Como escolher uma ferramenta de gerenciamento de categoria para o varejo: uma lista de verificação completa

Todos sabemos que a escolha da ferramenta certa de gerenciamento de categorias pode afetar significativamente o sucesso de um negócio de varejo, mas muitas vezes não é fácil fazer a escolha certa. É por isso que criamos uma lista de verificação - um conjunto de etapas claras para ajudá-lo a selecionar a melhor plataforma para sua empresa e suas necessidades.

Principais conclusões

Ferramenta certa ajusta espaço e promoções por categoria.

• Dashboards por cluster e categoria. 

• Forecast próprio por sortimento. 

• Integra planogramas. 

• Avalia margens e GMROI automático. 

• Relatórios claros para HQ e loja.

A lista de verificação definitiva

De acordo com um relatório da McKinsey & Company, um sortimento otimizado pode aumentar as vendas em 2 a 5% e a lucratividade em 5 a 10%, portanto, implementar uma ferramenta de gerenciamento de categoria é uma etapa estrategicamente importante.

Portanto, a primeira etapa é definir claramente os problemas e as metas de sua empresa:

• analisar o estado atual: O senhor deve coletar e estudar dados sobre o sortimento atual, os processos de gerenciamento existentes e as soluções de gerenciamento já em uso. Destaque os pontos fortes e fracos do sistema atual e identifique os desafios que sua empresa enfrenta.
  
• definição de metas: Defina expectativas claras para a ferramenta de gerenciamento de categorias. Isso poderia ser aumentar as vendas, melhorar os processos administrativos, otimizar o sortimento, aumentar a satisfação do cliente etc.
  
• listando as principais funções necessárias do sistema: Além do gerenciamento de categorias, o senhor também pode precisar de planejamento de sortimento, análise de vendas, gerenciamento de estoque e análise da demanda do cliente.
  

Não se esqueça de incluir informações sobre o tamanho de sua empresa, tipos de produtos, número de lojas, mercado-alvo e quaisquer desafios específicos que o senhor enfrente. Isso o ajudará a entender quais recursos o senhor precisa e como eles devem abordar seus desafios específicos.

Certifique-se de que o sistema escolhido possa trabalhar de forma eficiente com os programas e ferramentas existentes da sua empresa. Esse é um aspecto fundamental de sua seleção. Uma integração bem-sucedida garantirá a troca uniforme de dados e a operação eficiente de todos os sistemas. A seguir estão os principais fatores que podem ser usados para avaliar a possibilidade de integração.

Certifique-se de que a ferramenta de gerenciamento de categorias forneça documentação e APIs que garantam a troca segura de dados com quaisquer outras ferramentas que o senhor esteja usando.

É importante verificar se a plataforma escolhida é compatível com seu sistema de contabilidade atual, a fim de trocar dados com facilidade e precisão.

Ao integrar sistemas (especialmente se eles processam informações confidenciais), é importante ter certeza de que os dados estão protegidos. A plataforma escolhida deve oferecer as opções de segurança necessárias, bem como mecanismos para resolver possíveis conflitos de dados.

Preste atenção ao nível de serviço fornecido pelo fornecedor do sistema. Certifique-se de que ele esteja pronto para ajudar na integração, no treinamento e na solução de problemas. Não há nada pior do que ser deixado de lado pelo seu fornecedor durante uma fase crítica da implementação.

Sua ferramenta de gerenciamento de categorias permanecerá com o senhor por muito tempo, portanto, ela deve ser capaz de acompanhar o crescimento da sua empresa. A solução precisa se adequar às suas necessidades atuais, bem como aos seus planos de expansão futuros.

É por isso que o sistema que o senhor escolher deve ser capaz de lidar com grandes quantidades de dados de forma eficiente. O crescimento dos negócios está sempre associado a um aumento na linha de produtos e nos números de vendas. Portanto, é importante processar essas informações em tempo hábil. É possível que o senhor precise de ferramentas ou opções adicionais no processo e a integração de novas funções e módulos deve ser fácil e rápida.

O senhor pode querer expandir as categorias de produtos em sua rede no futuro. Portanto, certifique-se de que o sistema escolhido seja capaz de trabalhar com diferentes tipos de mercadorias e suas características. O mesmo vale para novas filiais ou canais de vendas. Talvez o senhor precise de uma plataforma que possa dar suporte e coordenar as vendas off-line e on-line. Pense nisso com base em sua estratégia de negócios.

Nas redes de varejo, as ferramentas de gerenciamento de categorias também são usadas por vários especialistas ao mesmo tempo. Portanto, a ferramenta deve suportar multitarefas sem perder velocidade e eficiência.

Uma dica profissional: se o senhor é uma empresa global (ou pretende desenvolver um mercado internacional), escolha um sistema que possa operar com diferentes idiomas e moedas.

