Разбиране на контрола на запасите: значение, методи и най-добри практики

Ефективната система за контрол на складовите наличности помага на предприятията да останат печеливши, да увеличат печалбите си, да използват максимално складовите наличности, да избягват свръхзапасите и да намалят отписванията.

Контролът на запасите е ключов аспект на ефективното управление на бизнеса, който обхваща процесите и стратегиите, използвани за проследяване, управление и оптимизиране на нивата на запасите. Той включва наблюдение на целия жизнен цикъл на материалните запаси - от снабдяването до съхранението, продажбите и попълването.

В основата си контролът на запасите има за цел да постигне баланс между задоволяването на търсенето на клиентите и минимизирането на разходите, свързани с излишни или недостатъчни запаси. Чрез прилагането на надеждни практики за контрол на запасите фирмите могат да гарантират, че разполагат с необходимото количество наличности, да избегнат ситуации на изчерпване или свръхзапасяване, да подобрят паричните потоци, да намалят разходите за пренасяне и да повишат цялостната оперативна ефективност.

Ефективният контрол на наличностите се основава на различни методологии и инструменти, включително прогнозиране на търсенето, управление на наличностите точно навреме (JIT - just-in-time), изчисляване на икономическото количество на поръчката (EOQ - economic order quantity) и използване на технологични решения. Тези техники позволяват на предприятията да оптимизират нивата на запасите, да намалят загубите, да подобрят изпълнението на поръчките и в крайна сметка да повишат удовлетвореността на клиентите.

С усъвършенстваните решения за контрол на наличностите на Leafio AI фирмите получават достъп до най-съвременни технологии, които рационализират целия процес на управление на наличностите. Нашите иновативни алгоритми и възможности за машинно обучение дават възможност на предприятията да вземат решения, основани на данни, да идентифицират модели и тенденции, да автоматизират точките на пренареждане и да получават полезни прозрения за по-интелигентен контрол на запасите.

Основните функционални аспекти на системата за контрол на запасите включват следното:

• спецификация на стоките, техните идентификационни номера и видове;
• съхраняване на информация за серийните номера на стоките;
• прилагане и контрол на баркодове;
• приоритизиране на стоки по ABC;
• процес на попълване на запасите;
• управление на инвентарните списъци;
• отчети за склада в реално време;
• проследяване на местоположението на стоките в реално време;
• надзор на складовите наличности;
• счетоводни и данъчни операции, свързани с управлението на склада;
• синхронизиране на складовата наличност с продажбите.

Ако едно предприятие не контролира своите запаси, това може да доведе до обратни поръчки или излишък на запаси, което е рисково за финансовите резултати и лоялността на клиентите. Свръхзапасите са излишък от непродадени стоки, които замразяват оперативния капитал и в крайна сметка се превръщат в "мъртви" запаси, които трябва да бъдат отписани или ликвидирани. Изоставането в поръчките от своя страна води до неудовлетвореност на клиентите, тъй като продавачът не може да им достави желаните от тях стоки навреме. Ако контролът на запасите се прилага правилно, предприятието поема пълен надзор върху управлението на запасите си.

Чрез оптимизиране на процесите за контрол на запасите фирмите могат също така да оптимизират процесите по веригата за доставки, като намалят разходите за логистика, съхранение и транспорт.

Така че основните функции на системите за контрол на запасите са ясни - те помагат на търговците на дребно да изразходват ефективно средствата си за попълване и презапасяване на склада и да увеличат паричния поток чрез рационален вътрешен контрол на склада. Нека да поговорим за основните методи, които тези системи използват:

1) EOQ или икономическо количество за поръчка

Тази формула изчислява количеството запаси, което ви е необходимо, като използва следните показатели:

• Q - количество за икономическа поръчка (единици);
• S - разходи за поръчка на покупка;
• D - търсене в единици;
• Н - разходи за пренасяне на единица.

Прочетете повече за тази формула тук.

2) Формула за време за пренареждане

Докато формулата за икономическото количество на поръчката посочва икономически ефективното количество на необходимите запаси, формулата за времето на пренареждане изчислява правилното време за поръчване на стоките. Ето една формула:

Време за изпълнение на поръчката + Безопасен запас = Време за презареждане

Нуждаете се от два показателя - предварителен срок на търсене и запас за сигурност..

