En el vertiginoso panorama actual del comercio minorista, la adopción de soluciones de software innovadoras se ha convertido en un factor crítico para mantener la competitividad y satisfacer las cambiantes expectativas de los clientes. Sin embargo, a menudo se trata de una tarea de enormes proporciones. puede volverse mucho más difícil si existen expectativas poco realistas o falta de preparación ante posibles retos. Arrojemos algo de luz sobre el problema y su solución.
No se deje atrapar por falsas expectativas
Desgraciadamente, en ocasiones los minoristas se enfrentan a expectativas incumplidas durante la implantación de productos informáticos. Un ejemplo claro es la tendencia a adoptar soluciones de inteligencia artificial en el comercio minorista. Sin duda, se trata de una tecnología innovadora y potente, algunos creen que se convertirá en la panacea porque la IA puede hacer las previsiones más exactas, por ejemplo. Pero se pueden tener las predicciones más precisas y aún así no cumplir las métricas críticas porque el resto de los procesos de la cadena de suministro. Así, se sentirá decepcionado con el software, ya que no le proporcionará los resultados empresariales esperados.
Para evitar la frustración y la pérdida innecesaria de tiempo y dinero en la implantación de software de última generación, un minorista debe seguir unos sencillos pasos.
Defina las necesidades y los objetivos de su empresa
El primer paso en la implantación de software es comprender las necesidades y objetivos exclusivos de la empresa. Es vital analizar los problemas, las ineficiencias y las oportunidades de mejora.
Establezca los resultados deseados y los KPI del proyecto
Debe definir los resultados esperados de la implantación del software y establecer indicadores de éxito. El seguimiento y análisis regular de las métricas del proyecto permitirá a los minoristas evaluar el impacto del software y tomar decisiones basadas en datos para una mayor optimización.
Predecir el impacto en los empleados y los procesos
Un minorista debe tener en cuenta el impacto del software en los empleados y los procesos, centrándose en la gestión del cambio. La comunicación proactiva, la formación exhaustiva y la resolución de problemas garantizan una adaptación sin problemas y el compromiso de todos los implicados.
Evaluar la necesidad de escalabilidad y adaptabilidad del sistema
El software que se implante debe satisfacer las necesidades futuras de la empresa. Para mantenerse flexibles, los minoristas evalúan los planes de crecimiento a largo plazo y la integración con nuevas tecnologías. Además, es esencial tener en cuenta los planes de desarrollo del producto y la frecuencia de las actualizaciones.
Estar preparado para los retos
Las innovaciones aportan muchos beneficios, pero no están exentas de problemas. Estos son algunos de los retos habituales a los que se enfrentan los minoristas durante el proceso de implantación del software:
Dificultades de integración
Los sistemas heredados o personalizados pueden tener dificultades para combinarse con el nuevo software, por lo que la integración puede llevar más tiempo y dinero de lo esperado. Es esencial estar preparado para ello. Es necesario planificar e implementar cuidadosamente las estrategias de integración para garantizar un flujo de datos fluido y un rendimiento óptimo.
Resistencia de los empleados
El éxito de la implantación depende de la disposición y aceptación de los empleados. La resistencia al cambio y la falta de formación pueden obstaculizar el proceso. Es esencial proporcionar una formación completa, crear una actitud positiva e implicar a los empleados en el proceso de toma de decisiones para aumentar la implicación y el compromiso.
Uno de los 10 principales operadores regionales de EE.UU. en 2022, Progressive Grocery, adoptó recientemente una solución moderna para optimizar las operaciones de merchandising. La empresa reconoce que el proceso de implantación requiere una gran cohesión e implicación del equipo. Los empleados de la red tuvieron que recibir una formación exhaustiva para trabajar con los nuevos módulos del programa.
Garantizar la seguridad de los datos y el cumplimiento de la privacidad
Cumplir las normas del sector y los requisitos reglamentarios es imprescindible. Un cifrado sólido, controles de acceso y evaluaciones de seguridad garantizan la protección contra filtraciones y accesos no autorizados.
Gestionar los costes y cumplir las expectativas de retorno de la inversión
La implantación de software innovador requiere importantes costes de licencia, actualización, consultoría y mantenimiento. Los minoristas deben gestionar los costes y establecer expectativas realistas de retorno de inversión. Darse cuenta de que los beneficios pueden tardar un tiempo ajustará las expectativas en consecuencia.
¿Cómo mitigar los retos y maximizar el éxito?
Las siguientes estrategias ayudarán a los minoristas a sortear las complejidades del proceso de implantación:
Garantizar la colaboración entre TI y las unidades de negocio
Es fundamental establecer una estrecha colaboración entre las unidades de TI y de negocio para garantizar un entendimiento común de los objetivos y requisitos del proyecto. Implicar a las partes interesadas de las distintas unidades de negocio permite obtener información, alinear expectativas e identificar posibles obstáculos desde el principio.
Elija cuidadosamente a los proveedores de software
Es mejor que evalúe cuidadosamente la experiencia, reputación y capacidad de los socios potenciales para satisfacer necesidades empresariales específicas. Si elige proveedores reputados con un historial probado de implantaciones satisfactorias, aumentará la probabilidad de éxito del proyecto.
"Rechazamos soluciones demasiado complicadas de implantar y utilizar. El factor clave de la decisión final para nosotros no fue sólo la funcionalidad y el precio aceptables, sino también los comentarios positivos de nuestros socios que ya habían trabajado con el proveedor. Y cuando comparamos el rendimiento tres meses después de la implantación con el del año anterior, vimos resultados sobresalientes y nos dimos cuenta de que no nos habíamos equivocado", afirma Ani Gakharia, Directora Comercial de AgroHub, una cadena de supermercados de Georgia.
Realizar fases piloto y pruebas antes de la implantación a gran escala
Este planteamiento permite detectar posibles problemas y abordarlos a menor escala, minimizando las perturbaciones en toda la empresa. De este modo, se pueden realizar ajustes y puestas a punto antes de implantar el software a mayor escala.
Un liderazgo dedicado e implicado es clave
Es esencial que los directivos no sólo supervisen constantemente los indicadores clave de rendimiento, sino que también garanticen la recopilación y el suministro continuos de información de todas las partes. De este modo, sabrá si el proyecto va por buen camino y podrá debatir y aprobar a tiempo los ajustes necesarios con el proveedor y el equipo.
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Con una comprensión completa de sus expectativas, una planificación cuidadosa, una colaboración atenta y la toma de decisiones por parte del usuario, los minoristas pueden convertir sus esfuerzos de adopción de software en éxitos rotundos que aumenten su competitividad en el dinámico mundo del comercio minorista.
