O estoque desequilibrado está "matando" seu EBITDA? A solução. Parte 2

Na Parte 1 deste artigo, já exploramos as causas do estoque desequilibrado e os problemas a que ele leva. Vamos considerar a maneira mais eficaz de abordar esse problema.

Principais conclusões

Estoque equilibrado protege EBITDA e melhora giro.

• Ajuste safety stock com IA. 

• Monitore aging e obsolescência. 

• Forecast micro segmentado. 

• Integre vendas com reposição. 

• Use promoções para limpar excessos.

A solução para o dilema "vendas versus economia" geralmente surge em uma empresa com um novo e ambicioso diretor de compras e cadeia de suprimentos. É provável que essa pessoa já tenha trabalhado em empresas de sistemas e tenha aprendido que a otimização de estoques e o equilíbrio entre vendas perdidas e excedentes são facilmente alcançáveis somente quando as cadeias de suprimentos são fundamentalmente transformadas e automatizadas com o uso de soluções avançadas.

Vamos imaginar uma cadeia hipotética de supermercados, a Cranberry Market, com vendas anuais de US$ 500 milhões e um valor de estoque de US$ 179,8 milhões (20% dos ativos da empresa). O EBITDA do ano passado foi de US$ 30 milhões ou 6% da receita. Atualmente, a empresa tem 20 pessoas trabalhando na geração de pedidos e elas gastam 50% do seu tempo nisso. Elas são auxiliadas por um sistema ERP que cria previsões com base em dados históricos, enquanto os especialistas em compras fazem ajustes manuais com base em promoções futuras e tendências sazonais.

Além disso, vamos imaginar que Linda, que trabalhou anteriormente para uma rede de supermercados como diretora de compras, assuma o departamento de cadeia de suprimentos do Cranberry Market. A estratégia de período de experiência de Linda incluirá a implementação de um sistema automatizado de gerenciamento de estoque porque a empresa anterior usava esse software e ela viu todos os seus benefícios. Além disso, Linda está confiante de que o novo sistema permitirá que ela apresente excelentes resultados já durante o período de teste de seis meses. Ainda assim, agora é essencial convencer a gerência do Cranberry Market desses benefícios.

• Solução em nuvem
  

Linda, sem dúvida, escolherá uma solução SaaS, pois uma solução de assinatura mensal baseada em nuvem não requer servidores caros e pode ser usada enquanto o cliente estiver satisfeito com os resultados. Isso, por sua vez, garante o envolvimento contínuo do fornecedor na maximização dos benefícios de curto e longo prazo para o cliente.

• Previsão de demanda baseada em IA
  

O novo sistema fornecerá previsões de vendas automatizadas de curto, médio e longo prazo para até um ano (o que é especialmente importante para produtos com longos prazos de entrega, como os da China ou da Índia). Algoritmos sofisticados de IA considerarão a maioria dos fatores que afetam a demanda do cliente no nível de SKU-loja/canal-dia: histórico de vendas, sazonalidade, dias da semana, tendências, características regionais, feriados futuros, promoções etc. Além disso, graças ao aprendizado de máquina, esse sistema continuará a melhorar a precisão das previsões ao longo do tempo.

• Sistema de reabastecimento totalmente automatizado
  

Um sistema de reabastecimento automatizado permitirá que a empresa gere e envie pedidos para fornecedores externos ou para o depósito de forma centralizada, sem a intervenção de planejadores de demanda ou funcionários da loja. O sistema levará em consideração os saldos atuais, o prazo de entrega, as quantidades em trânsito, as datas de vencimento do produto, os termos do fornecedor e as programações para que cada item chegue ao destino certo e na quantidade correta, sem criar excesso de estoque e garantindo a disponibilidade ideal. Além disso, ele evitará erros humanos e liberará a equipe envolvida na geração de pedidos para tarefas estratégicas mais críticas, deixando que o sistema lide com as tarefas de rotina.

• Gerenciamento eficiente de estoque fresco
  

Algoritmos exclusivos levarão em conta as flutuações na demanda por dia da semana, as condições do fornecedor, a embalagem e os prazos de entrega de produtos perecíveis. Isso garantirá a disponibilidade máxima de produtos frescos diariamente, com o mínimo de baixas e remarcações no final do dia/data de validade. Em um ambiente de cadeia de grande porte, essa é uma etapa essencial para a redução do desperdício e, portanto, para o aumento da eficiência operacional.

• Alocação de estoque para vários escalões
  

Os algoritmos do novo sistema também levarão em conta todas as peculiaridades da movimentação de mercadorias e gerarão previsões altamente precisas para o gerenciamento de estoques nos depósitos regionais e centrais. A demanda por mercadorias será estimada para cada loja reabastecida por meio do CD. Isso incluirá o número de entregas de mercadorias por um fornecedor externo a cada loja, com base na programação de entrega do CD, sazonalidade, promoções e outros fatores, o que permitirá a distribuição ideal e oportuna de mercadorias, independentemente do número de links de logística.

• Suporte automático para rotação de sortimento
  

Linda sabe, por experiência anterior, que a rotação do sortimento, mesmo que seja de 30% ao ano, é mais eficaz quando feita automaticamente. Quando novas SKUs são introduzidas, o sistema prevê automaticamente o primeiro pedido, dependendo de suas especificidades. A nova SKU é uma substituição ou um análogo de uma SKU existente, ou é totalmente nova para a rede. Essa é a única maneira de evitar erros dispendiosos na expansão e substituição do sortimento. No caso de retirada do produto, o programa levará em conta a estrutura da cadeia de suprimentos para rastrear o estoque em todos os níveis para uma retirada eficiente do produto.

