojas estavam conectadas entre si através de um sistema que utilizava notificações por e-mail e um chatbot para monitorar o andamento das tarefas em execução. Com base no feedback da WOG, a equipe da LEAFIO decidiu criar um aplicativo capaz de substituir esse sistema, resultando em planogramas atualizados para vinte e dois postos de gasolina e a capacidade da sede principal controlar o layout das lojas e a execução das tarefas dentro de apenas um programa.
Em três meses de trabalho em conjunto, tanto a equipe da LEAFIO quanto a da loja implementaram este sistema de gestão de mercadorias em 22 lojas. O sistema foi então expandido para os outros postos da rede.
RESULTADOS: Uma nova abordagem para os layouts das lojas na WOG
“O processo de interação completa entre as lojas acabou de ser lançado. Elas são informadas automaticamente sobre as alterações no planograma e a central recebe o feedback sobre os resultados das tarefas concluídas. Nós agora temos acesso a uma ferramenta capaz de controlar todo o processo de execução de tarefas nas lojas”, Olga Gorbatenko, Gerente de Projetos na WOG.
PROCESSO DE INTERAÇÃO ENTRE AS LOJAS: Um Novo Patamar
O aplicativo é altamente valorizado pelos colaboradores e pela equipe de gestão. Um dos recursos foi bastante elogiado é o de configuração flexível das permissões de acesso, o qual permite tornar os planogramas visíveis somente para alguns gerentes específicos, ajudando-os a se concentrarem nas tarefas necessárias. Os gestores monitoram o plano de trabalho através da rede inteira e controlam a execução das tarefas. A solução acabou com o desperdício de tempo na WOG - o sistema é baseado na nuvem e a informação é atualizada em tempo real.
As lojas são informadas automaticamente sobre as alterações nos planogramas e a central recebe o feedback sobre os layouts em atividade. Atualmente, tanto a equipe de gestão da sede oficial quanto os colaboradores estão satisfeitos com os resultados da solução.
Através do recurso de preparo de templates (modelos) planogama, os gerentes conseguem expandir os planogramas para várias lojas e quaisquer alterações feitas neles são executadas com rapidez graças aos recursos de análise de dados do processo de gestão de mercadorias oferecidos pelo sistema da LEAFIO.
Basicamente, os resultados alcançados foram os seguintes:
- armazenamento de dados em um único sistema;
- comunicação diária dos dados atualizados sobre as contas, o faturamento e o sortimento;
- acesso aos dados analíticos dos postos de gasolina e do planograma;
- processo de criação de planogramas três vezes mais rápido;
- redução dos custos de mão-de-obra já que não era mais necessário lidar manualmente com os dados da empresa, prevenindo também custos adicionais com o recrutamento de novos colaboradores;
- acesso ao controle de execução das tarefas.
Vale a pena destacar a otimização do sortimento dos produtos com o acesso à ferramenta de gestão de mercadorias. Os relatórios identificam os produtos que mais e menos vendem, além de analisarem o giro dos produtos nas lojas.
LEAFIO é um serviço de gestão de layout das lojas baseado na nuvem. Ele é a solução tecnológica perfeita que funciona em qualquer dispositivo com acesso à internet. A equipe da WOG utiliza o aplicativo móvel da LEAFIO em terminais de coleta de dados e os mesmos dispositivos são usados para receber produtos. O sistema permite que você crie qualquer tipo de layout para a sua loja e a preencha com todos os equipamentos necessários, além de também poder escolher como será o display dos produtos e controlar a execução de tarefas nas lojas.
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