Înțelegerea controlului inventarului: importanță, metode și cele mai bune practici

Un sistem eficient de control al stocurilor ajută afacerile să rămână profitabile, să maximizeze profiturile, să profite la maximum de utilizarea stocurilor, să evite stocurile excedentare și să reducă reduca radierile.

Concluzii cheie

Controlul RUM (Retail Unit Management) ajută la gestionarea optimă a fiecărei locații.

• Permite stabilirea targeturilor pe magazin. 

• Monitorizează KPI la nivel de unitate (vânzări/m²). 

• Ajută la adaptarea sortimentului la specificul local. 

• Reduce lipsurile printr-o gestionare corectă a rafturilor. 

• Oferă transparență în execuția în magazine.

Controlul stocurilor este un aspect crucial al gestionării eficiente a unei afaceri, cuprinzând procesele și strategiile utilizate pentru a urmări, gestiona și optimiza nivelul stocurilor. Acesta implică supravegherea întregului ciclu de viață al inventarului, de la aprovizionare la depozitare, vânzări și reaprovizionare.

În esența sa, controlul stocurilor urmărește să găsească un echilibru între satisfacerea cererii clienților și minimizarea costurilor asociate cu un stoc excesiv sau insuficient. Prin punerea în aplicare a unor practici solide de control al stocurilor, întreprinderile se pot asigura că au la dispoziție cantitatea potrivită de stocuri, pot evita situațiile de epuizare sau de suprastoc, pot îmbunătăți fluxul de numerar, pot reduce costurile de transport și pot spori eficiența operațională generală.

Un control eficient al stocurilor se bazează pe diverse metodologii și instrumente, inclusiv pe prognoza cererii, pe gestionarea stocurilor just-in-time (JIT), pe calcularea cantității economice a comenzii (economic order quantity - EOQ) și pe utilizarea de soluții bazate pe tehnologie. Aceste tehnici permit întreprinderilor să optimizeze nivelul stocurilor, să reducă risipa, să îmbunătățească îndeplinirea comenzilor și, în cele din urmă, să sporească satisfacția clienților.

Cu soluțiile avansate de control al inventarului de la Leafio AI, companiile au acces la o tehnologie de ultimă generație care simplifică întregul proces de gestionare a inventarului. Algoritmii noștri inovatori și capacitățile noastre de învățare automată permit întreprinderilor să ia decizii bazate pe date, să identifice tipare și tendințe, să automatizeze punctele de reordonare și să obțină informații utile pentru un control mai inteligent al inventarului.

Principalele aspecte funcționale ale sistemului de control al inventarului includ următoarele:

• specificarea mărfurilor, a numerelor de identificare și a tipurilor acestora;
• păstrarea informațiilor privind numerele de serie ale mărfurilor;
• implementarea și controlul codurilor de bare;
• prioritizarea mărfurilor ABC;
• procesul de reaprovizionare;
• gestionarea listelor de inventar;
• rapoarte de depozit în timp real/în timp real;
• urmărirea în timp real a locației mărfurilor;
• supravegherea depozitării stocurilor;
• operațiuni contabile și fiscale asociate cu gestionarea depozitului;
• sincronizarea stocului din depozit cu vânzările.
  

În cazul în care o întreprindere nu își controlează stocurile, aceasta poate duce la comenzi restante sau la stocuri excesive, ambele fiind riscante pentru performanța financiară și pentru loialitatea clienților. Suprastocul este un exces de bunuri nevândute care blochează capitalul de exploatare și care, în cele din urmă, devine un stoc "mort" care ar trebui să fie radiat sau lichidat. La rândul său, comenzile restante duc la nemulțumirea clienților, deoarece vânzătorul nu le poate furniza la timp articolele pe care le doresc. În cazul în care controlul stocurilor este implementat corect, o întreprindere își asumă o supraveghere deplină asupra gestionării stocurilor.

Prin optimizarea proceselor de control al stocurilor, întreprinderile pot, de asemenea, să eficientizeze procesele lanțului de aprovizionare, reducând costurile de logistică, depozitare și transport.

Așadar, funcțiile primare ale sistemelor de control al stocurilor sunt clare: acestea îi ajută pe comercianții cu amănuntul să cheltuiască eficient banii pe reaprovizionarea și reaprovizionarea depozitului și să crească fluxul de numerar prin controlul rațional intern al depozitului. Să vorbim despre principalele metode pe care le folosesc aceste sisteme:

1) EOQ or Economic Order Quantity - Cantitatea economică a comenzii

Această formulă calculează cantitatea de stoc de care aveți nevoie folosind următorii indicatori:

• Q - cantitatea economică a comenzii (unități);
• S - costul comenzii pe achiziție;
• D - cererea în unități;
• H - costul de transport pe unitate.

Citiți mai multe despre această formulă aici.

2) Reorder time formula

În timp ce formula cantității economice de comandă indică cantitatea de stoc necesară în funcție de costuri, formula timpului de reordonare calculează momentul potrivit pentru a comanda bunurile. Iată o formulă:

Cererea de timp de așteptare + Stocul de siguranță = Timp de reordonare

Aveți nevoie de doi indicatori - o cerere în avans și un stoc de siguranță.

