Felicia, un grupo farmacéutico multimarca fundado en 1997 que opera 337 farmacias bajo diversas enseñas en Europa del Este, ha implementado LEAFIO Assortment Performance para sustituir la gestión manual —basada en Excel— de la matriz de surtido para aproximadamente 15.000 referencias (SKU) activas.
El despliegue, liderado por el departamento comercial de Felicia y cinco gerentes de categoría, evolucionó desde una prueba piloto en categorías y farmacias seleccionadas hasta una implementación a gran escala en toda la red. Los resultados cualitativos iniciales incluyen decisiones matriciales estandarizadas y basadas en análisis, una mayor agilidad en la aprobación de altas y bajas de referencias (SKU) y una visibilidad más clara del inventario fuera de matriz; los resultados cuantificados se conocerán una vez que Felicia complete su periodo de evaluación posterior al lanzamiento.
Resumen de resultados
| Área | Antes de LEAFIO AI | Después de LEAFIO Assortment Performance |
|---|---|---|
| Gestión de la matriz | Matrices de surtido creadas y mantenidas manualmente en Excel por 5 category managers | Matriz de surtido centralizada y gestionada por el sistema en toda la red |
| Alta/baja de SKU | Impulsada por solicitudes: el gerente de una farmacia pide al category manager que active un producto que falta | Decisiones de alta/baja de SKU basadas en analítica, detectadas de forma proactiva |
| Stock fuera de matriz | En aumento y difícil de rastrear; stock distribuido de forma desigual entre farmacias | Rastreado automáticamente; informes diarios de fill-rate y de stock fuera de matriz |
| Toma de decisiones | Basada en datos dispersos y verificaciones manuales, lenta para reaccionar a cambios en la demanda | Correcciones de matriz estandarizadas, basadas en analítica y más rápidas, con menos aprobaciones manuales |
Resultados esperados
Las implementaciones comparables de LEAFIO Assortment Performance ilustran los beneficios que esta solución suele aportar. Por ejemplo, MasterZoo —una cadena minorista europea con más de 200 tiendas y 6000 referencias (SKU)— logró actualizar sus matrices un 150 % más rápido, reducir en un 25 % los artículos fuera de matriz y disminuir en aproximadamente un 50 % la carga de trabajo manual en las operaciones de surtido tras implementar LEAFIO Assortment Performance.
Felicia prevé una trayectoria similar a medida que su propia matriz opera a plena capacidad: una cobertura de referencias (SKU) más completa y consistente en las 337 farmacias; menos discrepancias entre la matriz aprobada y los productos realmente presentes en los estantes; y una mayor responsabilidad de los gerentes de categoría en toda la red.
Sobre la clienta
Fundado en 1997, Felicia es un grupo farmacéutico que opera en Europa del Este bajo tres marcas, con una red conjunta de 337 establecimientos y aproximadamente 15.000 referencias (SKU) activas. La empresa también gestiona su propio centro de distribución, que abastece a su red de farmacias y vende a clientes externos. Su oferta de productos abarca medicamentos con y sin receta, cosméticos, alimentos infantiles y accesorios farmacéuticos.
Lo que distingue a este proyecto es su escala y simultaneidad: Felicia necesitaba sincronizar la gestión del surtido y la del inventario al mismo tiempo en una red de farmacias extensa y de rápida evolución, lo que implicaba que la solución debía adaptarse con rapidez a los procesos operativos reales, en lugar de basarse en una plantilla genérica.
Los desafíos
El detonante directo del proyecto fue la necesidad de aumentar la eficiencia en la gestión del surtido, reducir el exceso de inventario y mejorar la disponibilidad de productos en las farmacias. A la escala de Felicia (337 establecimientos y aproximadamente 15.000 referencias), la gestión manual ya no permitía tomar decisiones rápidas ni mantener un control total sobre la situación del surtido.
Gestión matricial manual basada en hojas de cálculo
Cinco gerentes de categoría del departamento comercial elaboraban y mantenían matrices de surtido en Excel, complementando el sistema ERP, y determinaban mediante criterio experto qué productos correspondían a cada farmacia.
Surtido inconsistente en toda la red
El mismo producto podía venderse en una parte de la red y estar ausente en otras farmacias, y viceversa. La propia matriz se dividía en un segmento obligatorio (existencias requeridas por farmacia) y uno opcional (dependiente del formato), lo cual resultaba difícil de mantener manualmente a gran escala.