Uma interface intuitiva simplificará a experiência do usuário e otimizará o tempo necessário para carregar dados, configurar e obter resultados. O termo "fácil de usar" é muito usado quando se fala de interfaces, mas é isso que realmente significa:

• Ele é fácil de usar e tem uma navegação clara. Não é necessário nenhum esforço extra para entender as funções básicas. Isso reduz o número de erros do usuário. No entanto, vale a pena observar que quase todos os sistemas modernos exigem pelo menos um breve treinamento. 
  
• A customização e a personalização estão disponíveis. Isso aumenta a eficiência do uso da plataforma. 
  
• O acesso conveniente às vendas, ao estoque, à linha de produtos e a outras informações é um dado adquirido, ou seja, o senhor espera gráficos, tabelas e relatórios claros.
  
• Compatibilidade entre plataformas. A interface do sistema deve funcionar sem problemas em diferentes tipos de dispositivos.
  

Normalmente, o sistema coleta e integra dados de várias fontes para fornecer informações abrangentes sobre vendas, demanda, estoque e comportamento do cliente. Se esse for o caso, o senhor também precisa de ferramentas poderosas para analisar a demanda e prever as vendas. O uso de métodos analíticos permitirá que o senhor preveja mudanças na demanda e ajuste o sortimento para atender às necessidades dos consumidores.

A eficácia do sortimento, a capacidade de determinar produtos populares e identificar aqueles que não estão vendendo bem, também é fundamental, e somente opções avançadas de análise de dados ajudarão o senhor a tomar decisões informadas sobre gerenciamento de sortimento, aquisição de produtos, promoções e estratégias de vendas.

Other important functions:

• segmentação de clientes por vários critérios para desenvolver ofertas personalizadas e campanhas de marketing;
• acesso conveniente aos relatórios na interface;
• processamento e análise rápidos de grandes volumes de dados para responder rapidamente às mudanças e fazer ajustes instantâneos nas estratégias de vendas.

O futuro da otimização de sortimento está no uso de tecnologias avançadas. Os algoritmos de inteligência artificial (AI - artificial intelligence) e aprendizado de máquina (ML - machine learning) podem trabalhar com volumes significativos de dados e fornecer resultados precisos. Recomendamos que o senhor escolha plataformas baseadas nessas tecnologias.

Por exemplo, o LEAFIO Assortment Performance usa tecnologias modernas de AI e ML para melhorar a eficiência do gerenciamento de sortimento. Em particular, a plataforma coleta e integra dados de várias fontes, agrupa lojas com base em características comuns, analisa o desempenho do sortimento e fornece dicas de melhoria.

É essencial ter a capacidade de adaptar o sistema às necessidades específicas de sua empresa. A capacidade de fazer isso garante flexibilidade e eficiência no gerenciamento de sortimento.

Aqui estão algumas questões importantes a serem consideradas ao avaliar as opções de personalização:

• O senhor precisa personalizar a interface para diferentes usuários, pois cada funcionário tem suas próprias necessidades e tarefas?
• Os usuários têm responsabilidades diferentes e exigem níveis de acesso diferentes?
• O senhor precisa adicionar com frequência campos e atributos para mercadorias e clientes?
• O senhor precisa utilizar todo o sistema de uma só vez ou apenas algumas partes para evitar o desperdício de recursos e tempo em funções desnecessárias?

Os fornecedores devem fornecer aos usuários acesso a materiais de treinamento e instruções, bem como consultas ao vivo para resolver problemas atípicos. É fundamental receber suporte durante todo o ciclo de uso do sistema, caso contrário, o sistema poderá se tornar mais uma complicação.

O provedor deve fornecer materiais detalhados para o usuário que incluam instruções sobre como usar e configurar o sistema. Como alternativa, podem ser recursos on-line em que o conteúdo é criado por uma comunidade ativa de usuários e especialistas.

O desenvolvedor deve realizar um treinamento para ajudar seus funcionários a aprender o sistema e usar sua funcionalidade de forma eficaz. Ao mesmo tempo, o senhor precisa ter acesso ao suporte técnico que estará pronto para ajudar com qualquer problema técnico. Por exemplo, a equipe da LEAFIO Retail Platform fornece treinamento sobre como usar o sistema e oferece aos usuários uma ampla gama de materiais de treinamento e suporte ao vivo, o que permite que seus clientes dominem o sistema rapidamente.

Certifique-se de que o provedor do sistema introduza regularmente atualizações e melhorias que ajudarão sua empresa a se manter eficiente. Certifique-se de que o senhor tenha uma política de suporte documentada.

É aconselhável escolher um sistema baseado no modelo SaaS (Software as a Service). Em primeiro lugar, ele é econômico porque exige apenas o pagamento de uma taxa de assinatura e nenhum custo inicial significativo. Isso é especialmente valioso para empresas de pequeno e médio porte com orçamentos limitados. Os provedores de SaaS garantem atualizações e suporte regulares, simplificando o processo de solução de problemas e fornecendo automaticamente atualizações de software.

