La hora del cambio: cuándo necesitan los minoristas automatizar la gestión del surtido

El comercio minorista es como un organismo vivo. Se encuentra en un flujo constante de cambios y mejoras. Muchos de los procesos que tienen lugar se ven estimulados por factores externos: diversas tendencias cambiantes, fluctuaciones en la demanda de los clientes y las acciones de los competidores. Sin embargo, existe una plétora de problemas que pueden obstaculizar la evolución exitosa de una empresa. Entre los primeros en surgir se encuentran las cuestiones relativas al trabajo con mercancías. Echemos un vistazo a las situaciones que indican que un minorista debería plantearse implantar un software de gestión del surtido.

Normalmente, los sistemas ERP internos están limitados en sus capacidades de gestión del surtido, ya que sólo ofrecen dos estados básicos para los productos: "activo" e "inactivo". Esta elección binaria no tiene en cuenta las distintas etapas del ciclo de vida del producto ni los procesos internos de la empresa.Además, aunque los gestores de categorías puedan realizar ajustes limitados en estas opciones, esto sólo facilita ligeramente su trabajo. Sigue siendo su responsabilidad gestionar cada una de las etapas del ciclo de vida del producto.

LEAFIO resolvió este problema creando una lista personalizada de estados. Refleja toda la gama de etapas del ciclo de vida del producto y los procesos empresariales asociados a ellas. La lista puede ampliarse fácilmente y adaptarse a las necesidades únicas de cada minorista. Este enfoque proporciona una mayor flexibilidad y eficacia en la gestión del surtido, y tiene en cuenta los procesos reales de la empresa.

Por ejemplo, uno de los estados posibles es "Nuevo". Significa que el producto se ha lanzado recientemente al mercado y aún no ha cumplido plenamente las expectativas de la empresa. Se le pueden aplicar los siguientes procesos empresariales:

1. Descuentos y promociones para dar a conocer el producto entre los consumidores.
2. Control de calidad adicional para identificar y eliminar posibles defectos.
   
3. Respuesta rápida a los comentarios de los clientes para realizar los ajustes necesarios en el producto o crear una campaña de marketing.
   

El estado "Nuevo" puede afectar a los siguientes procesos en Optimización de inventarios y eficiencia de estanterías:

• la reposición puede ser limitada para evitar el exceso de existencias;
• se puede seleccionar una colocación más favorable en los estantes para atraer la atención.
  

Si un minorista busca aumentar la rotación y la cobertura, es importante tener en cuenta que desafiará los procesos de gestión del surtido de nuevas formas:

• el aumento del número de puntos de venta dará lugar a la necesidad de adaptar el surtido en función de la demanda local, las ofertas de los proveedores locales y las fluctuaciones estacionales;
• los procesos de escalado deben sincronizarse con un aumento uniforme del inventario para evitar escasez o saldos excesivos;
  
• una respuesta rápida a las fluctuaciones de la demanda y a los cambios en el entorno competitivo aportando análisis de datos de alta calidad y oportunos, ya que lo último que necesita la empresa es convertirse en un "gigante torpe" que tarda en responder a las tendencias cambiantes;
  
• es necesario optimizar la logística y la interacción con los proveedores para garantizar la disponibilidad de los productos en todos los puntos de venta;
  
• hay que adaptar el surtido para aumentar las ventas y los márgenes y para lograrlo hay que ser capaz de analizar los datos de rendimiento en diferentes tiendas: tanto los datos generales como por producto.
  

Retos adicionales: utilización óptima del espacio en los lineales, aumento de la competitividad y desarrollo de nuevas categorías de productos.

Cualquier escalada se implementa más eficientemente con un sistema que soporte el crecimiento sin perder la calidad del servicio al cliente. Las soluciones de la plataforma LEAFIO le permiten automatizar los procesos de gestión de inventario, optimizar la logística, la gestión de almacenes y mejorar el servicio al cliente.