Времето за изпълнение е броят дни, необходими за доставката на складовата поръчка до вашия склад, след като сте направили поръчка на вашия доставчик. За предприятията, които работят на китайските пазари и доставят стоките си от Китай, този показател е от решаващо значение. Когато говорим за рутинни редовни поръчки, представете си колко важен става той при евентуални логистични сривове, стачки, скокове в търсенето или сезонни доставки.

За да изчислите търсенето за времето на доставка, умножете две числа: времето за доставка на определен артикул и средното дневно потребление на този артикул.

Безопасният запас е резервна част, буфер от стоки, налични в склада ви. За да го изчислите, умножете най-високото (максимално) дневно потребление на даден артикул и най-високото време за доставка на този артикул (в дни). След това умножете средното дневно потребление на даден артикул и средното време за доставка (в дни). Накрая извадете последното от първото число. Воала, тази разлика е вашият брой безопасни запаси в бройки/единици.

Важно е да се отбележи, че ефективният контрол на запасите се нуждае от комбинация от тези два метода, както на EOQ, така и на времето за пренареждане.

Едно от предимствата на системите за контрол на складовите наличности е, че те извършват тези изчисления автоматично и всичко, което трябва да направите, е да включите автоматичните известия - системата автоматично ще ви информира за времето за пренареждане и количеството!

Подходящите ключови показатели за ефективност са от основно значение за ефективното управление на запасите, тъй като тези показатели определят бъдещите резултати и печалба. Повечето ключови показатели за ефективност се свързват с материалните запаси като основен актив на бизнеса на дребно и с продажбите като краен резултат в търговията на дребно.

Струва си също така да се разбере, че многото ключови показатели за ефективност "размиват" приноса на всички, а твърде малкият им брой не дава цялостната картина. Затова си струва да определите както качеството, така и количеството на ключовите показатели за ефективност във всяка бизнес област, която управлявате.

Типични показатели са:

1. ИНВЕНТАРНИ РАЗХОДИ. Той дава обща представа за инвестициите на дружеството в материални запаси в момента и във времето. В допълнение към проследяването на този показател в момента и в динамика оценката на структурата на материалните запаси показва колко струва дружеството по отношение на застрахователните запаси, материалните запаси, излишъците и реалните запаси за продажби. 

По-долу са дадени примери за структурата на материалните запаси на двама търговци на дребно на хранителни стоки (сива зона - застрахователен инвентар и инвентар по рафтовете, зелена зона - инвентар за продажби и лилава зона - излишен инвентар):

2. ПРОДАЖБИ. Продажби по покупни цени (себестойност на продажбите) и продажни цени. По същество всеки в компанията за търговия на дребно работи за продажбите. Що се отнася до управлението на категориите, продажбите се анализират по категории по отношение на търговските обекти, доставчиците и други анализи. 

3. OVERSTOCKS. Показва % и стойността на запасите, които са формирани в резултат на увеличени поръчки или значителен спад в потребителското търсене. В допълнение към самия излишък си струва да се оцени и колко време този излишък е бил в магазина или в склада.

4. ЗАГУБЕНИ ПРОДАЖБИ. Покажете % и стойността на потенциалните статистически продажби, които не са се осъществили поради изчерпване на наличностите. Не е лесно да се получи точен % на пропуснатите продажби поради спецификата на самия показател. Но това не означава, че при анализа на ефективността на управлението на запасите трябва изобщо да се откажем от отчитането на този показател.

Системата за оптимизиране на складовите наличности LEAFIO разполага със специален отчет за статистиката и причините за пропуснатите продажби, който показва промените в динамиката на показателя като отделна категория продукти и групи.

5. НИВО НА УСЛУГА. Това е % от наличността на стоките от асортиментната матрица по рафтовете на магазина. То е подобно на пропуснатите продажби, но се измерва в единици, а не в пари.

6. ОБОРОТ НА ЗАПАСИТЕ. Съотношението на материалните запаси към продажбите показва за колко дни от продажбите ще е достатъчен текущият баланс.

В обобщение, горепосочените ключови показатели за ефективност имат потенциала да повишат печалбите на търговците на дребно и да дадат яснота за оперативните резултати във време, когато обстоятелствата непрекъснато се променят.

Всеки бизнес е уникален, с индивидуални нужди, ключови показатели за ефективност, цели и стратегии. Техниките и методите за контрол на запасите са различни, но всички те са приемливи. Използването на всеки метод зависи от размера на вашия бизнес, модела, политиките и финансовите цели. Можете да комбинирате различни методи в стратегията си, като обаче имате предвид, че твърде честото превключване между методите за контрол на запасите може да има вредно въздействие върху финансовата отчетност, счетоводството и анализа, тъй като различните методи използват различни подходи и принципи.

