Baltic Petroleum, un operador de gasolineras líder en Lituania, gestiona una red de 86 gasolineras que ofrecen alrededor de 2.500 referencias. Para agilizar la reposición y la gestión del merchandising, la dirección ha decidido implementar la plataforma integral LEAFIO AI Retail Platform.
La empresa reconoció la necesidad de optimizar sus procesos de negocio y centralizar la gestión de existencias y planogramas en la sede central, centrándose al mismo tiempo en la mejora de los indicadores de rendimiento.
Además de la funcionalidad excepcional de la plataforma, los conocimientos y la experiencia del equipo de LEAFIO AI en proyectos de optimización de cadenas de tiendas de conveniencia de gasolineras fueron los factores decisivos.
Las soluciones LEAFIO Optimización de Inventario y LEAFIO Eficiencia de la Estantería, cada una con su enfoque funcional, comparten una plataforma unificada de intercambio de datos, creando un ecosistema único para la gestión eficiente de inventarios y anaqueles.
El proceso de aplicación
Las soluciones LEAFIO Optimización de Inventario y LEAFIO Eficiencia de Estantería se implementaron simultáneamente siguiendo una metodología clásica de tres etapas:
1) Auditoría del proceso de negocio e integración de datos;
2) Conexión de un surtido piloto a los pedidos y creación de planogramas piloto;
3) Ampliación a toda la red.
El equipo del proyecto del lado del cliente estaba formado por:
- Director Comercial, que actuó como gestor del proyecto
- Dos jefes de grupo de productos, expertos comerciales, futuros usuarios clave, y sus cuatro asistentes se encargaron de las tareas de inventario e implantación en estanterías.
- Dos especialistas informáticos, entre ellos un gestor de proyectos informáticos y un desarrollador.
Formato de comunicación
El equipo interactuó principalmente en línea mediante reuniones de vídeo y un chat de trabajo. Esto incluía sesiones periódicas de preguntas y respuestas, reuniones semanales de estado y comités de proyecto que resumían los resultados al final de cada etapa de implementación.
Además, las tareas del proyecto se gestionaron en un espacio compartido de Trello, avanzando metódicamente en sprints de acuerdo con el calendario de trabajo general del proyecto.
Proyecto 1: Optimización de inventarios y reposición automatizada
Cómo Baltic Petroleum gestionaba el inventario, las promociones y el surtido antes de la implementación de LEAFIO AI.
Antes de implementar LEAFIO Optimización de Inventario, el proceso de creación de pedidos estaba descentralizado, con 84 gerentes de gasolineras que realizaban pedidos de forma independiente en función de su experiencia.
El proceso tardaba unas dos horas por tienda, con un total de 168 horas-hombre. Este enfoque introducía un «factor humano», lo que provocaba un exceso de pedidos y reducía el control y la transparencia.
Las facturas de pago de los proveedores se basaban en lo que podían entregar, lo que impedía comparar las cantidades pedidas y entregadas o detectar discrepancias.
Los pedidos se enviaban a través del módulo de intercambio electrónico de documentos y por correo electrónico. Los calendarios de pedidos se mantenían en Excel sin integración en la interfaz del software.
Internamente, la empresa se centraba más en el análisis de las ventas y los márgenes que en indicadores de inventario como los niveles de excedentes, las ventas perdidas, la disponibilidad y la rotación. No se disponía de ninguna herramienta adecuada para el análisis operativo de estos indicadores.
La información promocional no estaba integrada en el sistema y se mantenía manualmente en Excel, con el riesgo de pérdida de datos y comprometiendo su integridad.
Esta falta de integración con el sistema de pedidos actual provocaba problemas de comunicación a la hora de suministrar artículos promocionales a las tiendas.
Los responsables de las tiendas determinaban manualmente los volúmenes de los pedidos basándose en su experiencia, lo que a menudo daba lugar a pedidos incorrectos y provocaba excesos o carencias de artículos promocionales.
No existían matrices de surtido estables, y el surtido era el mismo para todos los formatos de tienda. Al mismo tiempo, las tiendas podían pedir muchos menos artículos de los que estaban disponibles en la matriz activa, y la gestión del surtido corría a cargo de los gerentes de las gasolineras y no de los gerentes de los grupos de productos de la oficina central.
En consecuencia, los principales retos de la gestión de inventarios eran:
- Elevados niveles de exceso de existencias.
