Inventarkontrolle verstehen: Bedeutung, Methoden und bewährte Verfahren

Ein effizientes Bestandskontrollsystem hilft Unternehmen, rentabel zu bleiben, den Gewinn zu maximieren, den Bestand optimal zu nutzen, Überbestände zu vermeiden und Abschreibungen zu reduzieren.

Wichtige Erkenntnisse

Inventarkontrolle ist die Basis für gesunde Lagerbestände und Cashflow.

• Permanente Inventur reduziert Überraschungen. 

• Safety Stock an Umsatz und Lieferzeiten anpassen. 

• Dashboards helfen bei der schnellen Analyse. 

• Kontrollen decken Phantom- oder Überbestände auf.

• Konsequente Prozesse senken Schwund und Out-of-Stock.

Die Bestandskontrolle ist ein entscheidender Aspekt einer effektiven Unternehmensführung. Sie umfasst die Prozesse und Strategien, die zur Verfolgung, Verwaltung und Optimierung von Lagerbeständen eingesetzt werden. Sie umfasst die Überwachung des gesamten Lebenszyklus der Bestände, von der Beschaffung über die Lagerung und den Verkauf bis hin zur Wiederauffüllung.

Im Kern zielt die Bestandskontrolle darauf ab, ein Gleichgewicht zwischen der Befriedigung der Kundennachfrage und der Minimierung der Kosten zu finden, die mit einem übermäßigen oder unzureichenden Bestand verbunden sind. Durch die Einführung solider Verfahren zur Bestandskontrolle können Unternehmen sicherstellen, dass sie über die richtige Menge an Lagerbeständen verfügen, Fehlbestände oder Überbestände vermeiden, den Cashflow verbessern, die Lagerhaltungskosten senken und die betriebliche Effizienz insgesamt steigern.

Eine effektive Bestandskontrolle stützt sich auf verschiedene Methoden und Werkzeuge, darunter Bedarfsprognosen, Just-in-Time-Bestandsmanagement (JIT), Berechnungen der wirtschaftlichen Bestellmenge (EOQ - economic order quantity) und der Einsatz von technologiegestützten Lösungen. Diese Techniken ermöglichen es Unternehmen, ihre Lagerbestände zu optimieren, den Schwund zu reduzieren, die Auftragsabwicklung zu verbessern und letztendlich die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.

Mit den fortschrittlichen Bestandskontrolllösungen von Leafio AI erhalten Unternehmen Zugang zu modernster Technologie, die den gesamten Prozess der Bestandsverwaltung rationalisiert. Unsere innovativen Algorithmen und maschinellen Lernfunktionen ermöglichen es Unternehmen, datengestützte Entscheidungen zu treffen, Muster und Trends zu erkennen, Nachbestellungen zu automatisieren und verwertbare Erkenntnisse für eine intelligentere Bestandskontrolle zu gewinnen.

Zu den wichtigsten funktionalen Aspekten des Bestandskontrollsystems gehören die folgenden:

• Spezifikation der Waren, ihrer ID-Nummern und ihrer Typen;
• Aufbewahrung von Informationen über die Seriennummern von Waren;
• Implementierung und Kontrolle von Barcodes;
• Priorisierung von ABC-Waren;
• Auffüllungsprozess;
• Verwaltung von Inventarlisten;
• Real-Life/Echtzeit-Lagerberichte;
• Verfolgung des Standorts von Waren in Echtzeit;
• Beaufsichtigung der Lagerhaltung;
• Buchhaltungs- und Steuervorgänge im Zusammenhang mit der Lagerverwaltung;
• Synchronisierung des Lagerbestands mit dem Verkauf.

Wenn ein Unternehmen seine Bestände nicht kontrolliert, kann dies zu Rückständen oder Überbeständen führen, die beide ein Risiko für die finanzielle Leistung und die Kundenbindung darstellen. Ein Überbestand ist ein Übermaß an unverkauften Waren, das das Betriebskapital einfriert und schließlich zu "toten" Beständen wird, die abgeschrieben oder liquidiert werden sollten. Lieferrückstände wiederum führen zu Unzufriedenheit bei den Kunden, weil der Verkäufer sie nicht rechtzeitig mit den gewünschten Artikeln beliefern kann. Wenn die Bestandskontrolle richtig umgesetzt wird, hat ein Unternehmen die volle Kontrolle über seine Lagerverwaltung.

