Аutomatización de la optimización del surtido en tienda: expectativas y realidad

El tema de la optimización del surtido de las tiendas minoristas no pierde actualidad. Cada minorista resuelve esta cuestión a su manera: algunos utilizan Excel, otros programas de contabilidad de complejidad variable. Sin embargo, no todos los minoristas y fabricantes utilizan un enfoque sistemático. Hay muchas razones para ello, entre ellas las expectativas incorrectas de integración. Por lo tanto, merece la pena debatir más a fondo las cuestiones relacionadas con la automatización de la gestión del surtido e identificar los escollos que pueden surgir al implantar este tipo de soluciones.

¿Cuándo es razonable implantar soluciones automatizadas para la optimización del surtido de las tiendas?

Hay varias razones por las que es pertinente avanzar hacia la automatización.

Es necesaria tanto para los minoristas grandes como para los pequeños

Existe la creencia de que sólo los grandes minoristas necesitan la automatización. Pero no es así. Las cadenas más pequeñas también tienen un surtido impresionante. A veces, pueden ser tan grandes como las grandes empresas en cuanto al número de SKU, y los gestores de categorías dedican mucho tiempo a los procesos rutinarios. De hecho, incluso las empresas con 5-8 tiendas tienen problemas para formar y gestionar su surtido con eficacia. Los mismos problemas surgen en cadenas con 300 tiendas. Por lo tanto, cualquier empresa que implante la automatización de los procesos de surtido al inicio de sus operaciones obtiene una ventaja adicional para alcanzar el éxito.

Incumplimiento de los KPI e incompatibilidad de los indicadores financieros

Un problema habitual es el incumplimiento de los indicadores clave de rendimiento. Esto puede ser el resultado de una previsión incorrecta, que lleva a sobreestimar los planes. Pero lo más frecuente es que ocurra por

• escasez o exceso de suministro de mercancías;
• matriz de surtido desequilibrada (cuando las mercancías de la tienda no satisfacen las necesidades de los clientes);
• falta de control suficiente en todas las fases del proceso comercial, lo que provoca un desequilibrio entre la demanda y el inventario.

Los indicadores clave de rendimiento de las distintas cadenas varían en función del tipo de comercio minorista y de la estrategia. Por ejemplo, los indicadores de una categoría de nueva creación que acaba de desarrollar e introducir un nuevo surtido difieren de los KPI de categorías que llevan 10 años operando en el comercio minorista.

Sin embargo, los criterios de rendimiento más comunes suelen ser los mismos. Estos son, por supuesto, las ventas, los beneficios, el volumen de negocio y el margen bruto (%). También pueden utilizarse otros indicadores: el importe de los saldos, el valor de las amortizaciones y otros. Las herramientas de automatización especializadas permiten no sólo realizar un seguimiento de los KPI, sino también identificar problemas en las categorías. A través del análisis de los datos, estas herramientas son capaces de identificar deficiencias que pueden provocar incompatibilidades entre la demanda y el surtido disponible, lagunas en el llenado del surtido o una selección insuficiente de productos. 

Además, estas herramientas generan informes analíticos y ofrecen visualización de datos, lo que ayuda a comprender mejor el estado del surtido y a identificar tendencias. Esto permite a los gestores de categorías centrarse en los segmentos problemáticos clave, tomar decisiones informadas sobre la planificación del surtido y optimizar el aprovisionamiento y la promoción.

Es necesario identificar los problemas con rapidez

Los gestores de categorías dedican mucho tiempo a hacer frente a diversos retos, como un descenso general de las ventas en una categoría. Es necesario analizar cualquier problema, así como sus causas y la relación entre éstas y las consecuencias. Esto dificulta reaccionar a tiempo.

La automatización ayuda a evitar esas "investigaciones detectivescas" porque permite a los gestores de categorías recibir información sobre los problemas a tiempo y responder a las necesidades del mercado de inmediato. Se trata de un nuevo nivel de análisis que permite identificar rápidamente los problemas y tomar decisiones con conocimiento de causa, en lugar de perder el tiempo revisando y analizando archivos Excel con miles de artículos.

Falta de un sistema de gestión: metodologías para planificar y controlar los datos

Se trata de un problema bastante común, ya que muchas empresas utilizan clasificadores estándar y datos de SKU. Pero la cuestión es que no responden a la pregunta de qué productos concretos deben estar activos en tiendas/formatos/clusters/regiones individuales de grandes cadenas con diferentes proveedores y otros factores. La metodología de planificación puede ser útil si puede acordar con los proveedores las posiciones básicas una vez al año o a los seis meses. 

