¿Un inventario desequilibrado está "matando" su EBITDA? La solución. Parte 2

En la Parte 1 de este artículo, ya hemos explorado las causas de un inventario desequilibrado y los problemas a los que conduce. Consideremos la forma más eficaz de abordar esta cuestión.

Principales conclusiones

Equilibrar inventario recupera margen y capital bloqueado, protegiendo EBITDA.

• Identificar slow movers y actuar rápido. 

• Integrar forecasts precisos con reposición. 

• Usar tech para visibilidad por SKU. 

• Renegociar con proveedores según rotación. 

• Establecer alertas automáticas.

La solución al dilema "ventas vs economía" suele surgir en una empresa con un nuevo y ambicioso director de compras y de la cadena de suministro. Lo más probable es que esta persona ya haya trabajado en empresas de sistemas y haya aprendido que la optimización de los inventarios y el equilibrio entre la pérdida de ventas y los excedentes sólo es fácilmente alcanzable cuando las cadenas de suministro se transforman fundamentalmente y se automatizan utilizando soluciones avanzadas.

Imaginemos una hipotética cadena de supermercados de comestibles, Cranberry Market, con unas ventas anuales de 500 millones de dólares y un valor de inventario de 179,8 millones de dólares (el 20% de los activos de la empresa). El EBITDA del año pasado fue de 30 millones de dólares o el 6% de los ingresos. Actualmente, la empresa cuenta con 20 personas que trabajan en la generación de pedidos y le dedican el 50% de su tiempo. Cuentan con la ayuda de un sistema ERP que elabora previsiones basadas en datos históricos, mientras que los especialistas en compras realizan ajustes manuales en función de las próximas promociones y las tendencias estacionales.

Además, imaginemos que Linda, que antes trabajaba para una cadena de supermercados como directora de compras, se hace cargo del departamento de la cadena de suministro del Cranberry Market. La estrategia del periodo de prueba de Linda incluirá la implantación de un sistema automatizado de gestión de inventarios porque la empresa anterior utilizaba un software de este tipo y ella ha podido comprobar todas sus ventajas. Además, Linda confía en que el nuevo sistema le permitirá mostrar ya excelentes resultados durante el periodo de prueba de seis meses. Aún así, ahora es esencial convencer a la dirección de Cranberry Market de estas ventajas.

• Cloud solution

Linda elegirá sin duda una solución SaaS, ya que una solución de suscripción mensual basada en la nube no requiere costosos servidores y puede utilizarse mientras se esté satisfecho con los resultados. Esto, a su vez, garantiza la implicación continua del proveedor en la maximización de los beneficios a corto y largo plazo para el cliente.

• Previsión de la demanda basada en IA
  

El nuevo sistema proporcionará previsiones de ventas automatizadas a corto, medio y largo plazo de hasta un año (lo que es especialmente importante para los productos con plazos de entrega largos, como los procedentes de China o la India). Los sofisticados algoritmos de IA tendrán en cuenta la mayoría de los factores que afectan a la demanda de los clientes a nivel de SKU-tienda/canal-día: historial de ventas, estacionalidad, días de la semana, tendencias, características regionales, próximas vacaciones, promociones, etc. Además, gracias al aprendizaje automático, un sistema de este tipo seguirá mejorando la precisión de las previsiones con el paso del tiempo.

• Sistema de reposición totalmente automatizado
  

Un sistema de reaprovisionamiento automatizado permitirá a la empresa generar y enviar pedidos a proveedores externos o al almacén de forma centralizada sin la intervención de planificadores de la demanda o empleados de la tienda. El sistema tendrá en cuenta los saldos actuales, el plazo de entrega, las cantidades en tránsito, las fechas de caducidad de los productos, las condiciones de los proveedores y los horarios para que cada artículo llegue al destino adecuado y en la cantidad correcta sin crear exceso de existencias y garantizando una disponibilidad óptima. Además, evitará el error humano y liberará al personal implicado en la generación de pedidos para tareas estratégicas más críticas dejando que el sistema se ocupe de las tareas rutinarias.

• Gestión eficaz de las existencias frescas
  

Unos algoritmos únicos tendrán en cuenta las fluctuaciones de la demanda según el día de la semana, las condiciones de los proveedores, el envasado y los plazos de entrega de los productos perecederos. Esto garantizará la máxima disponibilidad diaria de productos frescos, con un mínimo de amortizaciones y rebajas al final del día/fecha de caducidad. En un entorno de grandes cadenas, se trata de un paso esencial hacia la esbeltez y la reducción de residuos y, por tanto, la mejora de la eficacia operativa.

• Asignación de inventarios en varios compartimentos
  

Los algoritmos del nuevo sistema también tendrán en cuenta todas las peculiaridades del movimiento de mercancías y generarán previsiones muy precisas para la gestión del inventario tanto en los almacenes regionales como en los centrales. Se estimará la demanda de mercancías para cada almacén reabastecido a través del centro de distribución. Esto incluirá el número de entregas de mercancías por parte de un proveedor externo a cada tienda en función del calendario de entregas del DC, la estacionalidad, las promociones y otros factores, lo que permitirá una distribución óptima y puntual de las mercancías, independientemente del número de enlaces logísticos.

• Apoyo automático a la rotación del surtido
  

Linda sabe por experiencia previa que la rotación del surtido, incluso a un 30% anual, es más eficaz cuando se realiza de forma automática. Cuando se introducen nuevas SKU, el sistema predice automáticamente el primer pedido en función de sus características. La nueva SKU es una sustitución o un análogo de una ya existente, o es totalmente nueva para la red. Sólo así pueden evitarse costosos errores en la ampliación y sustitución del surtido. En caso de retirada de productos, el programa tendrá en cuenta la estructura de la cadena de suministro para realizar un seguimiento del inventario en todos los niveles para una retirada eficaz de los productos.