Durch die Optimierung der Bestandskontrollprozesse können Unternehmen auch die Prozesse in der Prozesse in der Lieferkette, rationalisieren und die Kosten für Logistik, Lagerung und Transport senken.

Die Hauptfunktionen von Bestandskontrollsystemen liegen also auf der Hand: Sie helfen Einzelhändlern, ihr Geld für die Auffüllung des Lagers und die Wiederauffüllung der Bestände effektiv einzusetzen und den Cashflow durch eine rationelle interne Steuerung des Lagers zu erhöhen. Lassen Sie uns über die wichtigsten Methoden sprechen, die diese Systeme verwenden:

1) EOQ (Economic Order Quantity) - wirtschaftliche Bestellmenge

Diese Formel berechnet die Menge an Vorräten, die Sie benötigen, anhand der folgenden Indikatoren:

• Q - wirtschaftliche Bestellmenge (Einheiten);
• S - Bestellkosten pro Kauf;
• D - Nachfrage in Einheiten;
• H - Transportkosten pro Einheit.

Lesen Sie hier mehr über diese Formel.

2) Formel für die Wiederbestellzeit

Während die Formel für die wirtschaftliche Bestellmenge auf die kosteneffiziente Menge des benötigten Lagerbestands hinweist, berechnet die Formel für die Wiederbestellzeit den richtigen Zeitpunkt für die Bestellung der Waren. Hier ist eine Formel:

Vorlaufzeit Bedarf + Sicherheitsbestand = Nachbestellzeit

Sie benötigen zwei Indikatoren - einen Vorlaufbedarf und einen Sicherheitsbestand.

Die Vorlaufzeit ist die Anzahl der Tage, die benötigt werden, bis die Lagerbestellung in Ihr Lager geliefert wird, nachdem Sie eine Bestellung bei Ihrem Lieferanten aufgegeben haben. Für Unternehmen, die mit dem chinesischen Markt zu tun haben und ihre Waren aus China versenden, ist dieser Indikator entscheidend. Stellen Sie sich vor, wie wichtig diese Kennzahl bei Logistikausfällen, Streiks, Nachfragespitzen oder saisonalen Lieferungen ist, wenn es sich um regelmäßige Routineaufträge handelt.

Um den Vorlaufzeitbedarf zu berechnen, multiplizieren Sie zwei Zahlen: die Vorlaufzeit für einen bestimmten Artikel und den durchschnittlichen täglichen Verbrauch dieses Artikels.

Der Sicherheitsbestand ist ein Polster, ein Puffer an verfügbaren Waren in Ihrem Lager. Um ihn zu berechnen, multiplizieren Sie den höchsten (maximalen) Tagesverbrauch eines Artikels mit der höchsten Vorlaufzeit für diesen Artikel (in Tagen). Multiplizieren Sie dann den durchschnittlichen täglichen Verbrauch eines Artikels mit der durchschnittlichen Vorlaufzeit (in Tagen). Ziehen Sie diese Zahl schließlich von der ersten Zahl ab. Voila, diese Differenz ist Ihr Sicherheitsbestand in Artikeln/Einheiten.

Wichtig ist, dass eine effiziente Bestandskontrolle eine Kombination dieser beiden Methoden erfordert, d.h. sowohl der EOQ als auch der Wiederbestellzeit.

Einer der Vorteile von Bestandskontrollsystemen ist, dass sie diese Berechnungen automatisch durchführen. Sie müssen lediglich die automatischen Benachrichtigungen aktivieren - das System wird Sie automatisch über den Zeitpunkt und die Menge der Nachbestellung informieren!

Geeignete KPIs sind für eine effiziente Bestandsverwaltung von grundlegender Bedeutung, da diese Indikatoren die zukünftige Leistung und den Gewinn bestimmen. Die meisten KPIs sind mit den Beständen als primärem Vermögenswert des Einzelhandelsgeschäfts und mit dem Umsatz als Endergebnis im Einzelhandel gekoppelt.

Es lohnt sich auch zu verstehen, dass viele KPIs den Beitrag jedes Einzelnen "verwässern" und dass zu wenige kein vollständiges Bild ergeben. Es lohnt sich also, sowohl die Qualität als auch die Quantität der KPIs in den einzelnen Geschäftsbereichen, die Sie verwalten, zu bestimmen.

