A Baltic Petroleum, operadora líder de postos de gasolina na Lituânia, gere uma rede de 86 postos de gasolina que oferecem cerca de 2.500 SKUs. Para agilizar a gestão de reabastecimento e merchandising, a administração da empresa decidiu implementar a abrangente plataforma LEAFIO AI Retail.
A empresa reconheceu a necessidade de optimizar os seus processos de negócio e centralizar a gestão de estoque e planogramas na sede, apostando na melhoria dos indicadores de desempenho. Além da excepcional funcionalidade da plataforma, o conhecimento e a experiência da equipe LEAFIO AI em projetos de otimização de redes de lojas de conveniência de postos de gasolina foram os fatores decisivos.
As soluções LEAFIO Otimização de Estoque e LEAFIO Gestão de Planogramas, cada uma com a sua abordagem funcional, partilham uma plataforma unificada de troca de dados, criando um ecossistema único para gestão eficiente de inventário e prateleiras.
O processo de inscrição
As soluções LEAFIO foram implementadas simultaneamente seguindo uma metodologia clássica de três fases:
1) Auditoria de processos de negócios e integração de dados,
2) Conexão de um sortimento piloto a pedidos e criação de planogramas piloto,
3) Expansão para toda a rede.
A equipe do projeto do lado do cliente consistia em:
- Diretor Comercial, que atuou como gerente de projetos.
- Dois líderes de grupos de produtos, especialistas comerciais, futuros usuários-chave e seus quatro assistentes eram responsáveis pelas tarefas de inventário e implantação nas prateleiras.
- Dois especialistas em TI, incluindo um gerente de projetos de TI e um desenvolvedor.
Formato de comunicação
A equipe interagiu principalmente online por meio de videoconferências e chat de trabalho. Isto incluiu sessões regulares de perguntas e respostas, reuniões semanais de status e comitês de projeto que resumiram os resultados no final de cada etapa de implementação. Além disso, as tarefas do projeto foram gerenciadas em um espaço compartilhado do Trello, progredindo metodicamente em sprints de acordo com o cronograma geral de trabalho do projeto.
Projeto 1: Otimização de Estoque e Reabastecimento Automatizado
Como a Baltic Petroleum gerenciou inventário, promoções e sortimento antes de implementar LEAFIO AI.
Antes de implementar a Otimização de Estoque LEAFIO, o processo de criação de pedidos era descentralizado, com 84 gestores de postos de gasolina fazendo pedidos de forma independente com base na sua experiência. O processo durou cerca de duas horas por loja, totalizando 168 horas-homem. Esta abordagem introduziu um «fator humano», conduzindo a encomendas excessivas e à redução do controlo e da transparência.
As faturas de pagamento dos fornecedores baseavam-se no que podiam entregar, impossibilitando a comparação das quantidades encomendadas e entregues ou a deteção de discrepâncias.
Os pedidos foram enviados através do módulo de troca eletrônica de documentos e por email. Os calendários de pedidos foram mantidos em Excel sem integração à interface do software.
Internamente, a empresa se concentrou mais nas vendas e na análise de margens do que nas métricas de estoque, como níveis de excedentes, vendas perdidas, disponibilidade e rotatividade. Não estava disponível nenhuma ferramenta adequada para a análise operacional destes indicadores.
As informações promocionais não eram integradas ao sistema e eram mantidas manualmente em Excel, correndo o risco de perda de dados e comprometendo sua integridade. Esta falta de integração com o atual sistema de pedidos causou problemas de comunicação no fornecimento de itens promocionais às lojas. Os gerentes de loja determinavam manualmente os volumes de pedidos com base em sua experiência, o que muitas vezes resultava em pedidos incorretos e causava excesso de estoque ou escassez de itens promocionais.
Não existiam matrizes de sortimento estáveis e o sortimento era o mesmo para todos os formatos de loja. Ao mesmo tempo, as lojas podiam encomendar muito menos itens do que os disponíveis na matriz ativa, e a gestão do sortimento era realizada pelos gerentes dos postos de gasolina, e não pelos gerentes dos grupos de produtos na sede.
Consequentemente, os principais desafios da gestão de estoques foram:
- Altos níveis de excesso de estoque.
