Felicia, sieć obejmująca ponad 300 aptek, optymalizuje zarządzanie asortymentem dzięki LEAFIO AI

Felicia – wielomarkowa grupa apteczna założona w 1997 roku, prowadząca 337 placówek pod różnymi szyldami w Europie Wschodniej – wdrożyła system LEAFIO Assortment Performance. Rozwiązanie to zastąpiło ręczne zarządzanie macierzą asortymentową (oparte na arkuszach Excel) dla około 15 000 aktywnych pozycji asortymentowych (SKU).

Proces wdrożenia, kierowany przez dział handlowy firmy Felicia oraz pięciu menedżerów kategorii, przeszedł drogę od pilotażu obejmującego wybrane kategorie i apteki do pełnego uruchomienia w całej sieci. Do wstępnych, jakościowych efektów należą: standaryzacja decyzji dotyczących macierzy asortymentowej w oparciu o analizę danych, szybsze zatwierdzanie wprowadzania i wycofywania produktów oraz lepsza widoczność zapasów spoza macierzy; wymierne wyniki zostaną przedstawione po zakończeniu przez firmę Felicia okresu pomiarowego następującego po wdrożeniu.

Obszar	Przed LEAFIO AI	Po wdrożeniu LEAFIO Assortment Performance
Zarządzanie matrycą	Matryce asortymentowe tworzone i utrzymywane ręcznie w Excelu przez 5 category managerów	Scentralizowana matryca asortymentowa zarządzana przez system w całej sieci
Dodawanie/usuwanie SKU	Oparte na zgłoszeniach: kierownik apteki prosi category managera o aktywację brakującego produktu	Decyzje o dodaniu/usunięciu SKU oparte na analityce, wykrywane proaktywnie
Zapas poza matrycą	Rosnący i trudny do śledzenia; zapas rozłożony nierównomiernie między aptekami	Śledzony automatycznie; codzienne raporty fill-rate i stanu poza matrycą
Podejmowanie decyzji	Oparte na rozproszonych danych i ręcznych weryfikacjach, wolno reagujące na zmiany popytu	Ustandaryzowane, oparte na analityce, szybsze korekty matrycy przy mniejszej liczbie ręcznych zatwierdzeń

Porównywalne wdrożenia systemu LEAFIO Assortment Performance pokazują, jakie korzyści zazwyczaj przynosi to rozwiązanie. Na przykład sieć handlowa MasterZoo – działająca w Europie, posiadająca ponad 200 sklepów i oferująca przeszło 6000 pozycji asortymentowych (SKU) – po wdrożeniu LEAFIO Assortment Performance odnotowała przyspieszenie aktualizacji macierzy asortymentowej o 150%, ograniczenie o 25% liczby produktów spoza macierzy oraz redukcję nakładu pracy ręcznej przy zarządzaniu asortymentem o około 50%.

Felicia spodziewa się podobnych rezultatów po uruchomieniu własnej macierzy na pełną skalę: szerszego i bardziej spójnego pokrycia asortymentowego we wszystkich 337 aptekach, mniejszej liczby rozbieżności między zatwierdzoną macierzą a stanem faktycznym na półkach oraz większej przejrzystości w zakresie odpowiedzialności menedżerów kategorii w skali całej sieci.

Założona w 1997 roku firma Felicia to grupa apteczna działająca w Europie Wschodniej pod trzema markami; tworzy ona sieć obejmującą łącznie 337 placówek i oferującą około 15 000 aktywnych pozycji asortymentowych (SKU). Spółka prowadzi również własne centrum dystrybucyjne, które zaopatruje sieć aptek oraz obsługuje klientów zewnętrznych. Asortyment firmy Felicia obejmuje leki na receptę i preparaty dostępne bez recepty, kosmetyki, żywność dla niemowląt oraz akcesoria apteczne.

Cechą wyróżniającą ten projekt są jego skala oraz jednoczesna realizacja działań: firma Felicia musiała jednocześnie zsynchronizować zarządzanie asortymentem i zapasami w rozległej, dynamicznie zmieniającej się sieci aptek. Oznaczało to, że rozwiązanie musiało szybko dostosować się do rzeczywistych procesów operacyjnych, zamiast opierać się na uniwersalnym, gotowym schemacie.