Typische Indikatoren sind:

1. LAGERHALTUNGSKOSTEN. Er gibt einen allgemeinen Überblick über die Investitionen des Unternehmens in den Lagerbestand im Moment und im Laufe der Zeit. Neben der Verfolgung dieses Indikators im Moment und der Dynamik zeigt die Bewertung der Bestandsstruktur, wie viel das Unternehmen in Bezug auf Versicherungsbestand, Inventar, Überschuss und den tatsächlichen Bestand für den Verkauf wert ist.

Unten sehen Sie Beispiele für die Bestandsstruktur von zwei Lebensmitteleinzelhändlern (ein grauer Bereich - Versicherungs- und Regalbestand, ein grüner Bereich - Verkaufsbestand und ein violetter Bereich - Überbestand):

2. UMSÄTZE. Umsatz in Einkaufspreisen (Umsatzkosten) und Verkaufspreisen. Im Grunde arbeitet jeder in einem Einzelhandelsunternehmen für den Umsatz. Beim Category Management werden die Verkäufe nach Kategorien in Bezug auf Verkaufsstellen, Lieferanten und andere Analysen analysiert.

3. OVERSTOCKS. Zeigt den Prozentsatz und den Wert von Lagerbeständen an, die aufgrund gestiegener Aufträge oder eines deutlichen Rückgangs der Verbrauchernachfrage entstanden sind. Neben dem Überschuss selbst lohnt es sich auch zu beurteilen, wie lange dieser Überschuss schon im Geschäft oder im Lager liegt.

4. VERLORENE UMSÄTZE. Zeigen Sie den Prozentsatz und den Wert potenzieller statistischer Verkäufe an, die nicht zustande gekommen sind, weil der Vorrat aufgebraucht ist. Aufgrund der Besonderheiten des Indikators ist es nicht einfach, einen genauen Prozentsatz der entgangenen Verkäufe zu ermitteln. Das bedeutet jedoch nicht, dass wir diesen Indikator bei der Analyse der Effektivität der Bestandsverwaltung überhaupt nicht berücksichtigen sollten.

Das LEAFIO Bestandsoptimierungssystem verfügt über einen speziellen Bericht zu den Statistiken und Ursachen für entgangene Verkäufe, der die Veränderungen in der Dynamik des Indikators als separate Kategorie von Produkten und Gruppen anzeigt.

5. SERVICELEVEL. Es handelt sich um einen Prozentsatz der Verfügbarkeit von Waren aus der Sortimentsmatrix in den Regalen des Geschäfts. Er ist vergleichbar mit dem entgangenen Umsatz, wird aber in Einheiten und nicht in Geld gemessen.

6. LAGERUMSCHLAG. Das Verhältnis von Vorräten zu Verkäufen zeigt, für wie viele Verkaufstage die aktuelle Bilanz ausreicht.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die oben genannten KPIs das Potenzial haben, die Gewinne im Einzelhandel zu steigern und Klarheit über die operative Leistung in einer Zeit zu schaffen, in der sich die Umstände ständig ändern.

Jedes Unternehmen ist einzigartig und hat seine eigenen Bedürfnisse, KPIs, Ziele und Strategien. Die Techniken und Methoden der Bestandskontrolle variieren, sind aber alle akzeptabel. Der Einsatz der einzelnen Methoden hängt von der Größe Ihres Unternehmens, Ihrem Modell, Ihren Richtlinien und Ihren finanziellen Zielen ab. Sie können in Ihrer Strategie verschiedene Methoden kombinieren, sollten dabei aber bedenken, dass ein zu häufiger Wechsel zwischen den Methoden der Bestandskontrolle negative Auswirkungen auf die Finanzberichterstattung, die Buchhaltung und die Analytik haben kann, da die verschiedenen Methoden unterschiedliche Ansätze und Prinzipien verwenden.

Related:  Optimierung der Bestandsverwaltung in einer Lieferkette mit mehreren Einheiten

Hier ist der Leitfaden, der Ihnen die Grundlagen für die Einführung eines Inventarverwaltungssystems in Ihrem Unternehmen vermittelt. Also, um loszulegen:

In Bezug auf den Bestand ist die Umschlagskennzahl einer der gängigsten, wichtigsten und nützlichsten Indikatoren, der anzeigt, wie oft der Bestand pro Jahr/Quartal/etc. verkauft wird. Um ideale Ziele für den Lagerumschlag festzulegen, müssen Sie die Benchmarks in Ihrer Branche oder Ihrem Sektor berücksichtigen und die Gewinnspannen für den gesamten Bestand und insbesondere für jede einzelne SKU berechnen.

