Cómo perder su negocio de gestión de inventario de 7 maneras. Parte 1

El inventario es el principal activo de cualquier negocio minorista. La gestión eficiente del inventario y el monitoreo continuo hacen posible que el negocio multiplique sus ganancias y evite el exceso de inventario y las pérdidas financieras. Puede leer en nuestro material qué factores afectan el éxito de la cadena y qué errores se deben evitar en la gestión de inventario. 

1. No tener un proceso para obtener datos claros y actualizados 

Incluso el sistema de gestión de inventario más eficiente falla sin datos de alta calidad. Los datos cualitativos se refieren a factores tales como precisión, integridad, relevancia, confiabilidad y consistencia. ¿Por qué es esto tan importante? 

En términos de gestión de inventario, uno de las tareas más importantes es la precisión de los pedidos. Se basa en el análisis y consideración simultánea de un gran número de factores para determinar las dependencias, la elasticidad de la demanada y las previsiones de construcción. Sin datos de ventas e inventarios correctos, es difícil elaborar previsiones de referencia utilizando métodos estadísticos estándar. Y si estamos hablando de usar métodos de ML/IA, por ejemplo, para predecir ventas promocionales, entonces las estadísticas son indispensables, porque se utilizan grandes cantidades de datos para crear modelos (por ejemplo, LEAFIO AI Retail Platform tiene en cuenta: ventas promocionales con referencia a descuentos, tipos de promociones y mecánica, información sobre lugares, etc.), que se encuentran más amenudo en diferentes fuentes y pueden ser contradictorios y con diferentes formatos de datos o no estar disponibles en absoluto. 

A excepción de lo anterior, otros factores también afectan la precision de los pedidos: la disponibilidad y exactitud de la matriz de pedidos, información actualizada sobre los plazos de entrega, la cantidad mínima de pedido de los proveedores, el cierre oportuno de los pedidos y la realización del inventario, los procedimientos de cancelación, etc. 

La calidad de los datos recibidos influye directa y muy fuertemente en los errores de previsión, lo que conlleva a consecuencias negativas de excedentes y escasez y pueden costar mucho dinero a una empresa. También hay un enorme potencial para el uso de factores y datos que actualmente no están involucrados en los modelos de aprendizaje automático. 

Para evitar fallas en la calidad de los datos, debe: 

1. Establecer procesos comerciales: a nivel de sistema, prohibir operaciones retroactivas y ajustes después del cierre de documentos, garantizar la publicación oportuna de documentos, regular los procesos de inventario y cancelación, automatizar la aceptación y el cierre de pedidos, etc.;
2. Reducir el número de operaciones manuales = la influencia del factor humano: olvido, información ingresada correctamente o en el Sistema equivocado; 
3. Procure tener una sola fuente para ingresar y actualizar los datos entrantes; 
4. Designar a los responsables de cada proceso y de la importancia de los datos, a los que aprueben y hagan cambios; 
5. Comprobación automatica de errores: por ejemplo, comprobación de duplicados, formatos de datos, omisiones/datos faltantes en valores, incoherencies. La presencia de marcadores con errores cambia el foco de atención solo a las áreas problemáicas, lo que aumenta la probabilidad de resolver y corregir las deficiencias; 
   
   Tablero operacional para tareas diarias en Leafio Inventory Optimization System
   
6. Realizar el análisis de datos para identificar errores no insignificantes. Por ejemplo, en el sistema LEAFIO AI Retail Solutions, es importante trabajar con los siguientes informes: А. El informe de inventarios residuales dudosos muestra un producto con un remanente, pero sin ventas por un cierto período de tiempo (dependiendo de la categoría de demanda del producto). Con este informe, puede identificar productos con un sobrante congelado y resolverlos, lo que en última instancia aumentará la facturación. 
7. El informe de cantidad de pedido muestra cuándo se entregaron los productos por debajo de la cantidad. Al trabajar con él, puede encontrar fallas en los datos, lo que ayuda a mejorar la precisión del pedido y evitar excedentes injustificados.

La calidad de los datos mejora la precisión de las herramientas de análisis de BI y hace que los usuarios empresariales tengan más probabilidades de confiar en ellas que en su propia intuición u hojas de cálculo. Esto conduce a una toma de decisiones empresariales más eficientes y, posteriormente, aumenta las ventas, optimiza los procesos internos y obtiene una ventaja competitiva. 