Un estudio realizado por el McKinsey Global Institute demostró que cerca del 50% de las actividades del comercio minorista pueden automatizarse con la ayuda de las modernas tecnologías a gran escala. Y lo que es más, los recursos liberados pueden invertirse en desarrollo.

Utilizar Excel para trabajar con las categorías y SKU de la red o prescindir por completo de la gestión centralizada del surtido conlleva los siguientes problemas:

• el número de errores aumenta a medida que el surtido se vuelve vulnerable al "factor humano", a los datos inexactos o a las decisiones incorrectas;
• incapacidad para responder a tiempo a problemas como la escasez o las existencias no vendidas;
  
• Pérdida de oportunidades para optimizar el surtido y adaptarse a los cambios en la demanda de los consumidores;
  
• asignación incorrecta del presupuesto de adquisiciones, lo que da lugar a cantidades insuficientes de productos o a fondos congelados en el inventario;
  
• disminución de los márgenes, de la facturación y de la satisfacción de los clientes.
  

Una matriz de surtido correctamente construida facilita la identificación de productos rentables y no rentables, la adaptación de la oferta a las necesidades actuales de los consumidores, la creación de estrategias de precios, la planificación del inventario y la eliminación o adición de productos al surtido.

El uso del sistema de gestión del surtido permite mejorar la precisión y la eficacia de la matriz de surtido. En concreto, es posible almacenar, procesar y actualizar de forma centralizada los datos de todo el surtido, identificar tendencias, analizar la rentabilidad y predecir la demanda. El sistema ayudará a determinar el número óptimo de SKU en cada segmento de la matriz de surtido, ofrecer productos de retirada e introducción, y realizar un seguimiento de la eficacia de cada producto, así como de la categoría en su conjunto.

Los gestores de categorías que trabajan sin un plan claro suelen cometer errores, lo que conduce a una falta de impulsores del crecimiento de la categoría y a la ausencia de productos relevantes para el público objetivo o a un exceso de existencias.

Almacenar productos impopulares durante mucho tiempo reduce sus márgenes. Además, la ausencia de una estrategia para trabajar con el surtido obliga a los directivos a reaccionar ante los retos actuales del mercado en lugar de gestionar activamente el surtido y prever la demanda. Esta toma de decisiones reactiva acaba provocando una escasez de productos populares, un descenso de las ventas y la insatisfacción de los clientes.

El uso de un sistema de gestión de surtido le permite construir su propia estrategia y supervisar su aplicación. En particular, LEAFIO ayuda a:

• identificar los productos populares y las necesidades de los consumidores basándose en datos analíticos;
• formar un surtido de productos para satisfacer la demanda y alcanzar los KPI;
  
• muestran los volúmenes y la plenitud por el número de SKU;
  
• hacer un seguimiento de la aplicación de la estrategia y ajustarla a tiempo;
  
• evaluar la eficacia de la estrategia en función de la consecución por parte del minorista de los indicadores empresariales requeridos.
  

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Si todos los puntos de venta de la cadena tienen el mismo surtido que no tiene en cuenta la demanda local, puede esperar:

• una caída de las ventas, ya que el surtido en al menos algunos puntos de venta no responderá a las expectativas del público objetivo;
• acumulación de exceso de existencias en algunas tiendas y pérdida de márgenes ;
  
• escasez de productos populares en un lugar determinado debido a la insuficiencia de las cantidades compradas.
  

Estos problemas no son algo de lo que deban preocuparse los propietarios de una sola tienda: las preferencias de los clientes en la práctica pueden comprenderse en poco tiempo, pero incluso los negocios a pequeña escala requieren una rotación periódica y oportuna del surtido para hacer frente a los retos de las nuevas tendencias y productos.