Timpul de execuție este numărul de zile necesare pentru ca o comandă de stoc să fie livrată în depozitul dumneavoastră după ce ați trimis o comandă furnizorului dumneavoastră. Pentru întreprinderile care se ocupă de piețele chineze și care își expediază stocurile din China, acest indicator este crucial. Când vorbim despre comenzi regulate de rutină, imaginați-vă cât de important devine în timpul oricăror defecțiuni logistice, greve, creșteri ale cererii sau livrări sezoniere.

Pentru a calcula cererea de timp de așteptare, se înmulțesc două numere: timpul de așteptare pentru un anumit articol și consumul mediu zilnic al acestui articol.

Stocul de siguranță este o pernă, un tampon de bunuri disponibile în depozitul dumneavoastră. Pentru a-l calcula, înmulțiți cel mai mare (maxim) consum zilnic al unui articol și cel mai mare termen de livrare pentru acest articol (în zile). Înmulțiți apoi consumul zilnic mediu al unui articol și timpul mediu de aprovizionare (în zile). În cele din urmă, scădeți-l pe acesta din urmă din primul număr. Iată, această diferență reprezintă numărul stocului dumneavoastră de siguranță în articole/unități.

Este important faptul că un control eficient al stocurilor necesită o combinație a acestor două metode, atât a EOQ, cât și a timpului de reordonare.

Unul dintre avantajele sistemelor de control al inventarului este că acestea efectuează aceste calcule în mod automat și tot ce trebuie să faceți este să activați notificările automate - sistemul vă va actualiza automat cu privire la timpul și cantitatea de reordonare!

Indicatorii cheie de performanță (KPI) adecvați sunt fundamentali pentru gestionarea eficientă a stocurilor, deoarece acești indicatori determină performanța și profitul viitor. Cei mai mulți KPI sunt cuplați cu stocurile ca activ principal al afacerii cu amănuntul și cu vânzările ca rezultat final în comerțul cu amănuntul.

De asemenea, merită să înțelegem că mulți indicatori cheie de performanță "diluează" contribuția fiecăruia, iar un număr prea mic nu oferă o imagine de ansamblu. Așadar, merită să determinați atât calitatea, cât și cantitatea de KPI în fiecare domeniu de activitate pe care îl gestionați.

Indicatorii tipici sunt:

1. COSTURILE DE INVENTARIERE. Oferă o idee generală despre investițiile companiei în stocuri la momentul respectiv și în timp. Pe lângă urmărirea acestui indicator în momentul și în dinamică, evaluarea structurii stocurilor demonstrează cât valorează compania în ceea ce privește stocul de asigurare, stocurile, surplusul și stocul real pentru vânzări.

Mai jos sunt prezentate exemple de structură a stocurilor a doi comercianți cu amănuntul de produse alimentare (o zonă gri - stocuri de asigurare și stocuri la raft, o zonă verde - stocuri de vânzare și o zonă mov - stocuri excedentare):

2. VÂNZĂRI. Vânzări în prețuri de achiziție (costul vânzărilor) și prețuri de vânzare. În esență, toată lumea din compania de vânzare cu amănuntul lucrează pentru vânzări. În ceea ce privește managementul categoriilor, vânzările sunt analizate pe categorii în ceea ce privește punctele de vânzare, furnizorii și alte analize.

3. OVERSTOCKS. Indică procentul și valoarea stocurilor care s-au format ca urmare a creșterii comenzilor sau a unei scăderi semnificative a cererii consumatorilor. Pe lângă surplusul în sine, merită să se evalueze și cât timp a stat acest surplus în magazin sau în depozit.

4. VÂNZĂRI PIERDUTE. Indicați procentul și valoarea vânzărilor statistice potențiale care nu au avut loc din cauza lipsei de stocuri. Nu este ușor de obținut un procent exact al vânzărilor ratate din cauza specificului indicatorului în sine. Dar acest lucru nu înseamnă că, atunci când analizăm eficiența gestionării stocurilor, ar trebui să renunțăm deloc la luarea în considerare a acestui indicator.

Sistemul de optimizare a stocurilor LEAFIO dispune de un raport special privind statisticile și cauzele vânzărilor ratate, care prezintă modificările în dinamica indicatorului ca o categorie separată de produse și grupuri.

5. NIVELUL DE SERVICII. Este un % din disponibilitatea mărfurilor din matricea de sortiment pe rafturile magazinului. Este similar cu vânzările ratate, dar se măsoară în unități și nu în bani.

6. ROTAȚIA STOCURILOR. Raportul dintre stocuri și vânzări arată câte zile de vânzări vor fi suficiente pentru soldul curent.

Pe scurt, indicatorii cheie de performanță de mai sus au potențialul de a crește profiturile din comerțul cu amănuntul și de a oferi claritate în ceea ce privește performanța operațională într-o perioadă în care circumstanțele se schimbă constant.

