Felicia, rede multimarca com mais de 300 farmácias, melhora o desempenho do sortimento com a LEAFIO AI

A Felicia, um grupo farmacêutico multimarca fundado em 1997 que opera 337 farmácias sob diversas bandeiras no Leste Europeu, implementou a solução LEAFIO Assortment Performance para substituir o gerenciamento manual — baseado em planilhas do Excel — de sua matriz de sortimento, que abrange cerca de 15.000 SKUs ativos.

A implementação, conduzida pelo departamento comercial da Felicia e por cinco gerentes de categoria, evoluiu de um projeto-piloto envolvendo categorias e farmácias selecionadas para uma expansão em toda a rede. Os resultados qualitativos iniciais incluem decisões sobre a matriz padronizadas e baseadas em análises, aprovações mais ágeis para a inclusão ou exclusão de SKUs e maior visibilidade de estoques fora da matriz; resultados quantitativos serão apresentados assim que a Felicia concluir o período de avaliação pós-lançamento.

Área	Antes da LEAFIO AI	Depois do LEAFIO Assortment Performance
Gestão da matriz	Matrizes de sortimento criadas e mantidas manualmente no Excel por 5 category managers	Matriz de sortimento centralizada e gerenciada pelo sistema em toda a rede
Inclusão/exclusão de SKU	Orientada por solicitações: o gerente de uma farmácia pede ao category manager para ativar um produto ausente	Decisões de inclusão/exclusão de SKU orientadas por análise de dados, identificadas proativamente
Estoque fora da matriz	Crescente e difícil de rastrear; estoque distribuído de forma desigual entre as farmácias	Rastreado automaticamente; relatórios diários de fill-rate e de estoque fora da matriz
Tomada de decisão	Baseada em dados dispersos e verificações manuais, lenta para reagir a mudanças na demanda	Correções de matriz padronizadas, baseadas em análise de dados e mais rápidas, com menos aprovações manuais

Implantações comparáveis ​​do LEAFIO Assortment Performance demonstram os resultados que essa solução geralmente proporciona. Por exemplo, a MasterZoo, uma rede varejista europeia com mais de 200 lojas e 6.000 SKUs, obteve atualizações de matriz 150% mais rápidas, uma redução de 25% nos itens fora da matriz e uma diminuição de cerca de 50% no trabalho manual nas operações de sortimento após implementar o LEAFIO Assortment Performance.

A Felicia espera uma trajetória semelhante à medida que sua própria matriz opera em escala total: uma cobertura de SKUs mais completa e consistente em todas as 337 farmácias; menos discrepâncias entre a matriz aprovada e os produtos efetivamente expostos nas prateleiras; e uma responsabilidade mais clara dos gerentes de categoria em toda a rede.

Fundada em 1997, a Felicia é um grupo farmacêutico que atua no Leste Europeu sob três bandeiras, contando com uma rede combinada de 337 pontos de venda e cerca de 15.000 SKUs ativos. A empresa também opera seu próprio centro de distribuição, que abastece sua rede de farmácias e atende clientes externos. O portfólio da Felicia abrange medicamentos prescritos e de venda livre, cosméticos, alimentos para bebês e acessórios farmacêuticos.

O diferencial deste projeto reside na escala e na simultaneidade: a Felicia precisava sincronizar a gestão de sortimento e de estoque em uma rede de farmácias ampla e dinâmica; isso exigia uma solução capaz de se adaptar rapidamente aos processos operacionais reais, em vez de operar com base em um modelo genérico.

O gatilho direto para o projeto foi a necessidade de aumentar a eficiência da gestão de sortimento, reduzir o excesso de estoque e melhorar a disponibilidade de produtos nas farmácias. Na escala da Felicia (337 unidades e cerca de 15.000 SKUs), a gestão manual já não permitia decisões rápidas nem um controle total sobre a situação do sortimento.

Cinco gerentes de categoria do departamento comercial criavam e mantinham matrizes de sortimento no Excel, complementando o sistema ERP, e decidiam — com base em julgamento especializado — quais produtos deveriam constar em quais farmácias.

O mesmo produto podia ser vendido em parte da rede e estar ausente de outras farmácias, e vice-versa. A própria matriz era dividida em um segmento obrigatório (estoque obrigatório por farmácia) e um segmento opcional (dependente do formato), o que era difícil de manter manualmente em grande escala.

Se um cliente solicitasse um produto ausente no sortimento da farmácia, o gerente da farmácia precisava solicitar a ativação a um gerente de categoria, em vez de o sistema identificar a lacuna de forma proativa.

A inclusão ou exclusão de SKUs nem sempre ocorria em tempo hábil, e cada vez mais produtos acabavam fora da matriz aprovada, resultando em uma distribuição desigual de estoque entre as farmácias.

Verificar os níveis de estoque e a disponibilidade de produtos exigia um esforço manual considerável; a visibilidade sobre a situação real do sortimento estava diminuindo, e as equipes dependiam de dados dispersos, o que reduzia a capacidade da rede de reagir a variações na demanda, especialmente as sazonais.