Bezpośrednim impulsem do realizacji projektu była potrzeba zwiększenia efektywności zarządzania asortymentem, ograniczenia nadmiarowych zapasów oraz poprawy dostępności produktów w aptekach. Przy skali działalności firmy Felicia (337 placówek i około 15 000 pozycji asortymentowych) zarządzanie ręczne nie pozwalało już na podejmowanie szybkich decyzji ani na utrzymanie pełnej kontroli nad sytuacją asortymentową.

Pięciu menedżerów kategorii z działu handlowego tworzyło i aktualizowało w programie Excel – w oparciu o system ERP – macierze asortymentowe, decydując na podstawie własnej wiedzy eksperckiej, które produkty powinny trafić do poszczególnych aptek.

Ten sam produkt mógł być dostępny w części sieci, a brakować w innych aptekach – i odwrotnie. Sama macierz była podzielona na segment obowiązkowy (produkty wymagane w każdej aptece) oraz opcjonalny (zależny od formatu placówki), co było trudne do ręcznego utrzymania na dużą skalę.

Jeśli klient pytał o produkt nieobecny w asortymencie apteki, kierownik apteki musiał wystąpić do menedżera kategorii o jego aktywację, zamiast systemowego, proaktywnego wykrywania takiego braku.

Dodawanie lub usuwanie pozycji asortymentowych (SKU) nie zawsze odbywało się terminowo, a produkty coraz częściej wykraczały poza zatwierdzoną macierz, co skutkowało nierównomiernym rozmieszczeniem zapasów pomiędzy aptekami.

Weryfikacja stanów magazynowych i dostępności produktów wymagała znacznego nakładu pracy ręcznej; przejrzystość w zakresie rzeczywistej sytuacji asortymentowej malała, a zespoły musiały polegać na rozproszonych danych, co ograniczało zdolność sieci do reagowania na zmiany popytu, zwłaszcza te o charakterze sezonowym.

• Ograniczenie zapasów produktów spoza matrycy asortymentowej
• Zwiększenie wskaźnika pokrycia matrycy asortymentowej
• Poprawa dostępności produktów w aptekach
• Zwiększenie precyzji zarządzania asortymentem
• Usprawnienie codziennej pracy i procesu podejmowania decyzji przez menedżerów kategorii
• Zmniejszenie obciążenia operacyjnego dzięki automatyzacji procesów

Przed wyborem LEAFIO firma Felicia rozważała również inne rozwiązania. O decyzji przesądziło połączenie w jednym systemie funkcji zarządzania macierzą asortymentową, analityki i zarządzania zapasami, a także możliwość dostosowania oprogramowania do specyficznych procesów biznesowych firmy oraz praktyczna znajomość branży aptecznej. Felicia doceniła również gotowość zespołu wdrożeniowego do szybkiego reagowania i modyfikowania funkcjonalności zgodnie z rzeczywistymi potrzebami biznesowymi. System wdrożono jako kompleksowe narzędzie do zarządzania procesami biznesowymi, a nie tylko jako produkt informatyczny.

Firma Felicia wdrożyła rozwiązanie LEAFIO Assortment Performance, aby w jednym systemie zintegrować zarządzanie macierzą asortymentową, decyzje dotyczące poszczególnych pozycji asortymentowych (SKU) oraz analitykę kategorii:

• Zcentralizowane zarządzanie macierzą asortymentową zastępuje arkusze Excel, zapewniając menedżerom kategorii uporządkowaną kontrolę nad tym, które produkty (SKU) są przypisane do segmentu obowiązkowego, a które do opcjonalnego w ramach poszczególnych formatów aptek.
• Automatyczne monitorowanie wskaźnika realizacji asortymentu (fill-rate) oraz produktów spoza macierzy zastępuje ręczne kontrole, dając zespołowi handlowemu bieżący wgląd w rozbieżności między faktycznym asortymentem a zatwierdzoną macierzą.
• Decyzje o wprowadzaniu lub wycofywaniu produktów, oparte na analizie danych, zastępują jednorazowe działania podejmowane na podstawie doraźnych zgłoszeń.
• Dwukierunkowa wymiana danych między macierzą asortymentową a systemem zarządzania zapasami zapewnia synchronizację informacji o produktach, kategoriach, priorytetach i stanach magazynowych, zapobiegając rozbieżnościom między założeniami macierzy a rzeczywistą ofertą na półce.
• Etapowe wdrażanie – obejmujące analizę procesów, uporządkowanie danych, pilotaż w wybranych kategoriach i aptekach, korektę, a następnie rozszerzenie na całą sieć i szkolenia – pozwoliło Felicii zweryfikować przyjęte podejście przed wdrożeniem go w całej sieci.