- Problemas de precisión de los pedidos debido a errores humanos.
- Los calendarios de pedidos no estaban sincronizados con la interfaz de pedidos de las tiendas.
- Dificultades para determinar las cantidades de existencias promocionales.
- Falta de una herramienta racionalizada para analizar eficazmente los indicadores de pedidos y existencias.
- Gestión de categorías de productos perecederos.
La falta de un procedimiento sistemático para realizar amortizaciones y comprobaciones de inventario más frecuentes (normalmente una vez al mes) se vio agravada por los pedidos subjetivos de los gestores en las tiendas. Esta incoherencia afectaba a la exactitud de los balances de inventario y, en consecuencia, repercutía en el proceso de pedido de una categoría de bienes tan sensible como la de productos perecederos.
Cambios en los procesos empresariales impulsados por la solución de Optimización de Inventario LEAFIO
1. Proceso de pedido centralizado
El proceso de pedido se centralizó y ahora lo llevan a cabo 4 especialistas en la oficina central en lugar de 84 gestores de gasolineras. Esta consolidación liberó considerablemente de tiempo operativo a los gestores de las tiendas, al tiempo que mejoró la transparencia y el control en toda la red.
2. Gestión dinámica del surtido
Se crearon y utilizaron matrices de surtido actualizadas para gestionar eficazmente los surtidos de productos en toda la red y planificar la reposición de las tiendas.
3. Mejora de la gestión de los productos perecederos
Se revisó el proceso de amortización de mercancías perecederas, tanto en las operaciones sobre el terreno como en el sistema contable. Con esta iniciativa se pretendía garantizar una notificación precisa del saldo de los pedidos de artículos perecederos, sustituyendo el anterior procedimiento mensual.
4. Utilización de herramientas completas de análisis de inventarios
Al implementar el sistema de Optimización de Inventario LEAFIO, el equipo de Baltic Petroleum obtuvo acceso a más de 40 informes detallados y un tablero visual. Se utilizaron diferentes herramientas analíticas en varias etapas de la implementación para supervisar las métricas clave y el rendimiento del sistema.
- Cuadro de mandos detallado
Durante la fase piloto y las operaciones en curso, Baltic Petroleum utilizó activamente el panel de inventario de fácil manejo y la sección de información, que muestra indicadores clave sobre los niveles de existencias, la tramitación de pedidos y el seguimiento del surtido.
- "Informe Fiabilidad" de los proveedores
El informe «Fiabilidad de los proveedores» ha demostrado ser muy valioso en las negociaciones con los proveedores, ya que proporciona datos concretos sobre los pedidos pendientes, las entregas incompletas y los retrasos en las entregas para impulsar mejoras en el nivel de servicio.
- "Informe" Inventarios fantasma
El informe facilitó un análisis de los artículos de inventario estancados, lo que dio lugar a investigaciones sobre discrepancias tales como imprecisiones del sistema contable, disponibilidad en estanterías y relevancia para las matrices de surtido de las tiendas.
«La implementación de LEAFIO Optimización de Inventario ha revolucionado nuestras operaciones. El período de implementación requirió una gran cantidad de nuestros recursos y algunos cambios en nuestra lógica de negocio, pero después de la implementación de LEAFIO AI, automatizó el proceso de pedidos, minimizando la participación humana y garantizando un control meticuloso en cada etapa. Al optimizar el tiempo de nuestro personal, hemos mejorado nuestro enfoque en el servicio al cliente y la eficiencia operativa. Los exhaustivos informes analíticos potencian aún más nuestra toma de decisiones, haciéndonos más ágiles y receptivos en la gestión de nuestro negocio», dijo Edvin Bachšijan, CEO de Baltic Petroleum.
Proyecto 2: Automatización de la comercialización y optimización de la gestión de planogramas
Cómo gestionaba Baltic Petroleum los planogramas antes de la implantación de LEAFIO Eficiencia de la Estantería
Antes de implantar el sistema de optimización de planogramas LEAFIO, no existía un proceso de comercialización integral. Las tiendas decidían de forma independiente la colocación de los productos en los lineales, y los gestores de categorías no sabían si había espacio para todo el surtido. Además, no se creaban planogramas para artículos individuales.
Una excepción era la categoría de Bebidas, que contaba con un planograma básico gestionado en Excel. En ocasiones, los responsables de categoría solicitaban a las tiendas informes fotográficos a través del sistema interno para verificar el cumplimiento del planograma.
