Optimiza tu comercio minorista: elige la mejor herramienta de gestión por categorías

Todos sabemos que elegir la herramienta de gestión por categorías adecuada puede influir significativamente en el éxito de un negocio minorista , pero a menudo no es fácil tomar la decisión correcta. Por eso hemos creado una lista de comprobación, un conjunto de pasos claros que le ayudarán a seleccionar la mejor plataforma para su empresa y sus necesidades.

Principales conclusiones

Elegir bien el software de category management maximiza margen.

• Revisa que incluya IA para mix. 

• Soporte multi-categoría y clusters. 

• Dashboards visuales. 

• Simulaciones de surtido. 

• Fácil integración con ERP.

La lista de verificación definitiva

Según un informe de McKinsey & Company, un surtido optimizado puede aumentar las ventas entre un 2 y un 5% y la rentabilidad entre un 5 y un 10%, por lo que implantar una herramienta de gestión por categorías es un paso estratégicamente importante.

Por lo tanto, el primer paso consiste en definir claramente los problemas y objetivos de su empresa:

• Analizar el estado actual: Debe recopilar y estudiar datos sobre el surtido actual, los procesos de gestión existentes y las soluciones de gestión que ya se utilizan. Destaque los puntos fuertes y débiles del sistema actual e identifique los retos a los que se enfrenta su empresa.
  
• Establecer objetivos: Establezca expectativas claras para la herramienta de gestión por categorías. Podrían ser el aumento de las ventas, la mejora de los procesos de administración, la optimización del surtido, el incremento de la satisfacción del cliente, etc.
  
• Enumere las principales funciones necesarias del sistema: Además de la gestión por categorías, es posible que también necesite la planificación del surtido, el análisis de las ventas, la gestión del inventario y el análisis de la demanda de los clientes.
  

No olvide incluir información sobre el tamaño de su negocio, los tipos de productos, el número de tiendas, el mercado objetivo y cualquier reto particular al que se enfrente. Esto le ayudará a comprender qué características necesita y cómo deben abordar sus retos específicos.

Asegúrese de que el sistema que elija pueda funcionar eficazmente con los programas y herramientas existentes en su empresa. Este es un aspecto crítico de su selección. Una integración satisfactoria garantizará un intercambio de datos uniforme y un funcionamiento eficaz de todos los sistemas. A continuación se enumeran los principales factores que pueden utilizarse para evaluar la posibilidad de integración.

Asegúrese de que la herramienta de gestión por categorías proporciona documentación y API que garanticen un intercambio de datos seguro con cualquier otra herramienta que esté utilizando.

Es importante comprobar que la plataforma elegida es compatible con su sistema contable actual para poder intercambiar datos con facilidad y precisión.

Al integrar sistemas (especialmente si procesan información confidencial), es importante estar seguro de que los datos están protegidos. La plataforma elegida debe ofrecer las opciones de seguridad necesarias, así como mecanismos para resolver posibles conflictos de datos.

Preste atención al nivel de servicio proporcionado por el proveedor del sistema. Asegúrese de que están preparados para ayudarle con la integración, la formación y la resolución de problemas. No hay nada peor que su proveedor le deje tirado durante una fase crítica de la implantación.

Su herramienta de gestión por categorías le acompañará durante mucho tiempo, por lo que debe ser capaz de escalar con su negocio. La solución tiene que ajustarse a sus necesidades actuales, así como a sus planes de expansión futuros.

Por eso, el sistema que elija debe ser capaz de manejar grandes cantidades de datos de forma eficaz. El crecimiento empresarial siempre va asociado a un aumento de la gama de productos y de las cifras de ventas. Por lo tanto, es importante procesar dicha información a tiempo. Es posible que necesite herramientas u opciones adicionales en el proceso y la integración de nuevas funciones y módulos debe ser fácil y rápida.

Es posible que en el futuro desee ampliar las categorías de productos de su red. Por lo tanto, asegúrese de que el sistema elegido es capaz de trabajar con diferentes tipos de mercancías y sus características. Lo mismo ocurre con las nuevas sucursales o canales de venta. Tal vez necesite una plataforma que pueda apoyar y coordinar las ventas offline y online. Piénselo en función de su estrategia empresarial.

En las cadenas minoristas, las herramientas de gestión por categorías también son utilizadas por varios especialistas al mismo tiempo. Así que la herramienta tiene que soportar la multitarea sin perder velocidad y eficacia.

Un consejo profesional: si es una empresa global (o pretende desarrollar un mercado internacional), elija un sistema que pueda funcionar con diferentes idiomas y divisas.

Una interfaz intuitiva simplificará la experiencia del usuario y optimizará el tiempo que se tarda en cargar los datos, configurarlos y obtener resultados. El término "fácil de usar" se utiliza mucho cuando se habla de interfaces, pero esto es lo que realmente significa:

• Es fácil de usar y tiene una navegación clara. No se requiere ningún esfuerzo adicional para comprender las funciones básicas. Esto reduce el número de errores del usuario. Sin embargo, cabe señalar que casi todos los sistemas modernos requieren al menos una breve formación. 
  
