Baltic Petroleum, wiodący operator stacji benzynowych na Litwie, zarządza siecią 86 stacji benzynowych oferujących około 2500 referencji. Aby usprawnić zarządzanie uzupełnianiem zapasów i merchandisingiem, kierownictwo zdecydowało się na wdrożenie kompleksowej platformy detalicznej LEAFIO AI.
Firma dostrzegła potrzebę optymalizacji procesów biznesowych oraz centralizacji zarządzania zapasami i planogramami w centrali, skupiając się jednocześnie na poprawie wskaźników wydajności.
Oprócz wyjątkowej funkcjonalności platformy, o wyborze zadecydowała wiedza i doświadczenie zespołu LEAFIO AI w projektach optymalizacji sieci sklepów wielobranżowych na stacjach benzynowych.
Rozwiązania LEAFIO Inventory Optimization i LEAFIO Shelf Efficiency, każde skupiające się na funkcjonalności, korzystają z wspólnej, ujednoliconej platformy wymiany danych, tworząc pojedynczy ekosystem do wydajnego zarządzania zapasami i półkami.
Proces aplikacji
Rozwiązania LEAFIO Inventory Optimization i LEAFIO Shelf Efficiency zostały wdrożone jednocześnie, zgodnie z klasyczną, trzyetapową metodologią:
1) Audyt procesów biznesowych i integracja danych;
2) Podłączenie asortymentu pilotażowego do zamówień i utworzenie planogramów pilotażowych;
3) Rozbudowa na całą sieć.
Zespół projektowy po stronie klienta składał się z:
- Dyrektor Handlowy, który pełnił funkcję kierownika projektu
- Za zadania związane z inwentaryzacją i wdrażaniem półek odpowiadało dwóch liderów grup produktowych, eksperci handlowi, przyszli kluczowi użytkownicy i ich czterej asystenci.
- Dwóch specjalistów IT, w tym kierownik projektu IT i programista.
Format komunikacji
Zespół kontaktował się głównie online, za pośrednictwem spotkań wideo i czatu służbowego. Obejmowało to regularne sesje pytań i odpowiedzi, cotygodniowe spotkania statusowe oraz komitety projektowe, które podsumowywały wyniki na koniec każdego etapu wdrażania.
Dodatkowo zadania projektowe zarządzane były we współdzielonej przestrzeni Trello, postępując metodycznie w sprintach, zgodnie z ogólnym harmonogramem prac projektu.
Projekt 1: Optymalizacja zapasów i automatyczne uzupełnianie
Jak Baltic Petroleum zarządzało zapasami, promocjami i asortymentem przed wdrożeniem LEAFIO AI.
Przed wdrożeniem LEAFIO Inventory Optimization proces tworzenia zamówień był zdecentralizowany, a 84 menadżerów stacji benzynowych samodzielnie składało zamówienia w oparciu o swoje doświadczenie.
Proces ten trwał około dwóch godzin na sklep, co daje łącznie 168 roboczogodzin. Podejście to wprowadziło „czynnik ludzki”, co doprowadziło do nadmiernego zamawiania oraz ograniczenia kontroli i przejrzystości.
Faktury płatnicze dostawców opierały się na tym, co byli w stanie dostarczyć, co uniemożliwiało porównanie ilości zamówionych i dostarczonych lub wykrycie rozbieżności.
Zamówienia przesyłane były poprzez moduł elektronicznej wymiany dokumentów oraz drogą elektroniczną. Kalendarze zamówień prowadzono w programie Excel bez integracji z interfejsem oprogramowania.
Wewnętrznie firma skupiła się bardziej na analizie sprzedaży i marży niż na wskaźnikach zapasów, takich jak poziom nadwyżek, utrata sprzedaży, dostępność i obrót. Nie było dostępnego odpowiedniego narzędzia do analizy operacyjnej tych wskaźników.
Informacje promocyjne nie były integrowane z systemem i były prowadzone ręcznie w programie Excel, co wiązało się z ryzykiem utraty danych i naruszenia ich integralności.
Ten brak integracji z obecnym systemem zamówień spowodował problemy komunikacyjne przy dostawie artykułów promocyjnych do sklepów.
Kierownicy sklepów ręcznie ustalali wielkość zamówień na podstawie swojego doświadczenia, co często skutkowało błędnymi zamówieniami i przyczyną nadmiernych zapasów lub niedoborów artykułów promocyjnych.
Nie istniały stabilne matryce asortymentowe, a asortyment był taki sam dla wszystkich formatów sklepów. Jednocześnie sklepy mogły zamówić znacznie mniej artykułów, niż było w aktywnej matrycy, a zarządzaniem asortymentem zajmowali się menadżerowie stacji benzynowych, a nie menadżerowie grup produktowych w centrali.
W związku z tym głównymi wyzwaniami związanymi z zarządzaniem zapasami były:
- Wysoki poziom nadwyżek magazynowych.