Para una cadena de tiendas situadas en diferentes partes de la ciudad o en diferentes regiones del mismo país, puede haber una variación sustancial en la demanda de productos específicos. Por lo tanto, el surtido diferirá en términos de contenido, precio, profundidad y otros criterios. La estrategia típica para resolver este problema es dividir las tiendas en grupos, por ejemplo, economía, clase media, lujo, etc. Sin embargo, no siempre es el enfoque más eficaz. El rendimiento de cada categoría suele ser muy variable y una misma tienda podría, por ejemplo, formar parte de un grupo en la categoría de bebidas alcohólicas y de un grupo completamente distinto cuando se trata de confitería. Gestionar el surtido manualmente se convierte entonces en algo casi imposible.

La función de agrupación del sistema de gestión del surtido LEAFIO le permite dividir las tiendas en agrupaciones en función de diversos factores, como la ubicación geográfica, la demanda de mercancías de determinadas categorías, la capacidad de la tienda y otros. Como resultado:

• se puede desarrollar para cada agrupación un surtido localizado que satisfaga las necesidades específicas de los clientes;
• la gestión se simplifica, ya que los gestores sólo tienen que analizar y optimizar el surtido para un número limitado de agrupaciones, y no para cada tienda por separado;
  
• un surtido localizado ayuda a aumentar las ventas porque los productos satisfacen mejor las necesidades de los clientes locales. Es posible planificar las compras con eficacia, y los clientes satisfechos se mantendrán fieles a sus puntos de venta favoritos.
  

Si el surtido no tiene en cuenta la diversidad de preferencias de los consumidores y las tendencias del mercado, provocará la insatisfacción de los clientes y la pérdida de ventas.

Los minoristas que toman decisiones basándose únicamente en la intuición, las relaciones establecidas con los proveedores o los datos históricos también pueden enfrentarse al problema de los surtidos desequilibrados y el descenso de las ventas. La falta de un enfoque analítico de la gestión del surtido acabará provocando un desajuste entre las necesidades del mercado y la estrategia empresarial.

La solución al problema será el uso de software con capacidades analíticas para la gestión por categorías, que proporciona los siguientes beneficios:

• la capacidad de analizar grandes cantidades de datos e identificar tendencias que pueden ser invisibles para el ser humano. Esto le permite comprender qué productos o categorías son populares e identificar posibles áreas de mejora;
• generar informes detallados sobre el estado del surtido, incluyendo cifras de ventas, datos sobre productos populares, análisis de rentabilidad, etc. Toda esta información constituye la base para tomar decisiones con conocimiento de causa;
  
• funcionamiento en tiempo real, lo que le permite responder rápidamente a los cambios de la demanda en las condiciones del mercado;
  
• asistencia en la optimización del surtido, incluyendo la eliminación de productos que han perdido demanda y la adición de productos prometedores;
  
• aumentar las ventas gracias a un surtido preciso y equilibrado.
  

Los cambios fundamentales en la estrategia de gestión por categorías están en el centro de la solución a una fuga de clientes hacia competidores con una gama de productos más atractiva. A la hora de realizar cambios, debe tener en cuenta todas las ventajas competitivas y la demanda del mercado, y prestar atención a los siguientes factores:

1. Su estrategia de surtido. Examine detenidamente si le sigue funcionando y si satisface las necesidades de su negocio. Aunque en este momento le parezca que sí, debe revisarla con regularidad, teniendo en cuenta los nuevos segmentos de categorías. Hay que añadirlos para mantenerse al día con las tendencias.
   
2. Mezcla de productos. Añada o elimine categorías y productos. Debe experimentar y probar nuevos productos. Esto le permitirá seguir las tendencias y ganar nuevos clientes que esperarán encontrar siempre algo nuevo en la tienda.
   
3. Analice el trabajo con los proveedores. Hay varias situaciones en las que un proveedor no puede ofrecerle el precio que necesita o no satisface sus necesidades. En esos casos, debe buscar alternativas: por ejemplo, nuevas marcas o su propia marca.
   
4. Establezca la personalización. Utilizando datos analíticos sobre compras y comportamiento, debe determinar qué productos interesan a cada grupo de clientes y crear recomendaciones individuales para ellos.
   