• La personalización está disponible. Esto aumenta la eficacia del uso de la plataforma. 
  
• El acceso cómodo a las ventas, el inventario, la gama de productos y otra información es un hecho, es decir, espere gráficos, cuadros e informes claros.
  
• Compatibilidad entre plataformas. La interfaz del sistema debe funcionar sin problemas en distintos tipos de dispositivos.
  

Por lo general, el sistema recopila e integra datos de diversas fuentes para proporcionar información completa sobre las ventas, la demanda, el inventario y el comportamiento de los clientes. Si ese es el caso, también necesitará herramientas potentes para analizar la demanda y prever las ventas. El uso de métodos analíticos le permitirá predecir los cambios en la demanda y ajustar el surtido para satisfacer las necesidades de sus consumidores.

La eficacia del surtido, ser capaz de determinar los productos populares e identificar los que no se venden bien, también es clave, y sólo las opciones avanzadas de análisis de datos le ayudarán a tomar decisiones informadas sobre la gestión del surtido, la adquisición de productos, las promociones y las estrategias de venta.

Otras funciones importantes:

• criterios para desarrollar ofertas y campañas de marketing personalizadas;
• acceso cómodo a los informes en la interfaz;
• procesamiento y análisis rápidos de grandes volúmenes de datos para responder rápidamente a los cambios y realizar ajustes instantáneos en las estrategias de venta.

El futuro de la optimización del surtido pasa por el uso de tecnologías avanzadas. La inteligencia artificial (IA) y los algoritmos de aprendizaje automático (ML - machine learning) pueden trabajar con volúmenes de datos significativos y ofrecer resultados precisos. Recomendamos elegir plataformas basadas en dichas tecnologías.

Por ejemplo, LEAFIO Assortment Performance utiliza tecnologías modernas de IA y ML para mejorar la eficacia de la gestión del surtido. En concreto, la plataforma recopila e integra datos de diversas fuentes, agrupa las tiendas en función de características comunes, analiza el rendimiento del surtido y ofrece consejos para mejorarlo.

Es esencial tener la capacidad de adaptar el sistema a las necesidades específicas de su empresa . Poder hacerlo garantiza flexibilidad y eficacia en la gestión del surtido.

He aquí algunas cuestiones clave a tener en cuenta al evaluar las opciones de personalización:

• ¿Necesita personalizar la interfaz para diferentes usuarios, porque cada empleado tiene sus propias necesidades y tareas?
• ¿Tienen los usuarios diferentes responsabilidades y requieren distintos niveles de acceso?
• ¿Necesita añadir a menudo campos y atributos para mercancías y clientes?
• ¿Necesita utilizar todo el sistema a la vez o sólo ciertas partes para evitar malgastar recursos y tiempo en funciones innecesarias?

Los proveedores deben proporcionar a los usuarios acceso a materiales e instrucciones de formación, así como consultas en directo para resolver problemas atípicos. Es crucial recibir apoyo durante todo el ciclo de uso del sistema o, de lo contrario, el sistema puede convertirse en una complicación más.

El proveedor debe proporcionar materiales detallados para el usuario que incluyan instrucciones sobre cómo utilizar y configurar el sistema. Alternativamente, podría tratarse de recursos en línea en los que el contenido sea creado por una comunidad activa de usuarios y expertos.

El desarrollador debe impartir formación para ayudar a sus empleados a aprender el sistema y a utilizar sus funciones con eficacia. lA mismo tiempo, necesita tener acceso a un soporte técnico que esté preparado para ayudarle con cualquier problema técnico. Por ejemplo, el equipo de la plataforma minorista LEAFIO imparte formación sobre cómo utilizar el sistema y ofrece a los usuarios una amplia gama de materiales de formación y asistencia en directo, lo que permite a sus clientes dominar rápidamente el sistema.

Asegúrese de que el proveedor del sistema introduce regularmente actualizaciones y mejoras que ayudarán a su empresa a seguir siendo eficiente. Asegúrese de que dispone de una política de asistencia documentada.

Es aconsejable elegir un sistema basado en el modelo SaaS (software como servicio). En primer lugar, es rentable porque sólo requiere el pago de una cuota de suscripción y sin costes iniciales significativos. Esto es especialmente valioso para las pequeñas y medianas empresas con presupuestos limitados. Los proveedores de SaaS garantizan actualizaciones y asistencia periódicas, lo que simplifica el proceso de resolución de problemas y proporciona automáticamente actualizaciones del software.

Además, el SaaS permite a las empresas utilizar los recursos de forma eficiente. No es necesario invertir cantidades importantes en el mantenimiento de la infraestructura. La fácil escalabilidad es otra ventaja: a medida que crece, puede aumentar o reducir su nivel de suscripción según sea necesario. El SaaS reduce los riesgos al ofrecer flexibilidad y menores compromisos financieros en comparación con la compra tradicional de licencias.