Fiecare afacere este unică, cu nevoile, indicatorii de performanță, obiectivele și strategiile sale individuale. Tehnicile și metodele de control al stocurilor variază, deși toate sunt acceptabile. Utilizarea fiecărei metode depinde de dimensiunea, modelul, politicile și obiectivele financiare ale afacerii dumneavoastră. Puteți combina diferite metode în strategy, dumneavoastră, însă rețineți că trecerea prea des de la o metodă de control al stocurilor la alta poate avea un impact negativ asupra raportării financiare, contabilității și analizei, deoarece diferitele metode utilizează abordări și principii diferite.

Related:  Optimizarea gestiunii stocurilor într-un lanț de aprovizionare cu mai multe unități

Acest ghid vă prezintă elementele de bază ale implementării unui sistem de control al inventarului în cadrul companiei dumneavoastră. Așadar, pentru a începe:

În ceea ce privește stocurile, indicatorul de rotație este unul dintre cei mai comuni, critici și utili indicatori care arată numărul de ori în care se vinde stocul pe an/trimestru/etc. Pentru a stabili obiectivele ideale de rotație a stocurilor, trebuie să țineți cont de valorile de referință din industria sau sectorul dumneavoastră și să calculați marjele de profit pentru întregul stoc și pentru fiecare SKU în parte.

Există mai mulți alți parametri care trebuie luați în considerare și monitorizați, cum ar fi costul de păstrare a stocurilor, vânzările de stocuri pe zi, raportul dintre inventar și conversia vânzărilor etc.

Gestionarea eficientă a depozitului, inclusiv circulația, transferul și depozitarea mărfurilor, este unul dintre cele mai importante elemente ale controlului stocurilor. Totul ține de bunul simț - dacă depozitul dvs. este dezordonat sau dacă produsele sunt plasate haotic, cu greu puteți asigura un flux constant de vânzări, livrări și mișcări de inventar. Luați în considerare numărarea ciclurilor ca modalitate de a efectua numărătoarea stocurilor și de a supraveghea cantitățile de mărfuri.

Dacă produsele sunt greu de găsit și de identificat, veți avea nevoie de mai multă forță de muncă și de mai mult timp pentru îndeplinirea comenzilor și pentru logistică. Dacă produsele sunt căutate, iar mișcarea de "intrare și ieșire" este controlată manual, crește posibilitatea de eroare umană. Pentru a rămâne rentabil și a reduce efectele cauzate de eroarea umană, creați un sistem ușor de utilizat și ușor de clasificat pentru toate bunurile și produsele dumneavoastră. Metoda ABC de clasificare și analiză a stocurilor pe baza rentabilității bunurilor și a valorii vânzărilor este una dintre cele mai eficiente opțiuni de luat în considerare.

Unii proprietari de microîntreprinderi sau de întreprinderi mici își desfășoară procesele de control folosind o foaie de calcul Excel care are 2-3 funcții și completând manual toate datele din depozit. Controlul manual al inventarului necesită investiții în capitalul uman, deoarece o persoană este responsabilă de fixarea chiar și a celor mai mici mișcări de bunuri, de urmărirea numelor, tipurilor, locațiilor, numerelor de bunuri etc.

Dimpotrivă, sistemele automate de control al inventarului pot îndeplini următoarele funcții în câteva secunde, economisind timp și costuri. Noile tehnologii pot preveni în mod automat excesul de stocuri și comenzile restante, pot urmări cererea consumatorilor și alinia nivelurile de inventar în consecință, pot prezice următoarea comandă la depozit prin analiza vânzărilor și a mișcării mărfurilor, pot gestiona depozitele și sistemele de coduri de bare și chiar pot analiza tendințele viitoare ale vânzărilor.

Pe baza experienței de mulți ani a clienților noștri din diferite domenii de retail, am analizat toate punctele slabe ale afacerii și am creat cel mai eficient sistem de gestionare a stocurilor - Leafio Inventory Optimization Solution.

Această soluție bazată pe cloud vă va ajuta să identificați rapid și precis zonele care necesită o atenție specială. Acest lucru va contribui la eficientizarea comenzilor și a livrărilor în cel mai scurt timp posibil, ceea ce va duce la implementarea cu succes a strategiei de dezvoltare ulterioară a companiei.

În plus, cu sistemul de inventariere Leafio, puteți reduce la minimum factorul de eroare umană atunci când generați comenzi, bazându-vă doar pe date exacte provenite din calcule algoritmice complexe pentru a identifica nevoia reală pentru un SKU individual în fiecare punct de stocare.

Citiți și ce efecte a obținut clientul nostru Agrohub prin implementarea soluției de optimizare a stocurilor Leafio.

Nu uitați niciodată să folosiți un sistem de control al inventarului integrat corespunzător în operațiunile dumneavoastră. Previzionarea cererii, păstrarea înregistrărilor datelor din depozit și reaprovizionarea la timp reprezintă o muncă obositoare care necesită o planificare precisă. Un sistem integrat de gestionare a stocurilor este conceput pentru a vă ajuta. Acesta nu numai că vă va menține fluxul de numerar stabil, stocul gestionat, sistemul de citire a codurilor de bare eficient și clienții mulțumiți, dar va menține și relațiile cu furnizorii și va sincroniza toate procesele din depozit.