Activación de SKU reactiva y basada en solicitudes
Si un cliente solicitaba un producto que no formaba parte del surtido de la farmacia, el responsable de la misma debía solicitar su activación a un gestor de categoría, en lugar de que el sistema detectara la carencia de forma proactiva.
Introducción y retirada lenta de referencias (SKU), aumento del inventario fuera de matriz
La incorporación o eliminación de referencias (SKU) no siempre se realizaba a tiempo; cada vez más productos quedaban fuera de la matriz aprobada, lo que daba lugar a una distribución desigual de las existencias entre las farmacias.
Visibilidad limitada y decisiones más lentas
Verificar los niveles de inventario y la disponibilidad de productos requería un esfuerzo manual considerable; la visibilidad sobre la situación real del surtido se estaba perdiendo y los equipos dependían de datos dispersos, lo que ralentizaba la capacidad de la red para reaccionar ante las variaciones de la demanda, especialmente las estacionales.
Objetivos establecidos antes del lanzamiento
- Reducir el inventario fuera de la matriz de surtido
- Aumentar la tasa de cobertura de la matriz de surtido
- Mejorar la disponibilidad de productos en las farmacias
- Mejorar la precisión en la gestión del surtido
- Agilizar el trabajo diario y la toma de decisiones de los gestores de categoría
- Reducir la carga operativa mediante la automatización de procesos
La solución: Por qué LEAFIO para el rendimiento del surtido
Felicia evaluó otras opciones antes de elegir LEAFIO. Los factores decisivos fueron el enfoque combinado de gestión matricial, análisis de datos y gestión de inventario en un único sistema; la capacidad de adaptarse a los procesos empresariales específicos de Felicia; y un conocimiento práctico del sector minorista farmacéutico. Felicia también destacó la disposición del equipo de implementación para responder con rapidez y perfeccionar las funcionalidades en función de las necesidades reales del negocio. El sistema se incorporó como una herramienta integral de gestión de procesos empresariales, y no simplemente como un producto informático.
Felicia implementó LEAFIO Assortment Performance para integrar su matriz de surtido, las decisiones sobre SKU y los análisis de categorías en un único sistema:
- La gestión centralizada de la matriz sustituye a Excel, otorgando a los gestores de categoría un control estructurado sobre qué referencias (SKU) se asignan a los segmentos obligatorio u opcional en cada formato de farmacia.
- El seguimiento automatizado del nivel de servicio y de las referencias fuera de matriz reemplaza las verificaciones manuales, proporcionando al equipo comercial visibilidad en tiempo real sobre las discrepancias entre el surtido real y la matriz aprobada.
- Las decisiones de incorporación o eliminación de referencias basadas en análisis sustituyen a la activación de productos puntual y reactiva (basada en solicitudes).
- El intercambio bidireccional de datos entre la matriz de surtido y la gestión de inventario mantiene sincronizada la información sobre referencias, categorías, prioridades y niveles de existencias, evitando así que la matriz y el lineal se desalineen.
- Un despliegue por fases —análisis de procesos, limpieza de datos, prueba piloto en categorías y farmacias seleccionadas, ajustes, escalado a toda la red y posterior formación— permitió a Felicia validar el enfoque antes de implementarlo en toda la cadena.
Implementación: equipos y procesos
El despliegue involucró a los gerentes de categoría, al departamento comercial, a las áreas de logística, TI y operaciones, así como a la dirección de la empresa, mediante reuniones periódicas, pruebas de procesos y una retroalimentación constante. La preparación y depuración de los datos resultó ser la etapa más exigente. El informe destaca específicamente la calidad de los datos como el principal obstáculo inicial, junto con la adaptación de los procesos internos y las rutinas de trabajo del personal, así como la sincronización de los cronogramas entre los distintos departamentos. Todo ello se resolvió paso a paso en colaboración con el equipo de implementación de LEAFIO AI.
Para Felicia, el cambio en los procesos internos resultó más difícil de lo previsto; modificar la dinámica diaria de trabajo de los gerentes de categoría requirió un esfuerzo mayor al anticipado. En cambio, la integración técnica y la configuración de los informes analíticos se desarrollaron con mayor fluidez de lo esperado, gracias a la estrecha colaboración del equipo de LEAFIO durante todo el proceso.