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La inversión en el sistema debe considerarse un proyecto a largo plazo. Calcule el coste de la implantación de una herramienta de gestión por categorías y los beneficios esperados.

• Calcule el coste de adquisición del sistema, que incluye los costes de licencia, integración, configuración y formación del personal. Algunos proveedores pueden ofrecer un modelo de pago basado en suscripciones, mientras que otros requieren un pago único o una combinación de estos enfoques.
• Considere los costes operativos de mantenimiento y actualización del sistema, los costes de mantenimiento y otras cuestiones operativas.
• Determine cómo beneficiará el sistema a su empresa: funciones y capacidades de reducción de costes, aumento previsto de las ventas, optimización de la mezcla de productos y mejora de la satisfacción del cliente.
• Analice el rendimiento de la inversión. Calcule cuánto tiempo tardará en recuperar los costes y cuál será el beneficio neto tras la implantación.

La reputación del proveedor es vital. Señala su fiabilidad, calidad y soporte del sistema, así como su capacidad para satisfacer las necesidades de su empresaEn primer lugar, averigüe cuántos años lleva el vendedor en el mercado y qué experiencia tiene en el suministro de soluciones para el comercio minorista. Compruebe sus proyectos de éxito y sus asociaciones con empresas de renombre.

En segundo lugar, busque opiniones de otros clientes. Las opiniones reales de los usuarios le darán una idea más clara de las ventajas y desventajas del sistema. Son las plataformas independientes las que recogen las opiniones de los clientes y forman las clasificaciones de los líderes del mercado. Por ejemplo, la plataforma minorista LEAFIO AI se encuentra entre los 5 mejores sistemas de planificación del surtido minorista on g2.com.

En tercer lugar, considere la cooperación con un proveedor como una asociación estratégica. El proveedor debe estar dispuesto a colaborar con usted para alcanzar sus objetivos empresariales comunes y apoyarle en su desarrollo.

Los avances tecnológicos y las condiciones cambiantes del mercado exigen un desarrollo continuo del software. Asegúrese de que su proveedor de sistemas publica actualizaciones periódicas. Pueden estar relacionadas con mejoras de funcionalidad , correcciones de errores, actualizaciones de seguridad, etc. No obstante, debe tener claros los siguientes puntos:

• cómo se realiza el proceso de actualización (automáticamente o tras determinadas acciones por parte del usuario);
• si el proveedor comprueba los paquetes de servicio antes de lanzarlos (las pruebas de estabilidad y seguridad son especialmente importantes);
• si las actualizaciones afectarán a su configuración (especialmente si son personalizadas);
• si existe un calendario para la publicación de actualizaciones y cómo apoya el equipo del proveedor este proceso (por ejemplo, mediante consultas, advertencias, compatibilidad con versiones anteriores).

La automatización de los procesos empresariales garantiza una administración eficaz, reduce el riesgo de error humano y aumenta la productividad. Los principios específicos de la automatización incluyen:

• Centralización de la información sobre ventas, inventario y otros factores. La ventaja son unos datos precisos y actualizados para tomar decisiones de gestión;
• Gestión inteligente de la categoría. Los análisis profundos proporcionan una amplia gama de datos de todos los niveles de la categoría para comprender qué artículos/tiendas no funcionan bien y viceversa;
• Análisis automático de datos. La ventaja es una identificación sencilla de los productos populares y problemáticos, la posibilidad de planificar con mayor precisión las nuevas compras y de confeccionar un surtido más rentable en los puntos de venta;
• Transparencia de la información: cada participante en el proceso de gestión del surtido debe tener a su disposición información imparcial sobre el estado de la situación en un momento determinado;
• Una planificación eficaz de las compras y los suministros le ofrece la ventaja de la optimización de costes y la reducción de carencias y excedentes en el almacén;
• Control de la disponibilidad de mercancías. La ventaja es la optimización de los procesos de rotación, un conocimiento preciso del volumen y la ubicación de los productos.

No hay por qué preocuparse de que la automatización provoque despidos, como se suele creer. Por el contrario, la automatización liberará al equipo de un gran número de tareas rutinarias y le permitirá centrarse en resolver cuestiones estratégicas, lo que conducirá a un crecimiento general.

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Se prevé que el mercado mundial de análisis del comercio minorista (que también incluye las soluciones de optimización del surtido) alcance los 23.800 millones de dólares en 2028. Se está desarrollando rápidamente y no puede ser ignorado. Seleccionar con éxito una herramienta de gestión por categorías significa encontrar una combinación equilibrada de funcionalidad, integración, escalabilidad, soporte, reputación del proveedor, coste y automatización que garantice unos resultados óptimos y aumente la competitividad de los minoristas.