Sin embargo, controlar el cumplimiento de estas condiciones y las restricciones de entrada (por ejemplo, no hacer pedidos de SKU que no deberían estar en una tienda o agrupación determinada) y supervisar el rendimiento de los datos sigue siendo problemático. Supongamos que una cadena minorista incluye tiendas de diferentes formatos (por ejemplo, hipermercados, supermercados, tiendas de conveniencia) que operan en diferentes mercados regionales. En ausencia de un sistema de gestión, la empresa puede tener dificultades para planificar y controlar el surtido en cada tienda individual. Esto provocará una pérdida de ventas potenciales.

La automatización de la gestión del surtido resolverá estos problemas mediante la implantación de un sistema que proporcione una planificación, un control y un seguimiento más precisos del rendimiento de los datos. Esto le permitirá mantener el surtido óptimo en cada tienda, teniendo en cuenta condiciones y factores específicos.

Los especialistas tienen que confiar en la intuición 

Muchas decisiones en la gestión por categorías y en el comercio minorista se toman a nivel intuitivo. Los especialistas se enfrentan a menudo a tareas urgentes que necesitan una respuesta "inmediata". Pero un gestor de categorías es un ser humano, no un ordenador, que puede procesar rápidamente grandes volúmenes de datos. 

Por lo tanto, merece la pena automatizar esta parte del proceso para recibir al instante argumentos específicos para una elección informada.

Seguimiento manual de los cambios en la demanda y el surtido

Existe una opinión bastante común entre los directivos: "Disponemos de informes e incluso de servicios externos que nos permiten analizar los datos. Creemos que tenemos el dedo en el pulso". Sin embargo, en este caso, volvemos a hablar de un enfoque manual: cuando un directivo revisa los análisis sólo cuando tiene motivación o tiempo.

Un sistema de gestión del surtido debería ser algo más que un simple cambio de estado entre las SKU y los análisis que se pueden ver o ignorar. Hablamos de un enfoque automatizado más sistemático. Por ejemplo, LEAFIO Assortment Performance ofrece perspectivas y consejos automáticos que proporcionan a los especialistas tareas específicas para realizar un seguimiento de los factores, incluso de aquellos a los que no se ha prestado atención anteriormente: por ejemplo, los cambios en la competencia, la presencia de productos análogos, la demanda en otros nichos de negocio, etc.

Los gestores de categorías dedican mucho tiempo a tareas rutinarias

Se trata de un problema habitual. Y, por regla general, no tienen tiempo suficiente para las cuestiones estratégicas. Los especialistas suelen ser responsables de muchos aspectos diferentes. Al resolver tareas rutinarias y buscar problemas en los informes analíticos, los directivos realmente pierden tiempo y no disponen de recursos adicionales para abordar las cuestiones importantes. Pero usted puede automatizar este proceso y crear un producto que se ocupe de toda la rutina y le permita centrarse en las direcciones y decisiones estratégicas.

Expectativas y realidad en la automatización de la gestión del surtido de las tiendas

He aquí los mitos, afirmaciones y expectativas más comunes que impiden a minoristas y fabricantes tomar la decisión de automatizar los procesos de optimización del surtido de las tiendas.

Expectativas: "Si instalamos el sistema de gestión del surtido más avanzado, podrá hacer casi todo el trabajo de un gestor de categorías".

Realidad: No es una opinión del todo correcta porque se necesita un equilibrio. La empresa necesita encontrar su nicho y tener posiciones únicas que la distingan de otros actores del mercado. El surtido nunca estará totalmente automatizado. El sistema seguirá siendo una herramienta inteligente en manos de un gestor de categorías profesional. Hay que tener en cuenta que el surtido de la tienda responde a una determinada demanda del mercado y refleja las aspiraciones de los clientes. Y la automatización total puede llevar a copiar soluciones de otras cadenas. Por lo tanto, sólo un gestor de categorías que conozca a fondo el producto, todos sus detalles y disponga de una herramienta que le ayude a hacerlo con eficacia puede crear un surtido excelente.

Expectativas: "La automatización de procesos sólo se implanta para reducir personal".

Realidad: Queremos desmentir este mito (o incluso el miedo de los responsables de categoría), ya que la introducción de la automatización tiene como objetivo reforzar las competencias de un especialista, aumentar las ventas, mejorar el rendimiento global y alcanzar regularmente determinados KPI.