«Ante todo, la visualización es de gran ayuda. Hace que los datos sean claros y fáciles de manejar, lo que aporta estructura y eficiencia a nuestra labor diaria. También destacaríamos las recomendaciones diarias: son realmente útiles y nos permiten tomar decisiones acertadas, especialmente teniendo en cuenta la demanda dinámica y las fluctuaciones estacionales. Estamos muy satisfechos con el equipo de implementación; se muestran abiertos al diálogo y responden con rapidez a cualquier consulta o solicitud. Ese nivel de compromiso facilita enormemente nuestros procesos y genera una auténtica sensación de colaboración. En definitiva, la herramienta y el apoyo del equipo aligeran considerablemente nuestra carga de trabajo y aportan un valor práctico real».
— Equipo Felicia
Impacto operativo
- Category managers work from a single, transparent matrix-management tool instead of Excel, cutting time spent on manual checks and approvals.
- Decisions on SKU addition/removal, redistribution between pharmacies, matrix correction, and category-efficiency reviews now happen faster, with fewer manual approval steps.
- Daily reports on SKU fill rate, out-of-matrix stock, matrix efficiency, product availability, category analysis, and stock control now drive operational and commercial decisions.
- Assortment management is more standardized and transparent: decisions are based on analytics rather than expert judgment alone, matrix control is stronger, and the network reacts faster to demand shifts.
Conclusión
La implementación en Felicia sigue un patrón habitual entre las cadenas de farmacias que abandonan la gestión de surtido basada en hojas de cálculo: la tarea más ardua es la depuración de datos y la modificación de procesos, no el software en sí. Ahora que la matriz se gestiona de forma centralizada y se cuenta con visibilidad sobre los productos fuera de dicha matriz, Felicia está en condiciones de transformar esa disciplina operativa en mejoras cuantificables de inventario y disponibilidad a medida que maduran sus métricas.
El consejo de Felicia para otros minoristas que contemplen la automatización es el siguiente: hay que abordarla como un cambio en la gestión del negocio, y no simplemente como la implementación de un software. Preparar los procesos y los datos con antelación, e involucrar a los equipos clave desde las primeras etapas, marca una diferencia significativa en los resultados.
¿Gestiona una matriz de surtido fragmentada en una gran red de farmacias o tiendas minoristas? Descubra cómo LEAFIO Assortment Performance puede aportar una gestión de matrices estandarizada y basada en análisis a su cadena → Solicite una demostración.
FAQ
¿Qué es Felicia y qué tamaño tiene su red de farmacias?
Felicia es un grupo farmacéutico multimarca fundado en 1997 que opera 337 farmacias en Europa del Este bajo tres enseñas —Felicia (183), Salut (69) y Peon (85)—, con aproximadamente 15.000 referencias (SKU) activas y su propio centro de distribución.
¿Qué desafíos de surtido estaba resolviendo Felicia con LEAFIO AI?
Antes de LEAFIO AI, cinco gerentes de categoría gestionaban manualmente las matrices de surtido en Excel sobre el sistema ERP, lo que provocaba una disponibilidad de productos inconsistente entre farmacias, un aumento del inventario fuera de matriz y lentitud en la toma de decisiones para añadir o retirar referencias (SKU).
¿Qué producto de LEAFIO AI está utilizando Felicia Pharmacy?
Felicia ha implementado LEAFIO Assortment Performance para gestionar su matriz de surtido, la tasa de abastecimiento de SKU y los análisis de categorías en toda su red de farmacias.
¿Cómo implementó Felicia LEAFIO Assortment Performance?
El despliegue abarcó el análisis de procesos empresariales, la depuración de datos, una prueba piloto en categorías y farmacias seleccionadas, ajustes de procesos basados en dicha prueba y, posteriormente, la ampliación a toda la red de 337 farmacias, culminando con la capacitación y la puesta en marcha.
¿Qué resultados ha visto Felicia hasta ahora?
Felicia se encuentra todavía en la fase de medición posterior al lanzamiento, por lo que aún no se han publicado cifras concretas. Desde una perspectiva cualitativa, los responsables de categoría informan de una toma de decisiones diaria más rápida y estructurada, un mayor control sobre la matriz de surtido y una reducción del tiempo dedicado a verificaciones y aprobaciones manuales.