• Cuadro de mandos informativo y módulo de análisis en profundidad
  

Es fundamental mantener el pulso de todas las métricas clave para gestionar el inventario de forma continua y eficaz. Linda lo sabe, y también sabe que para ello es necesario disponer de un cuadro de mandos informativo al alcance de la mano, en el que se puedan ver los KPI tanto operativos como estratégicos en unos pocos clics. Esto permite detectar y eliminar a tiempo las desviaciones, así como elaborar una estrategia eficaz para el futuro. El nuevo sistema también debe contener un potente módulo de análisis y un completo sistema de informes para obtener la máxima visibilidad y analizar los problemas a todos los niveles.

Refiriéndonos al ejemplo de una hipotética cadena de supermercados, Cranberry Market, creemos que es justo considerar dos variantes de acontecimientos y, en consecuencia, de cálculos.

Opción 1

Linda se incorporó a la empresa en un momento en el que el enfoque de "las ventas primero" había sido durante mucho tiempo la base de la estrategia empresarial. Como resultado, la disponibilidad de los productos alcanzó una media del 96% con una tasa de rotación de 35 días (frente a los 28 días de un competidor directo).

Aunque en la experiencia anterior de Linda, la implantación de la solución se tradujo en un aumento de las ventas del 3%, se dio cuenta de que, incluso con una disponibilidad ya elevada, cabía esperar un aumento de las ventas del 1% gracias a una mejor previsión y distribución. Fijó un objetivo de rotación de 30 días en lugar de 28 porque el sistema es "inercial" y llevará tiempo eliminar el exceso de inventario sin incurrir en costes adicionales. Los cálculos mostraron que esto produciría una ganancia anualizada de EBITDA de 1.914 millones de dólares (7,7%).

De hecho, el aumento anual previsto de los ingresos netos en este caso sería de unos 1,55 millones de dólares o un 17%.

Opción 2

Si Linda llegó cuando la empresa estaba en modo "económico" y la disponibilidad de productos era del 92% con un índice de rotación de 30 días, espera aumentar la disponibilidad y, por tanto, incrementar las ventas en un 2% manteniendo e incluso mejorando ligeramente la rotación en un 5% hasta los 28,5 días mediante la implantación del nuevo sistema de gestión de inventarios.

Resultados económicos previstos:

Crecimiento del EBITDA: 2,41 millones de dólares (+9,6%)

Crecimiento del beneficio neto: 1,75 millones de dólares (+16%)

Efecto de bonificación

En ambos casos, se esperaba un importante ahorro de mano de obra gracias a la centralización y automatización de los procesos de reaprovisionamiento. Como sabemos, la empresa tenía a 20 personas trabajando en los pedidos, la mitad de su tiempo de trabajo cuando llegó Linda. Con un salario medio de 90.000 dólares al año, esto suponía 900.000 costes anuales.

Tras implantar la automatización, sólo 5 personas dedicaron el 100% de su tiempo a atender pedidos. Suponiendo que los salarios siguieran siendo los mismos, los costes resultantes fueron de sólo 450.000 dólares anuales. Naturalmente, este ahorro es condicional, ya que no estamos hablando de despidos de personal. El tiempo liberado puede dedicarse a tareas y proyectos estratégicos y a establecer interacciones más eficaces con otros departamentos y proveedores, lo que aumentará la eficacia global de los procesos empresariales.

Partiendo de estas cifras, Linda se reunió con el proveedor del sistema para hacer una estimación preliminar, aunque no exacta, del importe de la inversión en el proyecto. Después, tras calcular el ROI del proyecto, se alegró de ver un 500-600% y empezó a preparar una presentación para la dirección de la empresa. No cabe duda de que los cálculos convencerán a la dirección de Linda para que invierta en el nuevo sistema de gestión de inventarios..

Como vemos, la eficacia financiera y operativa de un negocio minorista puede resentirse de muchos factores, a menudo no evidentes, como el desequilibrio de las existencias.

El mundo de la venta al por menor es demasiado dinámico y la cantidad de datos que hay que analizar es tan grande que la experiencia, la intuición de los empleados y los modelos relativamente sencillos en Excel o ERP no bastan para tomar decisiones óptimas. Es muy difícil encontrar un equilibrio sin una buena metodología y modelos matemáticos sofisticados en la vieja batalla entre las estrategias de los "vendedores" y los "economistas". Afortunadamente, hoy en día el papel de gran ecualizador en este asunto lo ocupa firmemente la IA o, mejor dicho, las modernas soluciones tecnológicas basadas en la inteligencia artificial y el aprendizaje automático. Estos sistemas realizan cálculos y toman decisiones tácticas de forma imparcial para las personas basándose en complejos algoritmos, y también ayudan a los directivos a tomar importantes decisiones estratégicas. Estos sistemas pueden simplemente "ver" las claves y los patrones en la interminable variedad de datos que normalmente son inaccesibles a los ojos humanos.

Relacionado:  8 pasos hacia la perfección en la gestión del surtido

Además, cálculos sencillos y aproximados demuestran que incluso los efectos mínimos de un sistema de este tipo proporcionan un aumento significativo de los beneficios y le permiten recuperar sus inversiones en el primer año de implantación. Y en los años siguientes, ofrece oportunidades de crecimiento estable y expansión del negocio, liberando enormes cantidades de dinero y arreglando procesos empresariales ineficaces.