Principales retos en la gestión del merchandising
- Ausencia de una función específica de merchandising: Los gestores de categorías de productos se ocupaban parcialmente de las tareas de merchandising, pero no existía una función diferenciada para el merchandising.
- Falta de planogramas estandarizados: No estaba claro dónde, cuánto y qué tipo de productos cabían en los estantes. Las gasolineras decidían por sí mismas la colocación de los productos en los lineales, sin normas generales de distribución.
- Proceso de merchandising no digitalizado: El proceso manual dificultaba la evaluación de parámetros clave de merchandising, como las ventas por metro.
- Problemas de exceso de existencias: El número de artículos activos pedidos superaba el espacio disponible en las estanterías.
- Falta de control de la aplicación del planograma: No había suficiente supervisión para garantizar que los planogramas se seguían con precisión.
Cambios en los procesos de comercialización impulsados por la solución LEAFIO Eficiencia de la Estantería
1. Ciclo completo de gestión del planograma
El proceso incluye ahora un ciclo completo de gestión del planograma, desde la creación hasta la aplicación y el control.
2. Función de vendedor especializado
Se creó un nuevo puesto para gestionar las funciones de merchandising a partir de las recomendaciones.
3. Análisis mejorados
Con la implantación de la solución, el equipo de Baltic Petroleum obtuvo acceso a un completo módulo de análisis con informes detallados para la gestión táctica y estratégica de la comercialización.
Informes clave utilizados durante la aplicación:
- Informe de surtido: Garantiza que todos los productos de la categoría requerida estén en el lineal.
- Informe LFL: Analiza la dinámica de ventas en las categorías piloto y supervisa diariamente los niveles de existencias en los lineales.
- Informe de eficiencia de la disposición: Calcula la eficiencia de los planogramas, realiza un seguimiento de los cambios y compara la dinámica de ventas con las tiendas homólogas.
- Cuadro de mando de tareas: Supervisa el progreso y el control de las tareas.
Resultados totales de la implantación de la plataforma de comercio minorista de LEAFIO AI
Cabe destacar que el proyecto logró un período de recuperación de la inversión de solo un mes, con un impresionante ROI del 1581% en el primer año. Este éxito fue impulsado por la ganancia neta anual generada por el crecimiento de las ventas, la aceleración de la facturación y la reducción de los costos operativos de la gestión de inventario, que cubrieron la inversión inicial en su totalidad.
La mejora de la eficiencia de los procesos comerciales y la automatización de las operaciones con la plataforma LEAFIO AI Retail ha afectado significativamente los KPI en toda la cadena de tiendas Baltic Petroleum.
Hemos observado las siguientes tendencias positivas de KPI:
Se ha logrado una mejora significativa en la reducción de las cancelaciones de productos perecedros, gracias a mejoras en la gestión de pedidos del sistema. En tan solo dos meses, las cancelaciones de la categoría crítica "Sándwiches" disminuyeron del 11 % al 1,9 %.
La digitalización y el análisis de los planogramas existentes, junto con la realización de cambios y el seguimiento periódico del diseño actualizado, dieron como resultado las siguientes mejoras en la tienda piloto en comparación con tiendas similares:
Beneficios de la plataforma de venta minorista LEAFIO AI para Baltic Petroleum
- Reducción de la carga de trabajo
- Menos errores humanos
- Procesamiento de pedidos más rápido y preciso
- Gestión dinámica del surtido con matrices de surtido actualizadas
- Supervisión de la fiabilidad de los proveedores
- Mayor transparencia y control
- Gestión digitalizada de planogramas
- Mejor cumplimiento de los planogramas
- Herramientas integrales para el análisis en profundidad y en tiempo real de los KPI de la tienda
Después de completar la fase de implementación, los equipos de LEAFIO AI y Baltic Petroleum continúan colaborando. Baltic Petroleum pasará al Departamento de Éxito del Cliente, que no solo brinda soporte técnico, sino que también ayuda a monitorear y analizar los indicadores clave de rendimiento, optimizar los procesos e implementar nuevas funcionalidades a partir de los lanzamientos en curso.
El equipo de LEAFIO AI está entusiasmado con la asociación y confía en que Baltic Petroleum ahora está bien equipada para un mayor crecimiento y éxito con las nuevas herramientas.