• Reduzir o estoque fora da matriz
• Aumentar a taxa de atendimento da matriz de sortimento
• Melhorar a disponibilidade de produtos nas farmácias
• Aprimorar a precisão da gestão de sortimento
• Agilizar o trabalho diário e a tomada de decisões dos gerentes de categoria
• Reduzir a carga operacional por meio da automação de processos

A Felicia avaliou outras opções antes de escolher o LEAFIO. Os fatores decisivos foram a abordagem integrada de gestão de matriz, análise de dados e gestão de estoques em um único sistema; a capacidade de adaptação aos processos de negócios específicos da Felicia; e uma compreensão prática do varejo farmacêutico. A Felicia também destacou a disposição da equipe de implementação em responder rapidamente e ajustar funcionalidades para atender às necessidades reais do negócio. O sistema foi adotado como uma ferramenta completa de gestão de processos de negócios, e não apenas como um produto de TI.

A Felicia implementou o LEAFIO Assortment Performance para integrar sua matriz de sortimento, decisões sobre SKUs e análises de categorias em um único sistema:

• Centralized matrix management replaces Excel, giving category managers structured control over which SKUs sit in the obligatory vs. optional segment for each pharmacy format.
• Automated fill-rate and out-of-matrix tracking replaces manual checks, giving the commercial team real-time visibility into where the actual assortment diverges from the approved matrix.
• Analytics-driven SKU add/remove decisions replace one-off, request-driven product activation.
• Two-way data exchange between the assortment matrix and inventory management keeps SKU, category, priority, and stock-level data synchronized, so the matrix and the shelf don't drift apart.
• A phased rollout—process analysis, data cleanup, a pilot on selected categories and pharmacies, adjustment, then full-network scale-up, followed by training—let Felicia validate the approach before committing to the whole chain.

A implementação envolveu gerentes de categoria, o departamento comercial, logística, TI, a área de operações e a liderança da empresa, por meio de reuniões regulares, testes de processos e feedback contínuo. A preparação e a higienização dos dados mostraram ser a etapa mais desafiadora. O relatório aponta especificamente a qualidade dos dados como o principal obstáculo inicial, juntamente com a adaptação de processos internos e fluxos de trabalho habituais da equipe, além do alinhamento de cronogramas entre os departamentos. Tudo isso foi resolvido passo a passo, em conjunto com a equipe de implementação da LEAFIO AI.

Felicia considerou a mudança nos processos internos mais difícil do que o esperado. Alterar a rotina de trabalho dos gerentes de categoria exigiu mais esforço do que o previsto. Por outro lado, a integração técnica e a configuração de relatórios analíticos ocorreram com mais fluidez do que o esperado, graças ao envolvimento próximo da equipe da LEAFIO durante todo o processo.

“Antes de tudo, a visualização ajuda muito. Ela torna os dados claros e fáceis de trabalhar, o que deixa nosso dia a dia mais estruturado e eficiente. Também gostaríamos de destacar as recomendações diárias. Elas são realmente úteis e nos ajudam a tomar decisões acertadas, especialmente diante da demanda dinâmica e das oscilações sazonais. Estamos muito satisfeitos com a equipe de implementação: eles são abertos ao diálogo e respondem rapidamente a qualquer dúvida ou solicitação. Esse nível de engajamento facilita muito nossos processos e cria uma verdadeira sensação de parceria. No geral, a ferramenta e o suporte da equipe reduzem significativamente nossa carga de trabalho e agregam valor prático real.”
— Equipe Felicia

• Os gerentes de categoria trabalham a partir de uma ferramenta única e transparente de gestão de matriz, em vez de usar o Excel, reduzindo o tempo gasto com verificações e aprovações manuais.
• As decisões sobre inclusão/exclusão de SKUs, redistribuição entre farmácias, correção da matriz e revisões de eficiência da categoria são tomadas mais rapidamente, com menos etapas de aprovação manual.
• Relatórios diários sobre taxa de atendimento de SKUs, estoque fora da matriz, eficiência da matriz, disponibilidade de produtos, análise de categorias e controle de estoque agora embasam as decisões operacionais e comerciais.
• A gestão do sortimento tornou-se mais padronizada e transparente: as decisões baseiam-se em análises de dados, e não apenas no julgamento de especialistas; o controle da matriz é mais rigoroso; e a rede reage mais rapidamente às variações da demanda.

A implementação da Felicia segue um padrão comum entre redes de farmácias que estão deixando para trás a gestão de sortimento baseada em planilhas: a tarefa mais árdua é a higienização de dados e a mudança de processos, e não o software em si. Com a matriz agora sob gestão centralizada e visibilidade sobre itens fora da matriz, a Felicia está preparada para converter essa disciplina operacional em ganhos mensuráveis ​​de estoque e disponibilidade à medida que suas métricas amadurecem.

O conselho da própria Felicia para outros varejistas que consideram a automação é: encare-a como uma mudança na forma como o negócio é gerido, e não apenas como a implementação de um software. Preparar processos e dados com antecedência, bem como envolver equipes-chave desde o início, faz uma diferença significativa nos resultados.

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