Além disso, o SaaS permite que as empresas usem os recursos de forma eficiente. Não há necessidade de investir quantias significativas na manutenção da infraestrutura. A fácil escalabilidade é outra vantagem: à medida que a empresa cresce, é possível aumentar ou diminuir o nível da assinatura conforme necessário. O SaaS reduz os riscos ao oferecer flexibilidade e compromissos financeiros menores em comparação com as compras de licenças tradicionais.

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O investimento no sistema deve ser considerado como um projeto de longo prazo. Faça uma estimativa do custo de implementação de uma ferramenta de gerenciamento de categorias e dos benefícios esperados.

• Faça uma estimativa do custo de aquisição do sistema, que inclui custos de licenciamento, integração, configuração e treinamento da equipe. Alguns fornecedores podem oferecer um modelo de pagamento baseado em assinatura, enquanto outros exigem um pagamento único ou uma combinação dessas abordagens.
• Considere os custos operacionais de manutenção e atualização do sistema, os custos de manutenção e outras questões operacionais.
• Determine como o sistema beneficiará sua empresa: recursos e capacidades de redução de custos, aumento esperado nas vendas, otimização do mix de produtos e melhoria da satisfação do cliente.
• Analisar o retorno sobre o investimento. Calcule quanto tempo levará para recuperar os custos e qual será o lucro líquido após a implementação.

A reputação do fornecedor é vital. Primeiro, descubra há quantos anos o fornecedor está no mercado e qual é a sua experiência no fornecimento de soluções para o varejo. Verifique seus projetos bem-sucedidos e parcerias com empresas conhecidas.

Em segundo lugar, procure opiniões de outros clientes. As opiniões reais dos usuários lhe darão uma visão mais clara das vantagens e desvantagens do sistema. São as plataformas independentes que coletam o feedback dos clientes e formam as classificações dos líderes de mercado. Por exemplo, a LEAFIO AI Retail Platform está entre os TOP 5 dos sistemas de planejamento de sortimento de varejo no g2.com.

Em terceiro lugar, considere a cooperação com um fornecedor como uma parceria estratégica. O fornecedor deve estar pronto para trabalhar junto com o senhor para atingir suas metas comerciais comuns e apoiá-lo em seu desenvolvimento.

Os avanços tecnológicos e as mudanças nas condições do mercado exigem o desenvolvimento contínuo do software. Certifique-se de que o provedor do sistema libere atualizações regulares. Elas podem estar relacionadas a melhorias de funcionalidade, correções de bugs, atualizações de segurança etc. No entanto, o senhor deve ter clareza sobre: é importante esclarecer os seguintes pontos:

• como o processo de atualização é realizado (automaticamente ou após determinadas ações por parte do usuário);
• se o fornecedor verifica os service packs antes de liberá-los (testes de estabilidade e segurança são especialmente importantes);
• se as atualizações afetarão suas configurações (especialmente se forem personalizadas);
• se há um cronograma para o lançamento de atualizações e como a equipe do fornecedor apoia esse processo (por exemplo, por meio de consultas, avisos, compatibilidade com versões anteriores).

A automação dos processos comerciais garante uma administração eficiente, reduz o risco de erro humano e aumenta a produtividade. Os princípios específicos da automação incluem:

• Centralização de informações sobre vendas, estoque e outros fatores. A vantagem é que os dados são precisos e atualizados para a tomada de decisões gerenciais;
• Gerenciamento inteligente de categorias. A análise profunda fornece uma ampla gama de dados de todos os níveis da categoria para entender quais itens/lojas não estão tendo um bom desempenho e vice-versa;
• Análise automática de dados. A vantagem é a identificação simples de produtos populares e problemáticos, a capacidade de planejar com mais precisão novas compras e montar um sortimento mais lucrativo nos pontos de venda;
• Transparência dos relatórios: cada participante do processo de gerenciamento de sortimento deve ter à sua disposição informações imparciais sobre a situação em um determinado momento;
• O planejamento eficiente de compras e suprimentos oferece ao senhor a vantagem da otimização de custos e da redução de faltas e excedentes no depósito;
• Controle sobre a disponibilidade de mercadorias. A vantagem é a otimização dos processos de rotatividade, uma compreensão precisa do volume e da localização dos produtos.

Não há necessidade de se preocupar com o fato de que a automação levará a demissões, como geralmente se acredita. Em vez disso, a automação liberará a equipe de um grande número de tarefas rotineiras e permitirá que ela se concentre na solução de problemas estratégicos, o que levará a um crescimento geral.

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Espera-se que o mercado global de análise de varejo (que também inclui soluções de otimização de sortimento) atinja US$ 23,8 bilhões até 2028. Ele está se desenvolvendo rapidamente e não pode ser ignorado. A seleção bem-sucedida de uma ferramenta de gerenciamento de categorias significa encontrar uma combinação equilibrada de funcionalidade, integração, escalabilidade, suporte, reputação do fornecedor, custo e automação que garanta os melhores resultados e aumente a competitividade dos varejistas.