5. Analice a los competidores. Estudie la estrategia y el surtido de otros minoristas del nicho para comprender cómo atraen a los clientes. Cree sus propias ventajas.
   
6. Supervise los resultados. Haga un seguimiento constante de las reacciones de los clientes a los cambios en el surtido. Utilice herramientas para recoger opiniones. Responda con prontitud a las necesidades actuales..
   

Si los procesos de gestión del surtido no están automatizados, los gestores de categorías tienen que dedicar mucho tiempo de trabajo a resolver problemas: por ejemplo, buscar las razones del descenso de las ventas de los productos de una categoría. Esto significa que los especialistas tienen que analizar la situación, identificar las causas y vincularlas a las consecuencias. Mientras se lleva a cabo esa "investigación", se pierde un tiempo valioso.

Por eso, la introducción de herramientas de automatización, como LEAFIO Assortment Performance, permite recibir datos puntuales sobre los problemas y responder a ellos de inmediato.

Utilizar únicamente sistemas de inteligencia empresarial (BI) para la gestión del surtido puede acarrear ciertas limitaciones y desventajas. Éstas deben tenerse en cuenta a la hora de tomar decisiones sobre cambios en las categorías de productos.

Más concretamente, se trata de:

• número limitado de datos y variables, lo que dificulta la visión de conjunto;
• la dependencia de la calidad de los datos, que conlleva riesgos de resultados poco fiables o irrelevantes;
  
• la necesidad de formar a los gestores de categorías para que utilicen plenamente los sistemas de BI. El resultado depende de la competencia de los usuarios;
  
• la necesidad de integrar el BI con otros sistemas (por ejemplo, de gestión de almacenes o de producción), lo que en algunos casos causa dificultades.
  

Para superar estas desventajas, se recomienda considerar un enfoque integral de la gestión del surtido, no sólo el análisis del surtido, como es el caso de los sistemas de BI. Por ejemplo, LEAFIO puede generar informes y análisis más precisos e informativos.

Existe la creencia común en el mercado de que la automatización de la gestión del surtido sólo es relevante para los grandes minoristas. Sin embargo, lo cierto es que incluso las cadenas con cinco puntos de venta pueden enfrentarse a problemas en la planificación del surtido, al igual que los minoristas con cientos de tiendas. Por lo tanto, la introducción de herramientas para la gestión de los procesos de surtido es relevante para cualquier empresa en la que los gestores de categorías tengan que dedicar unas horas preciosas a procesos rutinarios.

Tanto las grandes como las pequeñas cadenas se enfrentan al mismo problema: la presión sobre los márgenes debida a la competencia y a otros factores externos. La mayoría de los minoristas ya han agotado los medios tradicionales para reducir costes. Un estudio demostró que las cadenas minoristas de comestibles se enfrentan a una presión sobre los márgenes de entre 100 y 150 puntos básicos, y los grandes almacenes, de 350 a 500 puntos básicos. La implantación de un programa de automatización integral puede generar hasta 500 puntos básicos de margen adicional que pueden reinvertirse en la ampliación.

La implantación de un software de gestión del surtido es un paso importante para que los minoristas resuelvan los problemas actuales. Ayuda a los especialistas a obtener información basada en datos fiables, automatiza los procesos y facilita la planificación estratégica y la optimización del surtido. Al final, es importante elegir el software adecuado que satisfaga las necesidades y objetivos específicos de la empresa. También es importante invertir en la formación adecuada del personal y en la gestión del cambio.

Intentar arreglar todos los problemas y perfeccionar el sistema puede parecer a veces como jugar al whack-a-mole. Es todo un reto hacerlo todo uno solo. En LEAFIO lo entendemos y con más de 180 proyectos de éxito en nuestro haber sabemos cómo hacer que el proceso de implantación de un nuevo sistema sea sencillo, transparente y eficaz. Reserve una consulta con nuestros especialistas y hablemos.