- Problemy z dokładnością zamówienia spowodowane błędem ludzkim.
- Kalendarze zamówień nie zostały zsynchronizowane z interfejsem zamówień sklepów.
- Trudności w ustaleniu ilości zapasów promocyjnych.
- Brak usprawnionego narzędzia do efektywnej analizy wskaźników zamówień i stanów magazynowych.
- Zarządzanie kategoriami produktów łatwo psujących się.
Brak systematycznej procedury częstszych odpisów i kontroli stanów magazynowych (zwykle raz w miesiącu) był spotęgowany subiektywnymi prośbami kierowników sklepów. Ta niespójność miała wpływ na dokładność stanów magazynowych, a co za tym idzie, miała wpływ na proces zamawiania towarów z kategorii tak wrażliwej, jak produkty łatwo psujące się.
Zmiany w procesach biznesowych napędzane rozwiązaniem LEAFIO Inventory Optimization
1. Scentralizowany proces zamówień
Proces składania zamówień został scentralizowany i obecnie realizowany jest przez 4 specjalistów w centrali zamiast 84 kierowników stacji benzynowych. Ta konsolidacja znacznie zwolniła czas operacyjny menedżerów sklepów, poprawiając jednocześnie przejrzystość i kontrolę w całej sieci.
2. Dynamiczne zarządzanie asortymentem
Stworzono zaktualizowane matryce asortymentowe, które wykorzystano do efektywnego zarządzania asortymentami produktów w sieci oraz planowania uzupełnień sklepów.
3. Lepsze zarządzanie produktami łatwo psującymi się
Dokonano przeglądu procesu amortyzacji towarów łatwo psujących się, zarówno w operacjach terenowych, jak iw systemie księgowym. Inicjatywa ta miała na celu zapewnienie dokładnego powiadamiania o saldzie zamówień na towary łatwo psujące się, zastępując dotychczasową, miesięczną procedurę.
4. Wykorzystanie kompletnych narzędzi do analizy zapasów
Wdrażając system LEAFIO Inventory Optimization, zespół Baltic Petroleum uzyskał dostęp do ponad 40 szczegółowych raportów i wizualnego dashboardu. Na różnych etapach wdrożenia zastosowano różne narzędzia analityczne w celu monitorowania kluczowych wskaźników i wydajności systemu.
- Szczegółowy pulpit nawigacyjny
W fazie pilotażowej oraz w trakcie bieżącej działalności Baltic Petroleum aktywnie korzystało z przyjaznego dla użytkownika panelu inwentaryzacyjnego oraz sekcji informacyjnej, która wyświetla kluczowe wskaźniki dotyczące poziomu zapasów, realizacji zamówień i śledzenia asortymentu.
- „Raport niezawodności” dostawców
Raport o niezawodności dostawców okazał się bardzo cenny w negocjacjach z dostawcami, dostarczając konkretnych danych na temat zamówień oczekujących, niekompletnych dostaw i opóźnień w dostawach, co pozwala na poprawę poziomu usług.
- „Raportuj” zapasy fantomowe
Raport ułatwił analizę pozycji zapasów, które uległy stagnacji, co doprowadziło do zbadania rozbieżności, takich jak niedokładności systemu księgowego, dostępność na półkach oraz związek z matrycami asortymentu sklepów.
«Wdrożenie LEAFIO Inventory Optimization zrewolucjonizowało nasze działania. Okres wdrożenia wymagał wielu naszych zasobów i pewnych zmian w naszej logice biznesowej, ale po wdrożeniu LEAFIO AI zautomatyzowało proces składania zamówień, minimalizując zaangażowanie człowieka i zapewniając skrupulatną kontrolę na każdym etapie. Optymalizując czas naszych pracowników, zwiększyliśmy koncentrację na obsłudze klienta i efektywności operacyjnej. Kompleksowe raporty analityczne jeszcze bardziej usprawniają nasz proces decyzyjny, czyniąc nas bardziej elastycznymi i responsywnymi w zarządzaniu naszą działalnością” – powiedział Edvin Bachšijan, dyrektor generalny Baltic Petroleum.
Projekt 2: Automatyzacja marketingu i optymalizacja zarządzania planogramem
Jak Baltic Petroleum zarządzało planogramami przed wdrożeniem LEAFIO Shelf Efficiency
Przed wdrożeniem systemu optymalizacji planogramów LEAFIO nie istniał kompleksowy proces marketingowy. Sklepy samodzielnie decydowały o rozmieszczeniu produktów na półkach, a menadżerowie kategorii nie wiedzieli, czy zmieści się w nich cały asortyment. Dodatkowo nie tworzono planogramów dla poszczególnych pozycji.
Wyjątkiem była kategoria Napoje, w której podstawowy planogram zarządzany był w Excelu. Czasami menadżerowie kategorii prosili sklepy o fotoreportaże za pośrednictwem wewnętrznego systemu, aby sprawdzić zgodność z planogramem.