La automatización en el comercio minorista se implanta para mejorar la eficacia y optimizar los procesos, no para sustituir al personal. Su principal objetivo es liberar a los gestores de categorías de las tareas rutinarias y permitirles dedicar más tiempo y atención a las cuestiones estratégicas, el análisis de datos y la toma de decisiones con conocimiento de causa. Además, la automatización ayuda a implantar las mejores prácticas, normas y procesos óptimos, lo que contribuye a aumentar la eficacia y alcanzar los objetivos.

Expectativas: "Nadie hará un trabajo mejor que un gestor de categorías utilizando las herramientas a las que está acostumbrado". 

Realidad: Ésta es sólo una cara de la moneda en la cuestión de la máxima automatización. Merece la pena volver a los puntos anteriores en los que se mencionaba la cuestión de un equilibrio razonable. Es importante comprender que los procesos evolucionan, que surgen nuevas soluciones y que es imposible ignorarlas. Por ejemplo, muchas personas observan el bombo que se ha dado al ChatGPT y a otros modelos basados en la IA y tienen opiniones diferentes sobre su adopción.

Sin embargo, la inteligencia artificial ofrece nuevas oportunidades. Es como explorar el espacio. Hay muchas cosas interesantes ahí fuera que complementan o incluso sustituyen a las herramientas tradicionales. Sin embargo, esto no significa que se trate de una caja mágica en la que sólo hay que cargar datos y "lo hará todo sola". 

De hecho, el sistema sólo ayuda a los gestores de categorías a pasar a un nuevo nivel de gestión proporcionándoles valiosas pistas y recomendaciones que ninguna herramienta puede hacer.

Así pues, la automatización proporciona a los gestores de categorías capacidades y herramientas adicionales que facilitan y hacen más eficaz su trabajo a la hora de tomar decisiones estratégicas.

Expectativas: "Los nuevos productos son muy difíciles de implantar y aprender. Son difíciles de usar".

Realidad: Existe la creencia común de que implantar y adoptar nuevos productos es siempre una tarea difícil, ya que a menudo tienen una interfaz incomprensible y requieren acciones inusuales para lograr los resultados deseados.

Sin embargo, en el entorno actual, ésta es una falsa impresión. 

LEAFIO Assortment Performance, por ejemplo, es intuitivo y fácil de usar: incluso los gestores de categorías novatos pueden entender fácilmente lo que tienen que hacer para alcanzar sus objetivos:

1. La interfaz y la funcionalidad están diseñadas pensando en los usuarios, lo que les permite dominar el sistema de forma rápida y sencilla.
2. Los procesos están automatizados para garantizar la máxima facilidad de uso.
3. El sistema de navegación está bien organizado y es intuitivo.

Expectativas: "Las soluciones de automatización siempre tienen un precio elevado".

Realidad: Al principio de la implantación, puede parecer que las soluciones para automatizar la optimización del surtido de las tiendas son muy caras. Sin embargo, merece la pena considerarlo en el contexto de los beneficios a largo plazo.

Estamos hablando de una planificación eficaz, de la optimización del inventario, de la mejora de la precisión en la previsión de la demanda, de la reducción del desperdicio de productos y de la mejora de los procesos de pedido y entrega. Como resultado, la empresa puede ahorrar dinero, aumentar las ventas y mejorar la eficacia general del negocio. Existen soluciones en el mercado con diferentes precios. Los minoristas pueden encontrar opciones que se ajusten a sus necesidades y a su presupuesto.

Por eso hemos optado por el principio de precios flexibles. LEAFIO Assortment Performance es una solución basada en la nube, y su coste depende del tamaño de la red y de la cantidad de datos. Gracias a su implementación, las empresas pueden analizar eficazmente los datos, realizar una planificación estratégica de los surtidos y de las categorías de productos. Esto ayuda a aumentar las ventas, mejorar el servicio al cliente y mantener la reputación de la empresa.

Reflexiones finales

La automatización de los procesos de gestión por categorías en el comercio minorista es un paso necesario para optimizar eficazmente el surtido y lograr una ventaja competitiva. En el entorno de mercado actual, en el que la competencia crece y las demandas de los consumidores cambian, la gestión manual de categorías se está convirtiendo en un proceso insuficiente y desorganizado. La automatización permite a los minoristas optimizar el análisis de datos, la previsión de la demanda, la gestión del inventario y proporcionar información precisa sobre el surtido existente y sus actualizaciones. Esto aumenta la eficacia, reduce los costes y los riesgos, y les permite responder rápidamente a los cambios en las condiciones del mercado y satisfacer las necesidades de los clientes.