Es gibt noch einige andere Kennzahlen, die Sie berücksichtigen und überwachen sollten, wie z.B. die Lagerhaltungskosten, den Umsatz pro Tag, das Verhältnis von Lagerbestand zu Umsatz usw.

Eine effiziente Lagerverwaltung, einschließlich Warenbewegung, Umschlag und Lagerung, ist eines der wichtigsten Elemente der Bestandskontrolle. Es geht um den gesunden Menschenverstand - wenn Ihr Lager unordentlich ist oder die Produkte chaotisch gelagert werden, können Sie kaum einen stetigen Fluss von Verkäufen, Lieferungen und Bestandsbewegungen gewährleisten. Ziehen Sie das Cycle Counting als Möglichkeit in Betracht, Bestandszählungen durchzuführen und die Warenmengen im Auge zu behalten.

Wenn Produkte schwer zu finden und zu identifizieren sind, benötigen Sie mehr Personal und mehr Zeit für die Auftragsabwicklung und Logistik. Wenn Produkte gesucht werden und die Ein- und Auslagerung manuell gesteuert wird, erhöht sich die Möglichkeit menschlicher Fehler. Um kosteneffizient zu bleiben und die Auswirkungen menschlicher Fehler zu reduzieren, sollten Sie ein benutzerfreundliches und leicht zu kategorisierendes System für alle Ihre Waren und Produkte schaffen. Die ABC-Methode der Bestandsklassifizierung und -analyse auf der Grundlage von Warenrentabilität und Verkaufswert ist eine der effizientesten Optionen, die Sie in Betracht ziehen sollten.

Einige Inhaber von Kleinst- oder Kleinunternehmen führen ihre Kontrollprozesse mit einer Excel-Tabelle durch, die 2-3 Funktionen hat, und füllen alle Lagerdaten manuell von Hand aus. Die manuelle Bestandskontrolle erfordert Investitionen in Humankapital, da eine Person dafür verantwortlich ist, selbst die kleinsten Warenbewegungen zu fixieren und die Namen, Arten, Standorte, Nummern usw. der Waren zu verfolgen.

Im Gegenteil, automatisierte Bestandskontrollsysteme können die folgenden Funktionen in Sekundenschnelle ausführen und so Zeit und Kosten sparen. Neue Technologien können automatisch Überbestände und Lieferrückstände verhindern, die Verbrauchernachfrage verfolgen und die Lagerbestände entsprechend anpassen, die nächste Lagerbestellung durch die Analyse von Verkäufen und Warenbewegungen vorhersagen, Lager- und Barcodesysteme verwalten und sogar zukünftige Verkaufstrends analysieren.

Auf der Grundlage der langjährigen Erfahrung unserer Kunden aus verschiedenen Einzelhandelsbereichen haben wir alle Schwachstellen des Geschäfts analysiert und das effektivste Bestandsverwaltungssystem entwickelt - Leafio Inventory Optimization Solution.

Diese cloudbasierte Lösung hilft Ihnen, Bereiche, die besondere Aufmerksamkeit erfordern, schnell und präzise zu identifizieren. Dies wird dazu beitragen, die Bestellung und Lieferung in kürzester Zeit zu rationalisieren, was zu einer erfolgreichen Umsetzung der nachfolgenden Entwicklungsstrategie des Unternehmens führt.

Außerdem können Sie mit dem Leafio Inventory System den menschlichen Fehlerfaktor bei der Erstellung von Bestellungen minimieren, da es ausschließlich auf genauen Daten aus komplexen algorithmischen Berechnungen basiert, um den tatsächlichen Bedarf für eine einzelne SKU an jedem Lagerbestandspunkt zu ermitteln.

Lesen Sie auch, welche Effekte unser Kunde Agrohub durch die Implementierung der Leafio Inventory Optimization Solution erzielt hat.

Denken Sie immer daran, ein gut integriertes Lagerverwaltungssystem in Ihrem Betrieb einzusetzen. Die Vorhersage der Nachfrage, die Aufzeichnung der Lagerdaten und die rechtzeitige Auffüllung des Lagers ist eine mühsame Arbeit, die eine präzise Planung erfordert. Ein integriertes Lagerverwaltungssystem soll Ihnen dabei helfen. Es sorgt nicht nur dafür, dass Ihr Cashflow stabil bleibt, Ihre Bestände verwaltet werden, Ihr Barcode-Scanner-System effizient arbeitet und Ihre Kunden zufrieden sind, sondern pflegt auch die Beziehungen zu Ihren Lieferanten und synchronisiert alle Lagerprozesse.