Główne wyzwania w zarządzaniu merchandisingiem
- Brak określonej funkcji merchandisingowej: Menedżerowie kategorii produktów byli częściowo odpowiedzialni za zadania związane z merchandisingiem, ale nie istniała żadna zróżnicowana funkcja w zakresie merchandisingu.
- Brak ujednoliconych planogramów: nie było jasne, gdzie, ile i jakiego rodzaju produkty mieszczą się na półkach. Stacje benzynowe same decydowały o rozmieszczeniu produktów na półkach, bez ogólnych zasad dystrybucji.
- Niecyfrowy proces merchandisingu: ręczny proces utrudnia ocenę kluczowych parametrów merchandisingu, takich jak sprzedaż na metr.
- Problemy z nadmiernymi zapasami: liczba aktywnych zamówionych artykułów przekroczyła dostępną przestrzeń na półkach.
- Brak kontroli stosowania planogramów: Nie było wystarczającego nadzoru, aby zapewnić dokładne przestrzeganie planogramów.
Zmiany w procesach merchandisingowych napędzane rozwiązaniem LEAFIO Shelf Efficiency
1. Pełny cykl zarządzania planogramem
Proces obejmuje teraz pełny cykl zarządzania planogramem, od utworzenia po zastosowanie i kontrolę.
2. Funkcja wyspecjalizowanego sprzedawcy
Utworzono nowe stanowisko umożliwiające zarządzanie funkcjami merchandisingowymi w oparciu o rekomendacje.
3. Ulepszona analityka
Dzięki wdrożeniu rozwiązania zespół Baltic Petroleum uzyskał dostęp do kompletnego modułu analitycznego zawierającego szczegółowe raporty do taktycznego i strategicznego zarządzania marketingiem.
Kluczowe raporty wykorzystywane podczas aplikacji:
- Raport asortymentowy: Zapewnia, że wszystkie produkty wymaganej kategorii znajdują się na półce.
- Raport LFL: Analizuje dynamikę sprzedaży w kategoriach pilotażowych i codziennie monitoruje stany magazynowe na półkach.
- Raport wydajności układu: obliczaj wydajność planogramu, śledź zmiany i porównuj dynamikę sprzedaży z podobnymi sklepami.
- Panel zadań: Monitoruj postęp i kontrolę zadań.
Łączne rezultaty wdrożenia platformy detalicznej LEAFIO AI
Warto zauważyć, że projekt zwrócił się po zaledwie miesiącu, osiągając imponujący zwrot z inwestycji na poziomie 1581% w pierwszym roku. Na sukces ten wpłynął roczny zysk netto wygenerowany przez wzrost sprzedaży, przyspieszenie rozliczeń i obniżone koszty operacyjne zarządzania zapasami, które w całości pokryły początkową inwestycję.
Poprawa efektywności procesów biznesowych i automatyzacja operacji za pomocą platformy LEAFIO AI Retail znacząco wpłynęła na wskaźniki KPI w całej sieci sklepów Baltic Petroleum.
Hemos observado las siguientes tendencias positivas de KPI:
Osiągnięto znaczną poprawę w zakresie ograniczenia anulowań produktów łatwo psujących się, dzięki usprawnieniom w zarządzaniu zamówieniami w systemie. W ciągu zaledwie dwóch miesięcy liczba odwołań w krytycznej kategorii „Kanapki” spadła z 11% do 1,9%.
Digitalizacja i analiza istniejących planogramów, wraz z wprowadzaniem zmian i okresowym monitorowaniem aktualizowanego projektu, zaowocowała następującymi usprawnieniami w sklepie pilotażowym w porównaniu do podobnych sklepów:
Korzyści z platformy detalicznej LEAFIO AI dla Baltic Petroleum
- Redukcja obciążenia pracą
- Mniej błędów ludzkich
- Szybsza i dokładniejsza realizacja zamówień
- Dynamiczne zarządzanie asortymentem z aktualizowanymi matrycami asortymentowymi
- Nadzór nad niezawodnością dostawców
- Większa przejrzystość i kontrola
- Cyfrowe zarządzanie planogramem
- Lepsza zgodność z planogramami
- Kompleksowe narzędzia do dogłębnej analizy KPI sklepu w czasie rzeczywistym
Po zakończeniu fazy wdrożenia zespoły LEAFIO AI i Baltic Petroleum kontynuują współpracę. Baltic Petroleum zostanie przeniesiony do Działu Sukcesu Klienta, który nie tylko zapewnia wsparcie techniczne, ale także pomaga monitorować i analizować kluczowe wskaźniki wydajności, optymalizować procesy i wdrażać nowe funkcjonalności z bieżących wydań.
Zespół LEAFIO AI jest podekscytowany partnerstwem i ma pewność, że Baltic Petroleum jest teraz dobrze przygotowany na dalszy rozwój i sukces dzięki nowym narzędziom.