W proces wdrażania zaangażowani byli: menedżerowie kategorii, dział handlowy, logistyka, dział IT, pion operacyjny oraz kierownictwo firmy; współpraca opierała się na regularnych spotkaniach, testowaniu procesów i bieżącej wymianie informacji zwrotnych. Najbardziej wymagającym etapem okazało się przygotowanie i uporządkowanie danych. W podsumowaniu projektu jako główne wczesne przeszkody wskazano właśnie jakość danych, a także konieczność dostosowania procesów wewnętrznych i utrwalonych schematów pracy personelu oraz synchronizację harmonogramów działań poszczególnych działów. Wszystkie te kwestie rozwiązywano stopniowo, we współpracy z zespołem wdrożeniowym LEAFIO AI.

Dla Felicii zmiana procesów wewnętrznych okazała się trudniejsza, niż zakładano. Przekształcenie codziennej pracy menedżerów kategorii wymagało więcej wysiłku, niż przewidywano. Z kolei integracja techniczna i konfiguracja raportów analitycznych przebiegły sprawniej, niż oczekiwano, co było zasługą stałego, aktywnego zaangażowania zespołu LEAFIO.

„Przede wszystkim ogromną zaletą jest wizualizacja. Dzięki niej dane są przejrzyste i łatwe w analizie, co sprawia, że ​​nasza codzienna praca staje się bardziej uporządkowana i efektywna. Warto również wyróżnić codzienne rekomendacje. Są one naprawdę przydatne i pomagają nam podejmować trafne decyzje, zwłaszcza w obliczu dynamicznych zmian popytu i wahań sezonowych. Jesteśmy bardzo zadowoleni ze współpracy z zespołem wdrożeniowym: są otwarci na dialog i błyskawicznie reagują na wszelkie pytania czy prośby. Takie zaangażowanie znacznie usprawnia nasze procesy i buduje poczucie prawdziwego partnerstwa. Podsumowując, to narzędzie oraz wsparcie zespołu znacząco odciążają nas w codziennych obowiązkach i przynoszą wymierne korzyści praktyczne”.
— Zespół Felicia

• Menedżerowie kategorii pracują z jednego, przejrzystego narzędzia do zarządzania macierzą, a nie z Excela, co skraca czas poświęcany na ręczne sprawdzanie i zatwierdzanie.
• Decyzje dotyczące dodawania/usuwania SKU, redystrybucji między aptekami, korekty macierzy i przeglądów efektywności kategorii są teraz podejmowane szybciej i wymagają mniejszej liczby ręcznych zatwierdzeń.
• Codzienne raporty dotyczące wskaźnika realizacji SKU, zapasów poza macierzą, efektywności macierzy, dostępności produktów, analizy kategorii i kontroli zapasów wpływają teraz na decyzje operacyjne i handlowe.
• Zarządzanie asortymentem jest bardziej ustandaryzowane i przejrzyste: decyzje opierają się na analizie, a nie wyłącznie na ocenie ekspertów, kontrola macierzy jest silniejsza, a sieć szybciej reaguje na zmiany popytu.

Wdrożenie systemu w sieci Felicia przebiegało według schematu typowego dla sieci aptecznych odchodzących od zarządzania asortymentem w arkuszach kalkulacyjnych: największym wyzwaniem okazało się uporządkowanie danych i zmiana procesów, a nie samo oprogramowanie. Dzięki centralnemu zarządzaniu macierzą asortymentową oraz pełnej widoczności produktów spoza niej, Felicia jest gotowa przekuć tę dyscyplinę operacyjną na wymierne korzyści w zakresie stanów magazynowych i dostępności towaru, w miarę jak jej wskaźniki będą osiągać dojrzałość.

Rada sieci Felicia dla innych detalistów rozważających automatyzację brzmi: należy traktować ją jako zmianę modelu zarządzania firmą, a nie tylko jako wdrożenie oprogramowania. Kluczowy wpływ na powodzenie przedsięwzięcia ma wcześniejsze przygotowanie procesów i danych oraz wczesne zaangażowanie najważniejszych zespołów.

Zarządzasz rozbudowaną macierzą asortymentową w dużej sieci aptek lub sklepów? Sprawdź, jak rozwiązanie LEAFIO Assortment Performance może wprowadzić w Twojej sieci ustandaryzowane zarządzanie macierzą oparte na analityce → Umów się na prezentację