- Problemas de precisão do pedido devido a erro humano.
- Os calendários de pedidos não estavam sincronizados com a interface de pedidos das lojas.
- Dificuldades na determinação de quantidades de estoque promocional.
- Falta de uma ferramenta simplificada para analisar eficazmente os indicadores de pedidos e estoques.
- Gestão de categorias de produtos perecíveis.
A falta de um procedimento sistemático para baixas e verificações de estoque mais frequentes (normalmente uma vez por mês) foi agravada por solicitações subjetivas dos gerentes de loja. Esta inconsistência afetou a precisão dos saldos de inventário e, consequentemente, teve impacto no processo de encomenda de uma categoria de mercadorias tão sensível como os produtos frescos.
Mudanças nos processos de negócios impulsionadas pela solução de otimização de estoque LEAFIO
1. Processo de pedido centralizado
O processo de encomendas foi centralizado e passou a ser realizado por 4 especialistas na sede em vez de 84 gestores de postos. Esta consolidação libertou significativamente o tempo operacional dos gestores de lojas, ao mesmo tempo que melhorou a transparência e o controlo em toda a rede.
2. Gestão dinâmica de sortimento
Matrizes de sortimento atualizadas foram criadas e usadas para gerenciar com eficácia o sortimento de produtos em toda a rede e planejar o reabastecimento das lojas.
3. Melhor gestão de produtos perecíveis
Foi revisto o processo de depreciação de mercadorias perecíveis, tanto nas operações de campo como no sistema de contabilidade. Esta iniciativa teve como objetivo garantir a notificação precisa do saldo de pedidos de itens perecíveis, substituindo o anterior procedimento mensal.
4. Uso de ferramentas completas de análise de estoque
Ao implementar o sistema LEAFIO Otimização de Estoque, a equipa da Baltic Petroleum obteve acesso a mais de 40 relatórios detalhados e um painel visual. Diferentes ferramentas analíticas foram utilizadas em vários estágios da implementação para monitorar as principais métricas e o desempenho do sistema.
- Painel detalhado
Durante a fase piloto e as operações em curso, a Baltic Petroleum utilizou ativamente o painel de estoque de fácil utilização e a secção de informações, que apresenta indicadores-chave sobre os níveis de stock, processamento de encomendas e acompanhamento de sortimento.
- “Relatório de Confiabilidade” de fornecedores
O relatório de Confiabilidade do Fornecedor provou ser muito valioso nas negociações com fornecedores, fornecendo dados concretos sobre pedidos pendentes, entregas incompletas e atrasos na entrega para impulsionar melhorias no nível de serviço.
- "Relatório" de inventários fantasmas
O relatório facilitou uma análise de itens de estoque estagnados, levando a investigações sobre discrepâncias, como imprecisões no sistema contábil, disponibilidade nas prateleiras e relevância para as matrizes de sortimento das lojas.
«A implementação do LEAFIO Otimização de Estoque revolucionou as nossas operações. O período de implementação exigiu muitos dos nossos recursos e algumas alterações na nossa lógica de negócio, mas após a implementação da LEAFIO AI, automatizou o processo de encomenda, minimizando o envolvimento humano e garantindo um controlo meticuloso em todas as fases. Ao otimizar o tempo de nossa equipe, melhoramos nosso foco no atendimento ao cliente e na eficiência operacional. Relatórios analíticos abrangentes melhoram ainda mais a nossa tomada de decisões, tornando-nos mais ágeis e responsivos na gestão dos nossos negócios”, disse Edvin Bachšijan, CEO da Baltic Petroleum.
Projeto 2: Automação de marketing e otimização da gestão do planograma
Como a Baltic Petroleum gerenciou os planogramas antes da implementação do LEAFIO Eficiência de Planogramas
Antes de implementar o sistema de otimização do planograma LEAFIO, não existia um processo de marketing abrangente. As lojas decidiam de forma independente a colocação dos produtos nas prateleiras e os gestores das categorias não sabiam se havia espaço para todo o sortimento. Além disso, os planogramas não foram criados para itens individuais.
Uma exceção foi a categoria Bebidas, que contava com planograma básico gerenciado em Excel. Às vezes, os gestores das categorias solicitavam relatórios fotográficos das lojas por meio do sistema interno para verificar o cumprimento do planograma.