Related:  Оптимизиране на управлението на складовите наличности във верига за доставки с много единици

Тук е самото ръководство, което ще ви запознае с основите на въвеждането на система за контрол на запасите във вашата компания. И така, за да започнете:

По отношение на материалните запаси показателят за обращаемост е един от най-разпространените, критични и полезни показатели, който показва колко пъти се продават материалните запаси за година/тримесечие/т.н. За да определите идеални цели за оборот на запасите, трябва да вземете предвид референтните показатели във вашата индустрия или сектор и да изчислите маржовете на печалба за целия запас и по-специално за всеки SKU.

Съществуват още няколко показателя, които трябва да се вземат предвид и да се наблюдават, като например разходи за поддържане на запаси, продажби на запаси на ден, съотношение между запаси и продажби и др.

Ефективното управление на склада, включително движението, прехвърлянето и съхранението на стоките, е един от най-важните елементи на контрола на запасите. Всичко е въпрос на здрав разум - ако складът ви е разхвърлян или продуктите са разположени хаотично, трудно можете да осигурите стабилен поток от продажби, доставки и движение на стоковите запаси. Обмислете преброяването на циклите като начин за извършване на преброяване на наличностите и следене на количествата стоки.

Ако продуктите са трудни за намиране и идентифициране, ще ви е необходим повече персонал и повече време за изпълнение на поръчките и логистиката. Ако продуктите се търсят и движението "навътре и навън" се контролира ръчно, се увеличава възможността за човешка грешка. За да останете рентабилни и да намалите последиците, причинени от човешка грешка, създайте лесна за използване и лесно категоризирана система за всички ваши стоки и продукти. Методът ABC за класифициране и анализ на материалните запаси въз основа на рентабилността на стоките и стойността на продажбите е един от най-ефективните варианти, които трябва да разгледате.

Някои собственици на микро- или малки предприятия управляват процесите на контрол с помощта на електронна таблица на Excel, която има 2-3 функции, и ръчно попълват всички данни от склада. Ръчният контрол на складовите наличности изисква инвестиция в човешки капитал, тъй като човек е отговорен за фиксирането дори на най-малките движения на стоки, за следенето на имената на стоките, видовете, местоположението, номерата и т.н.

Напротив, автоматизираните системи за контрол на запасите могат да изпълняват следните функции за секунди, като спестяват време и разходи. Новите технологии могат автоматично да предотвратяват свръхзапасите и обратните поръчки, да проследяват потребителското търсене и съответно да привеждат в съответствие нивата на запасите, да предвиждат следващата поръчка в склада чрез анализ на продажбите и движението на стоките, да управляват склада и баркод системите и дори да анализират бъдещите тенденции в продажбите.

Въз основа на дългогодишния опит на нашите клиенти от различни сфери на търговията на дребно анализирахме всички слаби страни на бизнеса и създадохме най-ефективната система за управление на наличностите - Leafio Inventory Optimization Solution.

Това базирано на облак решение ще ви помогне бързо и точно да идентифицирате областите, които изискват специално внимание. Това ще спомогне за рационализиране на поръчките и доставките във възможно най-кратки срокове, което ще доведе до успешно изпълнение на последващата стратегия за развитие на компанията.

Освен това със системата за инвентаризация Leafio можете да сведете до минимум факторът на човешката грешка при генерирането на поръчки, като се основавате единствено на точни данни от сложни алгоритмични изчисления, за да определите реалната нужда от отделен артикул във всяка точка на складово стопанство.

Прочетете също какви са ефектите, които нашият клиент Agrohub постигна с внедряването на решението за оптимизиране на складовите наличности на Leafio.

Винаги помнете, че трябва да използвате правилно интегрирана система за контрол на наличностите във вашите операции. Прогнозирането на търсенето, записването на данните от склада и навременното попълване на запасите е уморителна работа, която изисква прецизно планиране. Интегрираната система за управление на складовите наличности е създадена, за да ви помогне. Тя не само ще поддържа стабилни парични потоци, ще управлява складовите ви наличности, ще поддържа ефективна система за баркод скенери и доволни клиенти, но също така ще поддържа взаимоотношения с доставчиците и ще синхронизира всички складови процеси.