• Painel de controle informativo e módulo de análise profunda
  

É fundamental manter o controle de todas as principais métricas para gerenciar o estoque de forma contínua e eficaz. Linda sabe disso e também sabe que para isso é necessário ter um painel informativo na ponta dos dedos, onde o senhor pode ver os KPIs operacionais e estratégicos com apenas alguns cliques. Isso possibilita perceber e eliminar desvios a tempo, bem como criar uma estratégia eficaz para o futuro. O novo sistema também deve conter um módulo de análise avançado e um sistema abrangente de geração de relatórios para obter o máximo de visibilidade e análise de problemas em todos os níveis.

Referindo-nos ao exemplo de uma cadeia de supermercados hipotética, a Cranberry Market, achamos que é justo considerar duas variantes de eventos e, consequentemente, de cálculos.

Opção 1

Linda entrou na empresa em uma época em que a abordagem "vendas em primeiro lugar" era a base da estratégia de negócios. Como resultado, a disponibilidade de produtos era em média de 96%, com uma taxa de rotatividade de 35 dias (em comparação com os 28 dias de um concorrente direto).

Embora, na experiência anterior de Linda, a implementação da solução tenha resultado em um aumento de 3% nas vendas, ela percebeu que, mesmo com uma disponibilidade já alta, um aumento de 1% nas vendas poderia ser esperado por meio de uma melhor previsão e distribuição. Ela estabeleceu uma meta de rotatividade de 30 dias em vez de 28 dias porque o sistema é "inercial" e levará tempo para eliminar o excesso de estoque sem incorrer em custos adicionais. Os cálculos mostraram que isso resultaria em um ganho de EBITDA anualizado de US$ 1.914 milhões (7,7%).

Na verdade, o aumento anual esperado no lucro líquido nesse caso seria de cerca de US$ 1,55 milhão ou 17%.

Opção 2

Se Linda chegou quando a empresa estava no modo "econômico" e a disponibilidade de produtos era de 92%, com uma taxa de rotatividade de 30 dias, ela espera aumentar a disponibilidade e, assim, aumentar as vendas em 2%, mantendo e até melhorando ligeiramente a rotatividade em 5%, para 28,5 dias, por meio da implementação do novo sistema de gerenciamento de estoque.

Resultados econômicos esperados:

Crescimento do EBITDA: US$ 2,41 milhões (+9,6%)

Crescimento do lucro líquido: US$ 1,75 milhão (+16%)

Efeito bônus

Em ambos os casos, esperava-se uma economia significativa de mão de obra devido à centralização e à automação dos processos de reabastecimento. Como sabemos, a empresa tinha 20 pessoas trabalhando nos pedidos, metade de seu tempo de trabalho quando Linda chegou. Com um salário médio de US$ 90.000 por ano, isso representava 900.000 custos anuais.

Após a implementação da automação, apenas cinco pessoas passaram a dedicar 100% do seu tempo ao atendimento de pedidos. Supondo que os salários permaneceram os mesmos, os custos resultantes foram de apenas US$ 450 mil por ano. Naturalmente, essa economia é condicional, pois não estamos discutindo a demissão de funcionários. O tempo liberado pode ser dedicado a tarefas e projetos estratégicos e ao estabelecimento de interações mais eficazes com outros departamentos e fornecedores, o que aumentará a eficiência geral dos processos comerciais.

Usando esses números como base, Linda se reuniu com o fornecedor do sistema para fazer uma estimativa preliminar, embora não exata, do valor do investimento no projeto. Depois de calcular o ROI do projeto, ela ficou satisfeita ao ver 500-600% e começou a preparar uma apresentação para a gerência da empresa. Não há dúvida de que os cálculos convencerão a gerência da Linda a investir no novo sistema de gerenciamento de estoque.

Como podemos ver, a eficiência financeira e operacional de uma empresa de varejo pode ser prejudicada por muitos fatores, muitas vezes não óbvios, como um estoque desequilibrado.

O mundo do varejo é dinâmico demais e a quantidade de dados que precisa ser analisada é tão grande que a experiência, a intuição dos funcionários e modelos relativamente simples no Excel ou no ERP não são suficientes para tomar as melhores decisões. É muito difícil encontrar um equilíbrio sem uma boa metodologia e modelos matemáticos sofisticados na antiga batalha entre as estratégias dos "vendedores" e dos "economistas". Felizmente, hoje o papel do grande equalizador nessa questão está firmemente ocupado pela IA, ou melhor, por soluções tecnológicas modernas baseadas em inteligência artificial e aprendizado de máquina. Esses sistemas fazem cálculos e tomam decisões táticas de forma imparcial para as pessoas com base em algoritmos complexos e também ajudam os gerentes a tomar decisões estratégicas importantes. Esses sistemas podem simplesmente "enxergar" as principais pistas e padrões em uma infinidade de dados que normalmente são inacessíveis aos olhos humanos.

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Além disso, cálculos simples e aproximados mostram que mesmo os efeitos mínimos desse sistema proporcionam um aumento significativo no lucro e permitem que o senhor recupere seus investimentos no primeiro ano de implementação. E, nos anos seguintes, ele oferece oportunidades de crescimento estável e expansão dos negócios, liberando enormes quantias de dinheiro e corrigindo processos comerciais ineficientes.