Principais desafios na gestão de merchandising
- Ausência de função específica de merchandising: os gerentes de categoria de produtos eram parcialmente responsáveis pelas tarefas de merchandising, mas não havia função diferenciada para merchandising.
- Falta de planogramas padronizados: não estava claro onde, quanto e que tipo de produtos cabiam nas prateleiras. Os postos de gasolina decidiam por si próprios a colocação dos produtos nas gôndolas, sem regras gerais de distribuição.
- Processo de merchandising não digitalizado: o processo manual dificultou a avaliação dos principais parâmetros de merchandising, como vendas por metro.
- Problemas de excesso de estoque: o número de itens ativos encomendados excedeu o espaço disponível nas prateleiras.
- Falta de controle da aplicação do planograma: não houve supervisão suficiente para garantir que os planogramas fossem seguidos com precisão.
Mudanças nos processos de marketing impulsionadas pela solução LEAFIO Eficiência de Planogramas
1. Ciclo completo de gestão do planograma
O processo agora inclui um ciclo completo de gestão do planograma, desde a criação até a aplicação e controle.
2. Função de vendedor especializado
Foi criada uma nova posição para gerir as funções de merchandising com base nas recomendações.
3. Análise aprimorada
Com a implementação da solução, a equipe da Baltic Petroleum ganhou acesso a um módulo de análise completo com relatórios detalhados para gestão tática e estratégica de marketing.
Principais relatórios usados durante a aplicação:
- Relatório de sortimento: garante que todos os produtos da categoria exigida estejam nas prateleiras.
- Relatório LFL: analisa a dinâmica de vendas nas categorias piloto e monitora diariamente os níveis de estoque nas gôndolas.
- Relatório de eficiência de layout: calcula a eficiência do planograma, rastreie alterações e compare a dinâmica de vendas com lojas semelhantes.
- Painel de tarefas: monitora o andamento e o controle das tarefas.
Resultados totais da implementação da plataforma de varejo LEAFIO AI
Notavelmente, o projeto alcançou um período de retorno de apenas um mês, com um ROI impressionante de 1.581% no primeiro ano. Este sucesso foi impulsionado pelo lucro líquido anual gerado pelo crescimento das vendas, aceleração do faturamento e redução dos custos operacionais de gestão de estoques, que cobriram integralmente o investimento inicial.
Melhorar a eficiência dos processos de negócios e automatizar as operações com a plataforma LEAFIO AI Retail teve um impacto significativo nos KPIs em toda a cadeia de lojas Baltic Petroleum.
Observamos as seguintes tendências positivas de KPI:
Uma melhoria significativa foi alcançada na redução de cancelamentos de produtos perecíveis, graças a melhorias na gestão de pedidos do sistema. Em apenas dois meses, os cancelamentos na categoria crítica "Sanduíches" diminuíram de 11% para 1,9%.
A digitalização e análise dos planogramas existentes, juntamente com a realização de alterações e o monitoramento periódico do design atualizado, resultaram nas seguintes melhorias na loja piloto em comparação com lojas similares:
Benefícios da plataforma de retalho LEAFIO AI para o petróleo do Báltico
- Carga de trabalho reduzida
- Menos erros humanos
- Processamento de pedidos mais rápido e preciso
- Gerenciamento dinâmico de sortimento com matrizes de sortimento atualizadas
- Supervisão da confiabilidade do fornecedor
- Maior transparência e controle
- Gerenciamento de planograma digitalizado
- Melhor cumprimento dos planogramas
- Ferramentas abrangentes para análise aprofundada e em tempo real dos KPIs da loja
Depois de concluir a fase de implementação, as equipas LEAFIO AI e Baltic Petroleum continuam a colaborar. A Baltic Petroleum passará para o Departamento de Sucesso do Cliente, que não só fornece suporte técnico, mas também ajuda a monitorar e analisar os principais indicadores de desempenho, otimizar processos e implementar novas funcionalidades a partir de lançamentos em andamento.
A equipa LEAFIO AI está entusiasmada com a parceria e confiante de que a Baltic Petroleum está agora bem equipada para um maior crescimento e sucesso com as novas ferramentas.