2. No tener los KPI correctos para cada gerente de la cadena de suministros (gerentes de categoría, planificadores de demanda, equipo de marketing commercial, departamento de logística)

Existe una amplia gama de KPI para la gestión de la cadena de suministro. Pero los indicadores básicos para los gerentes de inventario se consideran los siguientes:

• Nivel de inventario – este indicador debe ser visto en la dinámica (por ejemplo, utilizando el informe LFL). Es importante estudiar la estructura para entender dónde están los fondos congelados. 
  
  Informe LFL en Leafio Inventory Optimization System
  
  
• El excedente es un exceso de inventario  creado debido a una disminución en las ventas o un exceso de pedido de mercancías. Como resultado, la facturaciión empeora y el dinero se retiene. 
• Las pérdidas de ventas ocurren debido a entregas cortas y previsiones incorrectas, afectando las ganancias de la empresa. Es muy importante ver la cantidad y el porcentajede ganancias perdidas. 
• El porcentaje de disponibilidad es similar al KPI de ventas perdidas pero en cantidad. Proporciona información sobre qué tan bien se mantiene el surtido aprobado. La baja disponibilidad puede resultar en la pérdida de un cliente. 
• Las ventas y ganancias (marginalidad) y la utilidad bruta permiten evaluar el crecimeinto del negocio y su eficiencia económica. 
• La rotación de inventario  refleja la relación entre el inventario y las ventas minoristas. Este es un indicador relativo y, más a menudo, se analiza en el contexto de una cadena o categoría. 

Es importante estar informado de los KPI de períodos anteriores, si mejoraron o empeoraron, y compararlos con los estándares objetivo. Es la única forma en que puede sacar una conclusión correcta sobre que tan eficientemente administra el inventario. 

La correcta combinación e integración de estos indicadores tiene un valor mucho mayor para la eficiencia de todo el sistema que el uso de KPI por separado. Los malos ejemplos del uso de objetivos individuales en el Sistema de motivación pueden ser bastante costosos para una empresa.

• Por ejemplo, centrarse solo en el indicador de ingresos puede representar riesgos para el KPI de retorno de las ventas. 
• La rotación es importante, pero debe evaluarse junto con las ventas perdidas, el nivel de servicio, el análisis de la rentabilidad del inventario y las ganancias obtenidas. 

Un gran ejemplo son los KPI de disponibilidad y volumen de ventas para los gerentes de compras que dan una indicación real del estado del inventario al equilibrarse entre sí. El KPI del gerente de categoría puede centrarse en cumplir el plan de rotación (considerando descuentos), la ganancia mínima de la categoría y el volumen de negocios, así como la optimización del surtido KPI (porcentaje de los productos difíciles de vender y de baja rotación), el cumplimiento de los estándares del inventario de categoría (%), comparación de la dinámica de desarrollo de categorías en el mercado y dentro de la empresa. Para los planeadores de demanda, estos son indicadores estadísticos de precisión de pronóstico (por ejemplo, WMAPE) e indicadores financieros de pérdidas de ventas, excedentes y volumen de ventas. El equipo de especialistas en marketing comercial supervisa el crecimiento de la cuenta y el aumento en el conocimiento de la marca, es decir, los KPI de lealtad a la marca (estos son: ganancias, influencia, control promedio, participación de mercado, ganancia por metro de estante, etc.)

Si, cada indicador tiene sus ventajas y desventajas, pero recuerde que cada empresa tiene sus propias objetivos: por ejemplo, un rápido crecimiento o mantener la cuota del mercado. 

En consecuenia, los KPI de la cadena de suministro “correctos” variarán según la empresa. 

A veces, encontrar los KPI “correctos” es una cuestión de prueba y error. Para hacerlo más fácil, trate de evitar errores comunes en la construccción de un sistema KPI de la cadena de suministro:

• El Sistema de KPI es demasiado complejo para entenderlo, hay muchos indicadores. No se olvide de la letra K. Es difícil esperar que los gerentes analicen docenas de indicadores diariamete o incluso semanalmente. En cambio, los KPI deben incluir algunos indicadores que sus equipos puedan rastrear y responder continuamente. 
• Sin propietario de KPI. Cada indicador debe tener un “propietario” quien supervisará los cambios en los indicadores y responderá a ellos, y también podrá influir directa o indirectamente en este indicador. 
• Los objetivos comerciales no están respaldados por indicadores clave de rendimiento. Por ejemplo, el objetivo de la empresa es lograr un rápido crecimiento y los KPI se basan en la rentabilidad, la facturación y las acciones no convertibles. En cambio, si es necesario seguir claramente y comprender los objetivos estratégicos y tácticos de la empresa. La ventaja de tal sistema es que la gerencia puede influir en cualquier parámetro del trabajo de los empleados. Por ejemplo, el objetivo de un negocio es luchar contra las acciones no convertibles; para esto, el parámetro “cantidad y proporción no convertibles” debe ser incluido en el sistema de motivación de los gerentes de categoría y compradores. 
• KPI individuales que no están fortalecidos o equilibrados por otros. El secreto is mantener el equilibrio entre indicadores críticos pero diferentes. Por ejemplo, le recomentamos que ingrese los indicadores para ganancias y facturación en conjunto. ¿Por que es esto importante? Si solo piensa en la rotación, el empleado introducirá principalmente productos de alta rotación en el surtido, a expensas de los rentables. Y vicevesrsa, si el empleado es responsable solo de las ganancias, el surtido se inclinará hacia productos caros de alto margen y no prestará atención a los productos con un bajo margen. Tales ejemplos se observan particularmente con la motivación monetaria para cumplir con los KPI. 
• Los KPI no tienen valores reales planeados. Eso significa que no hay motivación para hacerlos. Para evitar esto, puede investigar el historial de su propio negocio o punto de referencia. En cualquier caso, cada indicador de desempeño debe tener un objetivo o un límite con un nivel mínimo aceptable de rendimiento.
• Es un error no actualizer los KPI por años, ya que con el tiempo pierden relevancia. 

En general, los KPI brindan información de que tan bien está progresando la empresa hacia sus objetivos e informa de las decisiones tomadas. En el caso de gestión de inventario, la supervisión estrecha de los KPI puede ayudar a mejorar la precisión del pedido, detectar y responder a los cambios en la demanda, reducir los excedentes y ventas perdidas, y en consecuencia aumentar las ganancias. 

3. No tener herramientas de primera calidad para la gestión de inventario 

La importancia de contar con una herramienta eficaz de gestión de inventario no puede ser exagerada en estos días. Estas herramientas están diseñadas para realizar las siguientes tareas: 

• Previsión autónoma y planeación de la demanda;
• Generación de pedidos automática;
• Reposición y equilibrio oportunos en todos los niveles de la cadena de suministro en un entorno de baja previsión y constantes cambios. 

Los objetivos del sistema son lograr una alta precisión de los pedidos, evitar el desabastecimiento, acelerar la rotación y reducir las cancelaciones, todo esto aumenta las ventas y ganancias. Esto da a los gerentes más tiempo para analizar y eliminar cuestiones problemáticas debido a las asignaciones actuales. 

Debe reconsiderar urgentemente usar su herramienta de gestión de inventario si nota los siguientes factores desencadenantes: 

• Surtido desequilibrado: a menudo faltan productos de movimiento rápido y alta demanda, y los difícil de vender abarrotan el almacén y los estantes. Hay ventas pedidas. Los niveles de disponibilidad promedian el 80% o menos. 
• Un alto nivel de excedentes congela el capital circulante. Los de baja rotación se cancelan como pérdidas o se venden a precios bajos. 
• Los gerentes se quejan constantemente de la falta de inventario, aunque el almacén se expande rápidamente en términos de espacio y personal.
• Los productos rechazados en el almacén (reclasificación, escasez de pedidos formados y enviados al cliente) están aumentando. 
• Gastos adicionales de traslado de mercancías entre lugares de almacenamiento para entregas urgentes. 
• No hay generación de pedidos automatizada. Para calcular revisiones y pedidos, se utilizan las opiniones expertas de los gerentes y los métodos del autor; los gerentes no son intercambiables.
• Un gran porcentaje de fallas debido a factores humanos. 
• No existen herramientas operativas para medir y controlar las ventas perdidas, los excedentes y la facturación. 

Una gestión adecuada del inventario mejorará la satisfacción del cliente y la eficiencia de toda la cadena de suministro. 

Compartimos los resultados de nuestros clientes:  reducción del excedente en un 30-60%, crecimiento de las ventas en un 20%, aceleración de la facturación en un 20-30%, y liberación de dinero del inventario.

CÓMO PERDER LA PARTIDA EN LA GESTIÓN DE INVENTARIOS DE 7 MANERAS

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